Luận văn thạc sĩ UEH hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM thực trạng và

BB

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM

BÙI THANH HUYỀN

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC

QUẬN 10 TPHCM – THỰC

TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN

THIỆN

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH - Năm 2011

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM

BÙI THANH HUYỀN

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC

QUẬN 10 TPHCM – THỰC

TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN

THIỆN

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. Trần Văn Thảo

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected] TP. HỒ CHÍ MINH - Năm 2011

LỜI CAM ĐOAN

Nội dung trong Luận văn này là kết quả nghiên cứu độc lập của học viên

và chưa được công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

MỤC LỤC

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các từ viết tắt

Trang

Lời mở đầu ...................................................................................................1

Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ............................3

1. 1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ .............................................3

1.1.1 Định nghĩa ...........................................................................................3

1.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ............................5

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................5

1.1.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức............................................6

1.1.2.1.2 Đảm bảo về năng lực ......................................................................6

1.1.2.1.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán .........................................6

1.1.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý ............7

1.1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức ................................................................................7

1.1.2.1.6 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm.............................7

1.1.2.1.7 Chính sách nhân sự.........................................................................7

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro..................................................................................8

1.1.2.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị.........................................................8

1.1.2.2.2 Nhận dạng rủi ro.............................................................................8

1.1.2.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro............................................................8

1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát..........................................................................9

1.1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ.........................................................9

1.1.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ..................10

1.1.2.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động ..............10

1.1.2.3.4 Kiểm soát vật chất ........................................................................10

1.1.2.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện....................................................11

1.1.2.3.6 Phân tích soát xét lại việc thực hiện .............................................11

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

1.1.2.4 Thông tin và truyền thông................................................................11

1.1.2.5 Giám sát...........................................................................................13

1.1.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ...............................13

1.2 Giới thiệu về kho bạc nhà nƣớc..........................................................14

1.2.1 Vị trí và chức năng ............................................................................14

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.....................................................................14

1.2.3 Cơ cấu tổ chức ...................................................................................17

1.2.4 Lãnh đạo ............................................................................................18

Chƣơng 2: Thực trạng và đánh giá rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ tại

kho bạc nhà nƣớc quận 10 TPHCM........................................................20

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Kho bạc nhà nƣớc quận 10

TPHCM .....................................................................................................20

2.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà

nƣớc

Quận 10 TPHCM.......................................................................................20

2.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................20

2.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức ............................................20

2.2.1.2 Đảm bảo về năng lực.......................................................................21

2.2.1.3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.............22

2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức.................................................................................23

2.2.1.5 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm.............................23

2.2.1.6 Chính sách nhân sự .........................................................................24

2.2.2 Đánh giá rủi ro ..................................................................................25

2.2.2.1 Mục tiêu của đơn vị .........................................................................25

2.2.2.2 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động kho quỹ .....25

2.2.2.2.1 Mục đích.......................................................................................25

2.2.2.2.2 Đối tượng và phạm vi áp dụng .....................................................25

2.2.2.2.3 Nhận diện rủi ro trong một số hoạt động nghiệp vụ và quản lý kho

quỹ ...............................................................................................................26

2.2.2.2.4 Chi tiết rủi ro và mức độ ảnh hưởng ............................................29

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

2.2.2.2.5 Xác định khả năng phòng tránh....................................................36

2.2.2.2.6 Biện pháp khắc phục ....................................................................36

2.2.2.3 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động đầu tư .......36

2.2.2.3.1 Mục đích.......................................................................................36

2.2.2.3.2 Đối tượng và phạm vi áp dụng .....................................................37

2.2.2.3.3 Đánh giá mức độ rủi ro công tác mở tài khoản ............................37

2.2.2.3.4 Đánh giá mức độ rủi ro công tác tiếp nhận, luân chuyển, xử lý hồ

sơ..................................................................................................................39

2.2.2.3.5 Đánh giá mức độ rủi ro công tác tiếp nhận vốn và sử dụng nguồn

vốn ...............................................................................................................40

