(Luận văn thạc sĩ) Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện tại thành phố Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-----------------------------------

PHẠM THỊ DIỆU LINH

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

LƯU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2009

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-----------------------------------

PHẠM THỊ DIỆU LINH

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

LƯU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn khoa học: PGS. Vương Đình Quyền

HÀ NỘI - 2009

1

MỤC LỤC

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU 02

NỘI DUNG CHÍNH 11

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA

HÀ NỘI

11

1.1. HỆ THỐNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN Ở HÀ NỘI 11

1.2. THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, LOẠI HÌNH, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ

CẤP HUYỆN CỦA HÀ NỘI

27

1.2.1 Thành phần và loại hình tài liệu lƣu trữ của cấp huyện của Hà Nội 27

1.2.2 Nội dung và ý nghĩa tài liệu lƣu trữ cấp huyện của Hà Nội 31

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH

PHỐ HÀ NỘI

46

2.1. NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ

CẤP HUYỆN

46

2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ CỦA LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI THÀNH

PHỐ HÀ NỘI

56

2.3. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ Ở LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH

PHỐ HÀ NỘI

62

2.4. QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CẤP HUYỆN CỦA THÀNH

PHỐ HÀ NỘI

73

CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ

CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

76

3.1. NHỮNG HẠN CHẾ VÀ NGUYÊN NHÂN CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƢU TRỮ

CẤP HUYỆN TẠI HÀ NỘI

76

3.2. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI

HÀ NỘI

3.2.1 Thể chế hóa những quy định của pháp luật về công tác lƣu trữ cấp huyện 85

3.2.2 Ổn định tổ chức cho lƣu trữ cấp huyện 87

3.2.3 Chuẩn hóa hệ thống các công cụ hƣớng dẫn và thực hiện chính xác, thống nhất

nghiệp vụ lƣu trữ

102

3.2.4 Tăng cƣờng vai trò của cơ quan quản lý nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến địa phƣơng 105

3.2.5 Bổ sung số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ 106

3.2.6 Nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống lý luận về công tác lƣu trữ, biên soạn các sách

hƣớng dẫn nghiệp vụ

107

KẾT LUẬN 109

TÀI LIỆU THAM KHẢO 110

PHỤC LỤC 115

2

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Tổ chức hành chính cấp quận, huyện và tƣơng đƣơng (sau đây gọi tắt là

cấp huyện) đã đƣợc hình thành từ sớm và trở thành một cấp hành chính trung

gian có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức quản lý nhà nƣớc theo lãnh thổ.

Song song với sự ra đời của đơn vị hành chính cấp huyện, các cơ quan quản lý

nhà nƣớc ở cấp này cũng đƣợc hình thành. Sau Cách mạng Tháng Tám năm

1945, tổ chức hành chính cấp huyện vẫn đƣợc duy trì. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã

ký Sắc lệnh số 63/SL ngày 22-11-1945 về tổ chức Hội đồng nhân dân, Ủy ban

hành chính các cấp ở vùng nông thôn và Sắc lệnh số 77/SL ngày 21-12-1945 về

tổ chức chính quyền nhân dân ở các thị xã và thành phố nhằm thiết lập bộ máy

chính quyền cách mạng ở cấp hành chính quan trọng này. Hiến Pháp1946 đƣợc

ban hành đã ghi nhận và khẳng định sự tồn tại của bộ máy chính quyền cấp

huyện trong hai Sắc lệnh kể trên. Từ đó tới nay, Nhà nƣớc Cộng hòa xã hội chủ

nghĩa Việt Nam đã nhiều lần sửa đổi, bổ sung Hiến pháp, kéo theo đó là những

biến đổi trong tổ chức bộ máy nhà nƣớc, nhƣng tổ chức hành chính và chính

quyền cấp huyện vẫn đƣợc duy trì tƣơng đối ổn định và ngày càng đƣợc củng cố,

đồng thời khẳng định vai trò của cấp này trong bộ máy quản lý của Nhà nƣớc ta.

