Mẫu Thủ tục kiểm soát hồ sơ của UBND tỉnh

Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự

- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội

- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518

- Website: www.cpoclub.net - Email: [email protected]

--

Uỷ ban nhân dân

Tỉnh X

Trung tâm lưu trữ

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

1. Mục đích:

Lập hồ sơ, lưu giữ hồ sơ, kiểm soát hồ sơ để khai thác sử dụng khi cần

2. Phạm vi áp dụng:

Áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.

3. Tài liệu tham khảo:

-Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số: 34/2001/PLUBTVQH ngày 04/4/2001 của Uỷ ban thường

vụ quốc hội.

- Mục 4.2.4 ISO 9001:2000.

4. Định nghĩa:

TTLT: Trung tâm lưu trữ.

CVNC: Chuyên viên nghiên cứu

5. Thủ tục chi tiết:

TT TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN TRÁCH NHIỆM

01 Xác định các loại hồ sơ có tại Văn phòng, lập danh mục hồ

sơ, trong đó quy định rõ: số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo

quản, người lập hồ sơ, ghi chú.

Giám đốc

TTLT/CVNC

02 Các hồ sơ việc, hồ sơ trình ký, hồ sơ nguyên tắc do chuyên

viên lập dựa trên cơ sở sự phân công trách nhiệm của lãnh

đạo Văn phòng. Từng loại hồ sơ phải có bìa hồ sơ, mục lục

văn bản bên trong hồ sơ bên trong hồ sơ.

Chuyên viên

nghiên cứu

03 Các hồ sơ trình ký sau khi có chữ ký, con dấu, thì được lưu

lại phòng Hành chính. Sau một tháng được chuyển vào

Trung tâm lưu trữ.

CVNC/NV

Văn thư P. HC

04 Chỉ có những hồ sơ/ tài liệu trùng thừa, thư mời họp, lịch

làm việc được loại huỷ ngay. Các loại hồ sơ, tài liệu có thời

hạn bảo quản tạm thời (10 năm), lâu dài (trên 10 năm) sẽ cập

nhật danh mục hồ sơ và được lãnh đạo duyệt.

CVNC, Chánh

Văn phòng

GĐ TTLT

05 Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận các hồ sơ, tài

liệu từ lãnh đạo UBND Tỉnh lãnh đạo của Văn phòng, các tổ

Phó Giám đốc

TTLT