Công tác chuẩn bị nhân lực cho dự án nhà máy chế biến thực phẩm Như Thanh.doc

LỜI MỞ ĐẦU

Thành lập dự án nhà máy chế biến thực phẩm xuất khẩu Như Thanh là

một chủ trương lớn của công ty tư vấn xây dựng và PTNT. Nhà máy được

xây dựng nhằm khai thác vùng nguyên liệu dồi dào của tỉnh Thanh Hoá.

Đồng thời nhằm tạo ra một loại sản phẩm được coi là mới mẻ trên thị

trường Việt Nam và quốc tế,đó là nước dứa cô đặc với mục tiêu là tạo ra

một khối lượng doanh thu lớn góp phần thúc đẩy quá trình tiến tới cổ phần

hoá công ty. Sau một thời gian thực tập tại công ty tôi đã quyết định lựa

chọn đề tài nghiên cứu: “Công tác chuẩn bị nhân lực cho dự án nhà

máy chế biến thực phẩm Như Thanh”. Đề tài nhằm phần nào cho chúng

ta thấy được công tác chuẩn bị nhân lực cho dự án của công ty tư vấn và

PTNT. Đề tài này sẽ giúp cho tôi những hiểu biết quí báu, những điều cần

làm trong công tác chuẩn bị nhân lực cho một dự án.

Đề tài này sẽ được nghiên cứu trên hai giác độ: Thứ nhất là công tác

hoạch định (kế hoạch hoá) xác định nhu cầu về nhân lực cho dự án. Thứ

hai, đề tài sẽ nghiên cứu cả một quá trình tuyển mộ, tuyển chọn và tuyển

dụng công nhân viên trong tiến trình thực hiện công tác chuẩn bị nhân lực

cho dự án. Để đi sâu nghiên cứu đề tài này tôi đã sử dụng các phương

pháp luận: Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu, giáo trình, các tài

liệu tahm khảo khác và thực hiện thu thập thông tin thực tế trong quá trình

chuẩn bị nhân lực cho dự án của công ty Tư Vấn Xây Dựng và PTNT.

Nội dung bài viết gồm 3 phần:

Chương I: Lý luận cơ bản về hoạch định tài nguyên nhân sự, và tuyển

dụng lao động.

1

Chương II: Thực trạng về công tác chuẩn bị nhân lực cho dự án nhà

máy chế biến thực phẩm xuất khẩu Như Thanh - Dây chuyền chế biến

nước giải khát.

Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị.

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn: TS Vũ

Hoàng Ngân, tập thể cán bộ nhân viên phòng tổ chức lao động và tiền

lương đã giúp tôi nghiên cứu đề tài này.

2

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH,

TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG

I. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH TNNS

I.1 Khái niệm về hoạch định TNNS (kế hoạch hoá nhân lực).

Hoạch định TNNS là một tiến trình triển khai thực hiện các kế

hoạch và các chương trình nhằm bảo đảm rằng cơ quan sẽ có đúng số

lượng, đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ.

Hoặc nói một cách khác:

Hoạch định TNNS là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ

thống những yêu cầu về TNNS đề đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số

người, có đầy đủ các kỹ năng theo đúng yêu cầu.

Như vậy, thực chất hoạch định TNNS (kế hoạch hoá nguồn nhân

lực) là phương pháp xác định các yêu cầu về nguồn nhân lực trong tương

lai và vì vậy nó được xây dựng song song với các kế hoạch khác và tham

gia vào mọi giai đoạn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

• MỘT SỐ KHÁI NIỆM.

Hoạch định nghĩa là tài liệu, tiên đoán, hay dự báo những thay đổi hay

biến thiên, cũng như phòng ngừa các rủi ro trong lai. Có bốn khái niệm

hay từ ngữ được sử dụng trong dự báo. Đó là:

- Trước nhất, đó là khái niệm xu hướng lâu dài hay xu hương trường

kỳ (the long-run trend): Xu hướng lâu dài là xu hướng dự báo nhu cầu đối

với sản phẩm hoặc nhân sự của một hãng, thường là năm năm trở lên

trong tương lai. Thấy trước xu hướng này là điều rất quan trọng bởi vì một

hãng sẽ không tìm được đủ người có đủ trình độ theo nhu cầu, nếu họ

không chuẩn bị tuyển dụng và đào tạo nhân sự trước. Lý do rất đơn giản

là có một số loại công nhân chỉ cần đào tạo và phát triển chỉ trong vài tuần

lễ hay vài tháng, nhưng có loại phải đào tạo cả hàng năm mới có khả năng

đảm nhận các nhiệm vụ mới.

