Hoàn thiện kế hoạch sản xuất tại Công ty 20 – Tổng cục Hậu cần.DOC

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

Đã từng bị coi là nguyên nhân dẫn đến sự yếu kém của nền kinh tế trong cơ

chế cũ, công cụ kế hoạch hóa không được thừa nhận và xóa bỏ ra khỏi hệ

thống các công cụ quản lý. Nhưng thực tế đã chứng minh cho tính ưu việt và

vai trò vô cùng quan trọng của công cụ này không chỉ đối với nền kinh tế mà

còn đối với cả doanh nghiệp.

Trong quy trình kế hoạch hóa của doanh nghiệp thì bước thực hiện kế hoạch

hóa đóng vai trò rất quan trọng, quyết định đến việc thực hiện các chỉ tiêu kế

hoạch đã xây dựng, đưa bản kế hoạch từ lý thuyết, giấy tờ thành hiện thực.

Đồng thời, thực hiện thành công kế hoạch chính là nền tảng để thực hiện được

chiến lược phát triển của doanh nghiệp, đưa doanh nghiệp ngày càng phát

triển vững mạnh.

Là một doanh nghiệp chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực may mặc, Công ty 20

đã tìm kiếm thử nghiệm những công cụ quản lý mới để nhằm đưa doanh

nghiệp phát triển mạnh hơn đáp ứng yêu cầu của thị trường. Công ty 20 đã sử

dụng hệ thống kế hoạch liên tiếp nhau để đảm bảo cho hoạt động của công ty

được liên tục.

Trong thời gian thực tập tại phòng Kế hoạch tổ chức sản xuất của Công ty

20, nhận thấy kế hoạch sản xuất của công ty là một tập hợp những kế hoạch

nhỏ, đảm bảo cho sự vận hành hoạt đống sản xuất tận dụng tối đa nguồn lực

và không bị gián đoạn, tuy nhiên trong quy trình lập kế hoạch có nhiều bất

cập. Việc xây dựng kế hoạch sản xuất có ý nghĩa quan trọng với hoạt động

kinh doanh của công ty, do vậy em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kế hoạch

sản xuất tại Công ty 20 – Tổng cục Hậu cần”, nhằm mục đích nghiên cứu,

tìm hiểu về quy trình lập kế hoạch sản xuất tại của công ty, vận dụng lý thuyết

và thực hành, so sánh đưa ra giải pháp hoàn thiện.

Nội dung của đề tài bao gồm 3 phần:

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

Chương I : Tổng quan về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.

Chương II: Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác lập kế

hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty 20 giai đoạn 2003 – 2007.

Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại

Công ty 20

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã giúp đỡ em trong quá trình

học tập tại trường, cám ơn thầy giáo, TS. Nguyễn Tiến Dũng đã giúp em hoàn

thành bài viết này. Đồng cảm ơn các cô chú anh chị tại phòng Kế hoạch tổ

chức sản xuất của Công ty 20 đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian

thực tập.

Sinh viên : Nguyễn Trà Minh

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

NỘI DUNG

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT

KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP.

1.1 Khái niệm chung

1.1.1 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.1.1 Khái niệm về hoạt động kinh doanh

Theo luật định, hoạt động kinh doanh là việc thực hiện một, một số hoặc

tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm hoặc

thực hiện các dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi. Như vậy, hoạt

động kinh doanh không chỉ bao gồm các hoạt động thương mại ( theo cách

hiểu truyền thống) mà còn có nội dung rất rộng, bao gồm: đầu tư, sản xuất,

chế biến, các hoạt động thương mại gắn liền với hoạt động sản xuất và chế

biến, các hoạt động thương mại thuần tuý và các hoạt động cung cấp dịch vụ.

Hoạt động kinh doanh có thể tiếp cận theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn:

• Theo tính chất của hoạt động chúng ta có hoạt động sản xuất ( sản

phẩm hoặc dịch vụ ) và hoạt động thương mại.

