(Luận Văn Thạc Sĩ) Chỉnh Lý Khoa Học Tài Liệu Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Quận 12, Thành Phố Hồ Chí

1

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỖ THÀNH TRÍ

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2020

2

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỖ THÀNH TRÍ

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGHIÊM KỲ HỒNG

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2020

3

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ

1 QH Quốc hội

2 CTN Chủ tịch nước

3 TTg Thủ tướng Chính phủ

4 BNV Bộ Nội vụ

5 BKHCN Bộ Khoa học Công nghệ

6 HĐBT Hội đồng Bộ trưởng

7 HĐNN Hội đồng Nhà nước

8 SNV Sở Nội vụ

9 HĐND Hội đồng nhân dân

10 UBND Ủy ban nhân dân

11 VTLTNN Văn thư lưu trữ Nhà nước

12 NVTW Nghiệp vụ Trung ương

13 NVĐP Nghiệp vụ địa phương

14 LCT Lệnh Chủ tịch

15 CT Chỉ thị

16 QĐ Quyết định

17 TT Thông tư

18 HD Hướng dẫn

19 TCN Tiêu chuẩn ngành

20 TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam

21 KHKT Khoa học Kỹ thuật

22 PGS Phó Giáo sư

23 TS Tiến sĩ

24 ThS Thạc sĩ

4

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng

dẫn của Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng. Các trích dẫn, số liệu trong Luận văn là trung thực,

có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, được tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau được ghi

rõ trong phần tài liệu tham khảo.

Học viên cao học

Đỗ Thành Trí

5

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy, Cô Khoa Văn thư - Lưu trữ,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trong quá

trình học tập tại trường. Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là nền tảng để tôi thực

hiện luận văn mà còn là nền tảng cho quá trình nghiên cứu và học tập sau này.

Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành và tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ

Nghiêm Kỳ Hồng là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo và

động viên, khích lệ rất nhiều để học viên có thể hoàn thành luận văn này.

Xin chân thành cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều

kiện và hỗ trợ, cung cấp tư liệu thực tế để giúp tôi hoàn thành đề tài.

Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không

thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy, Cô để

học viên hoàn thiện đề tài tốt hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

6

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 01

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU

TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN ............................. 07

1.1. Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................................... 07

1.1.1. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ .................................................................. 07

1.1.2. Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................... 07

1.1.3. Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................ 09

1.1.4. Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................................... 09

1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ............ 15

1.2.1. Một số yếu tố ảnh hưởng đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân

cấp quận, huyện ……………………………………………………………………15

1.2.2. Phông lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp quận, huyện ................................... 16

1.2.3. Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ................ 17

1.3. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ...................................................... 19

1.3.1. Văn bản do cơ quan Trung ương ban hành ……………….…………………19

1.3.2. Văn bản do UBND thành phố và Sở Nội vụ ban hành ……….……………..20

1.3.3. Văn bản do UBND Quận 12 ban hành ........................................................... 21

Tiểu kết chương 1 ..................................................................................................... 22

Chương 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY

BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 .................................................................................. 23

2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân Quận 12 ....................................................... 23

2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................................. 24

2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ...................................................................................... 24

2.1.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................... 26

2.2. Tình hình tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân

dân Quận 12 ........................................................................................................... 27

2.2.1. Tình hình phân loại, sắp xếp sơ bộ tài liệu từ năm 1997 đến 2003 ............... 27

2.2.2. Tình hình tài liệu từ năm 2004 đến 2017 ....................................................... 36

2.3. Nhận xét chung ............................................................................................... 39

2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................................... 39

7

2.3.2. Hạn chế ........................................................................................................... 41

2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................................. 43

Tiểu kết chương 2 ..................................................................................................... 43

Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 ........................................ 44

3.1. Một số phương hướng, nhiệm vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy

ban nhân dân Quận 12 ........................................................................................... 44

3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy

ban nhân dân Quận 12..................................................................................... 46

3.2.1. Nhóm giải pháp chung - đảm bảo điều kiện cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu

trữ .............................................................................................................................. 46

3.2.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ .................................. 51

Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 59

KẾT LUẬN .............................................................................................................. 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 61

PHỤ LỤC ..................................................................................................................

Phụ lục số 1 ...................................................................................................................

Phụ lục số 2 ...................................................................................................................

Phụ lục số 3 ...................................................................................................................

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do nghiên cứu đề tài

8

Đề tài luận văn thạc sĩ “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân

Quận 12 Thành phố Hồ Chí Minh” được thực hiện từ những lý do chính sau đây:

Thứ nhất, tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự

nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ đã góp phần

tích cực trong việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ,

phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. Tài liệu lưu trữ

góp phần tái hiện quá trình hình thành và phát triển của đất nước qua các thời kỳ lịch sử.

