Đặc điểm ngôn ngữ của một số văn bản hành chính phổ dụng (khảo sát tại trường đại học ngoại ngữ, đại học đà nẵng)

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM

CHU VĂN ĐA

ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ CỦA MỘT SỐ VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH PHỔ DỤNG

(Khảo sát tại Trƣờng Đại học Ngoại ngữ - ĐHĐN)

LUẬN VĂN THẠC SĨ

KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Đà Nẵng, Năm 2016

Công trình được hoàn thành tại

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM

Người hướng dẫn khoa học: TS. BÙI TRỌNG NGOÃN

Phản biện 1: PGS.TS. Dương Quốc Cường

Phản biện 2: TS. Trần Văn Sáng

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt

nghiệp thạc sĩ Khoa học Xã hội và Nhân văn họp tại Trường Đại học

Sư phạm, Đại học Đà Nẵng năm 2017

Có thể tìm luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện Trường Đại học Sư phạm - Đại học Đà Nẵng

1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Yêu cầu nghiêm ngặt về thể thức và các yếu tố ngôn ngữ

trong văn bản hành chính thể hiện tính quy chuẩn của một nhà nước

pháp quyền. Do đó, việc nghiên cứu về thể thức văn bản và đặc điểm

ngôn ngữ của các loại văn bản hành chính dưới góc độ phong cách

học (ngôn ngữ học) là một yêu cầu có tính cấp thiết về mặt khoa học.

Trong thực tế, Bộ Nội vụ đã có nhiều hướng dẫn về thể thức

văn bản hành chính nhưng chưa có những hướng dẫn cụ thể về ngôn

ngữ hành chính.

Là một cán bộ hành chính trong trường Đại học, chúng tôi

hiểu rằng một đề tài về ngôn ngữ hành chính sẽ có ý nghĩa thiết thực

đối với công việc của mình. Do đó chúng tôi lựa chọn đề tài “Đặc

điểm ngôn ngữ của một số văn bản hành chính phổ dụng (khảo sát

tại Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng)”.

2. Mục tiêu nghiên cứu

- Nhận diện được những đặc điểm chung về văn bản hành

chính lưu hành trong một cơ sở giáo dục dưới góc nhìn phong

cách học.

- Xác định được những đặc điểm của ngôn ngữ văn bản

hành chính phổ dụng ở một cơ sở giáo dục đại học.

2

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

a.Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là đặc điểm ngôn ngữ

của một số văn bản hành chính phổ dụng ở Trường Đại học Ngoại

ngữ, Đại học Đà Nẵng.

b.Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là các loại văn bản hành

chính lưu hành tại Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng, các

loại văn bản đến và đi tại Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà

Nẵng từ năm 2013 đến năm 2015; bao gồm 137 văn bản được tập

hợp vào 13 thể loại.

Cụ thể:

b1. Văn bản đến

Văn bản được Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng

tiếp nhận tạm gọi là văn bản đến bao gồm ba nguồn.

(1). Các văn bản từ các cấp chủ quản như Bộ giáo dục và các

cơ quan tham mưu của bộ; Bộ tài chính và các cơ quan chính phủ:

(2) Các văn bản quản lý hành chính từ Ủy ban nhân dân

thành phố Đà Nẵng và các sở ban ngành:

(3). Các văn bản quản lý hành chính phối hợp công tác giữa

Đại học Ngoại ngữ với các trường thuộc Đại học Đà Nẵng.

3

b2. Văn bản đi

Văn bản đi tức là những văn bản được phát đi từ Trường

Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng với các điểm đến như sau:

(1). Các văn bản từ Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà

Nẵng gửi lên cấp trên trực tiếp là Đại học Đà Nẵng và gửi lên cấp

chủ quản là Bộ Giáo dục.

(2). Các văn bản Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà

Nẵng gửi lên các cơ quan quản lý hành chính là thành phố Đà Nẵng.

(3). Các công văn gửi các trường thành viên Đại học Đà

Nẵng để phối hợp công tác.

