Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh

TRƯỜNG ĐẠI H ỌC KINH TẾ QUQÇaDÂN

Bộ MÔN TÂM LÝ - X A lH p lg B C <ý|

Chủ biên: TS. N guyiffjJh'çi.R lian?' f i r f r

VĂN BẢN QUẢN LÝ KINH TÊ

VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TỂ QUỐC DÂN

TRƯỜNG ĐAI HỌC KINH TỂ Q u ổ c DÂN

BỘ MÔN TÁM LÝ - XÃ HỘI HỌC

Chủ biên: TS. NGUYỄN THẾ PHÁN

Giáo trình

KỸ THUẬT SOẢN THẢO VĂN BẢN

QUẢN LÝ KINH TÊ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NHÀ XU ẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH T EQ U Ô C d â n

Lời giới thiệu

Soạn tháo vãn bàn là cõng tác thường xuyên và hàng ngày cùa tất

cà các cơ quan nhà nước, các đơn vị, tô chức kinh tế, chính trị. xã hội.

cỏ n a tác này có ành hướng đáng kể tới hoạt động quàn lý và sóp

phân nâng cao năng suất, chất lượng cùa lao động quán lý. Soạn thào

vãn bản là côna việc cùa nhữne naười lãnh đạo. những người quàn lý

trona tãt cà các cơ quan, đơn vị. tô chức và doanh nghiệp. Tuv nhiên,

đê soạn thào được văn bàn một cách khoa học. đúna yêu cầu về nội

đuna, thẻ thức, góp phàn nâng cao hiệu quà quản lý. hiệu quà kinh

doanh, đòi hòi người soạn thào phái năm vữna những kiến thức cơ

bân về vãn bán và có kỹ năng soạn thào. Môn học kỹ thuật soạn thào

vãn bàn quán lv kinh te và quản tri doanh nghiệp, về cơ bàn, sẽ đáp

ims được yêu câu đó. Môn học này không chi được nghiên cứu và

giáng dạy tại nhiêu trường đại học và cao đãng trone cả nước, mà còn

được sự quan tàm cùa nhiều nhà lãnh đạo. cùa các nhà quán lí kinh tẻ

- xã hội. các nhà quán lý doanh nghiệp.

Đè đáp ÚTI2 nhu cẩu đào tạo. giảng dạ\. nahiẽn cứu và tham

kháo, bộ môn Xã hội học - Trườn" Đại học Kinh tê Quôc dân đã cho

ra mắt cuốn giáo trình "KỸ THUẬT SOẠN THÀO VĂN BẢN QUÀN LY

KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP" vào năm 2003 và tái bàn

vào năm 2005. Tuy nhiên, do có nhiều đồi mới. nhất là sự sứa đối cùa

nhiều Bộ Luật, Luật vả các văn bàn dưới Luật trong thời gian gần đây,

cuốn "iáo trinh cần phái được chinh lý và bõ sunc cho phù hợp.

Được sự đồns >' cua Bộ môn Xã hội học và Nhà trườna. trẽn cơ

sờ cuòn fiáũ trình 1 K.^ THUẠT SOẠN THAO VAN BAN QUAN L\

KINH TÉ VẢ QUÀN TRỊ DOANH n g h iệ p " đã được xuất bản do Tiến

sỹ Neuvễn Thế Phán làm chù biên và các tác giả tham gia biên soạn

3

(TS. Nguyễn Thế Phán: chương I; ThS. Trằn Cao Khái: chương II:

GVC. Lê Quang Hào: chương III; GVC. Lẽ Quốc Thụ: chương IV;

ThS. Lương Văn ú c và TS. Nguyễn Thế Phán: chương V; ThS. Lương

Văn Úc: chương VI; PGS. TS. Nguyễn Cao Thường: chương VIJ; ThS.

Nguyễn Thị Bích và TtiS. Trần Thị Kim Thanh: chương VIII), TS

Nguyễn Thế Phán đã tiến hành chinh lý và bồ sung đề tái bàn. Ngoài

bổ sung, cập nhật những quy định mới nhất trong nội dung từng

chương, kết cấu giáo trình cũng thay đổi cho phù hợp: ghép 2 chương

VII và VIII thành một chương mới (chương VII: Soạn thào văn bán

hợp đồng).