Với tƣ cách là một đơn vị hành chính với đầy đủ các yếu tố tự nhiên và xã hội, ở

cấp huyện không chỉ tồn tại các cơ quan quan lý nhà nƣớc mà còn xuất hiện các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, các đơn vị sản xuất thực hiện nhiều chức năng

khác nhau trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Hoạt động của

những cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này cùng với lịch sử hình thành và phát

triển của các huyện là nguồn gốc tạo nên những tài liệu lƣu trữ có giá trị. Đó

cũng là cơ sở quan trọng để khẳng định vị trí, vai trò của lƣu trữ huyện trong hệ

thống tổ chức lƣu trữ ở Việt Nam nhất là khi thực tế này có những mâu thuẫn

với quan điểm không coi cấp huyện là một cấp hành chính cần tổ chức lƣu trữ

lịch sử trong dự thảo Luật Lƣu trữ Việt Nam.

“Tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự

nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”

1

. Nhận thức

đƣợc ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ, từ thời phong kiến cho đến

1

Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001.

3

nay, các nhà nƣớc Việt Nam đều dành sự quan tâm cho công tác công văn giấy

tờ và công tác lƣu trữ. Cùng với những biến động của lịch sử dân tộc, ngành lƣu

trữ cũng có những bƣớc thăng trầm. Đến nay, hệ thống tổ chức lƣu trữ đã đƣợc

xây dựng từ trung ƣơng đến địa phƣơng và đang dần dần khẳng định vị trí của

mình trong sự phát triển chung của xã hội. Trong hệ thống đó lƣu trữ huyện cũng

đã đƣợc chú ý và công nhận là kho lƣu trữ lịch sử huyện theo quy định tại Thông

tƣ số 21/TT-BNV ngày 01-02-2005 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhan dân (sau đây gọi tắt là Thông tƣ

21). Sau Thông tƣ 21, tại các Văn phòng HĐND-UBND huyện đã thành lập bộ

phận lƣu trữ chuyên trách nhƣng hiệu quả hoạt động của bộ phận này chƣa cao,

chƣa thực hiện hết chức năng của một lƣu trữ hiện hành cũng nhƣ lƣu trữ lịch sử

của huyện. Vì thế, nâng cao hiệu quả hoạt động của lƣu trữ huyện là việc làm

cần thiết.

Thành phố Hà Nội là một đô thị có bề dầy lịch sử, là một trung tâm chính

trị, văn hóa và kinh tế của cả nƣớc. Đặc điểm này làm nên ý nghĩa quan trọng

của những di sản văn hóa của Hà Nội, trong đó có tài liệu lƣu trữ. Bên cạnh đó,

vị trí Thủ đô của Hà Nội cho phép các huyện của thành phố đƣợc tiếp cận nhanh

chóng hơn với sự quan tâm, chỉ đạo của các cơ quan Trung ƣơng, cũng nhƣ có

những ƣu thế nhất định đối với việc phát triển kinh tế - xã hội. Do vậy, mức độ

phát triển của mỗi huyện thuộc thành phố nói chung và tình hình phát triển của

từng lĩnh vực trong từng huyện nói riêng phần nào cho thấy những vấn đề trong

quản lý mà các địa phƣơng khác có thể tham khảo. Cùng với nhu cầu phát triển

của Thủ đô, địa giới hành chính và vị trí của các huyện thuộc Hà Nội đã có

những thay đổi. Với diện tích tăng lên đáng kể bao gồm 29 quận, huyện và thị

xã, Hà Nội đã có những thay đổi, làm ảnh hƣởng đến nhiều hoạt động của các

huyện, trong đó có công tác lƣu trữ. Do đó, việc khảo sát thực trạng công tác lƣu

trữ ở các huyện tại Hà Nội không chỉ cung cấp những thông tin về công tác lƣu

trữ mà còn phần nào phản ảnh một số vấn đề thực tiễn xảy ra khi tiến hành điều

chỉnh địa giới hành chính ở Hà Nội.

Từ những xuất phát điểm trên, chúng tôi lựa chọn “Các giải pháp nâng

cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện tại thành phố Hà Nội” làm đề tài luận

văn.

