Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ TÀI CHÍNH

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các

doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty

Công nghiệp Xi măng Việt Nam

Nguyễn Thu Hoài

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 62.34.30.01

Họ và tên cán bộ HDKH: TS, Phùng Thị Đoan

PGS, TS Trƣơng Thị Thuỷ

2011

2

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Nền kinh tế nước ta đang vận hành theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của

Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Việc định hướng xã hội chủ nghĩa

được thực hiện thông qua vai trò chủ đạo của kinh tế Nhà nước và vai trò quản lý vĩ

mô của Nhà nước. Để kinh tế Nhà nước phát huy được vai trò chủ đạo, hệ thống

các Tổng Công ty Nhà nước đã được thành lập và đi vào hoạt động ở hầu hết các

ngành, các lĩnh vực then chốt của nền kinh tế, cung cấp các sản phẩm thiết yếu như

sắt, thép, xi măng, giấy, cao su, cà phê… trong đó có Tổng Công ty Công nghiệp Xi

măng Việt Nam.

Sau một quá trình hình thành và phát triển, các doanh nghiệp sản xuất xi măng

thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam đã đạt được các thành tựu đáng

kể, phát huy được vai trò chủ đạo của mình trong việc cung cấp sản phẩm xi măng

đáp ứng nhu cầu các công trình xây dựng công nghiệp, xây dựng cao ốc, nhà ở và các

công trình trọng điểm quốc gia…, đem lại nguồn thu lớn và ổn định cho ngân sách,

góp phần bình ổn vật giá… Bên cạnh những thành tựu quan trọng đã đạt được, hoạt

động của các doanh nghiệp này còn bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập như trình độ quản

lý của một số doanh nghiệp còn chưa cao, hiệu quả kinh doanh và khả năng hội nhập,

cạnh tranh thấp, thiếu vốn, công nghệ lạc hậu… Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình

trạng trên trong đó có một nguyên nhân quan trọng tính đến nay vẫn chưa được giải

quyết một cách triệt để đó là việc thiết kế và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ

thích hợp nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra.

Trong bối cảnh hiện nay, khi tốc độ phát triển của các dự án xi măng đạt ở

mức kỷ lục thì sản lượng xi măng từ chỗ chỉ đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng trong

nước sẽ có thể chuyển sang trạng thái dư thừa. Do vậy các doanh nghiệp sản xuất xi

măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam sẽ phải đối mặt với quá

trình cạnh tranh vô cùng gay gắt. Để có thể cạnh tranh và tồn tại được, các doanh

nghiệp này phải cải cách hành chính, chuyển đổi các mô hình kinh tế với phần lớn

các doanh nghiệp thuộc sở hữu Nhà nước dần chuyển sang doanh nghiệp đa sở hữu

để thu hút vốn, kiểm soát được các rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất

kinh doanh.

Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước vì sự nghiệp công nghiệp hoá,

hiện đại hoá Đất nước, nhiệm vụ và kỳ vọng đặt ra cho ngành xi măng Việt nam rất

lớn đòi hỏi phải nhanh chóng xây dựng và phát triển các doanh nghiệp sản xuất xi

măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam ngày một lớn mạnh. Để

3

làm được việc đó đặt ra hàng loạt các vấn đề nghiên cứu và hoàn thiện trong đó có

việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đang được đặt ra như một yêu cầu cấp

thiết.

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các

doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam

và trên cơ sở yêu cầu cấp thiết đặt ra trong điều kiện kinh tế thị trường, hội nhập

kinh tế quốc tế, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các

doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng

Việt Nam” để nghiên cứu.

2. Mục đích nghiên cứu của đề tài

Xuất phát từ sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các

doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng

công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam nói riêng, việc nghiên cứu đề tài nhằm vào

các mục tiêu cụ thể sau:

- Nghiên cứu, hệ thống hoá và góp phần làm sáng tỏ hơn các vấn đề lý luận

cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất dưới góc độ

quản trị doanh nghiệp nhằm định hướng cho các nội dung hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ, phù hợp với đặc thù tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của

các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc các Tổng công ty Công nghiệp Xi măng

Việt Nam.

- Với các phương pháp khảo sát, đề tài tiến hành phân tích, đánh giá thực tế về

hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty

Công nghiệp Xi măng Việt Nam làm cơ sở cho việc đề ra các nội dung hoàn thiện.

- Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, đề xuất các nội dung hoàn thiện hệ thống

kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công

nghiệp Xi măng Việt Nam phù hợp với định hướng tổ chức, sắp xếp lại các doanh

nghiệp Nhà nước có tính đến những thay đổi về môi trường kinh doanh, môi trường

công nghệ thông tin... trong giai đoạn hiện nay.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ dưới góc độ

kiểm soát là một chức năng quan trọng của quá trình quản lý doanh nghiệp từ đó

đưa ra các nội dung hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản

xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam nhằm ngăn chặn

các rủi ro trong từng khâu hoạt động để thực hiện có hiệu quả mục tiêu đề ra.

4

3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Với đối tượng nghiên cứu trên, đề tài đi sâu nghiên cứu và hoàn thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công

ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam.

4. Phƣơng pháp nghiên cứu

Quá trình nghiên cứu đề tài dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật

biện chứng để xem xét các vấn đề liên quan một cách lôgíc, cụ thể đồng thời kết

hợp giữa lý luận và thực tế, kết hợp các phương pháp diễn giải, qui nạp, phương

pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp thống kê… để phân tích, hệ

thống hoá và đưa ra các nhận thức riêng của mình cũng như tìm ra những vấn đề

cần phải giải quyết trong thực tiễn.

5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

- Đi sâu nghiên cứu và hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống

kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất có ứng dụng máy tính trong công

tác quản lý dưới góc độ quản trị doanh nghiệp.

- Nghiên cứu những đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất xi măng và điểm

đặc thù của các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp

Xi măng Việt Nam – doanh nghiệp có vốn Nhà nước chi phối, sau đó phân tích và

chỉ rõ ảnh hưởng của những đặc thù ấy tới việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm

soát nội bộ.

- Khảo sát thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thiết lập và vận hành tại

các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt

Nam để đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành.

- Trên cơ sở các kết quả nghiên cứu, luận án xây dựng hệ thống đồng bộ các

nội dung cần được hoàn thiện trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát

nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi

măng Việt Nam.

6. Kết cấu của luận án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận

án chia thành 3 chương như sau:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong

doanh nghiệp sản xuất.

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam.

5

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam.

Chƣơng 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH

NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1.1. Quản trị doanh nghiệp với mô hình hoạch định và kiểm soát

Người ta đã tổng kết được rằng ở các nước đang phát triển, sự hỗ trợ về vốn và

kỹ thuật không thể đưa đến sự phát triển nhanh chóng của các doanh nghiệp nếu không

quan tâm thích đáng đến yếu tố con người. Nói cách khác, nếu quản trị yếu kém thì dù

các nguồn lực có phong phú và giàu có đến mấy đi nữa, cuối cùng cũng sẽ thất bại.

Quản trị là một hoạt động thiết yếu nảy sinh khi có một nỗ lực tập thể để

thực hiện mục tiêu chung. Xã hội càng phát triển, con người càng có nhu cầu phải

hợp tác với nhau để hoàn thành các công việc chung, nếu không tự bản thân các cá

nhân không thể thực hiện được.

Phân công lao động càng phát triển thì các nỗ lực hợp tác càng gia tăng và

yêu cầu về sự phối hợp các hoạt động này để hoàn thành mục tiêu chung càng lớn.

Do vậy hoạt động quản trị ngày càng được coi trọng.

Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm đạt

được mục tiêu đề ra một cách có hiệu quả trong những điều kiện biến động của môi

trường kinh doanh.

Quá trình quản trị doanh nghiệp là chu trình khép kín bao gồm các giai đoạn:

xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu, tổ chức thực hiện kế

hoạch, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch rồi quay lại giai đoạn xác định mục tiêu

cho kỳ tiếp sau. Các giai đoạn của chu trình quản trị được thể hiện qua sơ đồ 1.1.

