Sử dụng tài liệu lưu trữ trọng hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN ANH

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH

NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN ANH

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH

NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 62 34 04 03

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

1. TS. Nguyễn Thị Liên Hương

2. PGS. TS. Nguyễn Minh Mẫn

HÀ NỘI, 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng

được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác./.

Tác giả

Nguyễn Thị Lan Anh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được rất nhiều sự ủng

hộ, giúp đỡ mà nếu không có sự hỗ trợ nhiệt tình đó, tôi không thể hoàn thành

luận án.

Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy, cô trực

tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và luôn tiếp thêm sức mạnh, niềm tin cho tôi:

PGS.TS. Nguyễn Minh Mẫn và TS. Nguyễn Thị Liên Hương.

Tôi chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, góp ý, cung cấp thông tin, số liệu…

của các lãnh đạo, chuyên gia, thầy cô, đồng nghiệp và bạn bè Học viện Hành

chính Quốc gia, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Khoa Sau đại học,

Ban Thanh tra Giáo dục - Đào tạo, các khoa, ban, đơn vị có liên quan của Học

viện; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Khoa học và Công nghệ

văn thư lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các đơn vị thuộc Cục;

Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội và

nhân văn; Văn phòng các bộ, các cơ quan trung ương, Văn phòng Ủy ban

nhân dân và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi tôi đã

thực hiện khảo sát trong quá trình viết luận án.

Do điều kiện nghiên cứu thực tế và do khả năng nghiên cứu của tác giả,

luận án không tránh khỏi một số hạn chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận

được ý kiến đóng góp của các nhà khoa học và người đọc. Những ý kiến quý

báu đó sẽ giúp tác giả nhận thấy những điểm cần sửa chữa, bổ sung và có

thêm kinh nghiệm trên con đường nghiên cứu tiếp theo. Xin trân trọng cảm

ơn./.

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Nguyễn Thị Lan Anh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU................................................................................................................1

1. Lý do chọn đề tài............................................................................................2

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................4

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................5

4. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu...........................................5

5. Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu ..................................................8

6. Đóng góp khoa học của luận án.....................................................................9

7. Cấu trúc của luận án....................................................................................10

Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN

LUẬN ÁN ................................................................................................. 12

1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu .......................................................12

1.1.1. Tình hình nghiên cứu trong nước...................................................12

1.1.2. Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài ...............................................21

1.1.3. Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu........................................34

1.2. Những vấn đề luận án cần giải quyết................................................36

Chương 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC .............. 38

2.1. Về hoạt động quản lý hành chính nhà nước .....................................38

2.1.1. Khái niệm và đặc điểm quản lý hành chính nhà nước ....................38

2.1.2. Đặc điểm và nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ...42

2.1.3. Điều kiện bảo đảm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ...48

2.2. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà

nước...........................................................................................................52

2.2.1. Về tài liệu lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ ..............................52

2.2.2. Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành

chính nhà nước........................................................................................66

2.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động

của cơ quan hành chính nhà nước ...........................................................72

2.3.1. Khái niệm hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu quả..............................72

2.3.2. Các nội dung và tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu ...........76

Chương 3. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG

HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 88

3.1. Quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ..........................88

3.1.1. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ ...............................90

3.1.2. Đối tượng được quyền sử dụng tài liệu lưu trữ...............................91

3.1.3. Trách nhiệm trong quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ....................93

3.2. Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà

nước hiện nay............................................................................................95

3.2.1. Đặc điểm hình thành, thành phần và nội dung tài liệu....................95

3.2.2. Tình hình hoạt động sử dụng tài liệu............................................107

3.2.3. Đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu ............................................114

Chương 4. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ

DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM.................................................130

4.1. Bối cảnh và định hướng...................................................................130

4.1.1. Bối cảnh ......................................................................................130

1.2. Định hướng ....................................................................................137

4.2. Các giải pháp chủ yếu......................................................................139

4.2.1. Các giải pháp chung ....................................................................139

4.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống thể chế về công tác văn thư, lưu trữ ..................... 139

4.2.1.2. Kiện toàn về mặt tổ chức lưu trữ ........................................................... 143

4.2.1.3. Bảo đảm yêu cầu chất lượng nhân lực hành chính và nhân lực lưu trữ. 145

4.2.1.4. Đầu tư tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật ............................................... 148

4.2.1.5. Ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ. ................................................................................................................ 149

4.2.2. Giải pháp cụ thể...........................................................................151

4.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp....................................................154

KẾT LUẬN........................................................................................................158

DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

- Danh mục một số văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các bộ, cơ

quan ngang bộ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, giai đoạn 2010

– 2016.

- Một số phiếu khảo sát thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức.

1

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

ICA : The International Council on Archives (Hội đồng Lưu

trữ quốc tế)

EASTICA : East Asian Regional Branch (Chi nhánh Đông Á của Hội

đồng Lưu trữ quốc tế)

PARBICA : Pacific Regional Branch (Chi nhánh Thái Bình Dương

của Hội đồng Lưu trữ quốc tế)

SARBICA : Southeast Asian Regional Branch (Chi nhánh Đông Nam

Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế)

InterPARES : The International Research on Permanent Authentic

Records in Electronic Systems (Nghiên cứu quốc tế về

tính xác thực lâu dài của tài liệu trong hệ thống điện tử)

MOW : Memory of the World (Ký ức thế giới)

UNESCO : The United Nations Educational, Scientific and Cultural

Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa

Liên hiệp quốc)

2

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong các nguồn thông tin được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều

hành của các cơ quan, tổ chức, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng

góp phần tạo nên hiệu lực, hiệu quả của quyết định quản lý do đặc điểm tính

pháp lý, độ chân thực, độ tin cậy cao của tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ được hình thành và lựa chọn từ hệ thống văn bản của cơ

quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, văn

bản vừa là nguồn thông tin làm căn cứ, vừa là phương tiện giải quyết công

việc, đồng thời phản ánh kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

nói chung và của công chức lãnh đạo, công chức chuyên môn nói riêng. Việc

tạo lập, quản lý văn bản, hồ sơ cũng như lựa chọn, sử dụng tài liệu lưu trữ gắn

liền với quy trình thực thi nhiệm vụ, quản lý, điều hành và thuộc về trách

nhiệm công vụ của công chức. Chứa đựng những thông tin quá khứ về mọi

hoạt động của cơ quan nhà nước trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội,

an ninh, quốc phòng... tài liệu lưu trữ giúp quá trình xây dựng, ban hành văn

bản; tổ chức thực hiện; tổng kết, đánh giá; kiểm tra, thanh tra trong quá trình

hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước bảo đảm tính khoa học, hợp lý,

khả thi và hiệu lực, hiệu quả trên cơ sở kế thừa các thành tựu, tinh hoa, rút

kinh nghiệm từ những bài học lịch sử. Sự cần thiết tất yếu khách quan trong

việc sử dụng thông tin quá khứ để kết nối, thống nhất, hài hòa với hiện tại và

tương lai càng có ý nghĩa và vai trò quan trọng đối với yêu cầu xây dựng một

nền hành chính nhà nước hiện đại, minh bạch, công khai, dân chủ, phục vụ

nhân dân, phù hợp với bối cảnh trong nước và quốc tế.

Đối với yêu cầu hiện đại hoá, cải cách nền hành chính nhà nước, thông

tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch

vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công; đơn giản, cải

cách thủ tục hành chính trong từng cơ quan hành chính, giữa các cơ quan

hành chính nhà nước và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân. Khi xây dựng

3

chính phủ điện tử, theo quan điểm cải cách hành chính và hoàn thiện các vấn

đề liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước, một trong những nội dung cần

xem xét để đơn giản hóa thủ tục hành chính là các quy trình công việc và quy

trình xử lý thông tin cũng như kết quả của các quá trình đó với sự hỗ trợ của

phương tiện điện tử để đảm bảo mối quan hệ nội bộ, tạo ra một cơ chế thống

nhất, chia sẻ thông tin, tin tưởng lẫn nhau trong quá trình giải quyết công việc

cho công dân, tổ chức và kiểm soát lẫn nhau giữa các cơ nhà nước.