• Theo bản chất kinh tế, chúng ta có thể có các doanh nghiệp công

nghiệp, thương nghiệp, nông nghiệp, tài chính…

1.1.1.2 Nhiệm vụ của hoạt động kinh doanh

Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại được thì

phải kinh doanh có hiệu quả tức là phải tạo ra lợi nhuận, nhằm một phần để

trả thù lao cho người lao động, một phần đề bù đắp khấu hao tài sản cố định.

Hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích tạo ra của cải vật chất cho xã

hội và tạo ra lợi nhuận cho các chủ thể tham gia hoạt động kinh doanh. Bản

chất của hoạt động kinh doanh là tạo ra giá trị cho các loại sản phẩm hoặc

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

dịch vụ. Giá trị của sản phẩm và dịch vụ được tạo ra nhờ vào các giá trị sử

dụng cho phép thoả mãn những nhu cầu khác nhau của khách hàng. Nhưng

nhiệm vụ của các đơn vị sản xuất kinh doanh là phải gia tăng thêm giá trị cho

sản phẩm và dịch vụ. Bởi giá trị gia tăng là nguồn gốc của mọi của cải của xã

hội. Do vậy, nhiệm vụ hàng đầu của hoạt động sản xuất kinh doanh là phải

tạo ra giá trị cho sản phẩm và dịch vụ. Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

mà không tạo ra giá trị thì sẽ không có lý do để tồn tại. Tạo ra giá trị là nhiệm

vụ sống còn của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.

1.1.2 Khái niệm về kế hoạch sản xuất kinh doanh và hệ thống kế hoạch sản

xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Khái niệm kế hoạch sản xuất kinh doanh

Có thể nói, kế hoạch kinh doanh là tổng hợp quá trình nghiên cứu ý tưởng

kinh doanh, hoạch định kinh doanh của một dự án kinh doanh hoặc đầu tư,

hoặc của một doanh nghiệp trước một giai đoạn mới. Một kế hoạch kinh

doanh tốt chỉ ra tất cả những vấn đề cần thiết để chuẩn bị trước khi thực hiện

dự án và những việc cần làm ( kế hoạch hành động trong quá trình thực hiện

dự án.

Hay nói theo một cách khác thì kế hoạch sản xuất kinh doanh còn là một

văn bản trong đó đưa ra các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh cần đạt tới của doanh

nghiệp trong thời kỳ kế hoạch nhất định và các phương tiện nguồn lực cần

thiết để thực hiện mục tiêu đó. Có thể định nghĩa kế hoạch kinh doanh theo

nhiều cách khác nhau nhưng nói chung, kế hoạch kinh doanh được coi là một

văn bản trong đó đưa ra các mục tiêu của doanh nghiệp và các giải pháp để

thực hiện mục tiêu đó trong tương lai.

1.1.2.2 Hệ thống kế hoạch hóa trong doanh nghiệp

Đứng trên mỗi góc độ khác nhau, hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp

được phân chia thành những bộ phận khác nhau.

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

 Theo góc độ thời gian

Đây là thể hiện việc phân đoạn kế hoạch theo thời gian cần thiết để

thực hiện chỉ tiêu đặt ra. Theo góc độ này, kế hoạch doanh nghiệp bao gồm 3

bộ phận cấu thành:

Kế hoạch dài hạn bao trùm lên khoảng thời gian dài khoảng 10 năm.

Quá trình soạn lập kế hoạch được đặc trưng bởi :

• Môi trường liên quan được hạn chế bởi thị trường mà doanh nghiệp

đã có mặt.

• Dự báo trên cơ sở ngoại suy từ quá khứ, bao gồm xu hướng dự tính

của nhu cầu, giá cả và hành vi cạnh tranh.

• Chủ yếu nhấn mạnh các ràng buộc về tài chính.

• Sử dụng rộng rãi các phương pháp kinh tế lượng để dự báo.

Kế hoạch dài hạn không đồng nghĩa với kế hoạch chiến lược vì kế

hoạch chiến lược bao gồm nội dung khác không phải chỉ đứng trên góc độ

thời gian.

Kế hoạch trung hạn cụ thể hóa những định hướng của kế hoạch dài hạn

ra các khoảng thời gian ngắn hơn, thường là 3 hoặc 5 năm.

