Chuyên đề thực tập hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán trong kiểm toán

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm gần đây, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, theo xu thế

mở cửa và hội nhập vào nền kinh tế thế giới, đáp ứng yêu cầu thông tin tài chính

của các doanh nghiệp phải công khai, minh bạch và đáng tin cậy, hoạt động

kiểm toán độc lập đã ra đời và ngày càng phát triển.

Trong đó, kiểm toán BCTC là một loại hình đặc trưng nhất của kiểm toán.

Qua những thông tin mà KTV thu thập được, ta có thể biết được tình hình tài

sản, nguồn vốn cũng như tình hình nợ, thanh toán của công ty. Với chức năng

xác minh và bày tỏ ý kiến về các bảng khai tài chính, kiểm toán BCTC không

chỉ xác minh tính trung thực của các thông tin trên BCTC mà cón giúp nhà

quản lý đưa ra các quyết định phù hợp.

Đặc biệt khoản NPTNB là một khoản mục lớn trên BCĐKT. Nó cung cấp

cho ta thông tin về tình hình tài chính của công ty, khả năng thanh toán cũng

như các thông tin liên quan.Do dó, trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH

Kiểm toán VACO em quyết định chọn đề tài cho chuyên đề thực tập chuyên

ngành của mình là“Hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả

người bán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán

VACO thực hiện”.

Nội dung chuyên đề ngoài phần Lời mở đầu và Kết luận gồm 3 chương:

CHƯƠNG I: Đặc điểm khoản mục nợ phải trả người bán có ảnh hưởng đến

kiểm toán tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán VACO

CHƯƠNG II: Thực trạng vận dụng quy trình kiểm toán và kiểm toán

khoản mục nợ phải trả người bán trong kiểm toán báo cáo tài chính do

Công ty TNHH Kiểm toán VACO thực hiện

CHƯƠNG III: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện vận dụng quy trình

kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán do Công ty TNHH Kiểm toán

VACO thực hiện

SV: Phạm Thanh Tùng

Lớp: Kiểm toán 51A

1

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

CHƯƠNG I: Đặc điểm khoản mục nợ phải trả người bán có ảnh hưởng đến

kiểm toán tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán VACO

1.1. Đặc điểm khoản nợ phải trả người bán có ảnh hưởng đến kiểm toán tài

chính của Công ty TNHH Kiểm toán VACO

1.1.1. Bản chất khoản nợ phải trả người bán

Tại các khách hàng của VACO, khoản NPTNB là khoản công nợ phải trả cho

việc cung cấp hàng hoá và dịch vụ đã thực hiện và đã được bên bán cung cấp

hoá đơn hoặc bên mua đồng ý chính thức bằng nhiều hình thức khác nhau, mà

không tính đến đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh

nghiệp, bất kể doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay cung cấp

dịch vụ.

Các khoản NPTNB tại các khách hàng của VACO được phân loại theo nhiều

tiêu thức khác nhau.

-Nếu phân loại theo thời hạn thanh toán, nợ phải trả bao gồm nợ ngắn hạn và nợ

dài hạn

-Nếu phân loại theo mối quan hệ giữa đơn vị và người bán,nợ phải trả bao gồm

nợ phải trả nội bộ và NPTNB bên ngoài.

Khoản NPTNB là khoản nợ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh

của doanh nghiệp, liên quan đến việc mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa

thanh toán tiền cho người bán. Bên cạnh các khoản nợ tiền mua hàng thì cũng có

những trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán.

Như vậy, khoản NPTNB có mối liên hệ rất mật thiết với nghiệp vụ mua hàng, là

một khoản mục quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán.

1.1.2. Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán

Tại các khách hàng của VACO, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với

người bán cần tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam hiện hành,cụ thể như sau :

Một là, Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ,

hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho

SV: Phạm Thanh Tùng

Lớp: Kiểm toán 51A

2

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này

phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận

thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng

xây lắp hoàn thành bàn giao.

Hai là, Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá,

dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng).

Ba là, Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng

vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá

thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.

Bốn là, Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng,

rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán,

người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng. Ngoài ra, cần lưu ý đối với các khoản

NPTNB bằng ngoại tệ thì phải hạch toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ

và bằng đồng Việt Nam theo tỉ giá quy định. Cuối kỳ đánh giá lại theo Thông tư

số179 ban hành ngày 24/10/2012 của BTC

1.1.3. Các sai phạm thường xảy ra đối với khoản mục nợ phải trả người

bán tại các khách hàng của Công ty TNHH Kiểm toán VACO

Các sai phạm thường gặp đối với khoản mục NPTNB là:

Một là, khoản NPTNB bị cố tình ghi giảm hoặc không được ghi chép đầy đủ.