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ, bên cạnh các

loại tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử đang được hình thành với khối lượng

lớn trong hoạt động soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản của

các cơ quan, tổ chức; yêu cầu của xã hội về sử dụng các phương tiện, tài liệu,

thông tin điện tử ngày càng phổ biến. Với việc sử dụng máy tính và phần

mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông

tin, việc tổ chức và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông

tin, trong đó có tài nguyên thông tin lưu trữ đã trở nên thuận lợi rất nhiều. Tuy

nhiên, điều đó còn đặt ra vấn đề mà không chỉ Việt Nam mà cả thế giới phải

đối mặt: tính an toàn, độ xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài

liệu điện tử trong điều kiện công nghệ thay đổi liên tục. Bối cảnh toàn cầu hoá

của các quốc gia cũng đòi hỏi nền hành chính của mỗi nước phải theo kịp sự

phát triển chung trong thời đại thông tin, đặc biệt mô hình quản trị nhà nước

tốt được xem như một cách tiếp cận mới ở nhiều nước, theo đó quản trị tốt đòi

hỏi lưu trữ hồ sơ tốt, đáp ứng yêu cầu của nền hành chính phục vụ, minh

bạch, tuân thủ pháp luật; đồng thời gìn giữ ký ức thế giới, đối phó với nguy

cơ mất thông tin, hình ảnh, bộ nhớ về quá khứ bằng việc bảo tồn những di sản

tư liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ.

Ở Việt Nam, thực tế hiện nay cho thấy, việc sử dụng tài liệu lưu trữ

trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước còn chưa thực sự hiệu

quả. Việc lập hồ sơ và sử dụng văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc; nộp lưu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan

4

còn là một trong những điểm yếu cơ bản mà hầu hết các cơ quan, tổ chức và

công chức, viên chức chưa khắc phục được. Tình trạng này dẫn đến việc thu

thập, bảo quản, phục vụ sử dụng tài liệu không thực hiện được hoặc thực hiện

không đầy đủ, ít tác dụng. Theo thống kê về mục đích sử dụng tài liệu tại các

lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, việc tra tìm, khai thác tài liệu để giải quyết

công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan không

nhiều. Trong hoạt động quản lý, điều hành, ba nguồn thông tin cơ bản thiết

yếu cần được sử dụng là thông tin hiện tại, thông tin dự báo và thông tin quá

khứ. Việc thiếu hoặc sử dụng không hiệu quả một trong ba nguồn thông tin đó

phần nào làm hạn chế chất lượng hoạt động, ảnh hưởng đến quá trình cải cách

hành chính nhà nước cũng như chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá nền hành

chính phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo vệ đất nước trong bối

cảnh hội nhập quốc tế của Việt Nam. Nhằm đánh giá thực trạng, phân tích

nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp để phát huy giá trị của tài liệu lưu

trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tác giả chọn vấn đề

“Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

Việt Nam” làm đề tài luận án.

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu:

Xây dựng luận cứ nhằm định hướng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu

quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Luận giải mục đích, ý nghĩa và nội dung của hoạt động khai thác, sử

dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước;

+ Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động

của cơ quan hành chính nhà nước;

+ Xây dựng luận cứ định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động

của cơ quan hành chính nhà nước;

5

+ Xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ

trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các

cơ quan hành chính nhà nước.

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài

liệu lưu trữ; nghiên cứu thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan

quản lý hành chính làm căn cứ định hướng và xây dựng giải pháp nâng cao

hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính

nhà nước.

+ Phạm vi không gian

Khảo sát thực tế ở một số cơ quan hành chính nhà nước trung ương và

cấp tỉnh như Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tổng

cục Thống kê, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ

Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội, Bộ Công an, Bộ

Y tế; Văn phòng Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ các tỉnh Hà Giang, Hòa Bình,

Nam Định, Hải Dương, Nghệ An, Thừa Thiên Huế, Lâm Đồng, Khánh Hòa

thành phố Hải Phòng, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh.

Tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu báo cáo của cơ quan quản lý nhà

nước về văn thư, lưu trữ và các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân, Sở

Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.

4. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp luận của chủ

nghĩa Mác – Lênin, chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử,

tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau đây:

6

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Để phục vụ cho mục đích và

nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả thực hiện việc thu thập, phân tích, đối chiếu, so

sánh thông tin các nguồn tài liệu tham khảo, trên cơ sở đó tổng hợp các thành

tựu lý thuyết, các kết quả nghiên cứu cụ thể đã công bố trên các ấn phẩm. Để

nắm vững về các chủ trương, chính sách liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên

cứu, tác giả hệ thống hóa, cập nhật và tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp

luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Phương pháp nghiên cứu thực tế

Do yêu cầu và tính chất của đề tài nên để thực hiện luận án, tác giả đã

chú ý sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tế. Đối tượng được lựa chọn để

thực hiện việc điều tra, khảo sát là các công chức trong các cơ quan hành

chính nhà nước – những người trực tiếp tạo lập, sử dụng và quản lý tài liệu

cũng như chỉ đạo, quản lý thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc

lĩnh vực công tác có liên quan nhiều đến việc sử dụng tài liệu. Các phương

pháp cụ thể được sử dụng: phát phiếu điều tra, khảo sát, thu thập số liệu qua

các báo cáo, sổ sách ghi chép của công chức, phỏng vấn trực tiếp, sử dụng ý

kiến chuyên gia.

Phát phiếu điều tra, khảo sát: Bao gồm các công việc như xây dựng nội

dung, kết cấu phiếu khảo sát, phát phiếu, phân tích, tổng hợp, đánh giá các

phiếu khảo sát đối với các công chức quản lý và công chức chuyên môn tại

một số cơ quan hành chính nhà nước cấp trung ương và cấp tỉnh.

Do không có điều kiện điều tra tổng thể, toàn diện nên tác giả đã sử

dụng phương pháp điều tra chọn mẫu, lựa chọn đối tượng điều tra đủ để mang

tính đại diện cho việc lấy kết quả nghiên cứu, cụ thể:

Đối tượng điều tra, khảo sát chủ yếu là công chức, viên chức của một

số cơ quan hành chính nhà nước và một số đơn vị sự nghiệp công lập, trong

đó bao gồm bộ đa ngành, đa lĩnh vực; bộ có nhiều đơn vị sản xuất, kinh

doanh; bộ có nhiều đơn vị sự nghiệp công lập; bộ có ít các đơn vị sự nghiệp

7

công lập hoặc ít các đơn vị kinh tế. Đối tượng khảo sát chủ yếu là công chức

quản lý, công chức chuyên môn nghiệp vụ, ngoài ra còn có viên chức quản lý

hành chính, viên chức nghiên cứu xây dựng chế độ, chính sách phục vụ hoạt

động quản lý nhà nước.

Về phạm vi, các cơ quan được lựa chọn để điều tra, khảo sát bao gồm

cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh; đại diện các

khu vực bắc, trung, nam. Về kết quả điều tra, khảo sát, bên cạnh các nội dung

đã được trình bày trong nội dung luận án, do số lượng nhiều nên trong phần

phụ lục tác giả chỉ đưa một số phiếu khảo sát mang tính đại diện.

Phỏng vấn trực tiếp: Trong các đợt đi công tác, giảng dạy, tác giả thực

hiện việc phỏng vấn trực tiếp đối với các công chức quản lý, công chức

chuyên môn và những người làm công tác văn thư, lưu trữ về các nội dung

liên quan đến đề tài luận án.

Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bản

thảo luận án, tác giả chú trọng việc xin ý kiến các chuyên gia về lĩnh vực hành

chính và lưu trữ.

Về kết quả phỏng vấn, xin ý kiến chuyên gia theo phương pháp đặt câu

hỏi, chủ đề trực tiếp và gián tiếp, tác giả đã phân tích, xử lý thông tin, tổng

hợp và kết hợp với các thông tin qua phiếu điều tra, từ đó đưa ra những nội

dung đánh giá tại phần đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu. Ngoài số liệu báo

cáo của các cơ quan, tác giả đã nắm bắt thực tế qua các chuyên viên quản lý

và làm nghiệp vụ trực tiếp để phân tích số liệu, ví dụ nếu chỉ dựa vào kết quả

trên báo cáo về số lượt người khai thác sử dụng tài liệu thì chưa rõ đối tượng

đến khai thác tài liệu, tác giả đã hỏi ý kiến các nhân viên phòng đọc, phòng

lưu trữ về tình hình độc giả để lấy thông tin về đối tượng, mục đích, loại hình,

tần suất sử dụng tài liệu…

- Các phương pháp khác: Cùng với các phương pháp nêu trên, tác giả

thường xuyên kết hợp các phương pháp hệ thống, thống kê, lịch sử, so sánh,

8

phân tích khi nghiên cứu các nội dung của đề tài, đặc biệt là phân tích, tổng

hợp kinh nghiệm và cập nhật thực tiễn công tác chuyên môn.

5. Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu

Các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra trong luận án là: Tại sao phải sử

dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước? Thực

tế hiện nay, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước

Việt Nam đã thật sự được các nhà quản lý coi trọng; đã được công chức, viên

chức thực hiện hiệu quả hay chưa? Dựa trên cơ sở nào luận án có thể đề xuất

giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ

quan hành chính nhà nước?

Quản lý hành chính là nhiệm vụ trọng yếu của cơ quan hành chính nhà

nước. Tài liệu lưu trữ được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, nội dung

chứa đựng thông tin trực tiếp (thông tin cấp I), là thông tin chính xác, có giá

trị pháp lý và độ tin cậy cao. Thông tin, trong đó có thông tin văn bản, thông

tin tài liệu lưu trữ là căn cứ, dữ liệu để triển khai thực hiện nhiệm vụ của quản

lý hành chính. Cùng với các yếu tố quyền lực, con người, tổ chức bộ máy và

nguồn lực vật chất, thông tin là một yếu tố quan trọng để đảm bảo cho hiệu

quả hoạt động của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Việc sử dụng thông

tin quá khứ cùng với thông tin hiện tại, thông tin dự báo là sự cần thiết tất yếu

khách quan để phục vụ quản lý, quản trị, điều hành cơ quan, tổ chức.

Thời gian qua, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành

chính nhà nước còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả chưa cao. Nguyên nhân chủ

yếu là cán bộ, công chức nhà nước chưa nắm hiểu chính xác về tính chất của

tài liệu lưu trữ, vai trò, giá trị và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ dối với hoạt động

của cơ quan.

Đối với người đứng đầu cơ quan, do chưa thực sự quan tâm đến công

tác quản lý hồ sơ, tài liệu; chưa nhận thức hết tầm quan trọng, sự cần thiết của

việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan; chưa chấp hành

nghiêm túc quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nên việc chỉ

9

đạo triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác này còn mang

tính hình thức, chưa chú trọng đến hiệu quả thực tế.

Đối với đội ngũ công chức, do thiếu kiến thức pháp luật và nghiệp vụ

về văn thư, lưu trữ; do cơ quan không có hướng dẫn, chế tài cụ thể nên việc

thực hiện trách nhiệm đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đúng

quy định, đặc biệt là việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ trong hoạt động

tham mưu, tham gia thực hiện quá trình xây dựng và ban hành quyết định

quản lý chưa được coi trọng.

Việc khảo sát thực tế, tìm ra những hạn chế, bất cập và xác định chính

xác các nguyên nhân dẫn đến tình trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả

là căn cứ để đề xuất các giải pháp, một phần quan trọng của luận án. Các giải

pháp sẽ hướng tới việc phục vụ nền hành chính theo xu hướng và yêu cầu tất

yếu của hành chính công mới và đóng góp tích cực trong việc nâng cao hiệu

quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.

6. Đóng góp khoa học của luận án

- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận án góp phần bổ sung lý

luận về giá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ; khẳng định việc sử dụng tài liệu

lưu trữ là một trong những điều kiện cần thiết đảm bảo tính khoa học và hiệu

quả cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

- Về mặt thực tiễn

+ Luận án đã làm rõ, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà

nước, việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ góp phần bảo đảm chất lượng của

các quyết định quản lý hành chính; bảo đảm tính thống nhất, hệ thống trong

quá trình triển khai các hoạt động quản lý hành chính; là căn cứ đánh giá kết

quả hoạt động, rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính.

+ Từ thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan

hành chính nhà nước, có thể thấy, so với vai trò và sự cần thiết, việc sử dụng

tài liệu trên thực tế chưa đáp ứng yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động

quản lý. Tình trạng phổ biến ở các cơ quan là chưa có đầy đủ các yếu tố như