Xác định mục tiêu

Giai đoạn này nhà quản trị phải xây dựng các mục tiêu phải đạt trong từng

khoảng thời gian nhất định. Các mục tiêu cụ thể này thường là một phần trong mục

tiêu tổng thể, nó thường mang tính hoạch định hơn là nhằm cải thiện khả năng sinh

lời của doanh nghiệp.

Lập kế hoạch

6

Khi các mục tiêu đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là nhà quản trị xác

định các đường đi khác nhau để đạt được mục tiêu. Để ra được quyết định là nên

chọn đường đi nào nhà quản trị phải thu thập các thông tin cả về mặt định lượng và

định tính về chúng. Khi thông tin đã được thu thập thì đường đi tốt nhất để đạt được

mục tiêu sẽ được lựa chọn và các kế hoạch được xây dựng trên cơ sở đường đi đó.

Thực hiện kế hoạch

Một khi đường đi của mục tiêu đã được xác định, các kế hoạch để thực hiện

mục tiêu đã được thiết lập thì giai đoạn tiếp theo là thực hiện kế hoạch. Trong giai

đoạn này nhà quản trị phải liên kết tốt nhất các nguồn lực sao cho các kế hoạch

được thực hiện ở mức độ cao nhất và hiệu quả nhất.

Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch

Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ, hợp lý, tổ chức thực hiện kế

hoạch, đòi hỏi phải đánh giá việc thực hiện kế hoạch bằng cách so sánh kết quả thực

hiện với các kế hoạch đã xây dựng. Giai đoạn này của chu trình có thể được xem

như là sự xem lại hoặc kiểm soát sau khi thực hiện. Trước khi kết quả được so sánh,

thông tin về kết quả chúng phải được thu thập cả về mặt định lượng và định tính.

Những kết quả sau khi được so sánh với những mục tiêu ban đầu, nhà quản trị có

thể ra thêm các quyết định để điều chỉnh các hoạt động đang thực hiện.

Sơ đồ 1.1: Các giai đoạn của chu trình quản trị

Nguồn: Giáo trình Kế toán quản trị doanh nghiệp 2007- Học viện tài chính

Nếu chỉ xét trên góc độ hoạch định và kiểm soát thì nhiệm vụ của hoạch định

và kiểm soát được thể hiện qua các bước công việc trong từng giai đoạn của chu

trình quản trị theo sơ đồ 1.2.

Tổ chức thực hiện kế hoạch

Kiểm soát các kết quả thực hiện

Xử lý các sai lệch so với kế hoạch

Xác định mục tiêu

Xác định các đường đi khác nhau

để thực hiện mục tiêu

Thu thập thông tin về các đường đi

khác nhau

Lựa chọn đường đi tốt nhất (xây dựng

kế hoạch trên cơ sở đường đi tốt nhất)

Hoạch định

Kiểm soát

Xác định mục tiêu

Lập kế hoạch

Thực hiện kế hoạch

Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch

7

Sơ đồ 1.2: Nhiệm vụ hoạch định và kiểm soát trong từng bước công việc

của chu trình quản trị

Nguồn: Giáo trình Quản trị thực hiện ACCA

Sơ đồ 1.2 thể hiện rất rõ nhiệm vụ hoạch định và kiểm soát trong từng bước

công việc của chu trình quản trị. Tuy vậy, có rất nhiều nhà kinh tế học trong đó có

Giáo sư, tiến sỹ Robert Anthony nhấn mạnh rằng:

“Mặc dù có thể xác định những kiểu khác nhau của hoạt động tinh thần mà

được yêu cầu cho các quyết định kiểm soát và hoạch định, nhưng là sai lầm để cho

rằng những hoạt động này có thể tách ra rõ ràng trong thực hành. Tất cả các nhà

quản trị đều đưa ra cả các quyết định hoạch định và kiểm soát. Một quản đốc mà

không bằng lòng với những con số sản xuất trong khu vực của anh ấy có thể xem lại

những quyết định trong tương lai (quyết định hoạch định) cũng như thực hiện các

hoạt động thúc đẩy phân xưởng của anh ấy thực hiện tốt hơn trong tương lai (quyết

định kiểm soát). Những nơi có sự tham gia của hoạt động quản trị, các quyết định

hoạch định và kiểm soát được giới hạn trong phạm vi liên quan.” [1, tr.25]

