Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội.docx

Trung tâm dịch vụ thương mại và vận tải Phòng vận tải và giao nhận hàng hoá GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng Kinh doanh XN khẩu

LỜI NÓI ĐẦU

Nước ta đang trên con đường xây dựng và phát triển đất nước, để bắt kịp với

công nghệ tiến tiến của thế giới đòi hỏi nước ta phải nhập khẩu những thiết bị tiên

tiến, những dây truyền sản suất hiện đại, đồng bộ để đáp ứng được nhu cầu sản xuất

trong nước. Nhập khẩu thiết bị máy móc với những nguồn lực sẵn có trong nước để

sản xuất sẽ tạo công ăn việc làm cho người dân, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong

nước và xuất khẩu đưa nền kinh tế việt nam từng bước pháp triển vững chắc.

Để hoạt động nhập khẩu được tiến hành một cách thuận lợi và thành công thì

nghiệp vụ nhập khẩu của các cán bộ nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, nó quyết

định sự thành công trong mỗi hợp đồng nhập khẩu. Tracimexco Hà nội với đội

ngũ lãnh đạo năng động, linh hoạt và tập thể cán bộ nhân viên đã đạt đựơc những

thành tựu trong kinh doanh đặc biệt là kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị

ngành giao thông. Có được những thành công đó là nhờ chi nhánh đã biết chú

trọng đến nghiệp vụ nhập khẩu của các cán bộ nhập khẩu phòng kinh doanh.

Thực tập tại chi nhánh Tracimexco Hà nội – một công ty hoạt động trong lĩnh

vực kinh doanh xuất nhập khẩu và đầu tư, với tham vọng nghiên cứu nghiệp vụ

nhập khẩu hàng hoá để từ đó hoàn thiện nghiệp vụ và có những hợp đồng đem lại

nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu là ‘Hoàn

thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở chi nhánh Tracimexco Hà nội’.

Đề tài này gồm các phần sau:

Chương 1: Cơ sở hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

ở chi nhánh Tracimexco Hà nội

Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

của chi nhánh Tracimexco Hà nội

Chương 3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ

ở chi nhánh Tracimexco Hà nội

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CHI

NHÁNH CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ GTVT HÀ NỘI

1. NỘI DUNG NGHIỆP VỤ N.KHẨU HÀNG HOÁ Ở DOANH

NGHIỆP.

1.1. Nghiệp vụ đàm phán ký hợp đồng nhập khẩu

Đàm phán kinh doanh là sự bàn bạc, thoả thuận giữa hai hay nhiều

bên để cùng nhau nhất trí hoặc thoả hiệp giải quyết các vấn đề kinh doanh có

liên quan đến các bên.

Trong quá trình đàm phán, để đạt được mục tiêu đề ra thì tất cả các khâu từ

chuẩn bị đàm phán đến ký hợp đồng nhập khẩu phải được chuẩn bị chu đáo,

thống nhất.

1.1.1. Chuẩn bị đàm phán

Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng

quan trọng.Có thể nói khâu chuẩn bị chu đáo quyết định đến 50%kết quả cuộc

đàm phán. vì thế đòi hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải có tinh thần trách

nhiệm và trình độ hiểu biết. Có 2 quy tắc cần nhớ trong quá trình chuẩn bị đàm

phán kinh doanh.

Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán

kinh doanh

Quy tắc 2: làm việc có phương pháp và theo kế hoạch.

Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng nhưng nhìn

chung để tiến hành một cuộc đàm phán cần chuẩn bị những công việc cụ thể sau:

− Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chức và lập kế hoạch

đàm phán.

− Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán ( chuẩn bị chi tiết)

− Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đàm phán

− Công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình huống có thể xảy ra trong

quá trình đàm phán.

− Phân tích sơ bộ, đề ra mục tiêu, xác định chủ đề, dự kiến thành viên tham gia

đàm phán.

Lập kế hoach chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán là hành động cụ thể của

khâu chuẩn bị đàm phán. Trong phần này cần vạch rõ khối lượng công việc cần

chuẩn bị, chất lượng, thời gian, số lượng thành viên cần thiết cho công việc chuẩn

bị. Các kế hoạch ở trên được lập trên cơ sở phán đoán, nhận xét, đánh giá đòi hỏi

chúng ta phải có đầu óc tưởng tượng, tư duy phân tích tổng hợp.

* Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu

Công tác thu thập và xử lý tài liệu ban đầu: là công việc khó khăn và chiếm

nhiều thời gian nhất, nhưng là một trong những thao tác quan trọng của khâu

chuẩn bị. việc thu thập và xử lý tài liệu được tiến hành theo các bước sau

+ Xác định nguồn thông tin ( báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên đề, các công

trình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số liệu thống kê, các mối quan hệ cá

nhân trên thực tế...).

+ Đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu ( khối lượng, chất lượng..)

+ Tiến hành thu thập thông tin.

Chú ý sau khi thu thập thông tin nào đó cần có ý kiến nhận xét, đánh giá

ngay. Điều này có lợi cho các thao tác tiếp theo của công việc chuẩn bị đàm phán.

Khối lượng và chất lượng thông tin phụ thuộc vào mức đọ am hiểu thông tin

nói chung, phương pháp thu thập thông tin, trình độ kiến thức chuyên môn của

người thu thập thông tin, sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tinh thần tận tuỵ

với công việc của cán bộ thừa hành. Thái độ thờ ơ trong khi thu thập thông tin sẽ

làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị.

Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu: Thực chất đây là sự tiếp tục quá trình thu

thập tài liệu. từ khối lượng thông tin, tài liệu thu thập được, chọn lọc những gì cần

thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán. Sau khi chọn lọc cần hệ thống hoá

tài liệu theo từng nhóm vấn đề.

Phân tích tài liệu thu thập đựơc: Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ

giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn và chuẩn bị

sẵn lý lẽ, lập luận phù hợp, rút ra các kết luận cụ thể.

Để đạt được mục tiêu cần tập trung vào phân tích và đưa ra một số phán

đoán: Đối tác đàm phán với ta là ai, đối chiếu, so sánh những gì mà ta định thông

báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán.

* Chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán

Đây là thao tác kết hợp tài liệu thu được và ý kiến cá nhân với yêu cầu,

nhiệm vụ này đặt ra vào một thể thống nhất, có logic chắt chẽ. Thao tác này nhằm

lập phương án cuối cùng về cấu trúc một cuộc đàm phán. Các bước cụ thể như

sau:

− Định giới hạn mỗi phần của cấu trúc đàm phán.

− Bổ sung nội dung cụ thể cho mỗi phần của cấu trúc đàm phán

− Xoá bỏ ranh giới giả tạo giữa các giai đoạn của quá trình đàm phán.

3

− Viết báo cáo sơ bộ về kết quả chuẩn bị. Trong báo cáo ghi rõ các phạm trù, các

khái niệm then chốt, ghi rõ kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán như thế nào.

Chú ý cần ghi chép tất cả những điểm quan trọng bằng văn bản. Nên ghi

nguyên văn những cách nói, câu nói hay nhất cho bài phát biểu chuẩn bị sẵn, nhấn

mạnh các vấn đề quan trọng bằng các ký hiệu, gạch dưới, tô màu...

* Chuẩn bị về ngôn ngữ :

Chuẩn bị ngôn ngữ chính cho cuộc đàm phán là ngôn ngữ gì? mọi người

trong đoàn có thể giao tiếp trực tiếp với đối tác bằng ngôn ngữ đó hay không? có

cần phiên dich hay không, nếu cần thì ai sẽ là người phiên dịch..

* Chuẩn bị về thông tin

- Thông tin về hàng hoá kinh doanh: là cần phải nghiên cứu, tìm hiểu những

mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, chủng loại, giá trị, công dụng, tính chất

cơ lý hoá và những yêu cầu của thị trường đối với những mặt hàng đó như quy

cách, phẩm chất, bao bì, cách lựa chọn, phân loại.

Thông tin về tình hình sản xuất mặt hàng đó như tính thời vụ, khả năng

nguyên vật liệu, về trình độ tay nghề của công nhân..

Thông tin về chu kỳ sống sản phẩm: chu kỳ sống của sản phẩm dài hay ngắn.

Thông tin về giá cả của các công ty cạnh tranh.

Thông tin về tỷ suất ngoại tệ hàng xuất khẩu và tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩ

- Thông tin về thị trường bao gồm: Những thông tin về đất nước, con người,

chính trị, xã hội, diện tích, dân số. Những thông tin kinh tế cơ bản như đồng tiền

trong nước, tỷ giá, những thông tin về cơ sở hạ tầng như cầu cảng, sân bay, nhừng

thông tin về chính sách ngoại thương, ngân hàng, hệ thống tín dụng.

- Thông tin về đối tác bao gồm tìm hiểu tiềm lực của đối tác về lịch sử của

công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội, tình hình tài chính , về số lượng, chất

lượng chủng loại mà công ty đó kinh doanh và định hướng phát triển của công ty

đó trong tương lai. Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác để từ đó trả lời câu hỏi”

vì sao họ muốn hợp tác với ta, nguyện vọng hợp tác có trân thành không?, họ có

nhiều đối tác không”. Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ, đàm phán của họ gồm

có những ai, địa vị, sở thích của từng người, ai là người có quyền đưa ra quyết

định- tìm hiểu thật kỹ người này.

* Chuẩn bị về năng lực của các thành viên trong đoàn đàm phán.

Để trở thành một nhà đàm phán giỏi thì cần phải: