QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN

VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU

I. QUẢN LÝ VĂN BẢN

1. Khái niệm, yêu cầu

1.1. Khái niệm

- Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được.

- Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi.

- Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử

dụng trong nội bộ cơ quan.

- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,

chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong

hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

1.2. Yêu cầu

- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ

phận văn thư cơ quan.

- Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ

việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc,

chậm việc.

- Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu;

bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.

- Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ cơ quan đúng

thời hạn.

2. Quản lý văn bản đến

2.1. Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng

ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính.

Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm

phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi

ký nhận.

Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục

trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết.

Không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu

“Riêng người có tên mở bì”.

TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997