Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn Th¨ng Long

Lêi nãi ®Çu

Trong mçi tæ chøc , b¸o c¸o tµi chÝnh hµng n¨m lµ ®èi tîng quan t©m cua rÊt

nhiÒu ngêi : C¸c chñ doanh nghiÖp , c¸c nhµ ®Çu t, c¸c c¬ quan chñ qu¶n cña Nhµ

níc , nh©n viªn trong doanh nghiÖp… Do ®ã, ®Ó cã ®îc c¸c th«ng tin chÝnh x¸c vµ

tin cËy lµ ®iÒu rÊt quan träng vµ cÇn thiÕt. §Ó lµm ®îc ®iÒu ®ã th× cÇn ph¶i cã mét

bªn thø ba ®éc lËp ®îc thõa nhËn réng r·i thùc hiÖn kiÓm tra vµ ®a ra c¸c kÕt luËn

vÒ B¸o c¸o tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. C¸c c«ng viÖc nµy ®îc c¸c C«ng ty kiÓm

to¸n thùc hiÖn vµ ®a ra c¸c ý kiÕn tin cËy vÒ B¸o c¸o tµi chÝnh cña kh¸ch hµng ®îc

lËp cã chÝnh x¸c kh«ng, xÐt trªn c¸c khÝa c¹nh träng yÕu.

KiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh ®îc thùc hiÖn víi tõng chu tr×nh trong chu kú

kinh doanh cña doanh nghiÖp . C¸c chu tr×nh nµy cã mèi liªn quan trùc tiÕp víi

nhau, ®Çu ra cña chu tr×nh nµy l¹i lµ ®Çu vµo cho chu tr×nh tiÕp theo, v× vËy chóng

nh lµ nh÷ng m¾t xÝch trong mét sîi d©y, kh«ng thÓ thiÕu mét chu tr×nh nµo, nÕu

kh«ng chu kú kinh doanh cña doanh nghiÖp sÏ bÞ ®øt ®o¹n vµ doanh nghiÖp ngõng

ho¹t ®éng. Chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn lµ mét m¾t xÝch trong sîi d©y quan träng

®ã. Chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn cµng quan träng h¬n khi kÕt qu¶ cña nã thÓ hiÖn

hµng lo¹t c¸c kho¶n môc quan träng trªn B¸o c¸o tµi chÝnh vµ lµ ®èi tîng quan t©m

cña rÊt nhiÒu ngêi.

NhËn thøc ®îc tÇm quan träng cña chu tr×nh, trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng

ty dÞch vô t vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n vµ kiÓm to¸n (AASC) em ®· chän ®Ò tµi :

“KiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn trong kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi

chÝnh do AASC thùc hiÖn“

§Ò tµi ®îc chia lµm ba phÇn :

PhÇn I : C¬ së lý luËn cña kiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn

trong kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh.

PhÇn II : Thùc tr¹ng kiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn trong kiÓm to¸n

b¸o c¸o tµi chÝnh t¹i AASC.

1

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn Th¨ng Long

PhÇn III : Mét sè bµi häc kinh nghiÖm rót ra tõ thùc tiÔn ho¹t ®éng cña AASC

vµ kiÕn nghÞ ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn chu tr×nh b¸n hµng thu tiÒn do AASC thùc

hiÖn.

Trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu, do nh÷ng h¹n chÕ chñ quan vµ kh¸ch quan, ®Ò tµi

cña em kh«ng thÓ tr¸nh khái sai sãt. V× vËy, em mong ®îc sù gãp ý cña thÇy gi¸o ,

c« gi¸o vµ c¸c c« chó anh chÞ t¹i AASC ®Ó em cã thÓ hoµn thiÖn ®Ò tµi tèt h¬n.

Em xin göi lêi c¶m ¬n tíi thÇy gi¸o Ng« TrÝ TuÖ- ThÇy gi¸o híng dÉn em

trong thêi gian thùc tËp vµ ban l·nh ®¹o AASC ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì em hoµn

thµnh chuyªn ®Ò.

