Lựa chọn chương trình ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn

LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ đang diên ra một cách sôi động chưa từng thấy

như hiện nay trên toàn thế giới thúc đẩy loài người bước sang một kỷ nguyên mới. Đó là kỷ

nguyên của nền văn minh dựa trên cơ sở công nghiệp trí tuệ. Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật

lần này có thể được đánh dấu bằng sự ra đời và phát triển ồ ạt của máy tính cũng như sự đa dạng

của công nghệ phần mềm, nên việc ứng dụng tin học vào đời sống xã hội nói chung và công tác

quản lý nói riêng đang phát triển mạnh mẽ, nó góp một vai trò không nhỏ vào việc phát triển của

công nghệ thông tin và ngày nay sự phát triển đó đang được ứng dụng nhiều và không thể thiếu

được trong mọi ngành nghề văn phòng, quảng cáo, tài chính, công tác quản lý…

Sự bùng nổ Internet trên mọi lĩnh vực giúp mọi người có thể lấy các tin tức cần thiết, chia

sẻ các thông tin trên mạng máy tính và liên lạc với người ở xa. Website là một trong những

phương tiện hữu ích giúp người sử dụng làm những công việc trên, thông qua Web mọi người tìm

được những gì mình cần rất nhanh chóng mà không thiếu thốn thời gian vì phát triển thương mại

điện tử nên mọi cơ quan, văn phòng cũng như siêu thị đều có Web của riêng mình. Bạn nghĩ sao

khi chỉ cần ngồi nhà mà có thể đặt hàng, đặt phòng cũng như lấy thông tin cần thiết. Có được

những điều đó là nhờ sự kết hợp của Web và cơ sở dữ liệu nhằm đưa ra những cơ sở dữ liệu đơn

lẻ độc lập trở nên hữu ích cho mọi người trên toàn thế giới, giúp mọi người có thể truy cập kho

dữ liệu khổng lồ của nhân loại. Web trở thành một cuộc cách mạng vì nó làm cho Internet trở nên

thân thiện với người dùng.

Chính từ những vấn đề trên đã là động lực thúc đẩy chúng tôi thiết kế một trang Web

khách sạn nhằm giúp cho người truy cập có thể biết các thông tin chi tiết về khách sạn để có sự

lựa chọn phù hợp theo tiêu chuẩn mỗi người. Có thể truy cập tại nhà hoặc bất cứ nơi nào bạn

muốn.

Bản báo cáo này có bố cục hoàn chỉnh từ đầu đến cuối, gồm 7 chương và các phần nhỏ.

Chương I được xây dựng dựa trên những quan sát và tìm hiểu của chúng tôi tại khách sạn Mường

Thanh, đề cập đến những thông tin nguyên bản về khách sạn này.Từ Chương II đến Chương VIII

trình bày về phần phân tích hệ thống, thiết kế CSDL và hoàn thiện chương trình.

Chương I – GIỚI THIỆU CHUNG – Giới thiệu về khách sạn Mường Thanh, nhiệm vụ,

mục tiêu, cấu trúc, chức năng, hiện trạng và giải pháp.

Chương II – LÊN KẾ HOẠCH – Lựa chọn chương trình ứng dụng, tìm hiểu ứng dụng độc

lập và ứng dụng trên mạng, trình bày ưu điểm, lợi ích của hệ thống mới và các ràng buộc.

Chương III – NGHIÊN CỨU KHẢ THI – Đánh giá lợi ích, chi phí, đánh giá kỹ thuật.

Chương IV – XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG – Trình bày bằng biểu đồ luồng dữ liệu

về hệ thống.

Chương V – THIẾT KẾ CSDL – Các bảng dữ liệu đã chuẩn hóa, mô hình quan hệ.

Chương VI – CÀI ĐẶT TRIỂN KHAI – Cài đặt, viết code thử nghiệm, hoàn thiện chương

trình và hướng dẫn sử dụng.

Chương VII – KẾT LUẬN – Kết quả, mức hoàn thành công việc, hướng phát triển …

Đây là một lĩnh vực rộng vì vậy trong chương trình còn nhiều thiếu sót mong được sự góp

ý đánh giá của thầy, cô giáo cũng như của toàn thể các bạn.

Nhóm thực hiện đề tài

2

3

CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU CHUNG

I. TỔNG QUAN KHÁCH SẠN

Khách sạn Mường Thanh nằm trong một vị trí thuận lợi, bao quanh bởi quần thể công

viên, hồ nước, khu đô thị cao tầng cùng các biệt thự sang trọng. Khách sạn có một khuôn viên

rộng, vườn hoa cây cảnh bố trí hài hòa, bể bơi thư giãn và bãi đỗ xe an toàn, thuận tiện, hệ thống

phòng nghỉ rộng rãi thoáng mát, bao gồm 60 phòng với sức chứa trên 100 khách, ban công phòng

nghỉ thoáng mát có bố trí chậu hoa cây cảnh. Nhà hàng chứa trên 300 khách và nhận đặt tiệc hội

nghị, hội thảo, sinh nhật, tiệc cưới với các món ăn Âu Á, đặc sản rừng và các món ăn mang đậm

hương vị của miền Tây Bắc. Khu dịch vụ tổng hợp với các đồ thổ cẩm, quầy hàng lưu niệm, hàng

thủ công mỹ nghệ… Khách sạn có các loại xe đưa khách đi thăm quan, du lịch trong và ngoài

thành phố Hà Nội

Nhiệm vụ các phòng ban:

