Luận văn thạc sĩ UEH hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH



NGUYỄN THỊ KIM TUYẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH

NGHIỆP CHẾ BIẾN XUẤT KHẨU

THỦY SẢN Ở TỈNH BÌNH THUẬN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

MÃ SỐ: 60.34.30

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: NGUYỄN NGỌC DUNG

TP.HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

-1-

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Khi nền kinh tế trong nước hòa nhập và phát triển cùng với nền kinh tế thế

giới bên cạnh những lợi ích, cơ hội mà hội nhập kinh tế quốc tế mang lại thì các

doanh nghiệp (DN) trong nước còn phải đối mặt với nhiều rủi ro, yêu cầu và thách

thức mới. Đặc biệt, với tình hình kinh doanh biến động như hiện nay trong khi quy

mô vốn ở các DN ngày càng mở rộng đi đôi với quyền quản lý điều hành tách rời

quyền sở hữu vốn. Tuy nhiên, các phương pháp quản lý tại các DN còn nhiều hạn

chế, khi các DN nhỏ quản lý theo kiểu gia đình còn các DN lớn lại phân quyền cho

cấp dưới nhưng thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Chính vì vậy đòi hỏi phải có hệ thống kiểm

tra, kiểm soát đảm bảo DN hoạt động hiệu quả, tuân thủ đầy đủ các quy định và pháp

luật nhà nước, cung cấp thông tin trên báo cáo tài chính trung thực và đáng tin cậy.

Do đó, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong DN ngày càng trở nên

quan trọng bởi vì KSNB là công cụ quản lý, giúp ngăn ngừa và phát hiện các yếu

kém và sai phạm, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả giúp DN đạt được các mục

tiêu đặt ra.

Bình Định là một tỉnh duyên hải Nam Trung Bộ có chiều dài bờ biển 134 km

với nguồn lợi hải sản phong phú. Xuất phát từ đặc điểm tự nhiên và xã hội cùng với

những tiềm năng, lợi thế mà thủy sản được xác định là một ngành kinh tế quan trọng

của tỉnh. Trong quy hoạch phát triển ngành thủy sản Tỉnh Bình Định đến năm 2010

và tầm nhìn 2020 đã nhấn mạnh “…phát triển ngành thủy sản theo hướng sản xuất

hàng hóa lớn, năng suất, chất lượng, khả năng cạnh tranh cao…”

Nhận thức tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong DN cũng như vai trò của

ngành thủy sản tại Tỉnh Bình Định. Tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống

kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản tại Tỉnh Bình

Định” làm luận văn thạc sĩ nhằm làm rõ lý luận và thực tiễn để đề xuất các giải pháp

phù hợp.

2. Điểm mới của luận văn

Đến nay, các công trình nghiên cứu trong nước đề cập về hệ thống kiểm soát

nội bộ có khá nhiều. Các công trình này đã nghiên cứu hệ thống KSNB theo quy mô

hẹp ở từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực ngành nghề, từng bộ phận…hoặc theo quy

mô tổng thể là các tập đoàn kinh tế, địa bàn từng tỉnh hoặc trên phạm vi cả nước theo

hướng hoàn thiện quy trình (chiều dọc các yếu tố của hệ thống KSNB, chiều ngang

các chu trình sản xuất kinh doanh) hay theo hướng đối phó với rủi ro. Chẳng hạn,

như: “Nâng cao tính hiệu quả của hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

-2-

tỉnh Lâm Đồng hiện nay” của Tạ Thị Thùy Mai (2008), “Định hướng và giải pháp

hoàn thiện KSNB tại doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam” của Trần Thị Thanh Thư

(2009), “Thiết lập các quy trình KSNB trong hệ thống KSNB cho các công ty dệt

may địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” của Nguyễn Thị Ngọc Hương (2010), Hoàn

thiện một số quy trình hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến của

Lê Thị Như Vân (2010), “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại ngân hàng đầu tư và phát

triển Việt Nam theo hướng đối phó với rủi ro hoạt động” của Phạm Quỳnh Như

Sương (2010), “Đặc điểm hệ thống KSNB trong các tập đoàn kinh tế” của Nguyễn

Thị Phương Hoa (2011), “KSNB công cụ hữu hiệu hạn chế rủi ro và gian lận tại

doanh nghiệp” của Phạm Châu Thành (2011)…

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu này đều nhấn mạnh đến tầm quan trọng

của KSNB trong quản lý doanh nghiệp, hạn chế rủi ro và dựa trên cơ sở lý thuyết

nền là báo cáo COSO 1992 hoặc báo cáo COSO 2004. Từ đó các tác giả đã tiến hành

nghiên cứu theo hướng tiếp cận lần lượt đến các bộ phận của hệ thống KSNB để phù

hợp với mục tiêu nghiên cứu. Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu đánh giá

riêng cho hệ thống KSNB ngành thủy sản đặc biệt là lĩnh vực chế biến xuất khẩu

thủy sản.