2

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn Th¨ng Long

PhÇn I

C¬ së lý luËn cña kiÓm to¸n chu tr×nh

b¸n hµng - thu tiÒn trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi

chÝnh

I. Chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh

doanh cña doanh nghiÖp.

1. §Æc ®iÓm cña chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn.

Trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt, ®Ó tån t¹i vµ duy tr× c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt

kinh doanh cña m×nh th× qu¸ tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp ph¶i nèi tiÕp liªn

tôc vµ lÆp ®i lÆp l¹i t¹o thµnh nh÷ng chu kú s¶n xuÊt. Thùc tÕ chu kú s¶n xuÊt bao

gåm c¸c chuçi nghiÖp vô cã liªn quan chÆt chÏ víi nhau to¹ thµnh chu kú nghiÖp

vô c¬ b¶n. chu kú kinh doanh t¹i mét doanh nghiÖp thêng b¾t ®Çu tõ khi doanh

nghiÖp t¹o vèn cã thÓ b»ng vèn tù cã hoÆc nguån vèn vay mîn ®Ó phôc vô cho s¶n

xuÊt, kÕt thóc giai ®o¹n s¶n xuÊt th× c«ng ®o¹n cuèi cïng cña chu kú kinh doanh lµ

viÖc tiªu thô s¶n phÈm ®ång thêi lµ qu¸ tr×nh thu tiÒn tõ ho¹t ®éng b¸n hµng ®Ó thu

håi l¹i vèn kinh doanh. Chu tr×nh ho¹t ®éng b¸n hµng - thu tiÒn chÊm døt mét qu¸

tr×nh kinh doanh ®Ó b¾t ®Çu qu¸ tr×nh kinh doanh tiÕp theo . Nh vËy, qu¸ tr×nh kinh

doanh bao gåm c¸c chu kú diÔn ra liªn tôc, ®Òu ®Æn vµ mçi chu kú ®Òu lµ m¾t xÝch

quan träng kh«ng thÓ thiÕu ®îc. Trong ®ã kÕt qu¶ cña chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn

kh«ng chØ ph¶n ¸nh riªng kÕt qu¶ cña chu tr×nh mµ cßn ph¶n ¸nh toµn bé kÕt qu¶

qu¸ tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp.

B¸n hµng vµ thu tiÒn lµ qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi quyÒn së h÷u cña hµng ho¸ qua

qu¸ tr×nh trao ®æi hµng tiÒn. Víi ý nghÜa nh vËy, qu¸ tr×nh nµy b¾t ®Çu tõ yªu cÇu

mua cña kh¸ch hµng vµ kÕt thóc b»ng viÖc chuyÓn ®æi hµng ho¸ thµnh tiÒn. Trong

trêng hîp nµy, hµng ho¸ vµ tiÒn tÖ ®îc x¸c ®Þnh theo b¶n chÊt kinh tÕ cña chóng.

Hµng ho¸ lµ nh÷ng tµi s¶n hay dÞch vô chøa ®ùng gi¸ trÞ vµ cã thÓ b¸n ®îc : tiÒn tÖ

lµ ph¬ng tiÖn thanh to¸n nhê ®ã mäi ngêi quan hÖ giao dÞch ®îc gi¶i quyÕt tøc

3

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn Th¨ng Long

thêi. Tuy nhiªn ranh giíi cña b¸n hµng - thu tiÒn ®îc thÓ chÕ ho¸ trong tõng thêi

kú vµ tõng ®èi tîng cô thÓ kh¸c nhau.

Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh cña ViÖt Nam, qu¸ tr×nh tiªu thô ®îc thùc hiÖn

khi hµng ho¸, dÞch vô ®· ®îc chuyÓn giao cho ngêi mua vµ ngêi mua tr¶ tiÒn hoÆc

chÊp nhËn thanh to¸n. vÒ b¶n chÊt, b¸n hµng - thu tiÒn lµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn gi¸ trÞ

vµ gi¸ trÞ sö dông cña s¶n phÈm, hµng ho¸, dÞch vô ®ång thêi t¹o vèn ®Ó t¸i s¶n

xuÊt më r«ng. Thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh nay, doanh nghiÖp míi cã thÓ thu håi vèn vµ

cã l·i -mét nguån thu quan träng ®Ó tÝch luü vµ ng©n s¸ch vµ c¸c quü cña doanh

nghiÖp nh»m më réng quy m« s¶n xuÊt vµ n©ng cao ®êi sèng ngêi lao ®éng.