Anthony cũng chỉ ra ba cấp độ của hoạt động quản trị đó là: hoạch định

chiến lược, hoạch định chiến thuật (kiểm soát quản trị), kiểm soát tác nghiệp. Trong

đó:

Hoạch định chiến lược là quá trình ra các quyết định về mục tiêu của doanh

nghiệp; những thay đổi trong mục tiêu của doanh nghiệp; sử dụng các nguồn lực để

đạt được những mục tiêu đó; những chính sách quản lý như chính sách mua lại công

ty, chính sách sử dụng các nguồn lực…

Hoạch định chiến thuật (kiểm soát quản trị) là quá trình các nhà quản trị

bảo đảm rằng các nguồn lực đạt được và được sử dụng có hiệu quả và hiệu lực để

thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

Kiểm soát tác nghiệp là quá trình nhà quản trị đảm bảo các nhiệm vụ cụ thể

được thực hiện một cách có hiệu quả và hiệu lực.

Ba cấp của hoạt động quản trị được mô tả bởi Anthony được có thể được

minh hoạ theo sơ đồ 1.3:

Mức chiến lược

Mức chiến thuật

Mức tác nghiệp

8

Sơ đồ 1.3: Tháp hình chóp các cấp độ của hoạt động quản trị

Nguồn: Giáo trình Quản trị thực hiện ACCA, tr.27

Cần phải chú ý rằng trong sơ đồ này mỗi cấp độ của hoạt động quản trị không

nhất thiết liên quan đến một bộ phận cụ thể nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh

nghiệp ví dụ những nhân viên liên quan chủ yếu đến các hoạt động ở mức chiến thuật

có thể cũng tham gia vào những quyết định chiến lược và có thể cũng có nhiệm vụ ở

mức tác nghiệp thường ngày của mình. Cả ba cấp của hoạt động quản trị liên quan

đến cả nhiệm vụ hoạch định và kiểm soát. Tuy nhiên, tại mức hoạch định chiến lược

thì nhiệm vụ hoạch định được nhấn mạnh còn ở mức tác nghiệp thì nhiệm vụ kiểm

soát là chủ yếu. Do vậy, sơ đồ 1.3 có thể được mở rộng thành sơ đồ 1.4.

Sơ đồ 1.4: Các cấp độ của hoạt động quản trịvới nhiệm vụ hoạch định và kiểm soát

Nguồn: Giáo trình Quản trị thực hiện ACCA

1.1.2. Các loại kiểm soát trong doanh nghiệp .

Mô hình hoạch định và kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp đã khẳng định

nhiệm vụ của kiểm soát trong tất cả các giai đoạn của chu trình quản trị doanh

nghiệp. Để hiểu rõ hơn nhiệm vụ này ta tiến hành phân loại kiểm soát theo các tiêu

thức khác nhau.

1.1.2.1. Phân loại theo nhiệm vụ của kiểm soát trong các cấp quản trị

doanh nghiệp

Căn cứ vào nhiệm vụ của kiểm soát trong các cấp quản trị doanh nghiệp,

kiểm soát được chia thành kiểm soát quản trị và kiểm soát tác nghiệp, trong đó:

* Kiểm soát quản trị

Kiểm soát quản trị là quá trình các nhà quản trị bảo đảm rằng các nguồn lực

đạt được và được sử dụng có hiệu quả và hiệu lực để thực hiện các mục tiêu của

doanh nghiệp.

Các hoạt động

hoạch định

Các hoạt động

kiểm soát

Chiến lược

Chiến thuật

Tác nghiệp

9

Có hiệu lực là các nguồn lực được sử dụng để đạt được các mục đích mong

muốn. Có hiệu quả có nghĩa là đạt được kết quả tốt nhất (sản lượng tối ưu) từ những

nguồn lực đầu vào .