Cuốn giáo trình được chinh lý và bổ sung tái bản làn này là tài

liệu chính thức cho việc giảng dạy và học tập cùa sinh viên tất cà các

chuyên ngành, các hệ chính quy, tại chức và văn bằng hai thuộc

trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, trao đổi đề cuốn giáo trinh

này ngày càng hoàn thiện hơn.

CÁC TÁC GIẢ

4

Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỂ CHUNG VỂ VĂN BẢN

I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

1. Khái niệm

Từ khi chê độ cộng sàn nguyên thuỳ tan rã, giai cấp xuất hiện,

con người băt đâu có nhu cầu ghi cliép những công việc cần thiết cùa

cá nhân, gia đinli hay cộng đồng. Giai cấp bóc lột cũng cần có phương

tiện đẻ ghi chép công nợ, ghi chép những thóa thuận về việc trao đổi,

mua bán của cài vật chất, đất đai, nô lệ... Những yêu cầu đó đã làm

xuất hiện chữ viết. Từ khi có chữ viết, loài người đã viết chữ lên thè

tre, lên vó câv, lên nhiều loại vật liệu khác nhau để ghi và truyền đạt

thônc tin cho nhau, văn bán xuất hiện. Theo nghĩa chung nhất, văn

bán là chuôi ki hiệu ngôn ngữ hay nói chung những kí hiệu thuộc một

hệ thông nào đó, làm thành một chinh thê mang một nội dung, V nghĩa

trọn vẹn.

Neu xét về mặt ngôn neữ thì văn bản là đơn vị ngôn ngữ lớn

nhât. bậc cao nhất mang tinh toàn văn, toàn nghĩa (văn bàn —» câu

-» từ -» hình vị -» âm vị).

Ngay từ buổi sơ khai loài người đã sống quy tụ lại với nhau dưới

hình thức các cộng đồng. Các hình thức cộng đồng cùa xã hội loài

người phát triển khône ngừng từ thấp lên cao mà mục đích đầu tiên là

liên kết với nhau đề duv trì sự sinh tồn. Hoạt động cơ bản đề duy tri

sự tồn tại của loài người, trước hết, là lao động. Một người tự lao

độn<’ thi tự điều khien lav minh, nhưng khi lao động mang tính cộng

đồn>' hav tập thể thì phái có yếu tô quàn lý. Trong lịch sử nhân loại.

5

quàn lý được thực hiện không chi qua truyền khẩu mà còn thòng qua

phirơng tiện ngôn ngữ mà hình thức cao nhất là văn bàn. Từ khi Nhà

nước xuất hiện thì văn bàn được sừ dụng như một công cụ quàn lý và

điều hành xã hội. Lúc này văn bản thể hiện ý chí và quyên lực cùa

giai cấp thống trị. Thật vậy, dù là sơ khai, Nhà nước cũng vẫn phải

ghi lại những hoạt động, truyền đạt các mệnh lệnh, liên hệ từ trên

xuống dưới hay yêu cầu báo các từ dưới lên trên hay giữa quôc gia

này với quốc gia khác. Và toàn bộ những việc đó đều được thực hiện

thông qua phương tiện chính là vãn bản. Với ý nghĩa đó, văn bàn ìà

hình thức thế hiện vò truyền đạt (bằng ngôn ngữ viết) ý chi cùa cá

nhân hay tố chức tới các cá nhân hay tổ chức khác nham mục đích

thông báo hay đỏi hỏi đổi tượng liếp nhận phái thực hiện những hành

vi nhất định, đáp ứng yêu cầu cùa người hay lổ chức soạn thào.

Xã hội càng văn minh, càng phát triển thi các mối quan hệ xã hội

càng phong phú, phức tạp và đa dạng. Ngoài mối quan hệ giữa các

quốc gia, mối quan hệ trong nước cũng ngày càng nhiều tầng, nhiều

lóp, đa phương, đa tuyến. Ngay trong một doanh nghiệp hay cơ quan

tồ chức kinh tế xã hội thì các mối quan hệ cũng phức tạp hơn. Mặt

khác, cuộc sống hàng ngày cũng đòi hòi con người găn bó ngày càng

mật thiết hơn trong nhiêu môi quan hệ họp tác, trao đổi, mua bán... Sự

xuất hiện và phát triên cùa hệ thông văn bàn quàn lý - kinh doanh -

giao dịch là tất yếu của quá trinh phát triển của xã hội loài người.

