Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn

Lêi më ®Çu

Sù ra ®êi vµ ph¸t triÓn cña c¸c tæ chøc kiÓm to¸n ®éc lËp lµ xu híng tÊt

yÕu, kh¸ch quan cã tÝnh quy luËt cña kinh tÕ thÞ trêng. KiÓm to¸n ®éc lËp chÝnh

lµ mét c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh ®¾c lùc gãp phÇn n©ng cao tÝnh hiÖu

qu¶ cña kinh tÕ thÞ trêng. Ho¹t ®éng kiÓm to¸n kh«ng chØ t¹o niÒm tin cho nh÷ng

ngêi quan t©m ®Õn t×nh h×nh tµI chÝnh cña doanh nghiÖp mµ cßn gãp phÇn híng

dÉn nghiÖp vô vµ cñng cè nÒ nÕp ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ to¸n, n©ng cao hiÖu qu¶

kinh doanh cho c¸c ®¬n vÞ ®îc kiÓm to¸n.

Cïng víi viÖc chuyÓn ®æi tõ nÒn kinh tÕ kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung sang vËn

hµnh theo c¬ chÕ thÞ trêng cã sù qu¶n lý cña Nhµ níc, kiÓm to¸n ®· ®îc h×nh

thµnh vµ ®I vµo ho¹t ®éng ë ViÖt Nam. Sù ph¸t triÓn nhanh chãng cña c¸c C«ng

ty kiÓm to¸n ®éc lËp trong nh÷ng n¨m qua ë níc ta ®· chøng minh cho sù cÇn

thiÕt cña ho¹t ®éng nµy. Mét trong nh÷ng lo¹I h×nh nghiÖp vô chñ yÕu mµ c«ng

ty kiÓm to¸n ®éc lËp cung cÊp cho kh¸ch hµng ®ã lµ ho¹t ®éng kiÓm to¸n b¸o

c¸o tµi chÝnh, ®ã lµ sù kiÓm tra vµ tr×nh bµy ý kiÕn nhËn xÐt vÒ b¸o c¸o tµi chÝnh

cña ®¬n vÞ.

B¸o c¸o tµi chÝnh lµ tÊm g¬ng ph¶n ¸nh kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh

nghiÖp nãi chung trªn mäi khÝa c¹nh cña qu¸ tr×nh kinh doanh. Mét tËp hîp c¸c

th«ng tin cã ®îc tõ viÖc xö lý c¸c giao dÞch cuèi cïng sÏ ®îc ph¶n ¸nh thµnh c¸c

bé phËn, c¸c kho¶n môc trªn b¸o c¸o tµi chÝnh. V× vËy, ®Ó ®¹t ®îc môc ®Ých

kiÓm to¸n toµn diÖn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh nãi chung kiÓm to¸n viªn cÇn ph¶I

xem xÐt, kiÓm tra riªng biÖt c¸c bé phËn cña chóng.

Chu tr×nh b¸n hµng- thu tiÒn lµ mét bé phËn cã liªn quan ®Õn rÊt nhiÒu chØ

tiªu träng yÕu trªn b¸o c¸o tµi chÝnh, nã cã quan hÖ mËt thiÕt víi b¸o c¸o kÕt

qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. Do ®ã, kiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng vµ thu

tiÒn lµ mét phÇn hµnh quan träng trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh. NhËn thøc

®îc ®IÒu nµy nªn trong thêi gian thùc tËp tèt nghiÖp t¹I C«ng ty DÞch vô T vÊn

TµI chÝnh KÕ to¸n vµ KiÓm to¸n em ®· chän ®Ò tµI:

“KiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng- thu tiÒn trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh

do C«ng ty DÞch vô T vÊn TµI chÝnh KÕ to¸n vµ KiÓm to¸n thùc hiÖn”

Môc ®Ých nghiªn cøu cña ®Ò tµI lµ vËn dông lý thuyÕt vÒ kiÓm to¸n, ®Æc biÖt

lµ kiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng vµ thu tiÒn trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh vµ

viÖc xem xÐt thùc tiÔn c«ng t¸c kiÓm to¸n cña C«ng ty, tõ ®ã rót ra bµI häc kinh

nghiÖm vµ ®a ra mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kiÓm to¸n chu tr×nh

b¸n hµng vµ thu tiÒn trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh do C«ng ty thùc hiÖn.

Ph¹m vi nghiªn cøu cña chuyªn ®Ò bao gåm c¸c file tµI liÖu, c¸c ch¬ng

tr×nh kiÓm to¸n, hå s¬ kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh cña C«ng ty T vÊn Tµi chÝnh

KÕ to¸n vµ KiÓm to¸n kÕt hîp víi nh÷ng t×m tßi quan s¸t qua kiÓm to¸n thùc tÕ

t¹I mét vµI kh¸ch hµng cña c«ng ty.