Giám đốc gián tiếp điều hành khách sạn thông qua trợ lý điều hành và chủ nhiệm nhà

hàng. Các bộ phận chủ yếu nắm giữ việc kinh doanh của khách sạn và chịu trách nhiệm chính với

giám đốc khách sạn là bộ phận Quản lý khách, bộ phận Quản lý phòng, bộ phận Quản lý nhà

hàng. Đây là những bộ phận chính về kinh doanh của khách sạn, đứng đầu mỗi bộ phận là trợ lý

điều hành. Những người này chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc khách sạn và chịu trách nhiệm

về các phòng ban và các nhân viên do mình quản lý.

1. Bộ phận quản lý phòng

Bộ phận này làm công việc giao dịch với khách là chủ yếu, chịu mọi trách nhiệm về việc

đặt phòng, xếp phòng cho khách và tìm hiểu mọi nhu cầu khi khách mới đến.

2. Bộ phận lễ tân

Bộ phận lễ tân được biên chế thành một tổ lễ tân có tổ trưởng điều hành công việc của tổ.

Là bộ phận thường xuyên, trực tiếp giao dịch với khách. Một máy tính dặt ở quầy lễ tân, hầu hết

các họat động của khách sạn dựa vào phần mềm quản lý khách sạn. Sau khi thu nhận giấy tờ tùy

thân của khách theo quy định, lễ tân sẽ lưu lại thông tin của khách trong tệp khách và đối chiếu

với tệp phòng để bố trí phòng nghỉ cho khách.

4

Ghi chép vào sổ khách tạm trú, danh sách khách nước ngoài theo đúng quy định và trình

báo cơ quan công an theo quy định. Phối hợp với nhân viên ở các bộ phận khác để nắm tình hình

khách nghỉ hoặc phục vụ các yêu cầu của khách. Nếu phát hiện có vấn đề không bình thường thì

báo cáo với trợ lý điều hành và các cơ quan chức năng có liên quan để giải quyết. Trường hợp

khẩn cấp cần có hình thức hợp lý, tế nhị báo cho bảo vệ phối hợp để giữ lại chờ giải quyết.

Thanh toán tiền phòng và tiền sử dụng các dịch vụ của khách (kể cả những hư hỏng, mất

mát về trang thiết bị phòng nghỉ do nhân viên nhà phòng thông báo). Đảm bảo chính xác, rõ ràng,

sòng phẳng và kịp thời, không để khách nợ tiền khi đi khỏi khách sạn. Trường hợp đặc biệt có thể

giải quyết nhưng không được nợ quá 10 ngày và nhân viên lễ tân trực ca đó phải chịu trách nhiệm

thu hồi.

Sau mỗi ngày, lễ tân có trách nhiệm bàn giao thanh toán của khách và nộp tiền tại cho kế

toán của khách sạn theo quy định, không mang tiền của khách sạn ra khỏi khách sạn.

3. Bộ phận nhà phòng

Phòng được giao cho từng nhân viên phụ trách một số phòng cụ thể và chịu trách nhiệm

quản lý toàn bộ trang thiết bị và cơ sở vật chất đầu tư trang bị cho từng phòng khách (theo danh

mục tài sản tại phòng). Thường xuyên kiểm tra giám sát nếu hư hỏng mất mát phải làm rõ lý do và

đề nghị xử lý. Nếu khách làm hư hỏng, mất hoặc sử dụng đồ uống trong phòng, nhân viên phòng

phải báo cáo cho lễ tân thanh toán với khách. Nếu không báo cáo hoặc báo cáo không đầy đủ hoặc

lỗi do nhân viên phòng làm hư hỏng, mất thì nhân viên phải bồi thường. Thường xuyên sắp xếp,

lau chùi, quét dọn và làm vệ sinh sạch sẽ phòng nghỉ, phòng vệ sinh của khách, giặt ga, gối, khăn

và đồ của khách. Đồng thời bổ sung kịp thời trang bị phòng khách (ga, gối, khăn, xà phòng, bàn

chải, thuốc đánh răng…). Khi thiếu một trong những đồ dùng nhân viên nhà phòng lên kho lấy và

ký nhận lại.

Phối hợp với lễ tân nhận khách, dẫn khách và bố trí phòng nghỉ cho khách, làm một số thủ

tục ban đầu những trang thiết bị cần thiết (bật điều hòa, bình nóng lạnh, xử lý tủ nước…) và

hướng dẫn khách, chúc khách nghỉ thoải mái. Không để người không phải là khách nghỉ tại phòng

đó tự tiện vào phòng. Khi khách đã đi ra khỏi phòng, nếu cần phải có giấy ủy nhiệm của khách và

khi đó nhân viên nhà phòng phải dẫn khách vào và ra. Nhân viên nhà phòng phải phân công trực

ca ban ngày và ban đêm để quán xuyến chung và bố trí khách nghỉ cũng như nhận phòng khi

khách đi. Sau khi khách ra khỏi phòng, nhân viên phải kiểm tra và tắt các thiết bị sử dụng điện

đảm bảo an toàn.

5