Chuyên đề thực tập hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn vật liệu xây dựng

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang

LỜI MỞ ĐẦU

Kinh tế Việt Nam trong những năm qua đã có những bước chuyển mình lớn

lao, cơ chế quản lý đã có nhiều đổi mới sâu sắc và toàn diện. Chính môi trường đó

tạo ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội để thâm nhập thị trường, mở rộng quan hệ

hợp tác hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Tuy nhiên, nền kinh tế thị

trường có những đòi hỏi nhất định về tổ chức quản lý, về hiệu quả kinh doanh buộc

các doanh nghiệp phải chủ động tìm kiếm lựa chọn cho mình hướng đi, phương án

kinh doanh phù hợp để đạt lợi nhuận tối đa.

Có thể nói hiện nay, Thương mại đang là một trong những lĩnh vực hoạt

động sôi nổi nhất, nó đóng vai trò là cầu nối giữa sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng

nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác

của nền kinh tế phát triển, góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh

tiến trình hội nhập kinh tế nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới, thực

hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn… Từ

khi nước ta gia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO nền kinh tế nước ta nói

chung cũng như các doanh nghiệp nói riêng, đặc biệt là các doanh nghiệp thương

mại đang đứng trước những cơ hội và thách thức không nhỏ. Và một trong những

thách thức đó là sự cạnh tranh, nhưng chính sự cạnh tranh này lại là động lực để

phát triển. Một doanh nghiệp bán được hàng, doanh thu tăng và có lãi tức là doanh

nghiệp đó đã có đủ sức cạnh tranh trên thị trường. Chính vì vậy mà khâu tiêu thụ

hàng hoá có vai trò rất quan trọng trong chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh

của mỗi doanh nghiệp thương mại, đảm bảo cho doanh nghiệp đứng vững trên thị

trường.

Công tác kế toán bán hàng là một phần không thể thiếu và đặc biệt quan

trọng trong toàn bộ quá trình kế toán tại các doanh nghiệp thương mại. Nó phản

ánh tình hình biến động của hàng hoá và quá trình tiêu thụ hàng hoá, đem lại hiệu

quả kinh tế đồng thời phản ánh tình hình tiêu thụ và công nợ để từ đó tham mưu

cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời.

SV: Lê Thị Phượng Lớp: Kế toán 4 1

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang

Nhận thức được tầm quan trọng đó, với những kiến thức đã học và qua thời

gian tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh với sự giúp đỡ

của cán bộ nhân viên trong Công ty và đặc biệt dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy

giáo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện

kế toán bán hàng tại Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh ” cho chuyên đề

thực tập chuyên ngành của mình.

Chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung gồm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty

TNHH vật liệu xây dựngNinh Anh

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH vật liệu xây

dựngNinh Anh

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH vật liệu xây

dựng Ninh Anh

SV: Lê Thị Phượng Lớp: Kế toán 4 2

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang

CHƯƠNG 1

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA

CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY DỰNG NINH ANH

1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH

VẬT LIỆU XÂY DỰNG NINH ANH

1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh

Anh

Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh là doanh nghiệp thương mại,

đóng vai trò là nhà phân phối, là trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng. Công ty

chuyên cung cấp các loại gạch men, ốp, lát, trang trí phục vụ cho các công trình xây

dựng.

Danh mục hàng bán của Công ty:

- Gạch lát nền: 30*30, 40*40, 50*50, 60*60...

- Gạch ốp: 20*25, 25*40, ...

- Gạch chân tường: 12*50, 13*40, 40*90

- Gạch viền: 10*20...

1.1.2. Thị trường của Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh Anh

Công ty đã và đang mở rộng quy mô hoạt động giúp công ty lớn mạnh hơn,

nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Thị trường đầu vào của công ty chủ yếu trên địa bàn các tỉnh như: Vĩnh Phúc,

Hải Dương...Đây là những nơi đã cung cấp nguồn hàng rẻ và chất lượng chính cho

công ty như: Công ty Hoa Cương, Công ty Đại Việt, Công ty Tiền Phong, Công ty

Gốm sứ Thanh Hà.

Thị trường đầu ra của công ty chủ yếu là trên các địa bàn như: Hưng Yên, Thái

Bình, Hà Nam. Công ty đã ký được nhiều hợp đồng lớn cung cấp gạch cho các công

trình của tỉnh, huyện, xã.