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp dùa trªn c¬ së ph¬ng ph¸p luËn vµ c¸c quan

®IÓm chñ nghÜa duy vËt biÖn chøng ®Ó nghiªn cøu vµ gi¶I quyÕt c¸c vÊn ®Ò trªn

quan ®IÓm biÖn chøng, quan ®IÓm lÞch sö vµ ph¸t triÓn. ViÖc nghiªn cøu lý luËn

®îc kÕt hîp víi ph¬ng ph¸p kh¶o s¸t, thèng kª trong nghiªn cøu t×nh h×nh thùc

tÕ, tõ ®ã ph©n tÝch so s¸nh vµ rót ra kÕt luËn.

Néi dung cña chuyªn ®Ò ngoµI phÇn më ®Çu vµ kÕt luËn gåm cã c¸c phÇn chÝnh

sau.

Ch¬ng I. C¬ së lý luËn vÒ kiÓm to¸n vµ kiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng thu tiÒn.

Ch¬ng II. Thùc hiÖn c«ng t¸c kiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng thu tiÒn trong kiÓm

to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh do C«ng ty T vÊn Tµi chÝnh KÕ to¸n vµ KiÓm to¸n thùc

hiÖn.

Ch¬ng III. BµI häc kinh nghiÖm vµ viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kiÓm to¸n chu tr×nh

b¸n hµng vµ thu tiÒn trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh do C«ng ty dÞch vô T vÊn

Tµi chÝnh KÕ to¸n vµ KiÓm to¸n thùc hiÖn.

Tuy nhiªn, kiÓm to¸n lµ mét lÜnh vùc cßn rÊt míi mÎ ë ViÖt Nam c¶ vÒ lý

thuyÕt lÉn thùc tÕ vµ do nh÷ng h¹n chÕ vÒ kinh nghiÖm vµ chuyªn m«n nªn bµI

viÕt cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®îc sù gãp ý

cña c¸c thÇy c« ®Ó em ph¸t triÓn chuyªn ®Ò thùc tËp thµnh luËn v¨n tèt nghiÖp

trong thêi gian tíi.

Ch ¬ng I

C¬ së lÝ luËn vÒ kiÓm to¸n vµ kiÓm to¸n chu

tr×nh B¸n hµng - Thu tiÒn.

A. Giíi thiÖu vÒ chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn.

I. §Æc ®iÓm cña chu tr×nh b¸n hµng- thu tiÒn víi tæ chøc kÕ to¸n.

Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh cña ViÖt nam qu¸ tr×nh tiªu thô ®îc thùc

hiÖn khi hµng ho¸, lao vô, dÞch vô ®· ®îc chuyÓn giao cho ngêi mua, ®îc ngêi

mua tr¶ tiÒn vµ chÊp nhËn thanh to¸n. VÒ b¶n chÊt tiªu thô lµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn

gi¸ trÞ vµ gi¸ trÞ sö dông cña s¶n phÈm hµng ho¸ lao vô, dÞch vô ®ång thêi t¹o

vèn ®Ó t¸I s¶n xuÊt më réng. Thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm doanh

nghiÖp míi cã thÓ thu håi vèn vµ thùc hiÖn ®îc gi¸ trÞ thÆng d - mét nguån thu

quan träng ®Ó tÝch luü vµo ng©n s¸ch vµ c¸c quü cña doanh nghiÖp nh»m më

réng quy m« s¶n xuÊt vµ n©ng cao ®êi sèng ngêi lao ®éng.

Díi gãc ®é kiÓm to¸n qu¸ tr×nh b¸n hµng vµ thu tiÒn liªn quan ®Õn nhiÒu

chØ tiªu trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (Nh tµI kho¶n tiÒn, c¸c kho¶n ph¶I thu, c¸c

kho¶n dù phßng ph¶I thu khã ®ßi ) vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh (doanh thu,

c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu, kho¶n chi phÝ dù phßng vµ c¸c kho¶n thu nhËp

bÊt thêng cã ®îc tõ c¸c kho¶n hoµn nhËp dù phßng...). §©y lµ nh÷ng chØ tiªu c¬

b¶n mµ nh÷ng ngêi quan t©m ®Õn t×nh h×nh tµI chÝnh cña doanh nghiÖp dïng ®Ó

ph©n tÝch kh¶ n¨ng thanh to¸n, tiÒm n¨ng, hiÖu qu¶ kinh doanh, triÓn väng ph¸t

triÓn còng nh nh÷ng rñi ro tiÒm tµng trong t¬ng lai v× thÕ c¸c chØ tiªu nµy thêng

bÞ ph¶n ¸nh sai lÖch theo. §Ó cã ®îc nh÷ng hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ chu tr×nh b¸n

hµng vµ thu tiÒn th× tríc hÕt ph¶I n¾m ®îc c¸c ®Æc ®IÓm, c¸c thuéc tÝnh cña chu

k×.

