Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Ngân hàng HABUBANK

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển,

thu nhập của người dân tăng, mức sống được nâng lên rõ rệt. Cùng với sự

phát triển của nền kinh tế thì các doanh nghiệp trẻ ra đời ngày càng nhiều. Hệ

thống hàng hoá tiêu dùng, thiết bị khoa học công nghệ xuất nhập khẩu giữa

các nước ngày một tăng…nhu cầu về vốn đầu tư và các hình thức thanh toán

thuận tiện, nhanh và uy tín là rất cần thiết. Do đó, Ngân hàng ra đời đóng vai

trò quan trọng để giải quyết những khó khăn này.

Ngày nay, hệ thống Ngân hàng là một trong những tổ chức tài chính

quan trọng nhất của nền kinh tế. Với ba chức năng cơ bản, trung gian tài

chính, trung gian thanh toán và tạo phương tiện thanh toán, Ngân hàng đã

cung cấp các dịch vụ đa dạng cho các cá nhân, các tổ chức kinh tế, xã hội.

Không chỉ nhận tiền gửi tiết kiệm, cho vay, thanh toán, bảo quản vật có giá trị

mà Ngân hàng còn tham gia vào nhiều lĩnh vực như: bảo lãnh, quản lý ngân

quỹ, cho thuê các thiết bị, uỷ thác, tư vấn, đầu tư, cung cấp các dịch vụ môi

giới chứng khoán và bảo hiểm…Vì vậy, quản lý xây dựng và phát triển hệ

thống Ngân hàng là rất cần thiết đối với mỗi quốc gia. Ngân hàng hoạt động

hiệu quả khi có bộ máy quản lý tối ưu. Do vậy, hoàn thiện bộ máy tổ chức

quản lý là một yêu cầu cần thiết đối với các doanh nghiệp nói chung cũng như

hệ thống Ngân hàng nói riêng.

Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng HABUBANK, em thấy cơ cấu tổ

chức bộ máy quản lý đã đạt được những thành tựu rất lớn trong những năm

qua.Tuy nhiên, nền kinh tế luôn phát triển và biến động. Do vậy, hoàn thiện

hơn nữa bộ máy quản lý để Ngân hàng có thể phát triển phù hợp với cơ chế

thị trường là cần thiết.

Dưới sự hướng dẫn của PGS.TS.Lê Thị Anh Vân, các anh chị trong ban

lãnh đạo Ngân hàng HABUBANK em đã mạnh dạn lựa chọn chuyên đề thực

tập chuyên ngành “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Ngân

hàng HABUBANK”. Mặc dầu kiến thức còn hạn chế nhưng em hi vọng đề

tài này có thể đóng góp được cho Ngân hàng những điều cần thiết trong quá

trình hoàn thiện công tác tổ chức quản lý, nhằm xây dựng được một bộ máy

quản lý linh hoạt, hợp lý và hiệu quả cao trong quá trình hoạt động của Ngân

hàng.

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ.

1.Khái niệm, đặc điểm của tổ chức.

* Tổ chức: Là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong

những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung (1)

.

* Đặc điểm chung của tổ chức:

Mọi tổ chức đều là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người (tập thể).

Mỗi một thành viên trong tổ chức đều có những chức năng, nhiệm vụ nhất

định nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau.

Mọi tổ chức mang tính mục đích: Tổ chức được thiết lập nhằm thực

hiện những công việc nhất định của chủ thể nào đó. Vì vậy, tổ chức là công cụ

của nhà quản lý.

Mọi tổ chức hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được

mục đích - các kế hoạch: Mỗi một tổ chức đều có những phương thức hoạt

động riêng của mình, mục đích cuối cùng của tổ chức là đạt hiệu quả cao nhất

theo mục tiêu đề ra.

Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt

được mục đích của mình: Ngày nay, khi nguồn lực về nhân lực, tài lực, vật

lực, thông tin là những yếu tố rất quan trọng và hạn chế. Do đó, tổ chức cần

sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguồn lực một cách tốt nhất.

Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác.

Mỗi một tổ chức không thể đơn độc hoạt động, mà bao giờ cũng cần có

các tổ chức khác có mối quan hệ chặt chẽ với nó. Đó có thể là người cùng

cộng tác, đối thủ cạnh tranh, các tổ chức kinh tế, xã hội, chính trị…

1

Giáo trình Khoa học quản lý (Tập I) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản

Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 - Trang 5.