- Khái niệm thứ hai đó là khái niệm biến thiên theo chu kỳ (cyclical

variation): Biến thiên theo chu kỳ là một sự chuyển động hay biến động

mà chúng ta có thể tiên đoán được một cách hợp lý về tuyến xu hướng

xảy ra trong giai đoạn hơn một năm. Hiểu rõ được các vấn đề này rất quan

3

trọng bởi vì chúng ta có thể tăng thêm nhân sự để đáp ứng với các nhu cầu

cao của chu kỳ, mặc dù chúng ta tiên đoán rằng nhu cầu về lâu dài vẫn ổn

định. Ngoài ra, mặc dù dự báo cho thấy xu hướng trường kỳ là lên cao,

nhưng vẫn cá sự suy thoái tạm thời về nhân sự.

- Khái niệm thứ ba đó là khái niệm những biến thiên theo mùa vụ

(seasonal variations): Biến thiên theo mùa vụ là những thay đổi có thể tiên

đoán được một cách hợp lý thường xảy ra trong giai đoạn một năm.

Những thay đổi này làm cho các nhà quản trị quan tâm nhiều nhất.

- Sau cùng là khái niệm những biến thiên ngẫu nhiên (random

variations): Biến thiên ngẫu nhiên là những thay đổi không theo mô hình

nào cả. Ngay cả những kỹ thuật dự báo tinh vi nhất cũng không thể thấy

trước những thay đổi này.

I. 2. Nhiệm vụ của hoạch định TNNS

Hoạch định TNNS có những nhiệm vụ cơ bản sau:

- Phân tích đánh giá kết quả đã đạt được của từng cá nhân trong

doanh nghiệp, dự đoán khả năng của họ trong tương lai.

- Chuẩn bị đầy đủ đầu vào về con người mà doanh nghiệp yêu cầu

đảm bảo bù đắp lại chi phí cho người lao động trong kỳ kế hoạch.

I.3 Vai trò của công tác hoạch định TNNS (kế hoạch hoá nguồn

nhân lực)

Từ những trình bày ở trên cho ta thấy vai trò của hoạch định TNNS

rất quan trọng ở chỗ:

- Giúp cho các doanh nghiệp nắm được thực chất đội ngũ người

làm việc và trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các tiềm năng cần

được khai thác để có thể nâng cao tốc độ sản xuất của doanh nghiệp.

- Giúp cho doanh nghiệp dự kiến được số người cần được bổ sung

do yêu cầu của sản xuất và số lượng cần được thay thế do các nguyên

nhân xã hội để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra được liên

tục.

- Giúp cho các doanh nghiệp xác định được số tiền công để trả cho

người lao động và sử dụng nó một cách có hiệu quả.

4

I.4 Tiến trình hoạch định nhân sự.

1. Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu.

SƠ ĐỒ 2: BƯỚC 1 TRONG TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH TNNS

5

C¸c kÕ ho¹ch tæng thÓ

Ph©n tÝch

c«ng viÖc

Chóng ta cÇn nh©n lùc

nµo ®Ó hoµn thµnh

c«ng viÖc

Nh©n lùc nµo ®·

cã s½n trong c¬

quan

Cã ¨n khíp

kh«ng

NÕu kh«ng chóng ta cÇn lo¹i

ng­êi nµo vµ lµm c¸ch nµo

®Ó tuyÓn mé hä

• §¸nh gi¸ thµnh

tÝch

• Ng©n hµng d÷

kiÖn cña c¬ quan

• §µo t¹o

• Ph¸t triÓn nh©n

viªn vµ cÊp qu¶n

trÞ

N

(Nguồn: Giáo trình quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân)

Nhìn chung khi dự báo TNNS nhà quản trị phải suy xét nhiều yếu

tố khác nhau. Theo quan điểm thực tế: Suy xét kỹ nhu cầu về sản phẩm và

dịch vụ của công ty là việc quan trọng nhất và trên hết. Trong một cơ

quan sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự phòng trước tiên. Sau

đó, chúng ta nghiên cứu khối lượng sản phẩm đáp ứng với khối lượng

doanh thu này. Sau cùng, chúng ta mới ước tính lực lượng lao động cần

thiết đáp ứng nhu cầu sản xuất. Ngoài ra, các nhà quản trị phải suy tính

đến những yếu tố khác sau đây:

- Số lượng người thay thế dự kiến (hậu quả của số người nghỉ việc

hay mãn hợp đồng)

- Chất lượng và nhân cách của nhân viên.

- Những quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ,

hoặc xâm nhập vào những thị trường mới.

- Những thay đổi về khoa học kỹ thuật và quản trị đưa đến gia tăng

năng xuất.

- Nguồn tài chính có sẵn.

Dự báo nhu cầu tài nguyên nhân sự

Sau khi dự báo nhu cầu về sản xuất kinh doanh, nhà quản trị sẽ dựa

vào đó mà dự báo nhu cầu về tài nguyên nhân sự một cách cụ thể. Chẳng

hạn như một xí nghiệp xản xuất máy biến thế điện, các hoạt động phải

6

được tính toán gồm có số đơn vị máy sẽ được sản xuất, doanh thu là bao

nhiêu và nhiều hoạt động khác. Những hoạt động này sau đó sẽ được

chuyển thành số giờ công lao động của một người. Chẳng hạn như để sản

xuất 10000 máy trong một tuần lễ đòi hỏi phải mất 5000 giờ công lao

đọng trong suốt một tuần lễ vơí 40 giờ công/người. Nếu chia 5000 giờ

công cho 40 giờ công/ người, ta sẽ cần phải có 125 công nhân trong dây

truyền lắp ráp

Dự báo khả năng sẵn có về TNNS.