Ngay sau khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh

đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: Tài liệu

lưu trữ là “… tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”[14]. Ngày

4 tháng 4 năm 2011 Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh số 34/2001/PL￾UBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị,

kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ

được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt

động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã

hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi

chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu

lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”.

Thứ hai, công tác lưu trữ là hoạt động rất quan trọng nhằm bảo quản an toàn và

tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, để phát huy được giá trị, tài liệu

lưu trữ cần được tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ của công tác

lưu trữ, trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ có ý nghĩa

hết sức quan trọng. Bởi vì:

- Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu hình thành qua hoạt động

của cơ quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua.

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều

khâu nghiệp vụ khác như thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu.

Vì vậy, thực hiện tốt công tác chỉnh lý rất cần thiết, có ý nghĩa quyết định chất lượng

của mỗi phông lưu trữ nói riêng và của toàn bộ tài liệu trong mỗi phòng, kho lưu trữ nói

chung, đồng thời góp phần thúc đẩy các nghiệp vụ lưu trữ khác cùng phát triển.

Thứ ba, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay ở nước ta nói chung và các

phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện nói riêng, trong đó có phông lưu trữ Ủy

9

ban nhân dân Quận 12 đang còn nhiều hạn chế, thiếu sót cần được khắc phục. Qua khảo

sát thực tế công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại phông Ủy ban nhân dân Quận

12, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, một số hồ sơ được lập nhưng

chưa hoàn chỉnh, tài liệu còn nằm rải rác ở nhiều nơi khác nhau gây khó khăn cho việc

bảo quản và tra tìm tài liệu. Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế;

tài liệu một số năm đã được chỉnh lý nhưng chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc

khai thác sử dụng. Với tình trạng như vậy, chỉnh lý tài liệu phông UBND Quận 12 là rất

cần thiết.

Thứ tư, theo quy định của Luật Lưu trữ (2011), Thông tư số 17/2014/TT-BNV

ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp

lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015

của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về mạng lưới các lưu trữ lịch sử và chế

độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ quận,

huyện thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân quận, huyện đều phải giao nộp

vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, nên việc chỉnh lý hoàn chỉnh, đạt chất lượng tốt phông lưu

trữ UBND Quận 12 để sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố là công việc cần

xúc tiến một cách kịp thời.

Chính vì những lý do trên, tôi chọn đề tài “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại

Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn Thạc sĩ chuyên

ngành Lưu trữ học của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Có thể cho rằng, chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong việc tổ chức

khoa học tài liệu lưu trữ. Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu đã được nhiều

nhà khoa học trong và ngoài nước nghiên cứu. Trong phạm vi cả nước, đã có nhiều

công trình nghiên cứu tiêu biểu là sách chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác lưu trữ

Việt Nam” do Vũ Dương Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”

của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990;

“Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến,

Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, 2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” của Phan Đình

Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; “Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn

phòng” của Vương Đình Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ

chức” của Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2017; “Lý luận và phương pháp

10

công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu, 2017; “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn

phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” của Dương Văn Khảm, 2015, v.v...

Trong các công trình tiêu biểu đó, các tác giả đã trình bày về lý luận của công tác

lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, là cơ sở lý luận rất quan trọng

cho việc nghiên cứu đề tài của học viên.

Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu được đăng tải trong các tạp chí

khoa học và kỷ yếu hội thảo khoa học về lưu trữ như:

“Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Đăng

Khải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2004;

“Bàn về thuật ngữ Chỉnh lý trong khoa học Lưu trữ” của tác giả Vũ Thị Phụng,

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2015; ...

Hội thảo khoa học “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia”

do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức, tháng 10/2004 tại TP. Hồ Chí Minh;

Hội thảo nghiệp vụ “Công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp quận

vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 5 năm

2017 tại Lâm Đồng;

Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 6 năm 2017 tại Hà Nội, v.v...

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng là đề tài của nhiều luận án, luận văn khoa học, có

thể kể đến các công trình nghiên cứu sau:

- Luận án tiến sĩ Sử học: “Tổ chức và hoạt động lưu trữ dưới chế độ Việt Nam

Cộng hòa (1955-1975)” của Nguyễn Văn Báu, Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn TP. Hồ Chí Minh, năm 2017;

- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học về “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học

tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng” - Lê Thanh Hùng, Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn Hà Nội, năm 2014;

- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học về “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Ủy ban

nhân dân huyện Củ Chi” - Nguyễn Thị Bình, Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn TP. Hồ Chí Minh, năm 2018.

Nhìn chung các sách, giáo trình, công trình nghiên cứu nêu trên đã hướng dẫn,

đánh giá, phân tích những vấn đề cơ bản có tính lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu.

Những tài liệu này đã cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn tương đối đầy đủ cho đề tài