Việc khai thiếu NPTNB dẫn đến kết quả làm tăng khả năng thanh toán một cách

giả tạo. Đồng thời, có thể dẫn đến khả năng chi phí không được tính toán đầy

đủ, làm cho lợi nhuận cũng tăng lên một cách giả tạo so với thực tế. Do vậy,

kiểm toán viên phải quan tâm đặc biệt đến mục tiêu Trọn vẹn – Tính đầy đủ của

việc ghi chép các khoản phải trả nhà cung cấp.

Hai là, ghi tăng khoản mục NPTNB. Việc phản ánh các khoản NPTNB không có

thật làm thay đổi các tỉ suất tài chính, dẫn đến sai lệch tình hình tài chính của

doanh nghiệp, cũng là dấu hiệu của hành vi gian lận rút tiền công quỹ.

Ba là, không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập

BCTC. Trong trường hợp này, kết quả kinh doanh của kỳ kế toán không bị ảnh

SV: Phạm Thanh Tùng

Lớp: Kiểm toán 51A

3

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

hưởng nhưng khả năng thanh toán thực tế của đơn vị bị hiểu sai do các tỉ suất về

khả năng thanh toán bị sai lệch

1.1.4. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải trả người bán tại khách

hàng của Công ty TNHH Kiểm toán VACO

Khoản NPTNB là một khoản mục quan trọng trên BCTC. Những sai lệch về

khoản phải trả nhà cung cấp có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.Do đó

tại các khách hàng của VACO, BGĐ Công ty đều cố gắng xây dựng một hệ

thống KSNB chặt chẽ như sau:

Thứ nhất, Kho hàng (hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho): dựa vào nhu cầu

của bộ phận sản xuất và định mức dự trữ của bộ phận kho để lập Phiếu đề nghị

mua hàng và gửi cho bộ phận mua hàng. Một liên của chứng từ này sẽ được lưu

để theo dõi tình hình thực hiện yêu cầu. Khi nghiệp vụ mua hàng hoàn thành,

sau khi đối chiếu, chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm các chứng từ liên

quan như: Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho…

Thứ hai, Bộ phận mua hàng căn cứ vào Phiếu đề nghị mua hàng để xem xét

chủng loại, số lượng và các yêu cầu khác về hàng cần mua,đồng thời khảo sát về

các nhà cung cấp, chất lượng, giá cả…Sau đó, bộ phận này phát hành Đơn đặt

hàng, nó phải được đánh số thứ tự trước và lập thành nhiều liên, gửi cho nhà

cung cấp, bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả.

Thứ ba, Khi nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số lượng,

chất lượng,… Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập Phiếu nhập kho (hoặc

Báo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ

kho… Phiếu này phải được đánh số thứ tự trước, được lập thành nhiều liên và

chuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, kế toán nợ phải trả. Nhân

viên bộ phận tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và kế toán.

Thứ tư, Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu

ngày nhận. Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác được lập tại bộ

phận này cần được kiểm soát bằng cách đánh số liên tục trước khi sử dụng. Ở

SV: Phạm Thanh Tùng

Lớp: Kiểm toán 51A

4

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

mỗi công đoạn kiểm tra,người kiểm tra phải ghi ngày và ký tên để xác nhận

trách nhiệm của mình. Thông thường, có các cách kiểm tra, đối chiếu như sau:

• So sánh số lượng trên Hoá đơn với số lượng trên Phiếu nhập kho (hoặc Báo

cáo nhận hàng) và Đơn đặt hàng để đảm bảo không thanh toán vượt quá số

lượng hàng đặt mua và số lượng thực nhận.

• So sánh giá cả, chiết khấu trên Đơn đặt hàng và trên Hoá đơn để đảm bảo

không thanh toán vượt số nợ phải trả cho nhà cung cấp.

Thứ năm, Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp do bộ phận tài

vụ thực hiện. Sự tách tời hai chức năng là kiểm tra và chấp thuận thanh toán (do

bộ phận kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài

vụ đảm nhận) sẽ là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu. Trước khi duyệt chi,

thông qua xem xét sự đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, bộ phận tài vụ

kiểm tra mọi mặt của nghiệp vụ. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các

chứng từ để chúng không bị tái sử dụng.

Thứ sáu, Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa Sổ chi tiết

thanh toán với nhà cung cấp với Sổ Cái. Việc đối chiếu này thực hiện trên Bảng

tổng hợp chi tiết và bảng này được lưu lại để làm bằng chứng là đã đối chiếu,

cũng như tạo điều kiện thuận lợi khi hậu kiểm.

Cuối cùng, Để tăng cường KSNB đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp có

thực hiện thủ tục: hàng tháng gửi cho các khách hàng một bảng kê các hoá đơn

đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng. Vì thế, ở góc độ

người mua ngay khi nhận được bảng này, kế toán đơn vị phải tiến hành đối

chiếu với Sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai khác (nếu có) và sửa chữa sai sót trên sổ

sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp.

