Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tiến Minh

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

Lời nói đầu

Hoà chung với sự phát triển của thế giới, của xu thế thời đại, hơn mười năm

qua, Việt Nam đã thực hiện đường lôí đổi mới chuyển nền kinh tế kế hoạch hoá

tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng

xã hội chủ nghĩa, tạo nên những bước đột phá, tạo đà phát triển cho nền kinh tế.

Mỗi năm có hàng ngàn doanh nghiệp được thành lập nhưng cũng có không ít

doanh nghiệp bị phá sản, thua lỗ.

Chính sách kinh tế mở cửa đã, đang mang lại cho nền kinh tế nói chung cũng

như các doanh nghiệp nói riêng những vận hội lớn để thử sức nhưng cũng kèm

theo đó là hàng loạt những thách thức mà các doanh nghiệp phải đối đầu, giải

quyết.

Cạnh tranh là quy luật kinh tế tất yếu trong nền kinh tế thị trường. Doanh

nghiệp muốn tồn tại và phát triển bắt buộc phải chiến thắng trong cạnh tranh, phải

khẳng định được vị trí của mình trên thị trường.

Để làm được điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức có hiệu quả hoạt

động sản xuất kinh doanh, năng động, sáng tạo, phải sử dụng tổng hoà các biện

pháp khác nhau để có thể tạo ra những sản phẩm đa dạng về chủng loại, mẫu mã

đẹp, phong phú, chất lượng cao phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng,

làm sao để chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng chất lượng sản phẩm sản xuất ra vẫn

phải được đảm bảo, hiệu quả cao.

Muốn vậy, một trong các vấn đề mà các doanh nghiệp phải quan tâm hàng

đầu là các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất, đặc biệt là nguyên vật liệu và tất

yếu một công cụ quản lý không thể thiếu đó chính là hạch toán kế toán nói chung

và hạch toán kế toán nguyên vật liệu nói riêng, một công cụ đắc lực có vai trò đặc

biệt quan trọng trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động của

doanh nghiệp.

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất thì vật

liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là yếu tố không thể thiếu,

trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, chi phí về nguyên vật liệu lại thường

chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

Hạch toán nguyên vật liệu chính xác, kịp thời, toàn diện sẽ đảm bảo cho việc cung

cấp nguyên vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám

sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao, ngăn chặn hiện tượng

lãng phí vật liệu trong sản xuất, nhờ đó mà tiết kiệm được chi phí, hạ thấp giá

thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động từ đó mà nâng cao hiệu quả sản

xuất kinh doanh, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Với nhận thức như vậy, sau khi đã được trang bị kiến thức lý luận ở nhà

trường và trong thời gian nghiên cứu thực tế tại công ty TNHH Tiến Minh, tôi

nhận thấy vấn đề nguyên vật liệu là vấn đề mà những nhà quản lý và hạch toán

đặc biệt coi trọng.

Vì vậy, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán nguyên

vật liệu tại Công ty TNHH Tiến Minh"

Kết cấu chuyên đề gồm ba chương:

Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh

nghiệp sản xuất

Chương II: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại

Công ty TNHH Tiến Minh

Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên

vật liệu tại TMC

Do trình độ lý luận còn hạn chế và thời gian tiếp xúc thực tế chưa nhiều, mặc dù

đã được các thầy cô giáo giúp đỡ chỉ bảo, đặc biệt là cô giáo Bùi Thị Hằng, người

trực tiếp hướng dẫn cùng các cô, chú, anh, chị kế toán và các phòng ban ở Công ty

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

Tiến Minh nhưng chắc rằng luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót nhất

định về nội dung và hình thức.

Mong các thầy cô giáo cùng những người quan tâm đến vấn đề này đóng góp ý

kiến để bản thân tôi có thể hiểu sâu hơn về vấn đề.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 08 tháng 10 năm 2008

Sinh viên thực hiện

Đào Thị Yến

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

Chương I: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác

kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuất

1.1.1.Khái niệm và đặc điểm vật liệu

Trong doanh nghiệp sản xuất thì hoạt động cơ bản nhất, hoạt động tạo

“xương sống” cho doanh nghiệp chính là hoạt động sản xuất. Đó là quá trình con

người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý

hoá của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm công nghiệp với chất lượng

ngày càng cao, thoả mãn ngày càng đầy đủ các nhu cầu đa dạng của thị trường.

Như vậy, để tiến hành sản xuất, doanh nghiệp cần phải có đầy đủ cả ba yếu tố đầu

vào là đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động.

Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất,

là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm nên tất yếu là mối quan tâm

hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp cũng như trong công tác kế toán.

Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, vật liệu không ngừng biến đổi, chuyến

hoá cả về mặt hiện vật và gía trị.

Khác với tài sản cố định, vật liệu có đặc điểm là khi tham gia vào sản xuất, chúng

bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để câú thành thực

thể của sản phẩm. Về mặt gía trị, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào

sản phẩm mới tạo ra.

1.1.2.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Như chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá

trình sản xuất, là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, do đó nguyên vật liệu

giữ một vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, là nhân tố

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

không thể thiếu. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc

không thể tiến hành được. Chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp tới

chất lượng sản phẩm.

