Chuyên đề thực tập hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương

Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A

LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình mở cửa và hội nhập bằng những chiến lược đúng đắn của

Đảng và nhà nước ta vạch ra đó là chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung

sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa , mở cửa hợp tác

với các nước trên thế giới làm cho bộ mặt đất nước thực sự thay đổi trong những

năm qua.

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế các doanh nghiệp của chúng ta có

nhiều cơ hội để phát triển nhưng cũng phải đương đầu với nhiều khó khăn thử

thách để có thể đứng vững được .Trong sự cạnh tranh gay gắt đó càng ngày

người ta càng nhận ra tầm quan trọng của nguồn lực con người ,đó chính là

nguồn tài sản quý báu của doanh nghiệp .Nguồn nhân lực là một trong 3 yếu tố

đầu vào cơ bản nhất cuả quá trình sản xuất kinh doanh.

Bộ máy quản lý được ví như những người cầm lái hướng con thuyền sản

xuất kinh doanh đi đúng hướng ,đạt hiệu quả cao .Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

của một tổ chức không phải là bất biến mà là khả biến .Nó tuỳ thuộc vào sự biến

động của môi trường bên trong và bên ngoài. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ kéo

theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .Trong điều kiện hiện nay

của cuộc cách mạng khoa học công nghệ thông tin thì sự tác động của các yếu tố

này càng mạnh .Chính vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn luôn cần được

hoàn thiện .Sự hoàn thiện này sẽ giúp cho tổ chức nâng cao hơn nữa hiệu quả sản

xuất kinh doanh ,tiếp tục tồn tại và phát triển đi lên ,nâng cao khả năng chiến

thắng trong cạnh tranh .

Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn là công ty tư nhân, chuyên kinh

doanh và phân phối các sản phẩm hàng tiêu dùng tại thị trường trong nước.

Trong những năm vừa qua công ty đã đạt được nhiều thành công trong kinh

1

Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A

doanh, tạo dựng uy tín trên thị trường. Tuy nhiên do sự phát triển của nền kinh tế

thị trường và sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong và ngoài nước thì

cơ cấu bộ máy quản lý của công ty cần có sự thay đổi để thích ứng với sự thay

đổi của nền kinh tế .Vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty em đã quyết định

chọn đề tài “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH

Thương mại Minh Tuấn” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

Nội dung và kết cấu của đề tài gồm những phần cơ bản sau:

Chương I : Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh

nghiệp

Chương II : Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

TNHH Thương mại Minh Tuấn

Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy

quản lý tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn

Do trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên đề tài của em

không tránh khỏi những thiếu sót . Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của

các thầy , các cô và các bạn đọc để bài viết này được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS . Nguyễn Thị Hồng Thuỷ và các cô

chú tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn đã hướng dẫn tận tình và tạo mọi

điều kiện giúp em hoàn thiện đề tài này.

Hà nội, ngày 15 tháng 4 năm 2006

2

Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức

1.1 Tổ chức là gì : “Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay

nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được

những mục đích chung’’1

.

Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng .Có thể

có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhưng

chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :

 Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm

nhiều người

 Mọi tổ chức đều mang tính mục đích

 Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt

được mục đích - các kế hoạch

 Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ

chức khác

 Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để

đạt được mục đích của mình

 Cuối cùng ,mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị ,chịu trách

nhiệm liên kết,phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ

chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả

cao .Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn

tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng .

_________________

1

Giáo trình Khoa Học Quản Lý tập I, nhà xuất bản Khoa Học học và kỹ thuật năm 2004

3

Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A

1.2 Cơ cấu tổ chức :

“ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có quan hệ phụ thuộc lẫn

nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm

nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực

hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định ”2

Các thuộc tính cơ bản của tổ chức:

 Chuyên môn hoá công việc

 Phân chia tổ chức thành các bộ phận

 Quyền hạn và trách nhiệm

 Cấp bậc và phạm vi quản lý

 Tập trung và phân quyền trong quản lý

 Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu.

2. Bộ máy quản lý .

2.1 Khái niệm :

“Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức ,là cơ quan điều

khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức .Bộ máy quản lý bao gồm :một tập thể

người lao động cùng với các phương tiện quản lý được liên kết theo một số

nguyên tắc ,quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định” .3

2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

“Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành ,các

bộ phận này có mối liên hệ mật thiết , hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên

môn hoá ,thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và

quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu

chung của tổ chức ”.4

_________________

2,3,4 Giáo trình Quản lý học Kinh tế quốc dân tập II , Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật năm 2002

4

Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A

2.3 Vai trò của cơ cấu bộ máy quản lý

 Cơ cấu bộ máy quản lý là sự biểu hiện tập trung quyền lực , chủ

trương , quan điểm và trình độ quản lý của doanh nghiệp

 Cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp hợp lý sẽ làm cho bản

thân bộ máy hoạt động có hiệu quả ; thông tin được lưu chuyển

thông suốt , nhanh chóng ; từ đó tạo thuận lợi cho các chủ thể

tham gia các hoạt động kinh tế được thuận tiện , dễ dàng 5

II. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN LÝ .

1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý .

1.1 Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích của hệ

thống .

Phương hướng,mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy

quản lý của hệ thống .Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức

của hệ thống .Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và

phương hướng hoạt động của hệ thống .Có gắn với mục tiêu và phương hướng

thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả .6

1.2 Chuyên môn hoá và cân đối .

Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm

vi ,chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự

cân đối ,loại trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người

chịu trách nhiệm rõ ràng .Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù

hợp với thực tế .7

_________________

5 Đoạn này được tóm tắt từ giáo trình Quản lý Học KTQD , nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật 2002, từ trang 6-7

1.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trường .

5

Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A

Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ ,trì

trệ ,quan liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến động

của các yếu tố tác động .Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không

phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích

nghi với môi trường mới ,để không bị môi trường đào thải .Sự linh hoạt được thể

hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian ,số lượng

cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để

đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ ,công nhân

viên chức trong từng bộ phận .8

1.4 Bảo đảm tính hiệu quả quản lý.

Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ

chức nào .Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt

tới .Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải :

 Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao

nhất ,phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các

cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt

chẽ với nhau trong công việc .

 Gắn các cấp quản lý thành một dây xích .Trách nhiệm ,quyền

hạn giữa các bộ phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với nhau .Mỗi cấp

chỉ có một người ra lệnh , tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công

sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp .

 Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc và biện

pháp kiểm tra .9

_________________

6,7,8,9 Đoạn này được tóm tắt từ luận văn tốt nghiệp của Hoàng Minh Độ ,Lớp Quản lý kinh tế 41 B, từ trang 7-8

6