CÁC YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN pot

1

CÁC YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Một bản kế hoạch dự án đầy đủ phải tập hợp được tất cả các thông tin từ các tiến trình hoạch

định theo một cách trật tự, nhất quán. PM có thể tổ chức các thông tin này theo nhiều cách. Nhiều tổ

chức sử dụng các khuôn mẫu chuNn để xây dựng bản kế hoạch này. Mặc dù cách thức trình bày và cấu

trúc có thể khác nhau, song các yếu tố cơ bản của một bản kế hoạch dự án thường như sau :

ƒ Các thông tin quản lý liên quan đến việc tổ chức và điều chỉnh xem xét lại tài liệu

ƒ Kết quả của các tiến trình hoạch định

ƒ Các khuôn mẫu hay các phiếu kiểm tra có thể được sử dụng để quản lý dự án

ƒ Các tài liệu tham chiếu

ƒ Phụ lục

Không có một tiêu chuNn bắt buộc về trình tự trình bày các phần này, mà có thể thay đổi tùy theo

từng tổ chức. N ếu doanh nghiệp có văn phòng quản lý dự án (PMO) thì có thể các kế hoạch dự án sẽ

tuân theo khuôn mẫu chuNn. N ếu không có khuôn mẫu chuNn, PM có thể sử dụng các kế hoạch của các

dự án trước đó để xây dựng kế hoạch của mình. Tuy nhiên sử dụng khuôn mẫu quen thuộc với nhiều

người thì công tác truyền thông bản kế hoạch sẽ dễ dàng hơn.

N ếu đã có một khuôn mẫu thì PM cần xem xét dự án của mình có cần phải trình bày tất cả các

yếu tố trong khuôn mẫu hay không.

a . Quản lý hành chính

Một kế hoạch dự án đầy đủ có thể rất dài dòng. Do đó, để dễ dàng sử dụng và đảm bảo rằng dễ

theo dõi các cập nhật, một kế hoạch dự án nên có phần quản lý hành chính gồm:

Thông tin về tài liệu: Phần này chứa các thông tin liên quan đến việc cập nhật và duy trì tài liệu. Phần

này có thể được xem như là lịch sử của tài liệu liệt kê số hiệu và ngày xem xét sửa đổi tài liệu và các

thông tin liên lạc để có được bản sao của tài liệu.

Mục lục: mô tả cách thức tổ chức thông tin để người đọc có thể truy cập nhanh một phần nào đó. N ếu

PM không có một khuôn mẫu kế hoạch nào đó để theo thì có thể xem các ví dụ từ các dự án khác. Do đó

rất hữu ích khi tham khảo kế hoạch này để có thể tố chức dữ liệu theo một trật tự.

b . Kế hoạch

Đây là thành phần chính của bản kế hoạch. Bộ phận này thường bao gồm các thành phần như

sau:

Tóm tắt: Tóm tắt này nhằm mục đích truyền thông với các nhà quản trị cấp cao, những người chịu trách

nhiệm thực thi chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp hoặc các quyết định về cấp ngân quỹ cho dự án,

và truyền thông cho các nhà quản lý khác có đội ngũ nhân viên mà dự án tác động đến. Phần tóm tắt này

nên chứa những thông tin khái quát và diễn giải bằng các từ ngữ dễ hiểu.

Phần tóm tắt thường bắt đầu với một phần mô tả ngắn gọn về dự án trong đó giải thích các vấn

đề/cơ hội mà từ đó phát sinh dự án. Phần này cũng mô tả mục đích chung của dự án, giải thích mối liên

hệ giữa mục tiêu này với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, đi kèm với thông tin về ngày hoàn

thành mục tiêu và ngân quỹ chung. Mục đích của phần tóm tắt này là giúp cho các nhà quản trị cấp cao

có được cái nhìn khái quát về dự án sao cho nắm bắt được nhanh chóng những gì đang diễn ra, nhưng

không đi vào chi tiết.

Các yêu cầu: liệt kê các yêu cầu về mặt chức năng, kỹ thuật, và kinh doanh của dự án như đã xác định

trong phần khởi sự dự án.