C¸c ®Æc ®IÓm cña chu kú b¸n hµng vµ thu tiÒn gåm cã:

- MËt ®é ph¸t sinh cña c¸c nghiÖp vô tiªu thô t¬ng ®èi lín vµ phøc t¹p.

- Cã liªn quan ®Õn ®èi tîng bªn ngoµI doanh nghiÖp.

- ChÞu ¶nh hëng m¹nh mÏ cña quy luËt cung cÇu.

- Doanh thu lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña mét qu¸ tr×nh kinh doanh vµ

lËp ph¬ng ¸n ph©n phèi thu nhËp ®ång thêi thùc hiÖn nghÜa vô víi Nhµ níc nªn

chØ tiªu nµy dÔ bÞ ph¶n ¸nh sai lÖch.

- C¸c quan hÖ thanh to¸n trong mua b¸n rÊt phøc t¹p, chiÕm dông vèn lÉn

nhau, c«ng nî d©y da khã ®ßi. Tuy nhiªn, viÖc lËp dù phßng nî khã ®ßi l¹I mang

tÝnh chñ quan vµ thêng dùa vµo kh¶ n¨ng íc ®o¸n cña Ban Gi¸m ®èc nªn rÊt khã

kiÓm tra vµ thêng bÞ lîi dông ®Ó ghi t¨ng chi phÝ.

- Rñi ro ®èi víi c¸c kho¶n môc trong chu kú nµy x¶y ra theo nhiÒu chiÒu h￾íng kh¸c nhau cã thÓ bÞ ghi t¨ng, ghi gi¶m hoÆc võa t¨ng võa gi¶m theo ý ®å

cña doanh nghiÖp hoÆc mét sè c¸ nh©n. Ch¼ng h¹n kho¶n ph¶I thu cã thÓ bÞ khai

t¨ng ®Ó che ®Ëy sù thôt kÐt hoÆc doanh thu cã thÓ bÞ ghi gi¶m nÕu nh»m môc

®Ých trèn thuÕ, vµ khai t¨ng nh»m c¶I thiÖn t×nh h×nh tµI chÝnh doanh nghiÖp. V×

thÕ, viÖc kiÓm to¸n chu kú b¸n hµng vµ thu tiÒn t¬ng ®èi tèn kÐm vµ mÊt thêi

gian. Víi chøc n¨ng x¸c minh vµ bµy tá ý kiÕn vÒ c¸c th«ng tin tµI chÝnh nãi

chung vµ c¸c th«ng tin vÒ chu tr×nh b¸n hµng thu tiÒn nãi riªng th× kiÓm to¸n

viªn kh«ng thÓ kh«ng xem xÐt nh÷ng ®Æc ®IÓm cña chu kú vµ ¶nh hëng cña nã

®Õn viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ thiÕt kÕ ph¬ng ph¸p kiÓm to¸n sao cho cã hiÖu qu¶.

I.2. Tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng-thu tiÒn

B¸n hµng - thu tiÒn lµ mét giai ®o¹n trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh.

§èi víi doanh nghiÖp th¬ng m¹i th× ®ã lµ giai ®o¹n tiÕp theo giai ®o¹n mua vµo

vµ thanh to¸n vµ lµ giai ®o¹n tiÕp theo giai ®o¹n s¶n xuÊt ®èi víi doanh nghiÖp

s¶n xuÊt. Do ®ã còng gièng nh c¸c giai ®o¹n kh¸c tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng -thu

tiÒn bao gåm c¸c néi dung sau.

a. Tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n.

§ã lµ qu¸ tr×nh thiÕt kÕ khèi lîng chøng tõ kÕ to¸n vµ quy tr×nh h¹ch

to¸n trªn chøng tõ theo chØ tiªu h¹ch to¸n vµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n c¬ së. Tæ chøc

chøng tõ kÕ to¸n cho chu tr×nh B¸n hµng-Thu tiÒn ®îc chia lµm 2 trêng hîp.

Trêng hîp 1: Hµng ho¸ b¸n ra lµ s¶n phÈm vËt chÊt. Quy tr×nh lu©n chuyÓn

chøng tõ ®îc tæ chøc theo s¬ ®å sau.