Díi gãc ®é kiÓm to¸n, chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn liªn quan ®Õn nhiÒu chØ

tiªu trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh. §©y lµ nh÷ng chØ

tiªu c¬ b¶n mµ nh÷ng ngêi quan t©m ®Õn t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp

dïng ®Ó ph©n tÝch kh¶ n¨ng thanh to¸n, hiÖu qu¶ kinh doanh , triÓn väng ph¸t triÓn

còng nh rñi ro tiÒm tµng trong t¬ng lai, v× thÕ c¸c chØ tiªu nµy thêng bÞ ph¶n ¸nh

sai lÖch. §Ó cã thÓ cã ®îc nh÷ng hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ chu tr×nh th× tríc hÕt ph¶i

n¾m ®îc c¸c ®Æc ®iÓm cña chu tr×nh.

C¸c ®Æc ®iÓm cña chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn gåm cã :

- MËt ®é ph¸t sinh cña c¸c nghiÖp vô lµ t¬ng ®èi lín.

- Cã liªn quan ®Õn c¸c ®èi tîng bªn ngoµi doanh nghiÖp.

- ChÞu ¶nh hëng m¹nh mÏ cña quy luËt cung - cÇu.

- C¸c chØ tiªu dÔ bÞ ph¶n ¸nh sai lÖch.

- C¸c quan hÖ thanh to¸n trong mua b¸n rÊt phøc t¹p, chiÕm dông vèn cña

nhau c«ng nî d©y da khã ®ßi. Tuy nhiªn, viÖc lËp dù phßng khã ®ßi l¹i mang tÝnh

chñ quan vµ thêng dùa vµo íc ®o¸n cña ban gi¸m ®èc nªn rÊt khã kiÓm tra vµ th￾êng bÞ lîi dông ®Ó ghi t¨ng chi phÝ.

- Rñi ro ®èi víi c¸c kho¶n môc trong chu kú x¶y ra theo nhiÒu chiÒu híng

kh¸c nhau cã thÓ ghi t¨ng , ghi gi¶m hoÆc võa ghi t¨ng võa ghi gi¶m theo ý ®å cña

doanh nghiÖp hoÆc mét sè c¸ nh©n. V× thÕ viÖc kiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng - thu

tiÒn t¬ng ®èi tèn kÐm vµ mÊt thêi gian. Víi chøc n¨ng x¸c minh vµ c¸c th«ng tin

vÒ chu tr×nh nãi riªng th× kiÓm toan viªn kh«ng thÓ kh«ng xem xÐt nh÷ng ®Æc ®iÓm

cña chu tr×nh vµ ¶nh hëng cña nã tíi ph¬ng ph¸p kiÓm to¸n.

4

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn Th¨ng Long

2. Chøc n¨ng cña chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn.

§Ó thùc hiÖn tèt chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn , trong doanh nghiÖp cã c¸c bé

phËn chøc n¨ng kh¸c nhau thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c nhau. Qu¸ tr×nh ®îc b¾t

®Çu tõ viÖc ph¸t sinh nhu cÇu mua hµng tõ gi¸ kh¸ch hµng ®Õn kh©u tiÕp theo nh

viÖc phª chuÈn c¸c ph¬ng thøc b¸n hµng , c¸ch thøc thanh to¸n vµ viÖc tiªu thô

hµng ho¸ s¶n phÈm. Th«ng thêng chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn thùc hiÖn 7 chøc

n¨ng c¬ b¶n sau:

(1) Xö lý ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng: khi nhËn ®îc ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch

hµng göi ®Õn th× doanh nghiÖp ph¶i thùc xem xÐt cã nhÊt trÝ viÖc cung cÊp hµng

ho¸, dÞch vô cho kh¸ch hµng kh«ng. ViÖc chÊp nhËn hay kh«ng lµ tuú thuéc vµo

nhu cÇu hµng ho¸ cña kh¸ch hµng vµ kh¶ n¨ng cung cÊp cña doanh nghiÖp vµ c¸c

yÕu tè kh¸c nh gi¸ c¶, ph¬ng thøc thanh to¸n.

