hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại tổng công ty đường sắt việt

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Nếu là một nhà đầu tư, đứng trước một quyết định đầu tư vào một

Doanh nghiệp nào đó thì bạn quan tâm đến vấn đề gì đầu tiên. Hay với tư

cách là một nhà quản lý Doanh nghiệp thì bạn mong muốn điều gì ở doanh

nghiệp của mình. Chắc chắn rằng bất cứ ai ở địa vị đó cũng không mong

muốn gì hơn là Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả. Vậy thì làm thế nào

tin tưởng rằng Doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả? Hoạt động kiểm toán

ra đời từ đáp ứng nhu cầu đó.

Để có thể đảm bảo hoạt động của Doanh nghiệp là có hiệu quả thì các

nhà lãnh đạo phải mời các chuyên gia kiểm toán đến để thực hiện kiểm toán

cho Doanh nghiệp của mình. Biện pháp này rất có hiệu quả tuy nhiên chi phí

lại tốn kém và lại không thể thực hiện một cách thường xuyên được. Bên cạnh

đó có một biện pháp khác là Doanh nghiệp tự thiết lập một bộ phận chuyên

trách thực hiện nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động của các bộ phận. Biện pháp

này giúp Doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả hoạt động trong từng khâu công

việc mà chi phí lại không tốn kém như biện pháp trên.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, cùng với tiến trình

công nhiệp hoá hiện đại hoá đất nước thì việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội

bộ đang trở thành một vấn đề cần thiết hơn bao giờ hết đặc biệt đối với các

Doanh nghiệp có qui mô lớn, các tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty…

Là một sinh viên chuyên ngành kiểm toán, ngay từ đầu đã rất tâm đắc

với các vấn đề về việc xây dựng và thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong

Doanh nghiệp. Được thực tập tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam là một cơ

hội tốt cho em được tiếp tục học hỏi sâu thêm về vấn đề này. và cũng chính vì

thế mà em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ

trong lĩnh vực xây lắp thiết kế tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam “ làm

chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề bao gồm 3 phần:

Phần 1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp

Trình bày các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Doanh nghiệp.

Phần 2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty đường sắt

Việt Nam nói chung và trong lĩnh vực xây lắp thiết kế nói riêng.

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 1 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

Trình bày về cách thức tổ chức Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng

công ty đường sắt Việt Nam và cách thức tổ chức quản lý trong lĩnh vực xây

lắp thiết kế

Phần 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng

công ty đường sắt Việt Nam

Trong qúa trình thực tập em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của

các thầy cô giáo trong khoa kế toán đặc biệt là thầy Phan Trung Kiên và các

cô các chú trong ban tài chính kế toán, các cô các chú trong Ban quản lý Xây

dựng Đường sắt RPMU tại Tổng công ty. Qua đây em xin gửi lời chân thành

cảm ơn tới các thầy giáo cùng các bác trong ban tài chính kế toán của Tổng

công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.

Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thanh Tâm

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 2 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

I. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC

DOANH NGHIỆP

Chúng ta chắc hẳn ai cũng biết đến vai trò của công tác kiểm tra kiểm

soát trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Vậy kiểm soát là gì? và vì sao phải

thực hiện công việc kiểm soát? Sau đây sẽ trình bày cụ thể về các vấn đề đó.

1. Kiểm soát trong quản lý

1.1. Khái niệm kiểm soát trong quản lý

Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã

định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá

trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai

đoạn): ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu

cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây

dựng các chương trình, kế hoạch... Sau khi các chương trình, kế hoạch đã

được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần

kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm

tra diễn biến và kết quả của các quá trình để diều hoà các mối quan hệ, điều

chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động.

Như vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn

của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá

trình này. Bởi vậy kiểm tra kiểm soát được hiểu là một chức năng của quản

lý. Hay nói cách khác kiểm soát là một chức năng thẩm định độc lập được

thiết lập nhằm mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ

chức với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó.