BiÓu 01. Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ

Trêng hîp 2: Hµng

ho¸ lµ c¸c s¶n phÈm phi vËt chÊt th× quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®îc tæ chøc

theo s¬ ®å sau.

BiÓu 02. Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ

Nhu

cÇu

b¸n

hµng

Bé

phËn

cung

øng

Thñ tr￾ëng

hoÆc kÕ

to¸n tr￾ëng

Bé

phËn

qu¶n lý

hµng

KÕ

to¸n

thanh

to¸n

L­u

chøng

tõ

LËp

chøng

tõ b¸n

hµng

Ký

duyÖt

ho¸ ®¬n

b¸n

hµng

Giao

nhËn

hµng

theo

ho¸

®¬n

Ghi

sæ vµ

theo

dâi

thanh

to¸n

b. C¸c tµi kho¶n sö dông.

H¹ch to¸n trªn c¬ së sæ tµi kho¶n lµ viÖc vËn dông ph¬ng ph¸p ®èi øng tµi

kho¶n ®Ó ph©n lo¹i vµ ghi chÐp, ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµo hÖ

thèng sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp. §Ó ph¶n ¸nh ®îc th× ph¶i x©y dùng ®îc mét bé

tµi kho¶n ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ toµn bé th«ng tin cã liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh b¸n hµng

- thu tiÒn. Bé tµi kho¶n ®ã bao gåm c¸c tµi kho¶n sau.

Tµi kho¶n 511 - Doanh thu b¸n hµng

Tµi kho¶n 512- Doanh thu b¸n hµng néi bé.

Tµi kho¶n 521 - ChiÕt khÊu b¸n hµng.

Tµi kho¶n 531 - Doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i.

Tµi kho¶n 532 - Gi¶m gi¸ hµng b¸n

Tµi kho¶n 131 - Ph¶i thu kh¸ch hµng.

Tµi kho¶n 3387 - Doanh thu nhËn tríc

Tµi kho¶n 139 - Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi.

Tµi kho¶n 641 - Chi phÝ b¸n hµng

Tµi kho¶n 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp

Tµi kho¶n 721 - Thu nhËp bÊt thêng.

Tµi kho¶n 3331 - ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®Çu ra.

Tµi kho¶n 111 - TiÒn mÆt t¹i quü.

Tµi kho¶n 112 - TiÒn göi ng©n hµng

Tµi kho¶n 004 - Nî khã ®ßi ®· xö lý

c. HÖ thèng sæ s¸ch sö dông.

Nhu

cÇu

cung

cÊp

dÞch

vô

Bé

phËn

kinh

doanh

Thñ tr￾ëng

hoÆc kÕ

to¸n

tr­ëng

Bé

phËn

cung

cÊp

dÞch vô

KÕ

to¸n

b¸n

hµng

L­u

chøng

tõ

LËp ho¸

®¬n

cung cÊp

dÞch vô

Ký

duyÖt

ho¸ ®¬n

dÞch vô

Thu

tiÒn

Cung

cÊp

dÞch vô

Ghi sæ

doanh

thu vµ

c¸c sæ

kh¸c

Thñ

quü

Trong trêng hîp doanh nghiÖp ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt kÝ chung th× hÖ

thèng sæ bao gåm c¸c sæ s¸ch sau.

- Sæ nhËt ký chung.

- Sæ nhËt ký thu tiÒn.

- Sæ c¸i c¸c kho¶n ph¶i thu.

- Sæ chi tiÕt c¸c kh¸ch hµng nî.

- Sæ chi tiÕt doanh thu b¸n hµng.

d. Quy tr×nh h¹ch to¸n qu¸ tr×nh tiªu thô

111,112,131 TK521,531,532 TK511,512 TK111,112

ChiÕt khÊu K/c kho¶n gi¶m doanh thu thu tiÒn ngay

Gi¶m gi¸, hµng trõ doanh thu

b¸n tr¶ l¹i TK3387

doanh thu Doanh thu

kú nµy NhËn tríc

Nî TK004 -Xo¸ sæ nî khã ®ßi

Cã TK004 - Nî khã ®ßi ®· xo¸ sæ TK131,136 TK642

Nay ®ßi ®îc Doanh Xo¸ nî ph¶i

thu cha thu khã ®ßi

thu tiÒn

Tk721 TK139

hoµn nhËp dù LËp dù phßng

phßng ph¶i thu

ph¶i thu khã ®ßi

khã ®ßi

e. B¸o c¸o sè liÖu kÕ to¸n.

Trªn c¬ së hÖ thèng sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp cuèi kú kÕ to¸n lËp b¶ng

c©n ®èi tµi kho¶n vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh phôc vô th«ng tin cho c«ng t¸c

qu¶n lý. Tõ ®ã n¾m râ ®îc néi dung vµ qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kiÓm to¸n chu tr×nh

B¸n hµng - Thu tiÒn, kiÓm to¸n viªn tiÕn hµnh kiÓm to¸n.

II. Chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn víi c«ng t¸c kiÓm to¸n.

II.1. chøc n¨ng c¬ b¶n cña chu tr×nh b¸n hµng- thu tiÒn.

B¸n hµng - thu tiÒn (tiªu thô) lµ qu¸ tr×nh chuyÓn quyÒn së h÷u cña hµng

ho¸ qua qu¸ tr×nh trao ®æi hµng - tiÒn (gi÷a kh¸ch thÓ kiÓm to¸n víi kh¸ch hµng

cña hä). Nh vËy, qu¸ tr×nh b¾t ®Çu tõ yªu cÇu mua cña kh¸ch hµng (®¬n ®Æt hµng

hay hîp ®ång mua hµng...) vµ kÕt thóc b»ng viÖc chuyÓn ®æi hµng ho¸ thµnh

tiÒn. Trong trêng hîp nµy, hµng ho¸ vµ tiÒn tÖ ®îc x¸c ®Þnh b¶n chÊt kinh tÕ cña

chóng. Hµng ho¸ lµ nh÷ng tµI s¶n hay dÞch vô chøa ®ùng gi¸ trÞ vµ cã thÓ b¸n ®-

îc; tiÒn tÖ lµ ph¬ng tiÖn thanh to¸n nhê ®ã mäi quan hÖ giao dÞch, thanh to¸n ®-

îc gi¶I quyÕt tøc thêi. Tuy nhiªn, ranh giíi cña b¸n hµng vµ thu tiÒn ®îc thÓ chÕ

ho¸ trong tõng thêi kú vµ cho tõng ®èi tîng cã nh÷ng ®IÓm cô thÓ kh¸c nhau.

VÝ dô, ph¹m vi cña hµng ho¸ cã hoÆc kh«ng bao hµm ®Êt ®ai, søc lao ®éng... lµ

tuú thuéc vµo quan hÖ x· héi trong tõng thêi kú. HoÆc kh¸I niÖm thu tiÒn chØ cã

thÓ ®îc tÝnh khi tiÒn ®· trao tay hay chuyÓn vµo tµI kho¶n cña ngêi b¸n song

còng cã thÓ tÝnh c¶ trêng hîp kh¸ch hµng ®· chÊp nhËn tr¶ tiÒn... Do vËy, trong

kiÓm to¸n ph¶I dùa vµo c¸c v¨n b¶n ph¸p lý ®Ó xem xÐt danh giíi cña c¸c ®èi t￾îng kiÓm to¸n nãi trªn.

B¸n hµng lµ mét qu¸ tr×nh cã môc dÝch thèng nhÊt song ph¬ng thøc thùc

hiÖn môc ®Ých nµy rÊt ®a d¹ng. Ch¼ng h¹n, theo ph¬ng thøc trao ®æi vµ thanh

to¸n cã thÓ cã b¸n hµng theo ph¬ng thøc thu tiÒn mÆt trùc tiÕp vÒ kÐt hoÆc thu

qua ng©n hµng, b¸n theo ph¬ng thøc giao hµng ttrùc tiÕp nhng sÏ thu tiÒn sau

(b¸n chÞu), b¸n hµng theo ph¬ng thøc göi hµng, theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng vµ

chê kh¸ch hµng chÊp nhËn (sau khi kiÓm tra chÊt lîng vµ sè lîng hµng ho¸ råi

tr¶ tiÒn...).

Theo c¸ch thùc cô thÓ cña qu¸ tr×nh trao ®æi, hµng ho¸ s¶n xuÊt ra hoÆc

dÞch vô hoµn thµnh cã thÓ b¸n trùc tiÕp cho ngêi tiªu dïng theo ph¬ng thøc b¸n

lÎ hoÆc gi¸n tiÕp theo ph¬ng thøc b¸n bu«n, b¸n hµng qua ®¹I lý... Víi mçi ph-

¬ng thøc nµy, tr×nh tù cña qu¸ tr×nh b¸n hµng diÔn ra kh¸c nhau, c¸c thñ tôc

giao, nhËn, thanh to¸n còng kh¸c nhau, tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, kiÓm so¸t

còng kh¸c nhau. Do ®ã, néi dung vµ c¸ch thøc kiÓm to¸n cô thÓ còng kh¸c

nhau.