4

2. Mục tiêu nghiên cứu

Khi thực hiện đề tài này, chúng tôi hƣớng đến ba mục tiêu cơ bản:

- Mô tả đƣợc về nội dung, thành phần và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ đƣợc

hình thành ở cấp huyện của Hà Nội để khẳng định vị trí, vai trò của lƣu trữ cấp

huyện;

- Phản ảnh đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ tại các huyện và tƣơng đƣơng

của Hà Nội để làm cơ sở xây dựng các giải pháp liên quan;

- Đƣa ra một số giải pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả hoạt động của lƣu

trữ huyện tại Hà Nội.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài này đƣợc triển khai với việc tập trung nghiên cứu hai đối tƣợng cơ

bản:

- Thực trạng tổ chức và hoạt động của lƣu trữ huyện tại Hà Nội;

- Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chúng.

Công tác lƣu trữ ở Việt Nam đã đƣợc quan tâm từ thời kỳ phong kiến

nhƣng tổ chức lƣu trữ ở các cấp thì chỉ đƣợc định hình từ những năm 1990 trở

lại đây. Riêng với lƣu trữ huyện, Thông tƣ 40/1998/TT-TCCP ngày 24-01-1998

của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở các cơ quan nhà

nƣớc các cấp đã quy định mỗi quận, huyện phải bố trí từ 1 đến 2 ngƣời có trình

độ từ trung cấp lƣu trữ trở lên làm công tác lƣu trữ chuyên trách thuộc văn

phòng UBND huyện, có chức năng giúp Chánh Văn phòng và UBND huyện

thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trong phạm vi huyện và tài liệu

lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện. Theo đó, lƣu trữ

huyện mới bắt đầu đƣợc nhắc đến trong các quy định của nhà nƣớc với chức

năng cụ thể. Đến Thông tƣ 21, lƣu trữ huyện mới đƣợc xác định rõ hơn về tổ

chức với hai chức năng của lƣu trữ hiện hành và lƣu trữ lịch sử. Do vậy, trong

phạm vi của đề tài này, chúng tôi chỉ tập trung khảo sát, phân tích thực trạng của

lƣu trữ huyện tại Hà Nội từ sau khi Thông tƣ 21 có hiệu lực và chỉ đề cập tới các

giai đoạn trƣớc đó nhƣ một phần của lịch sử.

Bên cạnh đó, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 công nhận sự tồn tại

song song của hai hệ thống lƣu trữ: Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam và Lƣu trữ

Đảng Cộng sản Việt Nam. Trên thực tế, lƣu trữ Đảng cũng đƣợc tổ chức có hệ

5

thống từ trung ƣơng đến địa phƣơng và ở cấp huyện là lƣu trữ huyện ủy. Để đảm

bào tính trọn vẹn của đối tƣợng nghiên cứu, trong luận văn này chúng tôi chỉ đề

cập tới lƣu trữ Nhà nƣớc ở các quận, huyện, thị xã (sau đây gọi chung là lƣu trữ

huyện).

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài đƣợc triển khai với những nhiệm vụ cơ bản sau:

- Giới thiệu về thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ cấp

huyện ở Hà Nội:

Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ cấp huyện của Hà Nội

đƣợc quy định bởi tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện,

bởi lịch sử hình thành, phát triển và những đặc điểm văn hóa của Hà Nội. Do

vậy, nhiệm vụ này đặt ra cho tác giả trách nhiệm phải tìm hiểu, mô tả, khái quát

đƣợc những vấn để kể trên để làm căn cứ lý giải cho những đặc trƣng của tài liệu

lƣu trữ cấp huyện của Hà Nội cũng nhƣ giới thiệu về những tài liệu lƣu trữ này

nhƣ một loại hình di sản của Hà Nội.

- Phản ảnh thực trạng công tác lƣu trữ ở các huyện của Hà Nội:

Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ cấp huyện của Hà Nội

chỉ mang tính khả thi khi đƣợc xây dựng trên cơ sở đánh giá thực trạng của công

tác này. Do đó, với nhiệm vụ này, tác giả phải mô tả, khái quát đƣợc tình hình tổ

chức, biên chế, tình hình thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ ở cấp huyện tại Hà Nội với

những số liệu và ví dụ thuyết phục.

- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ của các huyện

ở Hà Nội: Dựa vào kết quả thực hiện hai nhiệm vụ trên, tác giả sẽ đề xuất hệ

thống các giải pháp đồng bộ, trong đó chú trọng một vài giải pháp đƣợc coi là có

tính tiên quyết.

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Về công tác lƣu trữ ở các cấp, trong đó có cấp huyện không phải là hƣớng

nghiên cứu hoàn tòan mới. Trong số nhiều công trình nghiên cứu về công tác lƣu

trữ, đã có những công trình đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, có đóng góp

quan trọng về khoa học và thực tiễn. Đó là đề tài cấp ngành “Cơ sở lý luận và

thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do Vƣơng Đình Quyền chủ trì,

6

đó là đề tài do TS. Dƣơng Văn Khảm chủ trì: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản

lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ”. Đó là các luận văn thạc sĩ chuyên

ngành Lƣu trữ học và Tƣ liệu học nhƣ : “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ

nhà nước” của Trần Thanh Tùng; “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản

văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện” của Nguyễn Nghĩa Văn. Ngoài ra,

những vấn đề liên quan đến công tác lƣu trữ huyện cũng đƣợc đề cập trong các

bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành mà tiêu biểu là bài viết của tác giả Hồ

Văn Quýnh: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện” đăng trên Tạp chí Lƣu

trữ số 1 năm 1978; các bài viết trong Hội thảo khoa học về kho lƣu trữ cố định

do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 1997. …

Tuy đƣợc thể hiện dƣới nhiều hình thức khác nhau nhƣng các nghiên cứu

về công tác lƣu trữ, đặc biệt là lƣu trữ huyện thƣờng tập trung vào một trong các

hƣớng cơ bản sau:

- Nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết lập các kho lƣu trữ:

Theo hƣớng nghiên cứu này, đề tài cấp ngành của PGS. Vƣơng Đình Quyền chủ

trì và những ý kiến của tác giả Hồ Văn Quýnh có đóng góp quan trọng. Trong

đó, đề tài của PGS. Vƣơng Đình Quyền đã khái quát đƣợc thực trạng công tác

lƣu trữ của nhiều cơ quan lƣu trữ, đƣa ra những luận giải cho việc tổ chức cơ

quan lƣu trữ các cấp và đề xuất dự án xây dựng hệ thống cơ quan lƣu trữ ở Việt

Nam bao gồm cả lƣu trữ huyện trên cơ sở những luận chứng khoa học và minh

chứng thực tiễn.

- Đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt

động của hệ thống lƣu trữ các cấp: nội dung này đƣợc thể hiện thông qua Khóa

luận “Mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ nhà nước qua chặng đường 40

năm hình thành và phát triển” của sinh viên Nguyễn Thị Chinh, luận văn của

Thạc sĩ Trần Thanh Tùng. Những mô tả và đánh giá về hệ thống lƣu trữ các cấp

cũng đƣợc trình bày khái quát trong các ấn phẩm nhƣ cuốn “Quá trình phát triển

và trưởng thành” của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia

ấn hành năm 2002, cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển”

của hai tác giả PGS. TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS. Nghiêm Kỳ Hồng. …

- Nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lƣu trữ ở cấp trung ƣơng hoặc cấp

tỉnh nhƣ trong khóa luận tốt nghiệp khóa 1991-1995 của sinh viên Nguyễn Thị

Lan Anh với nhan đề “Một số ý kiến bước đầu về tổ chứ lưu trữ chuyên ngành ở

7

nước ta”, bài viết “Xây dựng kho lưu trữ tỉnh là yêu cầu cấp bách” của tác giả

Phạm Thanh Dũng,…

- Với những nghiên cứu riêng cho lƣu trữ huyện, ngòai bài viết của tác giả

Hồ Văn Quýnh, đáng kể chỉ có luận văn thạc sĩ của Ths. Nguyễn Nghĩa Văn với

tựa đề “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở

cấp huyện”. Luận văn này tập trung nghiên cứu các nguyên tắc, cơ sở để thực

hiện một nghiệp vụ lƣu trữ cụ thể trong công tác lƣu trữ huyện mà chƣa có

những khảo cứu rộng hơn.