2.2.2.3.6 Đánh giá mức độ rủi ro về hồ sơ pháp lý của dự án gói thầu.......41

2.2.2.3.7 Đánh giá mức độ rủi ro về tạm ứng, thanh toán các dự án gói

thầu ..............................................................................................................45

2.2.2.3.8 Công tác khóa sổ, quyết toán tình hình nhận, sử dụng vốn đầu tư

xây dựng cơ bản hàng năm.........................................................................56

2.2.2.4 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động kế toán......57

2.2.3 Hoạt động kiểm soát..........................................................................60

2.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ.........................................................60

2.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ ...........................60

2.2.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động ....................62

2.2.3.4 Kiểm soát vật chất ...........................................................................62

2.2.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện.......................................................63

2.2.3.6 Phân tích soát xét lại sự việc...........................................................63

2.2.4 Thông tin và truyền thông.................................................................63

2.2.5 Giám sát .............................................................................................66

2.2.5.1 Giám sát thường xuyên....................................................................66

2.2.5.2 Giám sát định kỳ..............................................................................66

2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ...................................................66

2.3.1 Những ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ ...............................66

2.3.1.1 Về môi trường kiểm soát..................................................................66

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

2.3.1.2 Về đánh giá rủi ro............................................................................66

2.3.1.3 Về hoạt động kiểm soát....................................................................67

2.3.1.4 Về thông tin và truyền thông ...........................................................67

2.3.1.5 Về giám sát ......................................................................................68

2.3.2 Những nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ.........................68

2.3.2.1 Đánh giá rủi ro................................................................................73

2.3.2.2 Thông tin và truyền thông................................................................73

2.3.2.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách.........................73

2.3.2.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ ............................73

2.3.2.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo ..............................73

2.3.2.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ ......................74

2.3.2.2.5 Khách hàng đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ........................74

2.3.2.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian.........75

2.3.2.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ công chức còn

hạn chế.........................................................................................................75

2.3.2.2.8 Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình

kế toán sai....................................................................................................75

2.3.2.2.9 Chương trình kế toán chưa hoàn thiện.........................................75

2.3.2.2.10 Tài liệu tham khảo về công tác chuyên môn còn hạn chế ..........76

Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc

nhà nƣớc quận 10 TPHCM ......................................................................77

3.1 Giải pháp hoàn thiện về đánh giá rủi ro ...........................................77

3.2 Giải pháp hoàn thiện về thông tin và truyền thông .........................79

3.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách ...........................79

3.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ ...............................79

3.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo..................................79

3.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ..........................79

3.2.5 Khách hàng đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ ...........................80

3.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian...........80

3.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ công chức còn

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

hạn chế ........................................................................................................80

3.2.8 Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình

kế toán sai ...................................................................................................83

3.2.9 Chương trình kế toán chưa hoàn thiện............................................83

3.2.10 Tài liệu tham khảo về công tác chuyên môn còn hạn chế ............83

Kết luận ......................................................................................................85

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

 BMS: Thanh toán trái phiếu, công trái.

 CMND: Chứng minh nhân dân.

 ĐTKB: Đầu tư kho bạc.

 GPMB: Giải phóng mặt bằng.

 HCSN: Hành chính sự nghiệp.

 KBNN: Kho bạc nhà nước.

 KQKB: Kho quỹ kho bạc

 KTKB: Kế toán kho bạc.

 KTKT: Kinh tế kỹ thuật.

 MLNS: Mục lục ngân sách.

 NSNN: Ngân sách nhà nước.

 NSTW: Ngân sách Trung ương.

 QLDA: Quản lý dự án.

 TCS: Thu ngân sách.

 TKTG: Tài khoản tiền gửi.