Víi b¶n chÊt vµ h×nh thøc biÓu hiÖn nãi trªn, cã thÓ cô thÓ ho¸ chu tr×nh

b¸n hµng - thu tiÒn thµnh c¸c chøc n¨ng víi c¸c bíc c«ng viÖc t¬ng øng nh:

Xem xÐt nhu cÇu vµ quyÕt ®Þnh tiªu thô, xem xÐt kh¶ n¨ng cña kh¸ch hµng vµ

quyÕt ®Þnh b¸n chÞu, vËn chuyÓn vµ bèc xÕp hµng ho¸, lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng,

ghi sæ hµng b¸n, ghi sæ kho¶n ph¶I thu vµ thu tiÒn. Mçi bíc c«ng viÖc nãi trªn

l¹I bao gåm nhiÒu nghiÖp vô víi c¸c minh chøng b»ng c¸c chøng tõ t¬ng øng.

HiÓu ®îc c¸c chøc n¨ng, c¸c chøng tõ cïng qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn cña chóng

míi cã thÓ ®a ra ®îc nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n trong kiÓm to¸n. TÊt nhiªn, víi

mçi lo¹I h×nh doanh nghiÖp c¬ cÊu c¸c chøc n¨ng vµ chøng tõ kÕ to¸n vÒ b¸n

hµng- thu tiÒn còng cã nh÷ng ®IÓm kh¸c nhau vµ ®ßi hái ph¶I cô thÓ ho¸ trong

tõng cuéc kiÓm to¸n. Th«ng thêng víi mét sè doanh nghiÖp, nh÷ng biÓu hiÖn cô

thÓ cña mçi chøc n¨ng vµ bé phËn ®¶m nhiÖm nh÷ng chøc n¨ng ®ã cã kh¸c

nhau song chung nhÊt, chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn ®Òu bao gåm c¸c chøc n¨ng

chÝnh nh: Xö lý ®¬n ®Æt hµng cña ngêi mua; xÐt duyÖt b¸n chÞu; chuyÓn giao

hµng ho¸; lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng; xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n vÒ doanh thu vµ vÒ

thu tiÒn; xo¸ sæ c¸c kho¶n ph¶I thu kh«ng thu håi ®îc; lËp dù phßng nî khã ®ßi.

* Xö lý ®Æt hµng cña ngêi mua: §Æt hµng cña ngêi mua cã thÓ lµ ®¬n ®Æt

hµng, phiÕu yªu cÇu mua hµng, yªu cÇu qua th, fax, ®IÖn tho¹I vµ sau ®ã lµ hîp

®ång vÒ mua - b¸n hµng ho¸, dÞch vô... VÒ ph¬ng diÖn ph¸p lý ®ã lµ sù bµy tá

viÖc s½n sµng mua hµng ho¸ theo nh÷ng yªu cÇu x¸c ®Þnh. Do ®ã, cã thÓ xem

®©y lµ ®IÓm b¾t ®Çu cña toµn bé chu tr×nh. Trªn c¬ së ph¸p lý nµy, ngêi b¸n cã

thÓ xem xÐt ®Ó ®a ra quyÕt ®Þnh b¸n qua phiÕu tiªu thô vµ lËp h¸o ®¬n b¸n hµng.

* XÐt duyÖt b¸n chÞu: Do b¸n hµng g¾n liÒn víi thu tiÒn trong cïng mét

kh¸I niÖm “tiªu thô” nªn ngay tõ tho¶ thuËn ban ®Çu, sau khi quyÕt ®Þnh b¸n cÇn

xem xÐt vµ quyÕt ®Þnh b¸n chÞu mét phÇn hoÆc toµn bé l« hµng. QuyÕt ®Þnh nµy

cã thÓ ®ång thêi thÓ hiÖn trªn hîp ®ång kinh tÕ nh mét ®IÒu kiÖn ®· ®îc tho¶

thuËn trong quan hÖ mua b¸n. Tuy nhiªn, ë nhiÒu c«ng ty viÖc ghi ®óng b¸n

chÞu ®îc tiÕn hµnh trªn c¸c lÖnh b¸n hµng tríc khi vËn chuyÓn hµng ho¸ do mét

ngêi am hiÓu vÒ tµI chÝnh vµ vÒ kh¸ch hµng xÐt duyÖt. ViÖc xÐt duyÖt cã thÓ ®îc

tÝnh to¸n cô thÓ trªn lîi Ých cña c¶ hai bªn theo híng khuyÕn khÝch ngêi mua tr¶

tiÒn nhanh qua tû lÖ gi¶m gi¸ kh¸c nhau theo thêi h¹n thanh to¸n. trªn thùc tÕ,

còng cã doanh nghiÖp bá qua chøc n¨ng nµy vµ dÉn tíi nî khã ®ßi vµ thËm chÝ

thÊt thu do kh¸ch hµng mÊt kh¶ n¨ng thanh to¸n hoÆc cè t×nh kh«ng thanh to¸n

do s¬ hë trong tho¶ thuËn ban ®Çu nµy.

