Đề cương Quản trị hành chính văn phòng

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QTHCVP

Câu1: Khái niệm và phân loại công việc HCVP

+) Công việc HC là việc soạn thảo tổ chức các hồ sơ, tài liệu nhằm mục đích cung cấp thông tin, hỗ trợ cho

các bộ phận khác trong tổ chức.

+) Phân loại: Theo tính chất và mức độ của công việc người ta chia thành 4 loại chính:

_ Soạn thảo văn bản( tài liệu)

_ Quản lý tài liệu

_ Thẩm định tài liệu, các hóa đơn tài chính….

_ Truyền đạt thông tin trong nội bộ tổ chức và giữa tổ chức với tổ chức khác. Đây là công việc rất quan trọng

admin cần trực tiếp thực hiện.

Câu2: Công việc của thư ký HC:

+ Thư ký là những người có trình độ chuyên môn caco, có khả năng gánh vác, đảm nhận một số công việc do

admin giao phó.

+ Chức vụ: Thư Ký

Trợ lý

Chuyên viên

+ Công việc:

_ Hỗ trợ, giúp đỡ admin hoàn thành một số công việc mà tổ chức giao phó.

_ Trích lọc tài liêu, thông tin, đóng góp ý kiến cho các dự án, báo cáo…

_ Sắp xếp lịch trình làm việc cho admin

_ Tổ chức các buổi gặp gỡ, tiếp khách

_ Tư vấn cho admin trong việc mua sắm, sử dụng các thiết bị VP

_ Đảm nhận công tác liên lạc cho admin

Câu3: Các tiêu chuẩn của Admin HCVP

+ Admin HCVP là những người có trình độ chuyên môn về Qtrị và HCvp.

+ Chức vụ: Director

Vice Director

Head of …. Department

+ Tiêu chuẩn của Admin:

_ Có trình độ chuyên môn về Qtrị và Hcvp

_ Có khả năng dám nghĩ, dám làm, giám chịu trách nhiệm

_ Có khả năng giảng dạy, đào tạo cấp dưới

_ Có tính hài hước

_ Có tài hùng biện, có sức thu hút, thuyết phục và biết cách phát huy thế mạnh của người khác.

_ Và một số tiêu chuẩn khác…

Nói chung Admin cần có tố chất:

Tài trí song hành

Gần xa đức độ

Nhu cương hài hòa

Tiến lùi chuẩn mực

Kín hở hợp lý

Câu4: Khái niệm, cách phân loại và biện pháp nâng cao công tác HĐ

+ Hoạch định là quá trình thu thập, xử lý thông tin và triển khai thực hiện công việc

+ Phân loại: Dựa vào phạm vi và tính chất công tác HĐ, phân làm 3 loại:

_ HĐ tổ chức: xác định cơ cấu tổ chức: các phòng ban, vị trí sắp xếp…

_ HĐ phân công: xác định số lượng và chất lượng cán bộ nhân viên HC

_ HĐ công việc: xác định nơi và vị trí làm việc; sắp xếp tổ chức các cuộc họp, chuyến công tác của admin;

cuộc tiếp khách.

+ Biện pháp nâng cao: Hiện nay, công tác HĐ vẫn là một khâu yếu của các Admin nước ta.

_ Cần lập kế hoách phối hợp các hoạt động trong quá trình thực hiện

_ Tổ chức thực hiện các công việc

_ Phân công vông việc để cấp dưới tiền hành thực hiện