Các quyết định kiểm soát quản trị rất đa dạng bao gồm quyết định định giá,

quảng cáo, thúc đẩy bán hàng, mua sắm và lựa chọn nhà cung cấp, mức tồn kho,

quyết định thay thế tài sản cố định… Những quyết định này thường được căn cứ

vào sự phân tích tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và tiền trở thành đơn vị

chung để đo lường các nguồn lực. Hệ thống kiểm soát là những báo cáo thực hiện

liên quan đến các trung tâm chi phí, doanh thu, lợi nhuận... Những báo cáo này là sự

tóm lược của nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau. Kiểm soát chi tiết về mỗi hoạt

động riêng lẻ sẽ được thực hiện ở mức tác nghiệp.

* Kiểm soát tác nghiệp

Kiểm soát tác nghiệp là quá trình các nhà quản trị đảm bảo các nhiệm vụ cụ

thể được thực hiện một cách có hiệu quả và hiệu lực. Hoạt động kiểm soát này có

thể được thực hiện thông qua con người hoặc chương trình tự động. Khi càng nhiều

nhiệm vụ được tự động hoá thì nhân tố con người trong kiểm soát tác nghiệp càng

trở thành ít quan trọng hơn. Thường ở những nơi mà mối quan hệ giữa đầu vào và

đầu ra được xác định rõ ràng thì nhiều nhiệm vụ được kiểm soát theo chương trình

tự động. Còn ở những nơi các nhiệm vụ được thực hiện bởi con người thì nhân tố

con người trong kiểm soát tác nghiệp sẽ luôn luôn quan trọng.

1.1.2.2. Phân loại theo mối quan hệ giữa kiểm soát với quá trình thực hiện

kế hoạch

Căn cứ vào mối quan hệ giữa kiểm soát và quá trình thực hiện kế hoạch,

kiểm soát được chia thành kiểm soát trước, trong và sau quá trình thực hiện kế

hoạch.

* Kiểm soát trước khi thực hiện kế hoạch

Kiểm soát trước khi thực hiện kế hoạch là kiểm soát phòng chặn trước khi

quá trình bắt đầu nhằm dự báo trước kết quả và tìm ra giải pháp điều chỉnh trước

khi công việc được tiến hành.

Kiểm soát trước khi thực hiện kế hoạch là sự giám sát, kiểm tra xem các yếu

tố đầu vào có đảm bảo đúng như kế hoạch đã dự kiến hay không? Các yếu tố đó có

khả năng làm cho quá trình thực hiện kế hoạch đi đến kết quả mong đợi hay không?

Nếu không thì cần phải có sự điều chỉnh như thế nào?

* Kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch

10

Kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo chắc chắn rằng mọi

hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu đề ra. Ở giai đoạn này nhà quản trị

phải theo dõi được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch với những qui định, chính

sách, thủ tục và kế hoạch đã lập ra để phát hiện kịp thời những sai lệch, vướng mắc từ đó

có những điều chỉnh phù hợp đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện.

* Kiểm soát sau quá trình thực hiện kế hoạch

Kiểm soát khi quá trình thực hiện kế hoạch đã hoàn thành không có tác dụng

điều chỉnh quá trình đó mà thông qua việc so sánh giữa kết quả đạt được với các kế

hoạch (dự toán) đã đề ra để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, xác định nguyên

nhân của những chênh lệch giữa kế hoạch (dự toán) và thực hiện từ đó mà có những

điều chỉnh cho những quá trình tương tự sau này.

Mặt khác, kiểm soát sau quá trình thực hiện kế hoạch giúp cho nhà quản trị

đánh giá được hiệu quả của công tác xác định mục tiêu và lập kế hoạch trước đây.

Nếu kết quả thực hiện thấy không có sự sai lệch đáng kể so với kế hoạch (dự toán)

đã lập thì việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch (dự toán) có chất lượng cao và có

tính hiện thực.

1.1.2.3. Phân loại kiểm soát theo cách thức ngăn ngừa các sai phạm trong

quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Sai phạm trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm ba nhóm đó

là sai sót, gian lận và hành vi không tuân thủ, trong đó:

Sai sót là những nhầm lẫn không cố ý ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục

tiêu cụ thể như sai sót trong kế toán là lỗi tính toán số học, ghi chép sai, bỏ sót hoặc

hiểu sai các khoản mục, nghiệp vụ...