Vậy kiểm soát nội bộ là gì? kiểm soát nội bộ cũng là một loại kiểm soát

tức cũng có nghĩa là một chức năng thẩm định nhưng chức năng này được

thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ

chức đó và cũng với tư cách là một sự trợ giúp đối với các tổ chức đó.

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 3 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

Quá trình kiểm soát là rất cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động

của con người, của một tổ chức hay của toàn Xã hội. Kiểm soát được xem là

một hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ

chức nào đó nên nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và nó thu hút được sự

quan tâm của nhiều người trong tổ chức đó. Kiểm soat tồn tại như một khâu

độc lập của quả trình quản lý nhưng đồng thời nó lại là một bộ phận xuyên

suốt của quá trình đó.

Cũng như tất cả các bộ phận khác, mội bộ phận được thiết lập và hoạt

động đều có mục đích của nó. Và chức năng kiểm soát được thiết lập nhằm

mục đích giúp tổ chức, giúp các bộ phận thực hiện được các mục tiêu của

mình.

1.2. Phân loại kiểm soát

Kiểm soát là chức năng thẩm định nói chung nhưng do mục tiêu của

các hoạt động được kiểm soát khác nhau, do yêu cầu của các nhà quản lý

trong từng trường hợp khác nhau nên cũng có tương ứng các cách tiến hành

kiểm soát khác nhau do đó mà cũng có tương ứng nhiều loại kiểm soát khác

nhau. Nhìn chung kiểm soát có thể chia làm 3 loại:

• Kiểm soát hướng dẫn

• Kiểm soát “có” “ không”

• Kiểm soát sau hành động

 Kiểm soát hướng dẫn

Là loại kiểm soát mà thông qua định dạng các sự kiện giúp chúng ta có

hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu lớn hơn. những việc trung

gian đó rất rõ ràng hoặc rất rộng nhưng đặc điểm chung là nó cảnh báo chúng

ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời nhằm mục tiêu đưa hoạt động đang

được kiểm soát đó đạt được những mục tiêu mong muốn.

 Kiểm soát “có” “không”

Là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta một cách máy

móc hay nói cách khác là giúp chúng ta bảo đảm đạt được những kết quả

mong muốn với hình thức đơn giản nhất nó có thể là một tiêu thức kiểm soát

chất lượng mà thông qua đó chỉ có sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có

thể qua được. Hay nói cách khác kiểm soát có thể là một sự thông qua bắt

buộc của một loại hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằng một cá nhân cụ thể

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 4 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

phải thực hiện việc tóm lược hoạt động có liên quan. Việc thiết kế những

nhiệm vụ của tổ chức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảo cần thiết qua

sự đánh giá những quyết định kinh doanh chủ yếu và hành động thực hiện.

Nhân tố chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoắc có một cách sắp đặt

để trong điều kiện bình thường sẽ mặc nhiên giúp vào một hành động bảo vệ

hoặc cải tiến.

 Kiểm soát sau hành động

Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại kiểm soát đã trình bày ở

trên, nhưng nó được phân biệt là hành động kiểm soát xảy ra sau, và tiến hành

theo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời. Hoạt động đó có

thể là sửa chữa một sản phẩm hoặc thay đổi một chủ trương hay một tiến

trình. Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên. Hoạt

động sau sự việc có thể là đã làm ngay hay phải nghiên cứu thêm và triển

khai. Ở đây, kiểm soát cần được hiểu là xem xét lại quá khứ nhưng bao giờ

cũng hướng vào cải tiền tương lai.

2. Hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở phần trên chúng ta đã biết thế nào là kiểm soát nội bộ, vậy thì Hệ

thống kiểm soát nội bộ là gì ? và nó khác gì so với khái niệm về Kiểm soát

nội bộ ?

Có rất nhiều khái điểm khác nhau về Hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong

khuôn khổ báo cáo này em xin nêu lên một số quan điểm khác nhau về Hệ

thống kiểm soát nội bộ.