Có thể nói, văn bàn là thước đo sự phát triển cùa xã hội, là

phương tiện để điều chinh các quan hệ xã hội, là căn cứ, chuẩn mực

cho mọi hoạt động của các cấp, các ngành, các đơn vị, cơ quan, tô

chức kinh tế xã hội.

ờ nước ta, vãn bàn được hinh thành gắn liền với ba loại chữ

viết: chữ Hán, chữ Nôm và chữ Quốc ngũ. Suốt hàng ngàn năm Bắc

thuộc, chữ Hán được coi là chữ chính thống trong các văn bàn Nhà

nước. Chữ nòm được dùng trong nhiều văn bản thời Lý Trằn. Chữ

Quốc ngữ xuất hiện từ thế kỳ thứ XVII, nhưng phài đến 2/9/1945 mới

được coi là chữ chính thống của dân tộc. Cho đến nay, hệ thốna vãn

6

bản cùa nước ta đã phát triển rất mạnh mẽ và đóng vai trò quan trọng

trong đời sông kinh tê, chính trị, xã hội cùa đất nước cũng như của

từng cơ quan, đơn vị, tổ chức, kinh tế, chính trị và xã hội.

2. C hức năng của văn bản

2.1. Chức năng thông tin

Có thê khái quát thông tin là truyền tin cho nhau để biết. Trong

hoạt động hàng ngày, con người buộc phải trao đồi thông tin với

nhau. Thông tin là một trong những vấn đề rất cơ bàn và là tất yếu cùa

xã hội loài người. Thời cổ đại, xã hội loài người chưa phát triển nên

yêu câu vê thông tin chưa lớn, lượng thông tin ít, yêu cầu chuyển tải

và truyền đạt chưa cao. Trong xã hội văn minh, sự phát triển nhanh

chóng trên mọi lĩnh vực cùa đời sống kinh tế xã hội đã tạo ra sự bùng

nô vê thông tin. Thông tin trờ thành một trong những yếu tố quan

trọng nhất trong hoạt động cùa xã hội hiện đại. Chính điều đó buộc

việc chuyển tải và truyền đạt thông tin phải đầy đù chính xác, nhanh

nhậy và kịp thời hơn bao giờ hết. Điều đó phụ thuộc vào nhiều yếu tố,

trong đó vãn bàn là phương tiện hết sức quan trọng.

Đe thực hiện việc điều hành, quàn lý đất nước theo những mục

tiêu đã định trước, các cấp, các ngành pliài sừ dụng hệ thống các loại

văn bàn. Hệ thống vãn bản đó chứa đựng những thông tin và được

truyền đạt cho cấp dưới. Các cấp dưới lại phải phàn ánh hay phản hồi

những hoạt động của mình bằng nhũng loại văn bản nhất định. Các cơ

quan cấp trên thu nhận, xử lý các nguồn thông tin cùa cấp dưới để rồi

lại đưa ra các văn bàn chứa đựng những thông tin khác để truyền đạt

cho cấp dưới. Trong quá trình thu nhận và xừ lý thông tin, giữa các

cấp các ngành các cá nhân, đơn vị, cơ quan tổ chức kinh tế xã hội đã

xuất hiện các mối quan hệ trên nhiều mặt cần phái giãi quyết. Những

cơ quan tồ chức kinh tế xã hội đó lại trao đổi thông tin lẫn nhau để

cùng nhau giải quyết, để cùng nhau tồn tại và phát triển.

Tron" quàn lý, giao dịch và kinh doanh, văn bàn là phương tiện

7

hết sức quan trọng để điều hành mọi hoạt động cùa cơ quan. Trên

thực tế, người lãnh đạo ờ bất cứ cấp nào cũng là người chịu trách

nhiệm chù yếu về các hoạt động cùa lĩnh vực hay cơ quan mà minh

phụ trách trên cơ sở cùa những chức trách và thẩm quyền được giao.

