(Luận Văn Thạc Sĩ) Nâng Cao Chất Lượng Lập Hồ Sơ Và Nộp Lưu Hồ Sơ Vào Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân

ăn

HƯỚNG DẪN NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP

ĐỊNH HƯỚNG NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP

LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội, năm 2021

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP

LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số : 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. CHU THỊ HẬU

Hà Nội, năm 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi

Các kết quả trình bày trong Luận văn do tôi tự tìm hiểu, phân tích trung thực

và chưa được công bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu khoa học nào.

Nội dung trong Luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo đều được trích dẫn

nguồn đầy đủ, chính xác.

Tác giả

Trịnh Thị Tịnh

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài Luận văn này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự

tri ân sâu sắc đối với Ban Giám hiệu, các phòng, khoa của Trường Đại học Nội

vụ Hà nội đặc biệt là khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Quản lý đào tạo sau đại học,

các thầy cô của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Các thầy cô thỉnh giảng … đã

tận tình giảng dạy, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình

học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ.

Đặc biệt, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến TS.Chu Thị Hậu đã dành

nhiều thời gian chỉ bảo, hướng dẫn cho tôi thực hiện Luận văn này.

Xin trân thành cảm ơn Ban Giám đốc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh; Các anh chị em đồng nghiệp đã tạo điều kiện

giúp đỡ trong suốt thời gian tôi thực hiện đề tài luận văn.

Xin trân thành cảm ơn lãnh đạo UBND Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh;

Lãnh đạo các phòng và các anh, chị thuộc các phòng chuyên môn Quận 12, thành

phố Hồ Chí Minh đã tận tình giúp đỡ để tôi hoàn thành được đề tài luận văn.

Mặc dù bản thân rất nổ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện

Luận văn, song do thời gian, trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn

hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi kính mong

nhận được sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của quý thầy, cô

giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp, bạn bè để Luận văn được hoàn thiện hơn.

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Ngày tháng năm 2021

Tác giả

Trịnh Thị Tịnh

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ

01 CT Chủ tịch

02 Đoàn TN Đoàn Thanh niên

03 HĐND Hội đồng nhân dân

04 HS Hồ sơ

05 NXB Nhà Xuất bản

06 PCT Phó Chủ tịch

07 P.GD-ĐT Phòng Giáo dục – Đào tạo

08 P. Kinh tế Phòng Kinh tế

09 P. LĐTB và XH Phòng Lao động thương binh và Xã hội

10 P. Nội vụ Phòng Nội vụ

11 P.QLĐT Phòng Quản lý đô thị

12 P. TC-KH Phòng Tài chính – Kế hoạch

13 P.TNMT Phòng Tài nguyên môi trường

14 P. Tư pháp Phòng Tư pháp

15 P.VHTT Phòng Văn hóa thông tin

16 P. Y Tế Phòng Y tế

17 TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh

18 THBQ Thời hạn bảo quản

19 TW Trung ương

20 UBND Ủy ban nhân dân

21 VP Văn phòng

22 VT Văn thư

MỤC LỤC

Trang

LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................

LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT......................................................................

PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 01

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ . 08

1.1. Cơ sở lý luận ......................................................................................................... 08

1.1.1. Một số khái niệm cơ bản ................................................................................... 08

1.1.1.1. Hồ sơ ................................................................................................................ 08

1.1.1.2. Lập hồ sơ ......................................................................................................... 08

1.1.1.3. Các loại hồ sơ .................................................................................................. 09

1.1.1.4. Lưu trữ cơ quan ............................................................................................... 09

1.1.1.5. Nộp lưu hồ sơ .................................................................................................. 10

1.1.2. Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ ...................................................................... 10

1.1.2.1. Yêu cầu lập hồ sơ ............................................................................................ 10

1.1.2.2. Phương pháp lập hồ sơ .................................................................................... 12

1.1.3. Yêu cầu, quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ...................... 14

1.1.3.1. Yêu cầu ............................................................................................................ 14

1.1.3.2. Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ........................ 15

1.1.4. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ......... 16

1.1.5. Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

vào lưu trữ .................................................................................................................... 16

1.1.5.1. Khái niệm ........................................................................................................ 16

1.1.5.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng ..................................................................... 17

1.2. Cơ sở pháp lý ...................................................................................................... 19

1.2.1. Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương ...... 19

1.2.2. Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận ................ 20

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ,

TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ TẠIỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 ....................... 22

2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận 12 ......... 22

2.1.1. Vị trí, chức năng ................................................................................................ 22

2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ......................................................................................... 22

2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................... 23

2.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND

Quận 12 ........................................................................................................................ 24

2.3. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ tại UBND

Quận 12 ........................................................................................................................ 25

2.3.1. Tổ chức công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .......... 25

2.3.1.1. Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .................................................................................... 25

2.3.1.2. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào Lưu trữ cơ quan ..................................................................................................... 26

2.3.1.3. Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan ................................................................ 27

2.3.1.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ .................................................................................................................................. 28

2.3.1.5. Công tác tổ chức, bố trí công chức làm công tác Văn thư- Lưu trữ ................ 29

2.3.1.6. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài

liệu vào lưu trữ.............................................................................................................. 30

2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ ......................................................................................... 31

2.3.2.1. Xây dựng danh mục hồ sơ ............................................................................... 31

2.3.2.2. Lập hồ sơ ......................................................................................................... 32

2.3.2.3. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ..................................................... 39

2.4 Nhận xét, đánh giá ................................................................................................ 42

2.4.1. Ưu điểm .............................................................................................................. 42

2.4.2. Hạn chế .............................................................................................................. 43