2.1. Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)

Theo quan niệm này thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống

những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị,

bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ

pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”

Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị,

tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc

để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu

đề ra của đơn vị

• Bảo vệ tài sản của đơn vị:

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 5 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản

vô hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan

trọng… của doanh nghiệp

• Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin muốn nói ở đây chính là thông tin kinh tế tài chính do bộ

máy kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy

bởi vì nó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà

quản lý. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính

chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách

quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.

• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm

bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức.

• Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn

ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt

động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Doanh nghiệp

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt

động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống

kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành

của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tóm lại có thể khái quát rằng quan niệm này xem xét khái niệm hệ

thống kiểm soát nội bộ theo con mắt quan sát của kế toán nên nó hướng về

các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp

2.2. Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)

Các định nghĩa của viện kế toán viên công chứng (IACPA) ở Mỹ về

Kiểm soát nội bộ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể. Trong phần thực hành

kiểm toán Kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:

“Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp,

biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản

của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán,

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 6 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý

đã đề ra”

Theo quan niêm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có xu hướng

thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên

đoàn kế toán quốc tế

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 7 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

2.3. Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)

Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:”

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thú thục kiểm soát do đơn vị

được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp

luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận,

sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý

và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi

trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ thụckiểm soát.”

Trong đó:

Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà

đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo

tài chính.

Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và

hoạt động của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với Hệ thống

kiểm soát nội bộ trong đơn vị.

Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết

lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

Theo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả theo con

mắt của các kiểm toán viên độc lâp là những người bên ngoài doanh nghiệp

và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực

hiện kiểm toán tại đơn vị đó

3. Sự cần thiết phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Doanh

nghiệp

Như phần trên đã đề cập, chúng ta đã biết tầm phần nào tầm quan trọng

của việc thiết lập Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Doanh nghiệp. Vậy việc đó nó

quan trọng như thế nào và vì sao ta lại phải thiết lập Hệ thống kiểm soát nội

bộ. Trong phần này chúng ta sẽ làm rõ hơn về vấn đề đó.

3.1. Yêu cầu của quản lý

Nói đến từ “quản lý” hay “nhà quản lý” sẽ gợi nhiều cách nghĩ cho

nhiều người khác nhau. Nhưng tổng quát nhất có thể hiểu quản lý là quá trình

sử dụng nguồn lực có hiệu quả. Định nghĩa này thừa nhận rằng quản lý là một

quá trình tích cực, nó chăm lo đến các nguồn lực (bao gồm cả nguồn nhân lực

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 8 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

và nguồn phi nhân lực) với mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn lực đó

theo cách hiệu quả nhất có thể. Tối đa hoá việc sử dụng có hiệu quả các

nguồn lực và các nhà quản lý muốn đạt được kết quả tốt nhất có thể được và

họ phải có cách làm tốt nhất để đạt được mong muốn đó.

Quản lý được coi như là một chuỗi các quá trình có liên hệ với nhau.

Các quá trình đó bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, cung cấp

các nguồn lực để thực hiện kế hoạch, điều hành thực hiện kế hoạch và kiểm

soát

• Lập kế hoạch quản lý:

Bao gồm toàn bộ việc lập kế hoạch từ những quyết định ở mức cao

nhất về các mục đích và mục tiêu chủ yếu đến những chiến lược và các chủ

trương hỗ trợ ở mức thấp hơn, đến các trình tự và phương pháp ở mức thấp

hơn nữa cho việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Lập kế hoạch quản lý cũng

là căn cứ cho tất cả các quá trình khác

• Tổ chức thực hiện kế hoạch:

Quá trình này phải chia công việc của tổ chức thành nhiều phần sau đó

phối hợp các phần này với nhau sao cho toàn bộ công việc của tổ chức được

hoàn thành. Nó giúp cho mỗi người trong tổ chức biết họ phải làm gì và ai là

người có trách nhiệm giúp đỡ họ thực hiện công việc đó. Quá trình này được

xây dựng dựa trên cơ sở của việc lập kế hoạch chung nói trên.