(4). Các văn bản từ trường gửi xuống các khoa, phòng chức

năng và đến từng sinh viên nhằm thông tin về quá trình quản lý nhà

nước về hoạt động đào tạo và các công tác khác.

4. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi sử dung các phương

pháp nghiên cứu như sau:

4.1. Phương pháp tổng hợp

Tổng hợp những tài liệu thu thập được, các khảo sát trên văn

bản giấy từ kho tư liệu ở văn phòng của nhà trường và văn phòng các

khoa trong Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng

4

4.2. Phương pháp mô tả

Mô tả cách sử dụng các phương tiện ngữ âm, chữ viết, từ

vựng, ngữ pháp và cách diễn đạt trên các văn bản công văn, quy chế,

nghị định, quyết định ….

4.3. Phương pháp phân tích

Đây là phương pháp cơ bản nhất làm cơ sở cho việc nhận

định, đánh giá bất kì lĩnh vực nào của ngôn ngữ văn bản hành chính.

5. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

a. Các công trình phong cách học

b. Các công trình nghiên cứu về văn bản tổ chức hành

chính trên phương diện hành chính học

c. Những hướng dẫn của Bộ Nội vụ và các cơ quan quản

lý về văn bản hành chính

6. Bố cục đề tài

Chương 1: Cơ sở lí luận của đề tài

Chương 2: Đặc điểm ngữ âm, kí tự, thể thức văn bản và đặc

điểm từ vựng ngữ nghĩa của văn bản hành chính lưu hành tại Trường

Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng

Chương 3: Đặc điểm ngữ pháp và đặc điểm diễn đạt của

văn bản hành chính lưu hành tại Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại

học Đà Nẵng

5

CHƢƠNG 1

CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI

1.1. PHONG CÁCH CHỨC NĂNG NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH

– CÔNG VỤ

1.1.1. Khái niệm phong cách chức năng hành chính -

công vụ

Phong cách hành chính – công vụ là khuôn mẫu ngôn ngữ,

được sử dụng trong các quan hệ hành chính nhằm điều hành việc

nước, việc quốc gia, việc cộng đồng có giá trị pháp lý, vai giao tiếp

làm tư cách công dân.

1.1.2. Các loại văn bản hành chính - công vụ

Nhóm thứ nhất là các văn bản văn thư tức là các văn bản

được xử lý hàng ngày trong điều hành quản lý nhà nước, như: Đơn

từ, giấy mời, quyết định, giấy triệu tập, giấy gọi, giấy báo, thiệp mời,

công văn, công điện, điện báo,điện tín, công lệnh, thông báo, chỉ thị,

biên bản, nghị quyết …

Thứ hai văn bản ngoại giao: điện mừng, giác thư (bị vong

lục), công hàm, hiệp định, hiệp ước, công điện…Thứ ba văn bản luật

pháp – chính trị: hiếp pháp, sắc lệnh, nghị định, điều lệ, thông tư,

quy chế ....Thứ tư văn bản quân sự: mệnh lệnh, điều lệnh, quân lệnh,

báo cáo, hướng dẫn...Thứ năm văn bản thương mại – kinh tế: hóa

đơn, hợp đồng, chứng từ …

6

Trong đó các văn bản dưới đây được xem là văn bản hành

chính phổ dụng, vì chúng xuất hiện thường xuyên trong công tác

quản lý hành chính, như ở Đại học Ngoại ngữ Đà Nẵng:Quyết định,

chỉ thị, công văn, nghị quyết, đơn đề nghị, biên bản, thông báo, tờ

trình, kế hoạch, đề án, báo cáo.