Gian lận là các hành vi có chủ ý lừa dối, có liên quan đến việc tham ô, biển

thủ tài sản hoặc là xuyên tạc các thông tin và che dấu tài sản như che dấu thông tin,

tài liệu hoặc nghiệp vụ; xử lý chứng từ theo ý muốn chủ quan, sửa đổi, xuyên tạc,

làm giả chứng từ, tài liệu...

Không tuân thủ là những hành vi thực hiện sai, bỏ sót, thực hiện không đầy

đủ, không kịp thời hoặc không thực hiện pháp luật và các qui định trong nội bộ

doanh nghiệp dù là do vô tình hay chủ ý.

Để ngăn chặn các sai phạm xảy ra nhà quản trị ban hành và tổ chức thực hiện

các qui định, chính sách, thủ tục, tiêu chuẩn... Đứng trên góc độ tổ chức thực hiện

các qui định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn đó, kiểm soát được chia thành kiểm

soát ngăn ngừa và kiểm soát hiệu chỉnh.

11

* Kiểm soát ngăn ngừa là quá trình tổ chức thực hiện các qui định, chính

sách, thủ tục và tiêu chuẩn… thông qua việc bắt buộc các bộ phận, cá nhân trong

doanh nghiệp tuân thủ các qui định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn.

* Kiểm soát hiệu chỉnh là quá trình tổ chức thực hiện các qui định, chính sách,

thủ tục và tiêu chuẩn… thông qua việc hướng dẫn và định hướng cho các bộ phận, cá

nhân trong doanh nghiệp thực hiện các qui định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn.

1.1.3. Khái niệm và mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ

Tại các doanh nghiệp nhiệm vụ kiểm soát trong quản trị được thực hiện

thông qua việc thiết lập và thực hiện một hệ thống các qui định, chính sách, các thủ

tục và các bước kiểm soát… nhằm điều hành hoạt động của chính doanh nghiệp

trong các giai đoạn của chu trình quản trị. Hệ thống các chính sách, các thủ tục và

các bước kiểm soát… đó được gọi là hệ thống kiểm soát nội bộ.

Đứng trên góc độ thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, theo Liên

đoàn Kế toán Quốc tế thì hệ thống kiểm soát nội bộ là “hệ thống các chính sách, các

bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu:

Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị;

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin;

Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý;

Đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động”.

Đứng trên góc độ kiểm toán viên - nghiên cứu đánh giá về hệ thống kiểm soát

nội bộ nhằm phục vụ cho công việc của mình - theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam

số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui

định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm

đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn

ngừa và phát hiện các gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý

nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”.

Đứng trên góc độ nghiên cứu về lĩnh vực kiểm toán, theo giáo trình Lý

thuyết Kiểm toán của Học viện Tài chính thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm

toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và các thủ tục kiểm soát được thiết lập

nhằm mục đích quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị”. [28, tr227].

Qua các khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đã nêu, có thể

khái quát khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các qui định, chính sách, các bước kiểm

soát và các thủ tục kiểm soát được thiết kế và vận hành trong toàn doanh nghiệp

nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính; đảm bảo tính tuân thủ

12

các qui định và pháp luật của doanh nghiệp; đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả trong

hoạt động của doanh nghiệp; bảo vệ tài sản và thông tin của doanh nghiệp.

Với khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ đã nêu các nội dung sau cần được

nhấn mạnh:

* Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các qui định, các chính sách, các

bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát... được thiết kế và vận hành bởi con người

nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp.

- Các qui định, chính sách trong hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả

các qui định, chính sách để quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp như

các qui định và chính sách về quản lí nhân sự, quản lí tiền lương, quản lí vật tư, tài

sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách về hoạt động mua hàng, dự trữ,

sản xuất, bán hàng của doanh nghiệp...

- Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng

định các biện pháp quản lý khác nhau có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay

không?

- Các thủ tục kiểm soát là các qui chế và thủ tục do Ban lãnh đạo doanh

nghiệp thiết lập và chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.

- Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những qui định, chính

sách, thủ tục và biểu mẫu… mà nó bao gồm cả những con người trong doanh

nghiệp như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, Trưởng phòng, Giám đốc xí nghiệp,

Quản đốc, các nhân viên thuộc các bộ phận… Chính con người định ra các mục

tiêu, đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu, thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ ở

mọi nơi và vận hành chúng.

Việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện thông

qua nhà quản trị các cấp và các nhân viên tác nghiệp trong doanh nghiệp, cụ thể:

Nhà quản trị cấp cao

Nhà quản trị cấp cao (Giám đốc hoặc Phó giám đốc điều hành...) có trách

nhiệm điều hành chung hoạt động của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thiết lập các mục

tiêu, chính sách và chiến lược cho toàn bộ doanh nghiệp. Nhà quản trị cấp cao sử

dụng rất ít thời gian để thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ mà chủ yếu là thiết kế

hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua quan điểm chỉ đạo đối với việc thiết kế và vận

hành hệ thống kiểm soát nội bộ; thông qua việc ban hành điều lệ hoạt động của

doanh nghiệp, các chính sách, qui định, thủ tục và các bước kiểm soát để ngăn chặn

các hành vi thiếu đạo đức, phạm pháp, giảm thiểu sức ép có thể dẫn nhân viên đến

13

hành vi thiếu trung thực; thông qua việc nêu gương cho cấp dưới về việc tuân thủ

các qui định đã được đề ra...

Nhà quản trị cấp trung

Nhà quản trị cấp trung (trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp, giám đốc tài

chính hay quản đốc phân xưởng) thực hiện các mệnh lệnh của quản trị cấp cao

thông qua việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho các thuộc cấp, phân bổ các

nguồn lực và quản lý các nhóm làm việc để đạt được mục tiêu chung của doanh

nghiệp. Nhà quản trị cấp trung có trách nhiệm thiết kế các chu trình kiểm soát một

cách chi tiết, cụ thể tại các bộ phận mà mình quản lý. Khi thiết kế từng chu trình đó

phải tính đến sự phân công trách nhiệm và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận,

nhóm làm việc. Hơn nữa nhà quản trị cấp trung có trách nhiệm trong việc tổ chức

cho các nhà quản trị cấp tác nghiệp thực thi công việc vận hành hệ thống kiểm soát

nội bộ của mình đồng thời thực hiện kiểm soát lại việc vận hành đó.

Nhà quản trị cấp tác nghiệp

Nhà quản trị cấp tác nghiệp (quản trị viên bán hàng, trưởng ca, trưởng bộ

phận) chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các hoạt động tại đơn vị như một quản trị

viên tác nghiệp tại một phân xưởng sản xuất thép giám sát hoạt động của nhân viên

cán thép, nhân viên vận hành và bảo dưỡng máy móc và ghi chép vận đơn. Nhà

quản trị cấp tác nghiệp chịu trách nhiệm vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ căn cứ

vào các qui định, chính sách, các thủ tục và bước kiểm soát đã được thiết kế; tổ

chức cho các nhân viên tác nghiệp tại bộ phận mình thực hiện các qui chế, thủ tục

kiểm soát liên quan; thực hiện kiểm soát việc vận hành của các nhân viên tác

nghiệp.

Nhân viên tác nghiệp

Nhân viên tác nghiệp là những người thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của các

bộ phận. Nhân viên tác nghiệp chịu trách nhiệm trong việc vận hành hệ thống kiểm

soát nội bộ thông qua việc tuân thủ, chấp hành các các qui định, chính sách, thủ tục

và các bước kiểm soát đã được thiết kế và ban hành. Ngoài ra nhân viên tác nghiệp

còn góp phần vào việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ bằng việc báo cáo những

vấn đề bất hợp lý, bất thường được phát hiện ra trong quá trình thực hiện các qui

định, chính sách, thủ tục và các bước kiểm soát đã thiết kế.

* Kiểm soát nội bộ là một quá trình mang tính hệ thống.

Hoạt động kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện

diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp không chỉ riêng ở những bộ phận thực hiện

nhiệm vụ chủ yếu như bộ phận mua hàng, sản xuất, tiêu thụ… mà nó còn hiện diện

14

ở các bộ phận quản lý, phục vụ sản xuất như bộ phận quản lý nhân sự, quản lý tài

sản, quản lý công nghệ, quản lý tài chính, bộ phận bảo vệ, kho hàng, … Để đảm bảo

tính hiệu quả của từng bộ phận cũng như tính hiệu quả chung của cả hệ thống nhằm

đạt được các mục tiêu đặt ra của toàn doanh nghiệp thì chuỗi các hoạt động kiểm

soát nội bộ ở từng bộ phận phải được kết hợp với nhau thành một hệ thống nhất.

* Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không

phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện bởi vì:

- Thứ nhất là khi thiết kế, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu kém có

thể sảy ra do sai lầm của con người dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu như:

Khả năng lạm dụng quyền hạn hoặc sự yếu kém về năng lực, trình độ chuyên

môn nên thiết kế các qui chế kiểm soát nội bộ không thích hợp.

Sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên.

Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với

nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.

Khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn

của mình nhằm phục vụ mưu đồ riêng.

- Thứ hai là nguyên tắc cơ bản trong việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ là chi

phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm

soát. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi

phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát đó.

- Thứ ba là hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường

xuyên phát sinh mà ít chú ý đến các nghiệp vụ không thường xuyên do đó những sai

phạm trong các nghiệp vụ này thường xuyên sảy ra.

- Thứ tư là do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ

tục kiểm soát không còn phù hợp...

Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ có thể phát hiện và ngăn chặn các sai

phạm nhưng không thể đảm bảo rằng chúng không bao giờ sảy ra.

* Việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ thuộc về trách

nhiệm của nhà quản trị doanh nghiệp.

Xuất phát từ nhiệm vụ kiểm soát trong các khâu của chu trình quản trị nên

việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ là thuộc về trách nhiệm của nhà

quản trị doanh nghiệp để quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.

* Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.

15

- Hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực, hợp lý của Báo

cáo tài chính. Các thông tin kinh tế, tài chính được cung cấp thông qua hệ thống

Báo cáo tài chính là căn cứ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý. Để đảm bảo

tính đúng đắn, phù hợp của các quyết định quản lý thông tin đó phải đảm bảo tính

kịp thời về thời gian, tính đầy đủ, khách quan, trung thực và đáng tin cậy về thực

trạng tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp; phải đảm bảo tính

rõ ràng, dễ hiểu và có thể so sánh được. Với mục tiêu trên hệ thống các qui định,

chính sách, các thủ tục và bước kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ trong

doanh nghiệp phải đảm bảo:

+ Các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ

hợp lý). Có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành sao

cho không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ

giả vào các sổ kế toán.

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn). Để

kiểm soát, bảo vệ được tài sản thì mỗi nghiệp vụ kinh tế muốn được xảy ra phải

được phê chuẩn đúng đắn của người có trách nhiệm. Nếu một nghiệp vụ kinh tế

không được phê chuẩn xảy ra có thể dẫn đến một sự lừa đảo và ảnh hưởng làm tổn

thất tài sản.

+ Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, các tài sản hiện có phải được ghi sổ

đầy đủ (tính đầy đủ). Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành

nhằm không để bất cứ một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, hay một tài sản hiện có

nào nằm ngoài sổ kế toán. Chúng phải được ghi đầy đủ vào các sổ kế toán kế toán

và được tổng hợp trên các Báo cáo tài chính.

+ Các nghiệp vụ kinh tế, các tài sản hiện có phải được đánh giá và tính toán

đúng đắn (sự đánh giá và tính toán). Hệ thống kiểm soát nội bộ phải có các quá

trình kiểm soát để đảm bảo là không để xảy ra sai sót trong khi đánh giá, tính toán

và ghi sổ số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ.

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại). Các

quá trình kiểm soát phải bao gồm một hệ thống các tài khoản thích hợp, được qui

định rõ ràng về nội dung và quan hệ đối ứng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế một

cách đúng đắn.

+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh kịp thời, đúng kỳ (tính đúng kỳ

và kịp thời). Nếu các nghiệp vụ kinh tế được ghi trước hoặc sau khi chúng sảy ra sẽ

làm tăng khả năng sai sót trong việc bỏ quên hoặc ghi trùng, nếu khác kỳ chúng sẽ

làm sai lệch thông tin trên các Báo cáo tài chính. Hệ thống kiểm soát nội bộ phải