(2) XÐt duyÖt b¸n chÞu : §èi víi ph¬ng thøc b¸n chÞu cho kh¸ch, hµng sÏ ®îc

chuyÓn ®i sau khi cã sù phª chuÈn cña ngêi cã thÈm quyÒn trong doanh nghiÖp .

ViÖc phª chuÈn ph¬ng thøc b¸n chÞu ®îc thùc hiÖn tèt sÏ gióp cho doanh nghiÖp

qu¶n lý tèt c¸c kho¶n nî ph¶i thu.

(3) ChuyÓn giao hµng : Khi hµng ho¸ ®îc chuyÓn ®i th× chøng tõ vËn chuyÓn

sÏ ®îc lËp, ®Êy lµ ®iÒu cÇn thiÕt cho viÖc tÝnh tiÒn ®óng sè hµng chuyÓn giao.

(4) Göi ho¸ ®¬n cho kh¸ch hµng vµ ghi râ nghiÖp vô b¸n hµng . Ho¸ ®¬n ph¶i

®îc lËp ngay sau khi giao hµng, ho¸ ®¬n lµ ph¬ng thøc chØ râ cho kh¸ch hµng sè

tiÒn vµ thêi h¹n thanh to¸n ®ång thêi lµ c¨n cø ghi sæ nhËt ký b¸n hµng vµ theo dâi

c¸c kho¶n ph¶i thu.

(5) Xö lý vµ ghi sè c¸c kho¶n thu tiÒn : Sau khi thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng vÒ

b¸n hµng cïng ghi sæ kÕ to¸n c¸c kho¶n nµy cÇn ph¶i thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng thu

tiÒn c¶ trong ®iÒu kiÖn b×nh thêng vµ kh«ng b×nh thêng. Trong mäi trêng hîp ®Òu

cÇn xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n th«ng thêng vÒ thu tiÒn b¸n hµng.

(6) Xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµ bít gi¸ . TÊt c¶ c¸c kho¶n

nµy ph¶i tr¶ ®îc phª chuÈn ®óng ®¾n bëi nh÷ng ngêi cã tr¸ch nhiÖm vµ ph¶i ®îc

ghi sè kÕ to¸n mét cachs chÝnh x¸c vµ nhanh chãng.

(7) Dù phßng nî khã ®ßi vµ xo¸ sæ c¸c kho¶n ph¶i thu kh«ng thu håi ®îc: Tr￾íc khi kho¸ sæ c¸c tµi kho¶n vµ chuÈn bÞ lËp BCTC ph¶i tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ phÝ tån

5

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn Th¨ng Long

kho cho c¸c kho¶n ph¶i thu kh«ng cã kh¶ n¨ng thu håi ®îc qua ®ã tiÕn hµnh lËp dù

phßng cho c¸c kho¶n ®ã. Cßn nh÷ng kho¶n kh«ng thÓ thu håi ®îc th× ph¶i xo¸ sæ

kÕ to¸n cho c¸c kho¶n nµy.

3. Tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng - thu tiÒn.

B¸n hµng - thu tiÒn lµ mét giai ®o¹n trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Lµ

giai ®o¹n thø hai sau qu¸ tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n ®èi víi doanh nghiÖp th¬ng

m¹i vµ lµ giai ®o¹n tiÕp theo giai ®o¹n s¶n xuÊt ®èi v¬i c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt.