1.2.Mục tiêu kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán trong kiểm toán

báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán VACO thực hiện

Dựa trên các sai sót tiềm tàng, VACO đã xây dựng nên hệ thống mục tiêu kiểm

toán như sau

SV: Phạm Thanh Tùng

Lớp: Kiểm toán 51A

5

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Bàng 1.1: Mục tiêu kiểm toán khoản nợ phải trả người bán tại Công ty TNHH

Kiểm toán VACO

Sai sót tiềm tàng Mục tiêu kiểm toán

Cutoff Các khoản nợ phải trả người bán

không bị ghi chép sang kì sau

Completeness Các khoản nợ phải trả người bán được

ghi chép đầy đủ

Validity Các khoản nợ phải trả người bán được

hạch toán là có thực

Valuation Đảm đảm bảo việc cộng dồn, chuyển

sổ là chính xác.

Quy đổi tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ chính

xác

Presentation Phân loại chính xác các khoản nợ phải

trả , phải thu

1.3. Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán trong kiểm toán

báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán VACO thực hiện

Quy trình kiểm toán khoản mục NPTNB tại VACO được thiết kế hết sức chuyên

nghiệp nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm kiểm toán AS/2. Quy trình này được

khái quát qua Sơ đồ 1.1

SV: Phạm Thanh Tùng

Lớp: Kiểm toán 51A

6

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Sơ đồ 1.1: Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán do Công

ty TNHH Kiểm toán VACO thực hiện

SV: Phạm Thanh Tùng

Lớp: Kiểm toán 51A

7

Quản lý hợp đồng kiểm toán

Kiểm

soát

chất

lượng

kiểm

toán

Đánh

giá và

quản

lý rủi

ro

kiểm

toán

Lập kế hoạch

kiểm toán

Thực hiện

kiểm toán

Kết thúc

kiểm toán

- Đánh giá rủi ro, chấp nhận hợp đồng kiểm

toán

- Lập hợp đồng kiểm toán

- Thiết lập nhóm kiểm toán

- Tìm hiểu khách hàng, môi trường hoạt

động kinh doanh và hệ thống KSNB

- Xác định mức trọng yếu

- Lập kế hoạch các thủ rục kiểm tra hiệu

quả hoạt động của hệ thống KSNB, hệ

thống kế toán

- Lập kế hoạch thực hiện các thủ tục kiểm

toán

- Thực hiện các thủ tục kiểm tra hiệu quả

hoạt động của hệ thống KSNB

- Thực hiện thử nghiệm cơ bản và đánh giá

kết quả đạt được

- Đánh giá khái quát sai phạm và phạm vi

kiểm toán

- Xem xét lại những sự kiện diễn ra sau

ngày kết thúc niên độ kế toán

- Thu thập thư giải trình của Ban giám đốc

- Tổng hợp các ghi chép

- Phát hành Báo cáo kiểm toán

Xem xét và soát xét các giấy tờ làm việc

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

1.3.1. Lập kế hoạch kiểm toán

1.3.1.1. Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán

Đánh giả khả năng chấp nhận kiểm toán

Tại VACO, các KTV phải đánh giá xem việc chấp nhận hay tiếp tục với một

khách hàng có làm tăng rủi ro cho hoạt động của KTV cũng như có làm hại đến

uy tín và hình ảnh của Công ty hay không.Các thông tin cần thiết để đánh giá có

thể là sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức, lãnh đạo công ty, danh tiếng của công ty

hoặc cũng có thể là chi phí kiểm toán.

Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán

Tại VACO, mỗi cuộc kiểm toán thường gồm 3-5 KTV tham gia làm việc trực

tiếp với khách hàng,trong đó có 1 chủ nhiệm kiểm toán(Thường là các Senior2

trở lên) còn lại là các KTV(thường là Jun2) và các trợ lý kiểm toán(Jun hoặc

Jun1).Việc bố trí nhân viên cho 1 cuộc kiểm toán tùy thuộc vào mức độ phức tạp

của quy trình hoạt dộng cũng như quy mô của đơn vị.

Hợp đồng kiểm toán

Sau khi chấp nhận khách hàng, Công ty sẽ ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ

trong đó ghi rõ quyền và nghĩa vụ của VACO( Bên A) và khách hàng(Bên B)

Trong đó chỉ rõ loại hình dịch vụ,thời gian thực hiện,phương thức phát hành,chi

phí…đối với bên A cũng như các nghĩa vụ phải thực hiện của bên B như cung

cấp đầy đủ các chứng từ,sổ sách được yêu cầu…

1.3.1.2. Thu thập thông tin cơ sở

KTV thường thu thập các thông tin liên quan đến công ty và được liệt kê như

bảng dưới đây

SV: Phạm Thanh Tùng

Lớp: Kiểm toán 51A

8