Kế hoạch ngắn hạn thường là các kế hoạch hàng năm và các kế hoạch

tiến độ, hành động có thời hạn dưới một năm như: kế hoạch quý, tháng…Kế

hoạch ngắn hạn bao gồm các phương pháp cụ thể sử dụng nguồn lực của các

doanh nghiệp cần thiết để đạt được mục tiêu trong kế hoạch trung và dài hạn.

Tuy nhiên, việc phân chia kế hoạch chỉ mang tính tương đối, nhất là

với những điều kiện thị trường hiện nay thay đổi với tốc độ nhanh hơn nhiều

so với cách đây vài thập kỷ.

Ba loại kế hoạch ngắn, trung và dài hạn cần phải được liên kết chặt chẽ với

nhau và không được phủ nhận lẫn nhau. Cần thiết phải nhần mạnh đến tầm

quan trọng của việc giải quyết mối quan hệ giữa các loại kế hoạch theo thời

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

gian vì trên thực tế, đã nảy sinh nhiều lãng phí từ các quyết định theo những

tình huống trước mắt mà không đánh giá được ảnh hưởng của các quyết định

này đối với các mục tiêu dài hạn hơn mà còn gây cản trở, hay có những đòi

hỏi nhiều với những kế hoạch dài hạn. Giải quyết mối quan hệ giữa các loại

kế hoạch rất quan trọng để giảm những lãng phí từ các quyết định theo những

tình huống trước mắt mà không đánh giá được ảnh hưởng của các quyết định

này với những mục tiêu dài hạn hơn. Do vậy, các nhà lãnh đạo chủ chốt của

doanh nghiệp nên thường xuyên xem xét và sửa đổi các quyết định trước

mắt , các nhà quản lý cấp dưới nên được thông báo một cách thường xuyên về

kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp sao cho các quyết định của họ phù hợp

với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.

 Theo góc độ bản chất

• Kế hoạch chiến lược: Là định hướng lớn cho phép doanh nghiệp thay

đổi, cải thiện, củng cố vị thế cạnh tranh của mình và những phương pháp cơ

bản để đạt mục tiêu đó. Kế hoạch chiến lược thường được soạn thảo cho thời

gian dài nhưng nó không đồng nghĩa với kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến

lược không nói tới góc độ thời gian như kế hoạch dài hạn mà nói đến tính chất

định hướng của kế hoạch và bao gồm toàn bộ mục tiêu tổng thể phát triển

doanh nghiệp.

Thường thì kế hoạch chiến lược được soạn thảo cho một thời gian dài,

tuy vậy nó không đồng nghĩa với kế hoạch dài hạn. Nhiều doanh nghiệp đã

dựa vào những kế hoạch chiến lược ngắn hạn. Nói đến kế hoạch chiến lược

không phải là nói đến góc độ thời gian của chiến lược mà nói đến tính chất

định hướng của kế hoạch và bao gồm toàn bộ mục tiêu tổng thể của doanh

nghiệp, vì kế hoạch chiến lược đòi hỏi trách nhiệm rất cao,quy mô hoạt động

rộng lớn của các nhà quản lý.

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

• Kế hoạch chiến thuật ( tác nghiệp): Là công cụ cho phép chuyển các

định hướng chiến lược thành các chương trình áp dụng cho các bộ phận của

các doanh nghiệp trong khuôn khổ các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm

thực hiện các mục tiêu của kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến thuật thường

được xây dựng cho thời gian ngắn hơn. Kế hoạch chiến thuật liên quan trực

tiếp đến các lĩnh vực, bộ phận của doanh nghiệp trong khi đó kế hoạch chiến

lược tập trung vào các lĩnh vực có liên quan trực tiếp đến tương lai của doanh

nghiệp, hay nói cách khác mục tiêu của kế hoạch chiến thuật cụ thể hơn và

hướng tới mục tiêu chiến lược.