• Cung cấp các nguồn lực:

Đây là quá trình cung cấp các nguồn lực cần thiết nó bao gồm việc

mua sắm các nguồn lực vật chất như máy móc thiết bị và các loại vật tư cung

ứng… và việc tuyển dụng, phát triển nhân lực. Đặc biệt hoạt động chuẩn bị

nguồn lực về con người được các nhà quản lý hết sức quan tâm

• Điều hành quản lý:

Đây là quá trình khi công việc được tiến hành trong thực tế. Nó bao

gồm 3 loại hoạt động hỗ trợ làm cơ sở cho việc thực thi các nghiệp vụ được

giao: hướng dẫn, phối hợp, chỉ đạo thực hiện kế hoạch

• Kiểm soát:

Việc hoàn thành công việc hiện tại không trành khỏi bị ảnh hưởng của

những điều kiện thay đổi và năng lực con người không đồng đều. Do đó,

chúng ta phải thấy được những sai lệch so với kế hoạch và xử lý những chỗ

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 9 ểm toán 42C

Chuyên đề thực tập tốt ngiệp

sai lệch đó một cách có hiệu quả. Việc kiểm soát là một tiểu qúa trìnhcần thiết

giúp chúng ta đạt được một cách tốt nhất những mục tiêu đã xây dựng.

Trong kinh doanh, mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi

nhuận và mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng đến mục tiêu đó. Các

nhà quản lý luôn luôn làm mọi cách để nâng cao hiệu quả hoạt động của

doanh nghiệp. Bên cạnh đó như chúng ta đã biết, kiểm soát là một chức năng

thẩm định các hoạt động của doanh nghiệp, nhằm giúp doanh nghiệp thực

hiện một cách tốt nhất các mục tiêu của mình, chính vì thế mà hiện nay người

ta có xu hướng đưa hoạt động kiểm soát vào gắn liền với từng khâu trong quá

trình quản lý mà chúng ta chỉ có thể đạt được điều đó thông qua hoạt động

của bộ phận kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ

đang ngày càng cần thiết đối với các doanh nghiệp.

3.2. Quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể

Như chúng ta đã biết, chức năng kiểm soát bắt đầu bằng việc xác định

các mục tiêu và kết thúc khi đạt các mục tiêu đó. Với việc thực hiện công tác

quản lý hay nói cách khác là thực hiện các giai đoạn của quá trình quản lý thì

chức năng kiểm soát đó chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành động

thực hiện mà nhờ đó các chiến lược được chuyển thành các hành động cụ thể

để đạt được các mục tiêu và kết quả đã đặt ra. Điều đó cũng rất thiết thực để

xem xét kỹ hơn các chức năng của kiểm soát tương quan như thế nào với các

giai đoạn chủ yếu của quá trình quản lý là lập kế hoach, tổ chức thực hiện,

cung cấp nguồn lực và quản trị.

3.2.1. Quan hệ với lập kế hoạch:

Lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các mục tiêu hoàn chỉnh cho

công ty cả trên góc độ tổng thể và từng bộ phận cấu thành tổ chức. Những

mục tiêu tổng thể và bộ phận cung cấp những luận điểm hỗ trợ cho các hoạt

động kiểm soát. Việc lập kế hoạch đầy đủ và toàn diện làm cơ sở cho chức

năng kiểm soát. chúng ta biết là quản lý thấy rõ nhu cầu phải lập kế hoạch tốt

điều đó cũng nhấn mạnh rằng đất kỳ ai quan tâm tới việc phát triển hoặc cải

tiến hiệu quả kiểm soát cần phải chú ý tới cả tính đầy đủ của việc lập kế

hoạch và hiệu qủa mà việc lập kế hoạch thực sự đem lại. Do đó mối quan tâm

đầu tiên của chúng ta là việc lập kế hoạch thật tốt cho toàn công ty.

Ngô Thị Thanh Tâm Ki 10 ểm toán 42C