Một số kĩ năng giao tiếp thông thường

MỘT SỐ KĨ NĂNG GIAO TIẾP THÔNG THƯỜNG

I.GIAO TIẾP BẰNG DANH THIẾP

1.Tầm quan trọng của tấm danh thiếp

-Danh thiếp là một tấm thiếp trên đó có những thông tin cơ bản, sơ bộ về cá nhân:

Họ tên, chức danh, địa chỉ, cơ quan… được sử dụng làm phương tiện giao tiếp.

-Trước kia, người Việt Nam chưa có thói quen sử dụng danh thiếp để giao tiếp.Nhưng

kể từ khi mở rộng giao lưu hợp tác quốc tế, người Việt Nam đã sử dụng danh thiếp

như một phương tiện giao tiếp quan trọng. Danh thiếp giúp đối tượng giao tiếp có thể

nắm bắt và lưu giữ được những thông tin cơ bản nhất về chúng ta mà không mất

công tìm hiểu, ghi chép.

2.Cách sử dụng

Trong quan hệ chính thức hoặc không chính thức tấm danh thiếp cần được

1.1Trao đổi trực tiếp

Theo thông lệ của Pháp, danh thiếp cần được trao trực tiếp. Thông lệ của Pháp, việc

chủ động trao danh thiếp thuộc về người khách. Còn ở Anh thì ngược lại, người chủ

trao danh thiếp trước cho khách. Còn ở Việt Nam mới bắt đầu sử dụng danh thiếp là

phương tiện giao dịch nên chưa có thông lệ rõ rang. Tuy nhiên khi dùng danh thiếp

chúng ta cũng nên dựa vào thông lệ chung và những chuẩn mực của phép xã giao

mang bản sắc văn hóa dân tộc là “kính trên, nhường dưới” và tính hiếu khách. Từ

những nguyên tắc trên khi dùng danh thiếp như một phương tiện giao tiếp của người

Việt Nam cần chú ý:

-Nếu gặp gỡ lần đầu tiên, việc trao danh thiếp trước thuộc về người chủ.

-Người có vị trí thấp hơn trao danh thiếp cho người có vị trí cao hơn.

-Khi gặp gỡ người nước ngoài thì cần chú ý tới thông lệ dùng danh thiếp của dân tộc

họ.

1.2Trao gián tiếp

Ngoài việc trao trực tiếp khi gặp gỡ, danh thiếp còn được sử dụng trong những

truờng hợp sau:

-Khi trao quà cho người quen, kèm theo danh thiếp vào đó.

-Lần đầu tiên lien hệ công tác với một cơ quan nào đó, đưa danh thiếp vào trước cho

người thư kí để xem người ta có tiếp mình hay không.

-Khi đến thăm người quen mà không gặp, bạn có thể gửi danh thiếp lại và ghi mấy

chữ, báo cho họ biết là mình có đến.

Trong các trường hợp: chúc mừng ngày lễ, chúc mừng các sự kiện khác, chia buồn…

cũng sử dụng danh thiếp.

II.GIAO TIẾP BẰNG ĐIỆN THOẠI

1.Tầm quan trọng của giao tiếp bằng điện thoại

Điện thoại là một phương tiện giao tiếp quan trọng. Nhờ điện thoại, thông tin có thể

được chuyển đi một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức, kinh tế… Đó

cũng là một trong những yếu tố tiên quyết tạo nên ấn tượng tốt đẹp ban đầu về tổ

chức và cá nhân bởi vì giao tiếp bằng điện thoại thể hiện trình độ văn hóa của người

sử dụng.

2.Cách thức trả lời bằng điện thoại

2.1. Trả lời điện thoại

-Nên nhấc máy sau hai hồi chuông. Nếu là cuộc gọi đến máy của công ty, trả lời

ngay theo hai cách:

“ Ngân hàng Vietcombank xin nghe” hoặc “Đây là tổng công ty Dầu khí Việt Nam”.

Nếu là cuộc gọi riêng đến máy cá nhân, trả lời như sau: “Alô” hoặc “Tôi là Thu Lan

xin nghe.”

-Nếu bạn đang có khách, nhưng điện thoại gọi đến có thông tin rất quan trọng thì