* ChuyÓn giao hµng: Lµ chøc n¨ng kÕ tiÕp chøc n¨ng duyÖt b¸n. Theo

nghÜa hÑp cña kh¸I niÖm “tiªu thô” th× vËn chuyÓn hµng ho¸ ®Õn tay ngêi mua lµ

®IÓm b¾t ®Çu cña chu tr×nh nªn thêng lµ ®IÓm chÊp nhËn ®îc ghi sæ b¸n hµng.

Vµo lóc giao hµng chøng tõ vËn chuyÓn còng ®îc lËp. Chøng tõ vËn chuyÓn th￾êng lµ ho¸ ®¬n vËn chuyÓn hay vËn ®¬n. C¸c C«ng ty cã quy m« lín, cã diÔn

biÕn thêng xuyªn vÒ nghiÖp vô b¸n hµng thêng lËp sæ vËn chuyÓn ®Ó cËp nhËt

c¸c chøng tõ vËn chuyÓn. MÆt kh¸c, c¸c c¬ quan thuÕ quan thêng quy ®Þnh lµ

khi vËn chuyÓn hµng ho¸ ph¶I cã ho¸ ®¬n b¸n hµng. Trong trêng hîp nµy ho¸

®¬n b¸n hµng ph¶i ®îc lËp ®ång thêi víi vËn ®¬n hoÆc kiªm chøc n¨ng chøng tõ

vËn chuyÓn.

* Göi ho¸ ®¬n tÝnh tiÒn cho ngêi mua vµ ghi râ nghiÖp vô b¸n hµng: Ho¸

®¬n b¸n hµng lµ chøng tõ chØ râ mÉu m·, sè lîng hµng ho¸, gi¸ c¶ hµng ho¸

(gåm gi¸ gèc hµng ho¸, chi phÝ vËn chuyÓn, b¶o hiÓm vµ c¸c yÕu tè kh¸c theo

luËt thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng) ho¸ ®¬n ®îc lËp thµnh 03 liªn: liªn 01 göi cho kh¸ch

mua hµng, c¸c liªn sau ®îc lu l¹I vµ theo dâi thu tiÒn. Nh vËy, ho¸ ®¬n võa lµ

ph¬ng thøc chØ râ cho kh¸ch hµng vÒ sè tiÒn vµ thêi h¹n thanh to¸n cña tõng th-

¬ng vô, võa lµ c¨n cø ghi sæ nhËt ký b¸n hµng vµ theo dâi c¸c kho¶n ph¶I thu.

* Xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n thu tiÒn: Sau khi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng vÒ

b¸n hµng cïng ghi sæ kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô nµy cÇn thùc hiÖn tiÕp c¸c chøc

n¨ng thu tiÒn c¶ trong ®IÒu kiÖn b×nh thêng vµ kh«ng b×nh thêng. Trong mäi tr￾êng hîp ®Òu cÇn xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n th«ng thêng vÒ thu tiÒn b¸n hµng.

Trong viÖc xö lý nµy, cÇn ®Æc biÖt chó ý kh¶ n¨ng bá sãt hoÆc dÊu diÕm c¸c

kho¶n thu nhÊt lµ thu tiÒn mÆt trùc tiÕp.

* Xö lý vµ ghi sæ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹I vµ kho¶n bít gi¸: X¶y ra khi ngêi mua

kh«ng tho¶ m·n vÒ hµng ho¸. Khi ®ã, ngêi b¸n cã thÓ nhËn l¹I hµng hoÆc bít

gi¸. Trong trêng hîp nµy ph¶I lËp b¶ng ghi nhí hoÆc cã th b¸o cã hoÆc ho¸ ®¬n

chøng minh cho viÖc ghi gi¶m c¸c kho¶n ph¶I thu. Trªn c¬ së ®ã ghi ®Çy ®ñ vµ

kÞp thêi vµo nhËt ký hµng bÞ tr¶ l¹I vµ c¸c kho¶n bít gi¸ ®ång thêi ghi vµo sæ

phô.

* ThÈm ®Þnh vµ xo¸ sæ c¸c kho¶n kh«ng thu håi ®îc: Cã thÓ cã nh÷ng tr￾êng hîp ngêi mua kh«ng chÞu thanh to¸n. Sau khi thÈm ®Þnh, nÕu thÊy kho¶n

ph¶I thu nµy thùc sù kh«ng cã kh¶ n¨ng thu håi th× cÇn xem xÐt xo¸ sæ kho¶n

ph¶I thu ®ã.