Chính vì vậy, dựa trên cách tiếp cận của các nghiên cứu trước mà nghiên cứu

hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản sẽ giúp chỉ ra

những đặc thù riêng có trong hệ thống KSNB của ngành thủy sản. Từ đó giúp doanh

nghiệp trong ngành thủy sản quản lý hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đạt được mục

tiêu.

3. Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa lý thuyết về KSNB

- Nghiên cứu và và đánh giá hệ thống KSNB tại các DN chế biến xuất khẩu

thủy sản ở Tỉnh Bình Định.

- Dựa trên lý thuyết khuôn mẫu về KSNB của COSO và kết quả đánh giá thực

tế về hệ thống KSNB tại các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định để

xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB

tại các DN này.

- Đưa ra các biện pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại các

DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định.

4. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu về mặt lý luận là các nội dung liên quan đến hệ thống

KSNB của DN.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

-3-

Đối tượng nghiên cứu về mặt thực tiễn là hệ thống KSNB ở các DN chế biến

xuất khẩu thủy sản tại tỉnh Bình Định, đó là: Công ty cổ phần thủy sản Bình Định,

Công ty cổ phần đông lạnh Quy Nhơn, công ty cổ phần thủy sản Hoài Nhơn.

5. Phạm vi nghiên cứu

Tập trung đánh giá tổng thể hệ thống KSNB ở các DN chế biến xuất khẩu thủy

sản qua năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát,

thông tin và truyền thông, giám sát.

Bên cạnh đánh giá tổng thể hệ thống kiểm soát tổng thể, tác giả còn đánh giá

KSNB qua ba chu trình, đó là: chu trình mua hàng, trả tiền; chu trình sản xuất; chu

trình bán hàng, thu tiền tại các DN này.

6. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu có hệ thống lý luận và thực tiễn về hệ thống KSNB tại

các DN chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định.

Luận văn sử dụng các phương pháp: phương pháp quy nạp, phương pháp suy

diễn kết hợp với phương pháp định tính, phương pháp định lượng

+ Phương pháp suy diễn nhằm đánh giá thực trạng hệ thống KSNB ở các DN chế

biến xuất khẩu thủy sản tại tỉnh Bình Định dựa trên các lý thuyết có liên quan đến

KSNB. Phương pháp này cho thấy mối quan hệ giữa lý thuyết và thực tiễn.

+ Phương pháp quy nạp được sử dụng để rút ra kết luận của đối tượng nghiên cứu từ

quá trình quan sát về các đối tượng đó.

+ Phương pháp định tính được sử dụng thông qua công cụ quan sát tại các DN chế

biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định.

+ Phương pháp định lượng được sử dụng thông qua việc khảo sát kết hợp với

phương pháp phỏng vấn và phương pháp thống kê về hệ thống KSNB tại các DN chế

biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định.

7. Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ ở các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản tại Tỉnh Bình Định” gồm

3 chương:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống KSNB

Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB ở các DN chế biến xuất khẩu thủy sản tại

Tỉnh Bình Định

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB ở các DN chế biến xuất khẩu

thủy sản tại Tỉnh Bình Định

Bên cạnh đó, luận văn còn bao gồm 4 phụ lục:

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

-4-

Phụ lục 1: Đánh giá hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy

sản ở tỉnh Bình Định

Phụ lục 2: Đánh giá KSNB chu trình bán hàng – thu tiền

Phụ lục 3: Đánh giá KSNB chu trình mua hàng – thanh toán

Phụ lục 4: Đánh giá KSNB chu trình sản xuất

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

-5-

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Vai trò, bản chất và tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các

nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát

để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Ngày nay, KSNB đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý

tại bất kỳ tổ chức tài chính kinh doanh nào. Nó là một phần không thể tách rời của

các chính sách, thủ tục và hệ thống quản lý giúp cho các nhà quản trị xây dựng tài

liệu quản lý, xác lập công cụ quản lý cho tất cả cá nhân, bộ phận nhằm ngăn ngừa và

phát hiện gian lận, quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế từ đó góp

phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh để

DN đạt được các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, KSNB còn giúp DN xây dựng được

một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên

của DN.