1.1.3. Đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính –

công vụ

1.1.3.1. Đặc điểm kí tự và thể thức văn bản

1.1.3.1.1. Đặc điểm về kí tự của văn bản hành chính -

công vụ

Văn bản hành chính là văn bản điều hành xã hội, có giá trị

pháp lý. Do đó, văn bản hành chính đòi hỏi tính nghiêm ngặt về các

phương tiện ngôn ngữ và thể thức văn bản.

a. Đặc điểm kí tự

Đặc điểm ngữ âm trong phong cách hành chính, theo các

tác giả, là phải sử dụng hệ thống ngữ âm chuẩn, đúng chính âm và

chính tả.

Chữ viết trong văn bản hành chính, một mặt phải bảo đảm tính

chính tả của tiếng Việt; một mặt lại phải tuân theo những quy định

nghiêm ngặt về cách viết chữ, cách viết tắt của một số trường hợp,

các kí hiệu, các số hiệu.

7

b. Đặc điểm thể thức văn bản

Thể thức hành chính tức là cách trình bày các “khuôn chữ”

trên mặt văn bản và bố trí các phần trên bề mặt văn bản, kiểu chữ

cho từng mục.

1.1.4. Đặc điểm từ vựng, ngữ nghĩa và tu từ từ vựng ngữ

nghĩa của phong cách hành chính – công vụ

1.1.4.1. Đặc điểm từ vựng của phong cách hành chính –

công vụ

Từ ngữ trong văn bản hành chính phải là những từ ngữ thông

dụng, dễ hiểu các từ toàn dân có tính chuẩn mực cao. Sử dụng nhiều

thuật ngữ hành chính, từ ngữ chính trị và nếu xét về nguồn gốc thì

lớp từ được ưu tiên sử dụng là từ Hán Việt. Từ ngữ được lựa chọn

khắt khe, thể hiện tính nghiêm túc khách quan. Không dùng từ địa

phương, biệt ngữ và tiếng lóng.

1.1.4.2. Đặc điểm ngữ nghĩa của phong cách hành chính –

công vụ

Đặc điểm ngữ nghĩa của phong cách hành chính – công vụ

chúng ta có thể khái quát chỉ có tính một nghĩa, “chữ nào, ý nấy”,

phải rõ ràng, rành mạch, không được hiểu mập, mờ nước đôi, không

dùng câu tình thái, biểu cảm.

1.1.4.3. Đặc điểm tu từ từ vựng ngữ nghĩa của phong cách

hành chính – công vụ

Về mặt lý thuyết chung, văn bản hành chính loại trừ các biện

8

pháp tu từ từ vựng và loại trừ các biện pháp tu từ ngữ nghĩa.Về

phương diện ngữ nghĩa, từ trong văn bản hành chính, loại trừ yếu tố

biểu cảm.

1.1.5. Đặc điểm ngữ pháp và tu từ ngữ pháp của văn bản

hành chính – công vụ

1.1.5.1. Đặc điểm ngữ pháp của văn bản hành chính –

công vụ

Nếu xét về tiêu chí câu phân loại theo mục đích phát ngôn

thì văn bản hành chính sử dụng chủ yếu kiểu câu tường thuật và câu

cầu khiến.

Nếu xét theo tiêu chí cấu trúc thì văn bản hành chính có xu

hướng sử dụng hoặc là câu đơn hoặc câu trường cú với nhiều mệnh

đề đồng chức.

1.1.5.2. Đặc điểm tu từ ngữ pháp của văn bản hành chính

– công vụ

Phong cách hành chính – công vụ không sử dụng biện pháp

tu từ cú pháp trong văn bản.

1.1.6. Đặc điểm diễn đạt của phong cách hành chính –

công vụ

1.1.6.1. Tính đơn nghĩa, tính ngắn gọn súc tích

Các văn bản hành chính luôn luôn có tính pháp lý nên tính

đơn nghĩa là cần thiết. Người ta luôn luôn tránh tình trạng “bút sa gà

9

chết”, “sai một ly đi một dặm”.Tính ngắn gọn súc tích là văn bản

hành chính luôn luôn hướng đến dùng từ ngữ sao cho vừa đủ.