Dự báo nhu cầu TNNS cung cấp cho cấp quản trị các phương tện

ước tính phải cần bao nhiêu công nhân viên và cần loại công nhân nào.

Tuy nhiên một khía cạnh khác cần phải quan tâm, đó là cấp quản trị cần

phảỉ xem xét xác định nguồn cung cấp nhân sự lấy từ đâu? Nguồn cung

cấp nhân sự có thể lấy từ trong nội bộ cơ quan hoặc phải tuyển mộ từ bên

ngoài. Nhiều công nhân có sẵn trong cơ quan sẽ đáp ứng đủ nhu cầu trong

tương lai, cũng có khả năng trong tương lai xí nghiệp sẽ hạn chế hoạt

động vì nhiều lý do, lúc đó cấp quản trị sẽ phải áp dụng nhiều biện pháp

để giải quyết vấn đề phức tạp này. Rất nhiều trường hợp số công nhân

hiện hữu còn thiếu nhiều kỹ năng và chưa đủ khả năng đảm nhận các công

việc trong tương lai. Trường hợp này cần phải có các khoá huấn luyện....

2. Bước 2: Đề ra chính sách

Sau khi các chuyên viên phân tách và đối chiếu giữa nhu cầu và

khả năng của công ty nhờ vào hệ thống thông tin, bộ phận TNNS sẽ đề

xuất một số chính sách, thủ tục và kế hoạch cụ thể. nếu công ty đủ khả

năng cung ứng nhu cầu. Công ty có nên áp dụng chính sách có không hay

cần sắp xếp lại. Trong trường hợp dư thừa nhân viên công ty có chính

sách gì và hành động như thế nào? Và trường hợp thiếu nhân viên, công ty

cần có chính sách và kế hoạch cụ thể. Trong cả hai trường hợp trên, giám

đốc nhân sự phải cân nhắc, tính toán sao cho phù hợp với ngân sách của

công ty, và trình lên cho ban giám đốc phê duyệt.

7

3. Bước 3: Thực hiện các kế hoạch.

Sau khi đã có các chính sách và kế hoạch, nhà quản trị TNNS sẽ

phối hợp với trưởng các bộ phận liên hệ để thực hiện chương trình và kế

hoạch TNNS theo nhu cầu. Cụ thể có hai kế hoạch sau đây:

3.1 Khiếm dụng nhân viên

Trong trường hợp khiếm dụng – nghĩa là thiếu nhân viên đúng theo

khả năng, nhà quản trị cần phải thực hiện thuyên chuyểnnhân viên theo

đúng khả năng và tiềm năng của họ hoặc thăng chức và giáng chức theo

đúng khả năng và tiềm năng của công ty. Tóm lại, nhà quản trị phải sắp

xếp lại TNNS.

Trong trường hợp thiếu hẳn nhân viên, nhà quản trị phải thực hiện cả

một chương trình tuyển mộ, tuyển chọn nhân viên từ nguồn bên ngoài.

Sau đây là các chương trình cụ thể:

3.1.1 Thuyên chuyển

Nhờ các loại hồ sơ lưu trữ mà nhà quản trị dễ dành trong việc thuyên

chuyển nhân viên (transfers). Dale Yoder và Staudohar phân ra hai loại

thuyên chuyển: Thuyên chuyển sản xuất (production transfers) và thuyên

chuyển nhân viên (personnel transfers). Thuyên chuyển sản xuất là việc

thuyên chuyển để đáp ứng nhu cầu xản xuất. Còn thuyên chuyển nhân

viên nhằm đáp ứng yêu cầu của nhân viên. Đây là hậu quả của việc tuyển

chọn và sắp xếp nhân sự không thích ứng, hoặc bởi vì người lao động lại

thích thay đổi công tác để tránh nhàm chán; hoặc có người lại không vui

khi làm việc chung với số người nào đó và họ tin rằng sẽ vui hơn khi làm

việc với tập thể khác.

3.1.2 Thăng chức

Nhờ hệ thống thông tin và hồ sơ nhân viên, cấp lãnh đạo dễ dàng

thăng chức cho một số người nào đó một cách khách quan. Yếu tố thâm

niên (seniority) là một yếu tố quan trọng trong việc thăng chức. Tuy

nhiên, ngày nay người Mỹ và người Nhật còn áp dụng các phương pháp

trắc nghiệm trong việc thăng thưởng. Đối với người Mỹ việc thăng thưởng

chủ yếu dựa vào thành tích và khả năng, còn thâm niên là yếu tố thứ yếu.

3.1.3 Giáng chức

8