Đồng thời vai trò của nguyên vật liệu còn thể hiện ở chỗ: nếu xét về mặt vật

chất thì nguyên vật liệu chính là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, còn

về mặt giá trị thì nó lại là một bộ phận chủ yếu của vốn lưu động, thường chiếm

40% - 60%, hơn nữa trong cơ cấu giá thành thì chi phí về nguyên vật liệu thường

chiếm một tỷ trọng khá cao, tới 60% - 80%.

Vì vậy, có thể nói nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng không thể

thiếu trong quá trình sản xuất mà còn giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong lĩnh

vực quản lý giá thành và tài chính, kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất.

1.1.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán vật liệu

Quản lý vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý

doanh nghiệp, đòi hỏi các nhà quản lý luôn phải quan tâm chú trọng và đưa ra

những biện pháp quản lý phù hợp. Tuỳ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuỳ

vào đặc điểm lý hoá của từng loại vật liệu sử dụng mà mỗi doanh nghiệp lại có

những biện pháp quản lý khác nhau.

Nhưng nói chung, trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải

quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản cho tới khâu

sử dụng và dự trữ. Cụ thể:

- Khâu thu mua: Phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách,

chủng loại, phẩm chất, giá mua cũng như chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch

mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh

của doanh nghiệp.

Yêu cầu này đòi hỏi việc thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo cung

ứng kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất, đảm bảo đủ về sản lượng, đúng về

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

chất lượng và hợp lý về giá cả, kế hoạch, không nên mua nhiều gây ứ đọng

vốn cũng không nên mua ít mà làm gián đoạn quá trình sản xuất.

Đồng thời phải thường xuyên phân tích đánh gía tình hình thực hiện kế

hoạch thu mua vật tư, lựa chọn nguồn cung cấp tốt nhất.

- Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thựu hiện đúng chế

độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm

bảo an toàn.

- Khâu sử dụng: Tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời

tình hình xuất dùng vật liệu, đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các

định mức và dự toán về chi phí nguyên vật liệu, từ đó hạ thấp được giá thành

sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

- Khâu dự trữ: Xác định các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu, mức dự trữ

thường xuyên, dự trữ bảo hiểm… một cách hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản

xuất được diễn ra liên tục, ổn định và bình thường, tránh tình trạng phải

ngưng sản xuất do cung ứng không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá

mức, ảnh hưởng tới tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn.

Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý trên, với tư cách là một công cụ quản lý hữu

hiệu, không thể thiếu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu

cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế

toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu

về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình

sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và

tính giá thành sản phẩm.

- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,

tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

1.1.4. Ý nghĩa của việc tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu

Xuất phát từ tầm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất, việc quản lý

vật liệu trở thành một yêu cầu tất yếu của mọi doanh nghiệp sản xuất trong đó

công tác kế toán vật liệu được đặc biệt coi trọng.

Tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua đên sử dụng sẽ

gíup cho các nhà quản lý doanh nghiệp nắm bắt được những thông tin kịp thời về

nguyên vật liệu để đưa ra các quyết định quản lý, giúp cho bộ phận kế hoạch lập

dự toán chi phí về nguyên vật liệu hợp lý, … nhằm cung cấp nguyên vật liệu kịp

thời cho nhu cầu sản xuất đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của

doanh nghiệp.

Tổ chức tốt việc ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình xuất dùng

nguyên vật liệu sẽ góp phần vào việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm

và có hiệu quả, từ đó sẽ hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu

nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp.

Như vậy có thể nói: việc tổ chức công tác kế toán vật liệu có ý nghĩa rất quan

trọng đối với doanh nghiệp sản xuất, ảnh hưởng mang tính quyết định đến hiệu

quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán

vật liệu trong các doanh nghiệp là điều hết sức cần thiết, là một tất yếu đòi hỏi của

công tác quản lý.

1.2. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản

xuất

1.2.1Phân loại, đánh gía nguyên vật liệu

1.2.1.1.Phân loại nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ

khác nhau với nội dung kinh tế, vai trò, công dụng và tính chất lý hoá học khác

nhau. Hơn nữa chúng lại biến động tăng giảm liên tục, thường xuyên, hàng ngày

trong quá trình sản xuất. Vì vậy, để có thể quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

tới từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị thì cần thiết phải tiến hành

phân loại vật liệu.

Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp vật liệu theo từng loại, từng

nhóm … dựa vào một tiêu thức nhất định.

Tuỳ vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà có thể sử dụng các phương pháp phân

loại khác nhau cho phù hợp. Nhưng nói chung, phương pháp phân loại vật liệu

được các doanh nghiệp dùng phổ biến hiện nay là phương pháp phân loại dựa vào

nội dung kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất và yêu cầu quản lý của

doanh nghiệp. Theo phương pháp này thì nguyên vật liệu được chia thành các loại

sau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên

thực thể chính của sản phẩm như sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ

khí; xi măng, gạch, ngói trong doanh nghiệp xây dựng; bông, sợi trong doanh

nghiệp dệt; vải trong doanh nghiệp may mặc… Đối với nửa thành phẩm mua

ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hoá thì

cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản

xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.

- Nguyên vật liệu phụ: là các loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình

sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu hay

tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ công tác quản lý, công tác sản xuất, bao

gói sản phẩm như bao bì, thuốc tẩy, nhuộm…

- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,

cho hoạt động của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than,

củi, khí gas…

- Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay

thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…