Nhƣ vậy, các nghiên cứu về công tác lƣu trữ các cấp khá phong phú và có

nhiều giá trị tham khảo, đặc biệt là những nghiên cứu và đề xuất mang tính khoa

học, khẳng định các tiền đề, điều kiện và yêu cầu thiết lập các lƣu trữ. Tuy

nhiên, các nghiên cứu trực tiếp liên quan đến lƣu trữ huyện không nhiều và chƣa

có nghiên cứu nào đánh giá năng lực, thực trạng tổ chức của lƣu trữ cấp này

cũng nhƣ các giải pháp phát huy năng lực cần thiết của nó trong bối cảnh đƣợc

thừa nhận là một lƣu trữ lịch sử. Vì vậy, việc tập trung tìm hiểu năng lực hiện tại

của các lƣu trữ huyện và khả năng phát huy hiệu quả của nó trong điều kiện hiện

nay là điểm khác biệt trong nghiên cứu của tác giả so với những nghiên cứu

trƣớc đó.

6. Tài liệu tham khảo

Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã sử dụng những nguồn tài liệu cơ

bản sau:

- Các giáo trình, sách chuyên khảo về lịch sử tổ chức hành chính, tổ chức

nhà nƣớc và lịch sử ngành nhƣ: Lịch sử nhà nƣớc và pháp luật Việt Nam của TS.

Vũ Thị Phụng; Văn bản quản lý nhà nƣớc và công tác công văn giấy tờ thời

phong kiến Việt Nam của PGS. Vƣơng Đình Quyền, Lƣu trữ Việt Nam - những

chặng đƣờng phát triển của PGS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm và Ts. Nghiêm Kỳ

Hồng,…

- Các công trình nghiên cứu, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết

trên tạp chí chuyên ngành về công tác lƣu trữ ở địa phƣơng và tổ chức lƣu trữ;

- Những văn bản của Nhà nƣớc quy định về tổ chức và hoạt động của các

cơ quan nhà nƣớc ở cấp huyện qua các thời kỳ;

8

- Những quy định hiện hành của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, các hƣớng

dẫn của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, …;

- Các tƣ liệu, số liệu, văn bản thu thập đƣợc thông qua khảo sát thực tế tại

các quận, huyện, thị của thành phố Hà Nội;

- Các thông tin liên quan từ các website.

7. Phƣơng pháp nghiên cứu

Với nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, chúng tôi lựa chọn các phƣơng pháp

sau đây:

- Phƣơng pháp phân tích chức năng: phƣơng pháp này đƣợc chúng tôi sử

dụng để xác định nguồn gốc hình thành tài liệu lƣu trữ ở cấp huyện của Hà Nội,

đồng thời phân tích năng lực hoạt động của các lƣu trữ huyện trên cơ sở đối

chiếu với việc thực hiện các nhiệm vụ đƣợc trao.

- Phƣơng pháp điều tra xã hội học: phƣơng pháp này đƣợc sử dụng với hai

hình thức cơ bản là điều tra qua bảng hỏi và phỏng vấn sâu. Mục đích của việc

sử dụng bảng hỏi là thu thập nhanh chóng lƣợng thông tin tƣơng đối tòan diện về

công tác lƣu trữ ở mỗi quận, huyện, thị xã nhƣng những số liệu thu đƣợc có thể

không xác thực, đòi hỏi tác giả phải tổng hợp nhiều nguồn tin khác nhau để xử

lý. Phƣơng pháp phỏng vấn sâu một mặt giúp chúng tôi thu thập thông tin cụ thể,

sâu sắc về một số nội dung nhất định và cũng là cơ sở để phân tích, đánh giá lại

độ xác thực của nhiều thông tin khác. Hai hình thức này đƣợc sử dụng đồng thời

để bổ trợ nhau trong quá trình khảo sát thực tế.