Mỗi tổ chức đều phải có những con người chịu trách nhiệm liên kết,

phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng với những

nguồn lực khác để đạt được mục đích của tổ chức.

2. Khái niệm quản lý tổ chức.

Quản lý tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra

các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức

với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động (2)

.

Trong đó:

* Lập kế hoạch: Là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các

phương thức để đạt được các mục tiêu đó.

Lập kế hoạch là khâu rất quan trọng vì nó giúp các nhà quản lý tìm ra

những yếu tố không chắc chắn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện một dự

án nào đó. Nhà quản lý trên cơ sở lập kế hoạch cũng đã có thể tìm ra được

những yếu tố thuận lợi, khó khăn ảnh hưởng đến việc thực thi dự án. Do đó,

có thể ra quyết nên hay không nên đưa ra quyết định đó.

* Tổ chức: Là quá trình xây dựng và bảo đảm những hình thái cơ cấu

nhất định để đạt được mục tiêu.

* Lãnh đạo: Là quá trình chỉ đạo và thúc đẩy các thành viên làm việc

một cách tốt nhất vì lợi ích của tổ chức.

* Kiểm tra: Là quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm

bảo việc thực hiện theo các kế hoạch.

3. Bộ máy quản lý.

3.1. Khái niệm.

Bộ máy quản lý: Là hệ thống các bộ phận, phân hệ, cá nhân với trách

nhiệm quyền hạn nhất định được phân công thực hiện điều hành mọi hoạt

động của tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.

2

Giáo trình Khoa học quản lý (Tập I) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản

Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 - Trang 25.

3.2.Vai trò của bộ máy quản lý.

Bộ máy quản lý đưa ra các quyết định trong tổ chức. Vì vậy, bộ máy

quản lý là cơ quan đầu não của mọi tổ chức.

Bộ máy quản lý chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của các đơn vị cấp

dưới. Vì vậy, bộ máy quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thực thi chiến

lược của toàn bộ máy.

Một tổ chức hoạt động có hiệu quả khi bộ máy của tổ chức đó làm việc

hiệu quả. Tức là, bộ máy quản lý đó có thể đưa ra các quyết định tối ưu, thực

hiện các chiến lược một cách đơn giản, hạn chế chi phí nhất. Những hạn chế

của bộ máy quản lý sẽ gây hậu quả lớn cho tổ chức, có thể thiệt hại về kinh tế,

uy tín…hoặc tổ chức sẽ không đạt được các mục tiêu của tổ chức đề ra.

4. Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính

thức giữa những con người trong tổ chức.

Trong đó:

Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá

nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những

nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm nhất định được bù trừ theo những cấp

những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tìm thấy

những mục tiêu đã xác định (3)

.

Cơ cấu phi chính thức, tuy không tồn tại trên các văn bản, các quy định

trong một tổ chức nhưng cơ cấu này lại có ảnh hưởng rất lớn tới sự tồn tại

phát triển lành mạnh của cơ cấu tổ chức.

5. Quyền hạn và sự phân bổ quyền hạn trong tổ chức

5.1. Khái niệm quyền hạn

Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi

sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định

trong cơ cấu tổ chức (4)

.

5.2. Phân loại quyền hạn

3

Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản

Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 7.

4

Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản

Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 7

*Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết

định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới (5)

.

* Quyền hạn tham mưu:

Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Chức năng của các

tham mưu là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến

tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan

hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời

khuyên chứ không phải các quyết định cuối cùng.

* Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ

phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ

phận khác (6)

.

5.3. Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp.

* Tập trung: Là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định

được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức (7)

.

* Phân quyền: Là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những

cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu

khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người

không thể đảm đương được mọi công việc quản lý (8)

.

* Uỷ quyền trong quản lý tổ chức: Là hành vi của cấp trên trao cho cấp

dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất

định (9)

.

Tuỳ từng hoạt động của mỗi đơn vị, mỗi tổ chức, mỗi ngành nghề khác

nhau mà từ đó các tổ chức đưa ra các mức độ phân quyền khác nhau. Mức độ

phân quyền càng lớn khi:

Quyết định được đề ra ở cấp thấp quan trọng

Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản lý thấp hơn càng lớn.

5, 6, 7 Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền -

Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 23,29,40

8,9Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà

xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 31,40.

Phạm vi tác động bởi các quyết định được đưa ra ở cấp dưới càng lớn.

Sự phân quyền sẽ càng nhỏ khi nhà quản lý được độc lập trong quá

trình ra quyết định.

6. Tầm quản lý và sự phối hợp

6.1. Tầm quản lý.

Tầm quản lý (tầm kiểm soát): Là số người và bộ phận mà một nhà quản

lý có thể kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn

tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp (10)

.

Các mối quan hệ với tầm quản lý:

- Tầm quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ

thuận.

- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ

nghịch.

- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với

tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.

- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách

nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận.

- Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý. Hệ

thống thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời, sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cấp

trên và cấp dưới.

6.2. Sự phối hợp các bộ phận của tổ chức.

Khái niệm.

Phối hợp: Là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ

phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các

mục tiêu chung của tổ chức (11)

.

10 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản

Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 40

11 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản

Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 44

Mục tiêu của phối hợp: Đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ

phận bên trong và cả các bộ phận bên ngoài tổ chức. Khi một tổ chức đặt ra

cho mình các mục tiêu càng lớn thì đòi hỏi mức độ phối hợp ngày càng cao.

II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Những yêu cầu đối với hình thành cơ cấu tổ chức.

Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sau:

1.1. Tính thống nhất trong mục tiêu.

Cơ cấu được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần

công sức vào các mục tiêu của tổ chức.

1.2. Tính tối ưu.

Cơ cấu tổ chức được coi là tối ưu nếu nó sử dụng một cách chuẩn xác

số lượng lao động, các bộ phận, các phân hệ không thừa không thiếu, phát

huy được tốí đa chức năng của mỗi bộ phận. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức

đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất. Do đó, cơ

cấu của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả cao, phù hợp với mục tiêu đề ra.

1.3. Tính tin cậy.

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin.

Thông tin phải đảm bảo tính hai chiều từ cấp cao xuống cấp dưới và

ngược lại.

1.4. Tính linh hoạt.

Môi trường luôn thay đổi, có những tác động tích cực cũng như tiêu

cực đến cơ cấu tổ chức. Vì vậy, môi trường có thể làm chệch hướng đi của tổ

chức. Do đó, cơ cấu tổ chức phải luôn đảm bảo được tính linh hoạt trước môi

trường bên ngoài cũng như bên trong. Chỉ có như vậy tổ chức mới tránh được

những thiệt hại của những tác động xấu gây ra.

1.5. Tính hiệu quả.

Cơ cấu tổ chức đạt hiệu quả cao khi nó thực hiện được mục tiêu của tổ

chức với chi phí thấp nhất.

2. Những nguyên tắc đối với việc thiết kế cơ cấu tổ chức.

2.1. Nguyên tắc xác định theo chức năng.

Mỗi vị trí, bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải được xác định một cách rõ

ràng, chính xác quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của mình. Từ đó, mỗi bộ

phận phải hoàn thành công việc của mình một cách tối ưu. Cũng với nguyên

tắc này, thì mỗi người có trách nhiệm riêng và họ có thể đóng góp hết khả

năng của mình vào công việc được giao. Việc quy trách nhiệm cho những sai

phạm cũng dễ dàng hơn.

2.2. Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn .

Trao quyền hạn cho người quản lý, tức là giao công cụ cho họ làm việc,

giúp họ có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, quyền hạn được

giao phải tương xứng với nhiệm vụ của họ. Tránh tình trạng lạm dụng quyền

hạn để làm việc tư, vi phạm quyền hạn của mình.

2.3. Nguyên tắc bậc thang.

Tuyến quyền hạn từ người quản lý tới cấp dưới càng cụ thể, rành mạch,

rõ ràng thì quá trình thông tin sẽ càng có hiệu quả. Đặc biệt, với nguyên tắc

này, người được giao nhiệm vụ sẽ biết quyền hạn và trách nhiệm của họ với

công việc mà họ đảm nhiệm. Nâng cao tính tự giác của họ.

2.4. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.

Mệnh lệnh phải được thống nhất từ cấp trên xuống cấp dưới. Một cá

nhân có thể phải đảm đương nhiều nhiệm vụ. Và người được giao nhiệm vụ

cũng có thể là từ nhiều cấp trên khác nhau trong cùng một lúc. Chính vì vậy,

nhầm lẫn là khó tránh khỏi. Khi đó, cần cẩn thận tránh chủ quan, dễ dẫn đến

mâu thuẫn cả về quyền hạn và trách nhiệm.

2.5. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc.

Quyền hạn và trách nhiệm được giao cụ thể cho từng người. Do đó, sự

phân quyền sẽ phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho những người được

giao nhiệm vụ. Tránh lạm dụng quyền hạn, không được ra các quyết định