SV: Lê Thị Phượng Lớp: Kế toán 4 3

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang

1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH vật liệu xây dựng Ninh

Anh

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phương thức bán hàng như: Bán hàng

trực tiếp, bán hàng không qua kho, bán hàng theo phương thức ký gửi...Nó tuỳ

thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng như đặc điểm vận động của

hàng hoá mà mỗi công ty sẽ áp dụng theo một phương thức khác nhau. Còn tại công

ty thì bán hàng theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ.

-Bán buôn hàng hoá: Công ty bán buôn hàng hoá căn cứ theo đơn đặt hàng

hoặc các hợp đồng mua bán đã ký kết. Đối tượng bán buôn chủ yếu là khách hàng

thường xuyên.

Phương thức bán buôn chủ yếu của Công ty hiện nay là bán buôn trực tiếp qua

kho và bán buôn vận chuyển thẳng.

+ Bán buôn trực tiếp qua kho: Là phương thức giao hàng cho người mua trực

tiếp tại kho của Công ty. Số hàng khi bàn giao được chính thức coi là tiêu thụ.

Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà Công ty giao cho.

+ Bán buôn vận chuyển thẳng: Là phương thức mua hàng nhưng không về nhập

kho mà vận chuyển thẳng giao cho khách hàng.Và số hàng khi bàn giao được chính

thức coi là tiêu thụ. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà

Công ty giao cho.

- Bán lẻ hàng hoá: Với hình thức này, khách hàng mà công ty bán hàng hóa

chủ yếu là các tổ chức kinh tế, đơn vị tập thể mua hàng hóa về với mục đích sử

dụng. Công ty thực hiện gửi Báo giá tới cho khách hàng, sau khi thỏa thuận Công ty

sẽ lập Hợp đồng kinh tế và ký kết với khách hàng.

1.1.4. Phương thức thanh toán

Để phù hợp với những phương thức bán hàng đang áp dụng Công ty cũng ghi

nhận những hình thức thanh toán khác nhau. Dựa vào thời điểm ghi nhận doanh thu

người ta chia ra làm hai hình thức thanh toán :

- Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này, hàng hoá được

tiêu thụ đến đâu thu tiền ngay đến đó như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…

SV: Lê Thị Phượng Lớp: Kế toán 4 4

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang

+ Một là: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt tại Công ty hoặc ứng trước

tiền hàng một phần bằng tiền mặt sau khi giao hàng sẽ thanh toán nốt phần còn lại.

Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt khi bán lẻ các loại

gạch. Hoặc, phương thức thanh toán bằng tiền mặt cũng được áp dụng với những

khách hàng có hóa đơn dưới 20.000.000 đồng, do giá trị hàng hóa dưới 20.000.000

đồng khi xuất hóa đơn không cần kèm theo chứng từ ngân hàng nên khách hàng

thường lựa chọn việc thanh toán bằng tiền mặt thay cho chuyển khoản.

+ Hai là: Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với

các hợp đồng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc các cơ quan, các Công ty

khác ... trên địa bàn Hà Nội hoặc các tỉnh trong cả nước khi có nhu cầu mua hàng

của Công ty. Việc thanh toán bằng chuyển khoản thường được áp dụng với những

khách hàng ở xa, mua hàng của công ty, công ty thường yêu cầu đặt cọc qua chuyển

khoản. Hoặc khách hàng mua hàng với giá trị lớn, thông thường là các công ty xây

dựng bởi vì hợp đồng của công ty thường có giá trị lớn trên 20.000.000 đ. Khi ấy,

có giao dịch mua bán phải thanh toán qua ngân hàng. Phương thức thanh toán bằng

chuyển khoản cũng áp dụng khi công ty có giao dịch với những khách hàng mà do

điều kiện họ không thể đến công ty để giao nhận hàng, công ty có trách nhiệm

chuyển chở, vận chuyển hàng hóa lên tận nơi khách hàng yêu cầu thì việc chuyển

khoản trước khi vận chuyển vào tài khoản của công ty là điều bắt buộc với bạn

hàng.

- Hình thức bán hàng trả chậm: Theo hình thức này, khách hàng mua hàng

nhưng chưa thanh toán tiền ngay. Tùy theo từng đối tượng khách hàng mà Công ty

mới quyết định bán hàng theo hình thức thanh toán trả chậm, từ đó kế toán mở sổ

theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người mua.