- Các phƣơng pháp logic, tổng hợp và thống kê: Đây là những phƣơng

pháp đƣợc sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện luận văn. Với lƣợng

thông tin tƣơng đối lớn, đa chiều, thậm chí có nhiều mâu thuẫn, tác giả phải sử

dụng các bảng thống kê tổng hợp và so sánh để tìm ra những số liệu đúng với

thực tế nhất cũng nhƣ phát hiện những vấn đề hoặc nội dung cần đƣợc phân tích

khoa học và giải quyết.

Các phƣơng pháp trên đều đƣợc vận dụng trên cơ sở phƣơng pháp luận

của Chủ nghĩa Mác- Lênin và cách tiếp cận hệ thống.

8. Đóng góp của đề tài

9

Nếu đƣợc thực hiện tốt luận văn sẽ có đóng góp quan trọng về mặt thực

tiễn ở hai điểm cơ bản sau:

- Góp phần cung cấp những lý giải khoa học cho việc xác định vị trí, vai

trò của lƣu trữ huyện trong bối cảnh sự tồn tại của lƣu trữ này đang trở thành chủ

đề thảo luận của các nhà khoa học và nhà quản lý khi Luật Lƣu trữ đang trong

quá trình xây dựng;

- Cung cấp một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các

lƣu trữ huyện ở Hà Nội nói riêng và những địa phƣơng khác nói chung khi thực

trạng công tác lƣu trữ ở cấp huyện còn nhiều bất cập.

9. Bố cục của luận văn

Luận văn của chúng tôi gồm 3 phần:

+ Phần Mở đầu: giới thiệu chung về đề tài và luận văn trong đó mô tả

những cơ sở để triển khai đề tài và khẳng định tính nghiêm túc của tác giả trong

quá trình thực hiện.

+ Phần Nội dung chính: gồm 3 chƣơng

- Chƣơng 1: Tổng quan về tài liệu lƣu trữ huyện của thành phố Hà Nội

Trong Chƣơng này, chúng tôi giới thiệu chung về tổ chức bộ máy và

chính quyền cấp huyện cũng nhƣ sơ lƣợc lịch sử Hà Nội để nêu bật xuất xứ của

những tài liệu lƣu trữ cấp huyện tại thành phố này. Từ đó, tác giả mô tả chung về

thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ cấp huyện ở Hà Nội. Đây là

Chƣơng có ý nghĩa quan trọng, vừa mang tính chất dẫn luận, vừa có ý nghĩa

khẳng định vị trí, vai trò của lƣu trữ huyện và đƣa ra những tiền đề làm căn cứ so

sánh với thực trạng công tác lƣu trữ huyện sẽ đƣợc phản ảnh ở Chƣơng 2.

- Chƣơng 2: Thực trạng công tác lƣu trữ huyện của thành phố Hà Nội

Với những thông tin đã thu thập đƣợc, chúng tôi tập trung mô tả thực

trạng công tác lƣu trữ huyện về các nội dung tổ chức và biên chế, tình hình thực

hiện các nghiệp vụ lƣu trữ và công tác quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện.

Trong quá trình phản ảnh thực trạng, chúng tôi chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế

cơ bản của thực trạng đó để làm căn cứ cho những giải pháp ở chƣơng tiếp theo.

- Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ huyện ở

thành phố Hà Nội

10

Đây là chƣơng quan trọng, là kết quả cao nhất của luận văn. Với những

phân tích từ 2 chƣơng trƣớc đó, chúng tôi sẽ tổng kết những nguyên nhân cơ bản

làm xuất hiện những hạn chế của công tác lƣu trữ cấp huyện ở Hà Nội. Việc tìm

ra những nguyên nhân này sẽ giúp tác giả xây dựng các giải pháp một cách khoa

học. Các giải pháp đƣợc chúng tôi đƣa ra sẽ mang tính đồng bộ và hệ thống,

trong đó một số giải pháp đƣợc coi là cơ bản và tiên quyết sẽ đƣợc tập trung

phân tích sâu.