1.1.2 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Khái niệm KSNB ra đời từ đầu thế kỷ 20 trong thuật ngữ của các kiểm toán

viên độc lập nhằm mô tả về các hoạt động tự kiểm soát tại DN. Kiểm toán viên sẽ

tìm hiểu và đánh giá hệ thống này để phục vụ cho việc điều chỉnh các thủ tục kiểm

toán. Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền. Năm 1929, trong công bố của

Cục Dự Trữ Liên Bang Hoa Kỳ (FRB-Federal Reserve Bulletin) thì thuật ngữ KSNB

được định nghĩa là “ một công cụ bảo vệ tiền và các tài sản khác…”. Năm 1936, thì

KSNB trong một công bố của hiệp hội kế toán viên công chứng viên Hoa Kỳ

(AICPA) nhấn mạnh đến “…việc kiểm tra chính xác trong ghi chép sổ sách kế toán”.

Đến năm 1949, KSNB đề cập đến “hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ

chính sách”. Các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty càng phát triển

mạnh mẽ đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội và của nghề nghiệp kiểm toán đến hoạt

động KSNB càng lớn. Đến năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc

AICPA lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế

toán và ban hành SAP 54 vào năm 1972 về “tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ.

Như vậy, khái niệm KSNB đã không ngừng được mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo

vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, KSNB lúc này mới chỉ dừng lại là

phương tiện trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán viên. Trên cơ sở kế

thừa các nghiên cứu trước và đáp ứng cho nhu cầu phát triển về kinh tế, khái niệm

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

-6-

KSNB trong báo cáo COSO 1992 ra đời. Báo cáo COSO 1992 đã tạo lập cơ sở lý

thuyết rất cơ bản về KSNB cung cấp một cái nhìn tổng quát mang tính quản trị

không chỉ liên quan đến phương diện báo cáo tài chính mà còn mở rộng cho phương

diện tuân thủ và hoạt động.

Hiện nay, KSNB có nhiều khái niệm khác nhau theo nhiều quan điểm khác

nhau:

Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountants -EAA):

“Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài

chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi ban quản lý nhằm: tiến hành

kinh doanh của đơn vị trong trật tự và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối

kinh doanh của ban quản trị, giữ an toàn tài sản, đảm bảo tính toàn diện và chính xác

số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẽ của hệ thống kiểm soát nội bộ được coi

là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ”

Theo hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (American Institute of

Certificated Public Accountants – AICPA): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của

tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN

để đảm bảo an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của thông

tin kế toán, tăng cường hiệu quả hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính

sách quản lý đã đề ra”

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountants

– IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được

thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy

của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả

của hoạt động”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (Chuẩn mực kiểm toán số 400): “hệ

thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm

toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy

định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo

tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản

của đơn vị”.

Theo Báo cáo COSO (1992) “ Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá

trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó

được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

-7-

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Cũng theo COSO 1992: “Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được

cấu thành bởi năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động

kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát”. (COSO, 1992, tr.13)

Mặc dù tồn tại nhiều khái niệm khác nhau về KSNB song khái niệm KSNB

mà COSO đưa ra vào năm 1992 là đầy đủ, dễ hiểu, cung cấp cái nhìn toàn diện về lý

thuyết KSNB và được chấp nhận rộng rãi. Vì vậy mà tác giả chọn quan điểm COSO

1992 về KSNB làm lý thuyết nền tảng xuyên suốt luận văn.

Trong định nghĩa KSNB của báo cáo COSO 1992 có bốn khái niệm quan

trọng, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.

1.1.2.1 Kiểm soát nội bộ là một quá trình

KSNB không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động

hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội

dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức đạt được mục tiêu mong

muốn. KSNB sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải là

chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức.

1.1.2.2 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người

KSNB được vận hành bởi con người, đó là HĐQT, ban giám đốc, nhà quản lý và các

nhân viên trong đơn vị. Nói cách khác, KSNB được thực hiện bởi những con người

trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Nó là công cụ được nhà quản lý sử

dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Để KSNB hữu hiệu cần phải xác

định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên để đạt

được các mục tiêu của tổ chức.

1.1.2.3 Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo

tuyệt đối

KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt

được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát

từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB.

Đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của

các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi KSNB và do mối

quan hệ giữa chi phí cho quá trình kiểm soát với lợi ích được mong đợi từ quá trình

kiểm soát đó. Vì vậy, trong mọi tổ chức, dù có thể đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết

kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có hệ thống KSNB hoàn hảo.

1.1.2.4 Các mục tiêu kiểm soát

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]