1.2 Vai trò của kế hoạch sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, hệ thống chỉ tiêu kế hoạch pháp lệnh là

cơ sở điều tiết mọi hoạt động tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh của các

doanh nghiệp. Các chỉ tiêu kế hoạch là của doanh nghiệp chính là các chỉ tiêu

pháp lệnh mang tính toàn diện, chi tiết mà các cơ quan quản lý cấp trên giao

xuống cho các cơ quan cấp dưới trên cơ sở cân đối chung toàn ngành và tổng

thể nền kinh tế quốc dân.

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt

với các quy luật của thị trường, vì vậy những dấu hiệu thị trường là cơ sở để

các doanh nghiệp thực hiện hành vi sản xuất, kinh doanh của mình. Tuy vậy,

kế hoạch hoá vẫn là cơ chế quản lý cần thiết, hữu hiệu của các doanh nghiệp.

Lập luận về sự tồn tại và phát triển của kế hoạch hoá doanh nghiệp trong nền

kinh tế thị trường xuất phát từ chính vai trò của nó trong quản lý doanh

nghiệp.

1.2.1 Cho phép doanh nghiệp phác thảo các ý tưởng, định hướng phát

triển của doanh nghiệp:

Kế hoạch sản xuất kinh doanh xác định các mục tiêu cần phấn đấu của các

doanh nghiệp. Việc xác định được các mục tiêu này là vô cùng quan trọng bởi

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

vì nó chính là cơ sở để phân phối các nguồn lực, là công cụ để kiểm soát sự

tiến triển theo hướng đạt được các mục tiêu dài hạn và đồng thời đưa ra các

ưu tiên cho các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp.

1.2.2 Huy động các nguồn lực ( bên trong và bên ngoài) doanh nghiệp

để thực hiện các mục tiêu đặt ra:

Việc đạt được các mục tiêu được xây dựng ở kế hoạch sản xuất kinh doanh

đối với doanh nghiệp là rất quan trọng, mà muốn thực hiện được các mục tiêu

đó thì một trong những giải pháp quan trọng đó là huy động các nguồn lực

(bên trong và bên ngoài ) doanh nghiệp, phát huy những lợi thế của doanh

nghiệp và tận dụng những cơ hội có được từ thị trường.

Thông thường doanh nghiệp có 4 nguồn lực chính, đó là : nguồn lực tài

chính, nguồn lực vật chất, nguồn lực con người và nguồn lực kỹ thuật công

nghệ. Việc phân bổ và huy động nguồn lực có hiệu quả hay không thể hiện ở

kết quả đạt được của các mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số

yếu tố ngăn cản việc huy động, phân bổ nguồn lực có hiệu quả nhất, đó là: sự

bảo vệ quá đáng các nguồn lực; nhấn mạnh đến các tiêu chuẩn tài chính ngắn

hạn, quan điểm chính trị của tổ chức; các mục tiêu chiến lược của doanh

nghiệp không rõ ràng; sự ngần ngại mạo hiểm và thiếu kiến thức. Vì vậy,

trong quá trình thực hiện huy động và phân bổ nguồn lực, các nhà quản lý cần

phải có quyết định chính xác, hợp lý, tránh mức tối đa các sai sót đã nêu ở

trên.

1.2.3 Cho phép doanh nghiệp giành nhiều thời gian và công sức cho việc

phản ứng với những rủi ro trên thị trường:

Lập kế hoạch tức là dự kiến những vấn đề có thể xảy ra với doanh nghiệp

trong tương lai. Do những dự kiến đó là cho tương lai nên thường có sai số,

thời gian càng dài thì mức độ sai số càng cao. Thêm vào đó, thị trường lại

thay đổi liên tục và ẩn chứa trong nó rất nhiều rủi ro. Do đó, việc lập kế hoạch

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

đã giúp cho doanh nghiệp giành nhiều thời gian và nguồn để có thể phản ứng

tốt hơn với những rủi ro của thị trường cho tương lai. Lập kế hoạch và quản lý

bằng kế hoạch cho phép doanh nghiệp dự kiến được những cơ hội, thách thức

có thể xảy ra từ đó có những quyết định quản lý hợp lý và hiệu quả.