2.4.3. Nguyên nhân ...................................................................................................... 45

CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP

LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ UBND QUẬN 12 ................................ 48

3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý ............................................................... 48

3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .............................................................. 48

3.1.2. Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ ................................................................................................. 50

3.1.3. Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn

công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ .......................................... 51

3.1.4. Tăng cƣờng kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài

liệu vào lƣu trữ ............................................................................................................ 51

3.1.5. Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác

Văn thư Lưu trữ .......................................................................................................... 52

3.1.6. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .................................................................................. 54

3.1.7. Chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của

quận .............................................................................................................................. 54

3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ .......................................................... 54

3.2.1. Xây dựng Danh mục hồ sơ ................................................................................ 55

3.2.2. Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ .................................................................................................................... 57

KẾT LUẬN ................................................................................................................. 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN PHỤ LỤC

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Lập hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ là việc làm bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức,

viên chức, điều này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản

hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cách đây hơn nửa thế kỷ, Hội đồng

Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ra Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 để ban hành

Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, trong đó tại điều 21 đã ghi:

“Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác

chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải

lập hồ sơ về những việc mình đã làm” 1

.

Cho đến nay, nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của các cơ

quan nhà nước có thẩm quyền vẫn tiếp tục nhắc lại và nhấn mạnh điều đó. Điều 9 Luật

Lưu trữ 2011 quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ

chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ cơ quan…”.

Ủy ban nhân dân (UBND) Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM) là cơ

quan quản lý hành chính Nhà nước cấp huyện, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân

dân (HĐND) Quận 12 và UBND TP. HCM về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa -

xã hội trên địa bàn Quận 12. Để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc thẩm

quyền và trách nhiệm của mình, hàng năm UBND Quận 12 hình thành rất nhiều văn

bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Do vậy công tác lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12 là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của

đơn vị nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng.

Trong những năm gần đây công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

tại UBND Quận 12 đã được thực hiện. Ở các phòng chuyên môn thuộc UNND Quận 12

đã bước đầu lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cũng đã được tiến hành. Tuy nhiên, còn nhiều đơn vị chưa nhận thức đúng, đầy đủ về vị

trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

1

Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Cục

Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, trang 50

2

Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

chưa được thực hiện thường xuyên; tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tài

liệu vào lưu trữ cơ quan còn phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng quy trình,

phương pháp; Chất lượng hồ sơ, tài liệu được lập chưa cao, chưa phát huy hết được giá

trị của tài liệu trong hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị.

Phần lớn hồ sơ, tài liệu của các đơn vị vẫn do cán bộ, công chức chuyên môn quản

lý dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tích đống, phân tán, chưa được thu thập đầy đủ và

nộp lưu theo quy định, gây tốn kém ngân sách của nhà nước trong việc chỉnh lý.

Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 chưa đầy đủ: Đơn vị chưa xây dựng được bảng

thời hạn bảo quản tài liệu và Danh mục hồ sơ hàng năm; chưa có văn bản hướng dẫn về

công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: "Nâng cao chất

lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành

phố Hồ Chí Minh" làm đề tài nghiên cứu của mình.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được đề cập nhiều trong

các giáo trình, sách chuyên khảo; luận văn thạc sỹ; các bài viết trên tạp chí, cụ thể:

Về giáo trình, sách chuyên khảo điển hình là: Lý luận và phương pháp công tác

văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) - PGS. Vương Đình Quyền,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011; Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội) – PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016.

Một số luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và học viên cao học

chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ví dụ như:

- Đề tài: “Phương pháp lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biện

pháp chỉ đạo và hướng dẫn” - Luận văn thạc sĩ của Vũ Văn Quỳnh năm 2012. Đề tài

viết về phương pháp lập hồ sơ hiện hành và các biện pháp chỉ đạo hướng dẫn tại Văn

phòng Chính phủ trong đó chủ yếu nêu một số thực trạng; những nhận xét, đánh giá về

ưu điểm và những mặt còn hạn chế về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Chính phủ

3

đồng thời đề xuất các giải pháp về tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nhằm nâng cao chất

lượng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Chính phủ.

- Đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND

cấp quận thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh năm 2013. Đề tài

nêu lên tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của

UBND cấp quận tại Thành phố Hà Nội; Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ từ đó nêu một số giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ của UBND cấp quận tại Thành phố Hà Nội.

- Đề tài: “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên” - Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị

Hường năm 2019. Đề tài nghiên cứu về thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài

liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên từ đó đưa ra các giải pháp

để nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở,

ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên.

Ngoài ra có các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của

các tác giả: Lã Thị Hồng “Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các

hồ sơ công việc”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2006; Trần Trung Kiên “Một

vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở địa

phương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2008; PGS Nguyễn Văn Hàm “Trách

nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên chức trong lập hồ sơ công việc đã giải quyết

xong”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011; GS Nguyễn Văn Thâm “Trách

nhiệm công vụ và thể chế hoá công tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công

quyền”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011….

Như vậy vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ đã được nghiên cứu khá

nhiều trong các giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, tạp chí … Qua tìm

hiểu chúng tôi nhận thấy trong các giáo trình, các tác giả đã đưa ra những vấn đề cơ bản

nhất về lý luận của công tác lập hồ sơ hiện hành như: Các khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ,

mục đích, ý nghĩa, yêu cầu và phương pháp lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan. Các khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ …đã tập trung nghiên cứu công tác lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở các cơ quan Đảng, Văn phòng Chính phủ, các cơ quan cấp bộ,

cấp quận các sở, ban, ngành thuộc tỉnh …thực trạng, những tồn tại và giải pháp nhằm