MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH.doc

Mẫu - Hồ sơ phân tích

HỒ SƠ KHẢO SÁT

PHẦN I. HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG

I. MÔ HÌNH TỔ CHỨC

Công ty Khai thác dầu khí Việt-Xô là đơn vị hoạt động trong lĩnh

vực khai thác dầu khí, công ty có hai nhiệm vụ chính là trực tiếp khai

thác dầu và cho thuê các trang thiết bị phục vụ việc khai thác. Công ty

được tổ chức thành các bộ phận :

 Xí nghiệp khai thác.

 Bộ phận dịch vụ.

 Bộ phận bảo dưỡng thiết bị

 Bộ phận mua hàng

 Bộ phận kho

Trong đó các xí nghiệp khai thác là những đơn vị trực tiếp làm

nhiệm vụ khai thác dầu và khí tại các mỏ của công ty. Bộ phận dịch vụ

có nhiệm vụ quản lý việc cho thuê các thiết bị khai thác. Việc sửa chữa

các thiết bị hỏng hoặc thay thế các thiết bị theo định kỳ được thực hiện

bởi bộ phận Bảo dưỡng thiết bị. Nguồn linh kiện thay thế và sửa chữa

được đảm bảo bởi bộ phận mua hàng và được cất giữ tại các kho.

II. CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH

 Thiết bị: Là tập hợp các loại máy móc, kết cấu phục vụ

công việc khai thác dầu khí của công ty như tàu thuyền, ô tô,

máy bơm, giàn khoan…

 Linh kiện: Là tập hợp các chi tiết cấu thành nên các thiết

bị

 Loại thiết bị: Một loại thiết bị là tập hợp các thiết bị có

cùng một số thông số kĩ thuật nào đó

 Loại linh kiện: Một loại linh kiện là tập hợp các linh kiện

có cùng một số thông số kỹ thuật.

Chú ý: Mỗi loại thiết bao gồm nhiều loại linh kiện khác nhau và mỗi

loại linh kiện có thể thuộc nhiều loại thiết bị.

Mẫu - Hồ sơ phân tích

 Tỷ lệ hỏng trung bình của một loại linh kiện trong

một loại thiết bị nào đó trong một năm: Được tính bằng tỷ số

giữa số linh kiện thuộc loại đó được dùng để sửa chữa, thay thế

cho các thiết bị thuộc loại thiết bị này trong một năm với tổng số

linh kiện trong các thiết bị loại này.

 Linh kiện dự trữ: Là các linh kiện mới được cất trong

kho để đáp ứng nhu cầu sửa chữa thay thế khi cần thiết, số

lượng linh kiện dữ trữ tỉ lệ thuận với số thiết bị công ty đang sử

dụng và tỷ lệ hỏng trung bình của linh kiện trong mỗi loại thiết

bị.

 Kế hoạch mua hàng: Là bảng danh mục các loại linh

kiện cần mua trong đó xác định tên và số lượng của từng loại

linh kiện.

 Bảng chào hàng: Là danh mục các linh kiện kèm theo giá

cả và thời hạn cung cấp mà các nhà cung cấp gửi cho công ty để

giới thiệu.

III. QUI TRÌNH QUẢN LÝ

1. Mô tả

Theo hạn định hàng tháng, bộ phận mua hàng sẽ lên danh mục

các loại linh kiện cần mua kèm theo số lượng cần mua của mỗi loại.

Sau đó căn cứ vào các chào hàng từ phía nhà cung cấp để chọn nhà

cung cấp hàng. Bước cuối cùng là lập đơn đặt hàng. Chi tiết quy trình

như sau:

Quy trình lên danh mục linh kiện cần mua: Để xác định số lượng

mỗi loại linh kiện cần mua( CM), bộ phận mua hàng cần nắm được các

thông tin sau:

 Số lượng các linh kiện mỗi loại hiện đang được sử dụng trong

công ty( ký hiệu là DSD). Vì các linh kiện được gắn với các

thiết bị do đó số lượng linh kiện hiện có được tính thông qua số

lượng thiết bị công ty đang sử dụng. Thông tin về số lượng linh

kiện được quản lý thông qua việc quản lý các chứng từ mua mới

và biên bản thanh lý, mỗi chứng từ mua mới sẽ cho biết công ty

có thêm bao nhiêu thiết bị theo từng loại, mỗi biên bản thanh lý

sẽ cho biết có bao nhiêu thiết bị từng loại không còn được sử

dụng nữa .

 Tỷ lệ hỏng trung bình trong năm của mỗi loại linh kiện trong

mỗi loại thiết bị( ký thiệu là TLH). Thông tin về tỉ lệ hỏng hay

thay thế của mỗi loại linh kiện trong một loại thiết bị được tính

Mẫu - Hồ sơ phân tích

toán dựa trên các thông kê về tình hình sử dụng thiết bị trong

nhiều năm. Tùy theo tình hình thực tế hoạt động của công ty mà

tỷ lệ này có thể được điều chỉnh để đảm bảo lượng linh kiện dữ

trữ trong kho đáp ứng được nhu cầu thực tế của công ty.

 Số lượng trong kho của mỗi loại linh kiện( ký hiệu là STK).

Thông tin này thu được thông qua việc đối chiếu các phiếu nhập

khoa và phiếu xuất kho.

 Số linh kiện đã được đặt hàng nhưng chưa được cung cấp( ký

hiệu là SDH). Thông tin này được tính thông qua việc quản lý

tổng số hàng đã được đặt trong các đơn hàng và số lượng hàng

đã được nhập về kho.

Dựa trên các thông tin trên, bộ phận mua hàng sẽ tính được số

lượng linh kiện cần mua của mỗi loại linh kiện theo công thức sau:

CM = DSD * TLH – STK - SDH

Quy trình lập đơn đặt hàng: Căn cứ trên danh mục các loại linh kiện

cần mua, bộ phận mua hàng cần xác định sẽ đặt hàng từ nhà cung cấp

nào, tiều chí để chọn nhà cung cấp là giá thành và thời hạn cung cấp.

2. Sơ đồ quy trình xử lý

Mẫu - Hồ sơ phân tích

a. Quy trình lập kế hoạch mua hàng

XN khai thác BP dịch vụ BP mua hàng BP bảo dưỡng BP kho

Số lượng

thiết bị và

linh kiện

Số lượng

thiết bị và

linh kiện

Tỷ lệ hỏng

của mỗi

loại linh

kiện

Số lượng

linh kiện

tồn

Lên danh

mục linh

kiện cần

mua

Số lượng

linh kiện

đã đặt

hàng

Danh mục

các linh

kiện cần

mua