1.2.4 Kế hoạch kinh doanh là cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý của

doanh nghiệp:

Công tác kế hoạch hoá doanh nghiệp tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các

nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới

mục tiêu sản xuất sản phẩm và dịch vụ cuối cùng. Trên nền tảng đó, các nhà

quản lý thực hành các phân công, tiến độ, tổ chức các hoạt động cụ thể, chi

tiết theo đúng quy trình, đảm bảo cho sản xuất sẽ không bị rối loạn và ít tốn

kém. Do đó, việc lập kế hoạch kinh doanh trên thực tế là một công cụ không

thể thiếu của nhà quản lý. Đồng thời, nhà quản lý muốn sử dụng thành thạo

công cụ này thì đòi hỏi phải có trình độ nhất định về mặt quản lý, dự báo, các

kỹ năng kế hoạch cũng như các khả năng hoạch định và phải có tư duy, tầm

nhìn chiến lược. Như vậy, kế hoạch sản xuất kinh doanh có vai trò rất quan

trọng trong doanh nghiệp.

3. Nội dung quy trình soạn lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong

doanh nghiệp

1.3.1 Vị trí của việc soạn lập kế hoạch.

Lập kế hoạch là khâu đầu tiên và giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong

công tác kế hoạch hoá doanh nghiệp. Nó xác định các nhiệm vụ, mục tiêu

chiến lược, các chương trình và các chỉ tiêu kế hoạch tác nghiệp, soạn lập kế

hoạch ngân quỹ cũng như các chính sách, biện pháp áp dụng trong thời kỳ kế

hoạch của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu đặt ra.

Trước kia, trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung thì việc lập kế hoạch của

doanh nghiệp dựa hoàn toàn vào các chỉ tiêu pháp lệnh do cơ quan cấp trên

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368

giao xuống, trên cơ sở cân đối chung toàn ngành và toàn nền kinh tế quốc

dân. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, việc lập kế hoạch thường phải là

quá trình xây dựng nhiều phương án khác nhau, trên cơ sở đó có sự lựa chọn

tối ưu nhất. Như thế, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được cho mình con đường đi

đúng nhất, phù hợp nhất và giảm thiểu tói đa các rủi ro có thể xảy ra trong

tương lai.

1.3.2 Nguyên tắc của việc lập kế hoạch

1.3.2.1 Nguyên tắc thống nhất

Tính thống nhất là một yêu cầu của công tác quản lý. Doanh nghiệp

được cấu thành bởi hệ thống khá phức tạp, bao gồm các mối quan hệ dọc và

mối quan hệ ngang. Hệ thống dọc bao gồm mối quan hệ giữa các cấp với

nhau trong hệ thống tuyến quản lý như : giám đốc - quản đốc phân xưởng - tổ

trưởng sản xuất – công nhân. Mối quan hệ ngang là sự tác động mang tính

chức năng giữa các phòng ban với nhau trong một cấp quản lý.

Nguyên tắc thống nhất yêu cầu đảm bảo sự phân chia và phối hợp chặt

chẽ trong quá trình xây dựng, triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch giữa các

cấp, các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp thống nhất. Nội dung

của nguyên tắc này thể hiện:

- Trong doanh nghiệp, tồn tại nhiều quá trình kế hoạch hoá riêng biệt, có

nghĩa là có các tiểu hệ thống kế hoạch hoá. Các kế hoạch bộ phận đi vào giải

quyết những mảng công việc mang tính chức năng, đặc thù riêng, với các mục

tiêu và tổ chức thực hiện khác biệt. Vì vậy, cần phải có sự phân định chức

năng rõ ràng giữa các bộ phận, các phòng ban trong công tác kế hoạch hoá.

- Tuy vậy, mỗi tiểu hệ thống kế hoạch đều đi từ chiến lược chung của toàn

doanh nghiệp và thực hiện một mục tiêu chung. Các kế hoạch được hình

thành trong doanh nghiệp không chỉ đơn giản là phép cộng hay sự lắp ghép

thuần tuý các kế hoạch bộ phận mà còn là hệ thống các kế hoạch có liên quan

Nguyễn Trà Minh – Lớp Kế hoạch 46B