1.1.6.2. Tính phi biểu cảm của văn bản hành chính – công vụ

Tính phi biểu cảm trong phong cách hành chính như sau:

Không dùng phương thức tu từ để diễn đạt, không dùng các từ khẩu

ngữ mang sắc thái biểu cảm âm tính, không thích hợp với tính chất

thể chế.

1.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VÀ CÁC DẠNG VĂN

BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ,

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

1.2.1.Tổ chức bộ máy hành chính Trƣờng Đại học Ngoại

ngữ, Đại học Đà Nẵng

1.2.2.Các dạng văn bản hành chính phổ dụng tại Trƣờng

Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng.

1.2.2.1. Các dạng văn bản hành chính phổ dụng tại

Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng được phân chia

theo tên gọi văn bản

Quyết định, Nghị quyết, Công văn, Chỉ thị, Hợp đồng,

Thông tri , Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, Đề án, Biên bản, Đề nghị,

Đơn từ

10

1.2.2.2. Các dạng văn bản hành chính phổ dụng tại

Trường Đại học Ngoại ngữ - Đại học Đà Nẵng được phân chia

theo phong cách học

1.2.2.2.1. Văn bản văn thư

1.2.2.2.2.Văn bản pháp quyền

1.2.2.2.3.Văn bản của các ngành đặc thù

1.2.2.3. Phân loại theo quan hệ “phát - nhận”

1.2.2.3.1. Văn bản “đến”

1.2.2.3.2. Văn bản “đi”

11

TIỂU KẾT CHƢƠNG 1

Như vậy, nhằm xây dựng những cơ sở lý luận cho đề tài,

trong chương 1, chúng tôi đã trình bày một cách chi tiết về phong

cách ngôn ngữ hành chính – công vụ từ khái niệm, các kiểu loại văn

bản đến đặc điểm ngôn ngữ của các văn bản thuộc về phong cách

này. Để có được một hệ thống lý luận đảm bảo độ tin cậy, chúng tôi

đã tìm đến các công trình về phong cách học, về hành chính học và

những hướng dẫn của Bộ Nội vụ. Trong đó, chúng tôi đặc biệt lưu ý

về thể thức văn bản hành chính và các đặc điểm ngôn ngữ của văn

bản hành chính. Đồng thời để tiện cho việc phân tích các văn bản ở

các chương sau của luận văn, cũng trong chương 1 này, chúng tôi đã

trình bày về bộ máy hành chính của Trường Đại học Ngoại ngữ - Đại

học Đà Nẵng và các kiểu loại văn bản phổ dụng lưu hành tại cơ sở

giáo dục đại học này.

12

CHƢƠNG 2

ĐẶC ĐIỂM NGỮ ÂM, KÍ TỰ, THỂ THỨC VĂN BẢN

VÀ ĐẶC ĐIỂM TỪ VỰNG NGỮ NGHĨA

CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH LƢU HÀNH

TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

2.1. ĐẶC ĐIỂM KÍ TỰ VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA VĂN

BẢN HÀNH CHÍNH LƢU HÀNH TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC

NGOẠI NGỮ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

2.1.1. Đặc điểm kí tự của văn bản hành chính lƣu hành

tại Trƣờng Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng

2.1.1.1. Đặc điểm kí tự của các văn bản “đi”

Trong 92 văn bản khảo sát thì thì tất cả văn bản đều đạt độ

chuẩn mực về kí tự.

2.1.1.2. Đặc điểm ngữ âm và đặc điểm kí tự của các văn

bản “đến”

Trong 45 văn bản chúng tôi đã khảo sát thì các văn bản đã

đạt đến trình độ hoàn thiện, chuẩn mực.

2.1.2. Đặc điểm thể thức văn bảncủa văn bản hành chính

lƣu hành tại Trƣờng Đại học Ngoại ngữ, Đại học Đà Nẵng

2.1.2.1. Đặc điểm thể thức văn bản “đi”

Một điều rất đáng được ghi nhận là các văn bản được ban