SV: Lê Thị Phượng Lớp: Kế toán 4 5

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang

1.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA

CÔNG TY TNHH VẬT LIỆU XÂY DỰNG NINH ANH

1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty

Bộ phận bán hàng của Công ty bao gồm Phòng Kinh doanh và Phòng Bán

hàng. Hai bộ phận luôn hỗ trợ, phối hợp để cùng thực hiện các mục tiêu chung đảm

bảo quá trình bán hàng của Công ty.

+ Thành viên chủ yếu của phòng kinh doanh là đội ngũ nhân viên nghiên cứu

thị trường (nhân viên marketing). Nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm

kiếm các hợp đồng bán hàng bằng nhiều cách khác nhau và có chức năng chính

trong việc tạo các mối quan hệ với bạn hàng, nghiên cứu thị trường như việc quảng

cáo tiếp thị sản phẩm. Đối với những đơn hàng có giá trị lớn thì nhân viên kinh

doanh phải thảo hợp đồng kinh tế. Sau đó bộ phận kinh doanh sẽ trình lên Giám đốc

duyệt và ký.

+ Dựa trên các kế hoạch của phòng kinh doanh, phòng bán hàng sẽ có chức

năng giao hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, thanh toán, bảo hành sản

phẩm, chiết khấu bán hàng...

Và trình tự bán hàng của công ty được thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Trình tự bán hàng

SV: Lê Thị Phượng Lớp: Kế toán 4

Đơn đặt hàng Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán

KT công nợ Kho BP Vận chuyển

Kế toán kho

Phòng kế toán

6

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ chính là đem được sản phẩm tới tay

khách hàng, ngoài ra họ còn có nhiệm vụ là đào tạo nhân viên mới, xây dựng các kế

hoạch kinh doanh của Công ty dựa trên các hợp đồng đã ký. Cụ thể: Trưởng phòng

kinh doanh báo cáo với giám đốc những hợp đồng mới ký với khách hàng mới,

quản lý nhân viên của phòng, cho nhân viên của phòng đi tìm kiếm khách hàng sau

khi đã tìm kiếm được thì tiến hành lập kế hoạch tiêu thụ các sản phẩm của Công, dự

thảo và chỉnh lý các hợp đồng kinh tế theo đúng pháp luật, quản lý và theo dõi thực

hiện tốt các hợp đồng kinh tế đã ký kết, tổ chức làm tốt công tác thống kê báo cáo,

tìm kiếm, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm...

- Phòng bán hàng: Bán hàng và mua hàng hóa, để đảm bảo cho quá trình bán

hàng của công ty. Phòng bán hàng luôn phải tạo được mối quan hệ với bạn hàng,

đảm bảo hàng hóa ổn định về chất lượng quy cách và chủng loại, phối hợp đồng bộ

với phòng kinh doanh khi thực hiện các hợp đồng nhằm đáp ứng kịp thời hàng hoá

cho công việc kinh doanh. Trưởng phòng bán hàng lập kế hoạch bán hàng, mua

hàng, tạo được mối quan hệ với bạn hàng, đảm bảo hàng hóa ổn định về chất lượng

quy cách và chủng loại, phối hợp đồng bộ với phòng kinh doanh khi thực hiện các

hợp đồng nhằm đáp ứng kịp thời hàng hoá cho công việc kinh doanh. Nhân viên

bán hàng giới thiệu các loại gạch cho khách hàng, tư vấn cho khách hàng loại gạch

phù hợp với không gian của ngôi nhà.

- Kế toán công nợ: Đơn đặt hàng của phòng kinh doanh chuyển đến cho

phòng kế toán để xác định phương thức thanh toán. Khi chấp nhận bán hàng, bộ

phận bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng.

- Thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho tiến hành xuất kho hàng

hóa, ghi thẻ kho sau đó chuyển hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lên bộ phận kế toán.

Căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi sổ tiêu thụ và sổ theo dõi thanh toán với người mua.

- Bộ phận vận chuyển: Có nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa đầy đủ trước khi

chuyển hàng lên xe. Bộ phận vận chuyển phải giao hàng đến tận nơi cho khách

hàng.

SV: Lê Thị Phượng Lớp: Kế toán 4 7