 XDCB: Xây dựng cơ bản.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

1

LỜI MỞ ĐẦU

1. Sự cần thiết của đề tài:

Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò to lớn trong việc ngăn ngừa, phát

hiện và xử lý các sai sót, gian lận trong quá trình hoạt động của các đơn vị

kinh doanh cũng như các cơ quan, tổ chức trực thuộc nhà nước. Đã có rất

nhiều nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp, công

ty. Tuy nhiên tại các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước vấn đề này chưa

được nghiên cứu hoặc chỉ nghiên cứu một hoặc một vài bộ phận trong hệ

thống. Qua quá trình công tác tại Kho bạc nhà nước quận 10 cùng với những

kiến thức được các thầy cô trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh

trang bị trong hai năm theo học cao học tại trường, tôi chọn nghiên cứu đề tài

“Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM – Thực

trạng và giải pháp hoàn thiện”

Nhiệm vụ của Kho bạc nhà nước bao gồm những nhiệm vụ chuyên môn

theo chức năng và nhiệm vụ quản lý nội ngành. Gồm:

a. Quản lý nhà nước về quỹ Ngân sách nhà nước, các quỹ Tài chính nhà

nước và các quỹ khác của nhà nước được giao quản lý.

b. Huy động vốn cho Ngân sách nhà nước, cho đầu tư phát triển qua

hình thức phát hành công trái và trái phiếu.

Tôi làm đề tài này với mục tiêu nâng cao chất lượng công tác kiểm tra,

kiểm soát nội bộ hệ thống trên các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ và quản lý

nội bộ; phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát để kịp thời phát hiện, chấn

chỉnh và ngăn ngừa các sai phạm đảm bảo ổn định hệ thống Kho bạc nhà nước

nói chung và Kho bạc địa phương nói riêng. Để đánh giá được vai trò của hệ

thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, phát hiện và xử lý các sai sót,

gian lận trong quá trình hoạt động của các đơn vị cũng như cơ quan tổ chức

thuộc nhà nước.

2. Mục đích nghiên cứu:

Tìm ra các giải pháp để khắc phục những mặt hạn chế của hệ thống

kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM và cung cấp cho

người đọc một tài liệu tham khảo về hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc

quận.

3. Đối tƣợng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho

bạc nhà nước quận 10 TPHCM.

4. Phƣơng pháp nghiên cứu:

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

2

Quan sát, phỏng vấn các cán bộ công chức trong từng phòng về công

việc thực hiện hàng ngày, thu thập tài liệu từ sổ điều chỉnh, sổ từ chối khách

hàng, bài viết trên diễn đàn Kho bạc thành phố Hồ Chí Minh trong hai năm

2009-2010 là phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài.

5. Phạm vi nghiên cứu:

Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của KBNN quận 10 TPHCM và khảo

sát các kho bạc nhà nước quận huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

qua các bài viết chấn chỉnh công tác sau khi kiểm tra của thanh tra kho bạc

nhà nước thành phố Hồ Chí Minh.

6. Kết cấu đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo. Đề tài gồm có ba

chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và giới thiệu về

kho bạc

Chương 2: Thực trạng và đánh giá rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc

nhà nước quận 10 TPHCM.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]

3

CHƢƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VÀ GIỚI THIỆU VỀ KHO BẠC

1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ:

1.1.1 Định nghĩa:

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các

định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định

nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự

đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

Báo cáo tài chính đáng tin cậy.

Các luật lệ và quy định được tuân thủ.

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” 1

Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm

bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:

Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một

chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết

hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để

giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.

Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời. Cần hiểu

rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục biểu

mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng

quản trị, Ban Giám Đốc, các nhân viên khác… chính con người định ra mục

tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm

bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống

kiểm soát, những yếu kém có thể xẩy ra do các sai lầm của con người nên dẫn

đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và

phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ

xẩy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý

1

Định nghĩa này được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring

Organization). COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo

cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting, hay còn được gọi là Treadway

Commission). Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA),

Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán Hoa

Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA).

COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là:

- Thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác

nhau.

- Công bố đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm

soát của họ và tìm giải pháp để hoàn thiện.

Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề: Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất

(Internal Control – Integrated Framework).

LUAN VAN CHAT LUONG download : add [email protected]