Do vËy, còng gièng nh c¸c giai ®o¹n kh¸c, tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng - thu tiÒn gåm

c¸c néi dung sau :

(1) Tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n : §ã lµ qu¸ tr×nh thiÕt kÕ khèi lîng chøng tõ vµ

quy tr×nh h¹ch to¸n trªn chøng tõ theo chØ tiªu h¹ch t¸n vµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n c¬ së.

Tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n cho chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn ®îc chia lµm hai trêng

hîp :

Trêng hîp 1 : Hµng ho¸ b¸n ra lµ s¶n phÈm vËt chÊt

6

Nhu cÇu

b¸n hµng

L­u tr÷

Bé phËn

cung øng

Thñ tr­ëng,

KTT

Bé phËn

qu¶n lý

hµng

KÕ to¸n

thanh to¸n

LËp chøng

tõ b¸n

hµng

Ký duyÖt ho¸

®¬n

Giao nhËn

hµng

Ghi sæ vµ

theo dâi

thanh to¸n

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn Th¨ng Long

* Trêng hîp 2 : Hµng ho¸ b¸n ra lµ s¶n phÈm phi vËt chÊt

(2) C¸c tµi kho¶n sö dông

Bé tµi kho¶n ®ã bao gåm c¸c tµi kho¶n sau :

TK511 : Doanh thu b¸n hµng

TK512 : Doanh thu b¸n hµng néi bé

TK531 : Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i

TK532 : Gi¶m gi¸ hµng b¸n

TK131 : Ph¶i thu kh¸ch hµng

TK3387 : Doanh thu nhËn tríc

TK139 : Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi

TK641 : Chi phÝ b¸n hµng

TK642 : Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp

TK3331 : ThuÕ VAT ®Çu ra

TK111 : TiÒn mÆt t¹i quü

TK112 : TiÒn göi ng©n hµng

TK004 : Nî khã ®ßi ®· xö lý

(3) HÖ thèng sæ s¸ch sö dông

Trong trêng hîp doanh nghiÖp ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chung th× hÖ

thèng sæ s¸ch gåm cã

- Sæ nhËt ký chung

- Sæ nhËt ký thu tiÒn

7

Nhu cÇu

giao hµng

L­u tr÷

Bé phËn

kinh doanh KTT

Thñ

quü

Bé phËn

cung cÊp

LËp

ho¹t

®éng

C

2

d vô

Ký duyÖt

ho¸ ®¬n

Thu

tiÒn

Cung

cÊp

dÞch vô

KÕ to¸n

b¸n

hµng

Ghi sæ

doanh

thu

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp NguyÔn Th¨ng Long

- Sæ c¸c kho¶n ph¶i thu

- Sæ chi tiÕt kh¸ch hµng nî

- Sæ chi tiÕt doanh thu b¸n hµng

(4) Quy tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n chu tr×nh b¸n hµng -thu tiÒn

4. HÖ thèng kiÓm to¸n néi bé víi chu tr×nh b¸n hµng - Thu tiÒn

8

TK333 TK511,512 TK111,112,131

ThuÕ XK, tiªu thô Doanh thu ¸p dông ph¬ng ph¸p

tÝnh thuÕ VAT trùc tiÕp

(tæng gi¸ thanh to¸n)

§vÞ ¸p dông pp

VAT khÊu trõ

TK3331

VAT ®Çu ra

TK531,532

TK3387

Dthu hµng b¸n Cuèi kú K/c Doanh thu Doanh thu ghi

bÞ tr¶ l¹i DT Dthu hµng b¸n Kú nµynhËn tríc

gi¶m gi¸ bÞ tr¶ l¹i hoÆc

gi¶m gi¸ ph¸t sinh

trong TK131,136 TK642

Doanh thu cha Xo¸ nî ph¶i thu

TK911 thu tiÒn khã ®ßi

Cuèi kú K/c TK004

doanh thu thuÇn

®ång thêi ghi

TK139

Tr×nh lËp dù phßng Hoµn nhËp

Ph¶i thu khã ®ßi Dù phßng

ph¶i thu

khã ®ßi

Khi hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i hoÆc gi¶m gi¸ hµng b¸n ph¸t sinh

Dthu

b¸n

hµng

ph¸t

sinh