+ Phần 3: Kết luận

Phần này là sự tổng kết của tác giả về quá trình thực hiện và kết quả triển

khai đề tài, vừa đề khép lại vấn đề đã đƣợc nêu ra từ Phần mở đầu, vừa để đề

xuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần đƣợc tiếp tục nghiên cứu trong

nhiều công trình tiếp theo. Với kết luận này, tác giả hi vọng cung cấp thêm đƣợc

những hƣớng nghiên cứu mới trong lúc các nhà khoa học và nhà quản lý vẫn

đang tiếp tục hòan thiện hệ thống lý luận và văn bản quản lý cho ngành lƣu trữ ở

Việt Nam.

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận đƣợc sự góp ý và dìu

dắt tận tình của thầy giáo hƣớng dẫn là PGS. Vƣơng Đình Quyền. Tác giả cũng

đã nhận đƣợc sự cộng tác và chia sẻ của các cán bộ đang công tác trong ngành

lƣu trữ từ Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đến cán bộ lƣu trữ tại các huyện và

tƣơng đƣơng. Tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới sự giúp đỡ quan trọng đó.

Tác giả cũng gửi lời cảm ơn chân thành và ghi nhận tới các đồng nghiệp và các

em sinh viên vì những đóng góp của họ khi trao đổi và góp ý.

Do những hạn chế từ phía chủ quan và khách quan, bao gồm cả những

khó khăn về địa bàn khảo sát rộng, những biến động về tổ chức lƣu trữ ở địa

phƣơng và khó khăn khi tiếp cận các nguồn tƣ liệu, luận văn không tránh khỏi

những thiếu sót. Tác giả mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của các độc giả, các

nhà nghiên cứu nhằm hoàn thiện đề tài trong những nghiên cứu tiếp theo.

11

NỘI DUNG CHÍNH

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1.1. HỆ THỐNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN Ở

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Hà Nội là vùng đất đƣợc hình thành từ sớm, là một trong những đồng

bằng thuộc châu thổ sông Hồng – nơi khởi nguồn của nền văn minh lúa nƣớc.

Hà Nội bắt đầu trở thành kinh đô của nƣớc Đại Việt khi vua Lý Công Uẩn dời

đô về thành Đại La và đổi tên thành Thăng Long năm 1010. Kinh thành Thăng

Long ngày đó có diện tích gần tƣơng ứng với quận Hoàn Kiếm và một phần hai

quận Đống Đa, Hai Bà Trƣng ngày nay. Trải qua nhiều thế kỷ dƣới sự cai trị của

các vƣơng triều Lý – Trần – Lê, Thăng Long đã có những giai đoạn phát triển

phồn thịnh, trở thành một trong những đô thị cổ nhất Việt Nam. Cuối thế kỷ

XVIII, Thăng Long đƣợc mở rộng diện tích tƣơng ứng với 4 quận nội thành

ngày nay (các quận Hoàn Kiếm, Đống Đa, Hai Bà Trƣng và quận Ba Đình),

đồng thời không giữ vị trí là kinh đô của Triều Nguyễn. Cũng theo chiều dài lịch

sử, trải qua các triều đại khác nhau với chính sách quản lý lãnh thổ khác nhau,

Thăng Long đã thay đổi vị trí hành chính và đƣợc chia tách, sáp nhập nhiều lần.

Đến năm 1831 -1832, cuộc cải cách hành chính lớn thời Minh Mạng đã chia cả

nƣớc thành 30 tỉnh và Phủ Thừa Thiên. Thăng Long đƣợc đổi tên thành tỉnh Hà

Nội, trong tỉnh có các phủ và các huyện nhƣng cấp huyện thời Nguyễn khác với

huyện ngày nay. Cả Hà Nội thời đó gồm hai huyện Thọ Xƣơng và Vĩnh Thuận.

Các huyện thời Nguyễn có diện tích tƣơng đối lớn và chƣa phải là cấp hành

chính gần cấp cơ sở nhất, dƣới huyện là các Tổng và trong Tổng có các thôn,

trại, phƣờng. Ví dụ: Thôn Mỹ Đức thuộc Tổng Vĩnh Xƣơng và Thôn Trung

Phụng thuộc Tổng Yên Hòa (hai thôn có đoạn phố Khâm Thiên đi qua) nằm

trong Huyện Thọ Xƣơng (vùng trung tâm Hà Nội cũ)2

.