* Dù phßng nî ph¶I thu khã ®ßi: §îc lËp víi yªu cÇu ®ñ trang tr¶I c¸c

kho¶n ®· tiªu thô kú nµy song kh«ng cã kh¶ n¨ng thu ®îc c¶ trong t¬ng lai. Tuy

nhiªn, ë nhiÒu C«ng ty, dù phßng nµy lµ sè d do ®IÒu chØnh cuèi n¨m cña qu¶n

lý vÒ bít gi¸ ®èi víi c¸c kho¶n kh«ng thu ®îc tiÒn.

II.2. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong qu¶n lý chu tr×nh b¸n hµng - thu

tiÒn.

Theo ®Þnh nghÜa cña liªn ®oµn kÕ to¸n Quèc tÕ th× hÖ thèng kiÓm so¸t néi

bé lµ mét hÖ thèng c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc nh»m vµo 04 môc tiªu.

- B¶o vÖ tµI s¶n cña ®¬n vÞ.

- B¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin.

- B¶o ®¶m ®Ó thùc hiÖn c¸c qui ®Þnh ph¸p lý.

- B¶o ®¶m hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng.

Trong ®ã chÝnh s¸ch bao gåm c¸c chÕ ®é vÒ qu¶n lý c¸c néi dung vÒ b¶o vÖ tµI

s¶n, quü, vËt t, vµ c¸c qui tr×nh vÒ nh÷ng mÆt qu¶n lý cô thÓ vÝ dô nh qui tr×nh

lu©n chuyÓn chøng tõ. MÆt kh¸c, nh÷ng chÝnh s¸ch nµy lµ c¬ së ®Ó thùc hiÖn

c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé trong ®¬n vÞ. Cßn c¸c thñ tôc bao gåm c¸c tr×nh tù vµ

c¸c qui tr×nh ®Ó thùc hiÖn kiÓm so¸t néi bé ch¼ng h¹n nh tr×nh tù kiÓm kª tµI

s¶n, tr×nh tù c«ng t¸c ghi sæ kÕ to¸n.

a. C¸c môc tiªu cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé.

§èi víi bÊt k× mét nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp lµm ¨n ch©n chÝnh nµo còng

lu«n mong muèn ho¹t ®éng kinh doanh t¹i ®¬n vÞ m×nh diÔn ra mét c¸ch cã hiÖu

qu¶ nhÊt. §iÒu ®ã thÓ hiÖn ë viÖc thu håi vèn nhanh, chi phÝ thÊp, lîi nhuËn cao

tõ ®ã cã thÓ më réng s¶n xuÊt kinh doanh theo c¶ chiÒu réng vµ chiÒu s©u ... §Ó

®¹t ®îc ®iÒu ®ã th× tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i ®¬n vÞ ®Òu ph¶i

®îc kiÓm so¸t chÆt chÏ nh»m ®¶m b¶o tÊt c¶ c¸c th«ng tin lµ ®óng hiÖn thùc, tõ

®ã gióp cho c¸c qu¶n trÞ gia n¾m b¾t ®îc c¸c th«ng tin vµ ®a ra c¸c quyÕt ®Þnh

kÞp thêi. Nh vËy, lÝ do ®Ó doanh nghiÖp x©y dùng mét hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé

lµ ®Ó gióp doanh nghiÖp tho¶ m·n c¸c môc tiªu cña m×nh, vµ ®iÒu quan träng ®Ó

®¶m b¶o thµnh c«ng cho qu¸ tr×nh kiÓm tra kiÓm so¸t trong néi bé ®¬n vÞ lµ viÖc

x©y dùng mét hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé phï hîp víi ®Æc ®iÓm vµ quy m« ho¹t

®éng cña doanh nghiÖp.

Nh vËy, ®èi víi mét doanh nghiÖp th× hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ toµn bé

c¸c chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t do ®¬n vÞ thiÕt lËp vµ duy tr× nh»m ®iÒu

hµnh c¸c ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ ®Ó ®¶m b¶o c¸c môc tiªu sau:

+) §iÒu khiÓn vµ qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh cã hiÖu qu¶.

+) §¶m b¶o ®îc mäi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ ®Òu ®îc thùc hiÖn ®óng trËt tù

vµ ®îc gi¸m s¸t.

+) Ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng sù kiÖn bÊt thêng trong ho¹t ®éng kinh doanh

®Ó t×m biÖn ph¸p xö lý.

+) Ng¨n chÆn vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi c¸c sai sãt vµ gian lËn trong ®¬n vÞ.

B¶o vÖ tµi s¶n vµ th«ng tin kh«ng bÞ l¹m dông vµ sö dông sai môc ®Ých.

+) Ghi chÐp kÕ to¸n ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ ®óng thÓ thøc.