Sau khi xâm lƣợc nƣớc ta, thực hiện chính sách “chia để trị”, thực dân

Pháp đã chia cả vùng Đông Dƣơng đƣợc làm 5 xứ, trong đó Việt Nam đƣợc tách

2 Theo Nguyễn Vinh Phúc: 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, NXB Trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2009,

trang 95.

12

thành 3 kỳ, dƣới các kỳ là các tỉnh có vị trí hành chính tƣơng ứng với ngày nay,

dƣới kỳ là các tỉnh, trong tỉnh cấp huyện vẫn đƣợc duy trì, bỏ các tổng và đặt

thêm cấp xã. Quản lý cấp xã là các “Hội đồng tộc biểu” và “Hội đồng kỳ mục”

3

,

sau đó hai Hội đồng này bị đồng nhất với nhau. Hội đồng này đã lựa chọn ngƣời

giữ chức lý trƣởng, phó lý và các trƣơng tuần để điều hành mọi việc trong xã,

trong thôn.

Sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, Nhà nƣớc Việt Nam mới đã

chú trọng xây dựng chính quyền địa phƣơng. Tuy có một vài thay đổi thời gian

đầu khi mới bắt đầu hoạt động nhƣng sau khi Hiến Pháp 1946 có hiệu lực, cấp

huyện đƣợc xác định là một cấp hành chính trung gian giữa tỉnh và xã. Cùng với

đó, Nhà nƣớc Việt Nam mới cũng đã thiết lập bộ máy ở địa phƣơng với cơ quan

dân cử là Hội đồng nhân dân (HĐND) xã có vai trò là cơ quan quyền lực nhà

nƣớc ở cả cấp huyện và cấp xã, Ủy ban hành chính (UBHC) huyện là cơ quan

chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính và quản lý4

. Ngoài ra, trong thời gian

bị địch tạm chiếm (đầu năm 1947 đến 1954), để phù hợp với tình hình mới,

chính quyền cấp huyện ở Hà Nội đƣợc tổ chức lại, UBHC đƣợc đổi tên thành Ủy

ban kháng chiến – hành chính (UBKC-HC).

Việc chia tách và sáp nhập các đơn vị hành chính ở Việt Nam đƣợc diễn

ra nhiều lần do hệ quả của chiến tranh và sự thay đổi trong quy định của các bản

Hiến Pháp (từ Hiến pháp 1946 đến Hiến Pháp 1992). Tuy nhiên, sự thay đổi này

chủ yếu diễn ra ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, còn cấp huyện từ

khi đƣợc xác lập theo Hiến Pháp 1946 đến nay về cơ bản không thay đổi vị trí

pháp lý.

Khi Hiến Pháp 1992 đƣợc sửa đổi, các huyện, thành phố, thị xã trực thuộc

tỉnh và quận, huyện, thị xã của thành phố trực thuộc trung ƣơng vẫn đƣợc coi là

đơn vị hành chính cấp trung gian giữa tỉnh và xã. Quận và huyện đều là đơn vị

hành chính có vị trí pháp lý nhƣ nhau nhƣng quận là đơn vị hành chính trong nội

thành của các thành phố trực thuộc trung ƣơng nhƣ Hà Nội, thành phố Hồ Chí

Minh,… ; còn huyện là đơn vị hành chính của các tỉnh và thành phố trực thuộc

trung ƣơng. Tƣơng đƣơng với quận và huyện còn có các thị xã và các thành phố

trực thuộc tỉnh. Quận và thành phố thuộc tỉnh có tính chất đặc trƣng của đô thị,

3 Theo Vũ Thị Phụng: Giáo trình Lịch sử Nhà nƣớc và Pháp luật Việt Nam, NXB ĐHQGHN, năm 1997, trang

175,176.

4Theo Vũ Thị Phụng, đã dẫn, trang 219, 230.