Như vậy cùng một lúc họ vừa phải thu nhận mọi thông tin cùa câp

trên, câp dưới, của đối tác; vừa phải có trách nhiệm báo cáo chuyên

thông tin cùa minh đến các cấp, các ngành và đến các đối tác; nghĩa là

phải trao đổi thông tin, mà việc trao đổi đó chù yếu được thực hiện

thông qua hệ thống văn bản. Qua văn bản, các chủ trương, chính sách,

các quy định, thòa thuận... được chuyền đến đối tượng tác động. Vì

vậy, với cơ quan ra văn bản, đó là sự chuyên tải, truyền đạt thông tin,

còn với cơ quan tiếp nhận văn bản thì đó là sự thu nhận thông tin.

Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như: tin tức, mệnh lệnh, chù

trương, chinh sách, các quy định, chế độ, thể lệ mới, các yêu câu, đê

nghị, giải trinh, phúc đáp, các thỏa thuận trong quan hệ giao dịch...

Thông thường, có thề có những loại văn bản theo những hướng như

sau:

- Văn bản mang tính định hướng như: các chủ trương chính sách

cùa Đàng, Nhà nước, phương hướng, kế hoạch công tác trước mắt và

lâu dài liên quan đến hoạt động cùa ngành và đơn vị.

- Văn bản mang tính thực tiễn như: các văn bàn về mối quan hệ

giữa các cơ quan, đơn vị trong hệ thống và ngoài hệ thống, có liên

quan trực tiếp hay gián tiếp trong quá trình hoạt động của đơn vị. Các

văn bản đánh giá kết quá hoạt động theo chức năng nhiệm vụ cùa cán

bộ thuộc quyền trong đơn vị.

Vì thế, sự cần thiết phải có đầy đù thông tin, xử lý một cách khoa

học các thông tin để soạn thào văn bàn cũng như khai thác mọi thông

tin qua hệ thống văn bàn là một yêu cầu bắt buộc đối với người lãnh

đạo, người quàn lí. đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường.

2.2. Chúc năng pliáp lí

Chức năng pháp lí của văn bàn được thề hiện trong nội dung các

8

văn bàn chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp

tôn tại trong xã hội, trong việc vận dụng các quv phạm pháp luật vào

đời sông thực tiễn cũng như việc giải quyết các nhiệm vụ có tinh băt

buộc theo quy định cùa pháp luật. Nội dung trons văn bản chính là

những phát naôn chính thức cùa cơ quan, đơn vị. tô chức kinh tê,

chinh trị. xã hội. Vì thế, vãn bàn là cơ sờ pháp lí cho hoạt động của

mọi cá nhản, đơn vị, tổ chức kinh tế. chính trị xã hội. Các mối quan

hệ xã hội, các ràna buộc về mặt pháp li giữa các naành các cấp, giữa

các cơ quan cũng như trong nội bộ đều được thực hiện thông qua hệ

thông văn bàn. Văn bán là sở sở pháp lí mana tính chuẩn mực và

cưỡne chế trong việc vận dụng, giải quyết mọi vẩn đề này sinh trong

xã hội, trong đời sống thực tế.

Vì vậv. đẽ quán triệt và nânc cao tính pháp li cùa văn bán, đê văn

bản thực sự là côna cụ sắc bén thì việc soạn thào vãn ban cân phái chú

ý đẻn những vấn đẽ sau:

- Vãn bản phái đúng thể thức theo quy định thống nhất chung

được thể hiện trong văn bản chuẩn cùa Nhà nước.

- Ban hành văn bán phái đúng thẩm quyền. Theo quy định chung,

mỗi cơ quan, đơn vị, tồ chức kinh tế, chính trị, xã hội đều có những

chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thê nhất định. Pháp luật thừa

nhận thẩm qu\ền ban hành vãn bản cùa môi cơ quan, môi câp. môi

ngành.

- Vãn hán của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản cùa

cơ quan cấp trẽn. Hay nói cách khác phải đàm bào tính thông nhât.

2.3. Chức nàng quàn lý và điều hành

Văn bàn là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định

quàn lý. Quàn lý là hệ thống các biện pháp nhàm điều khiển hoạt

đôn" cùa một đối tượns nào đó theo những mục tiéu đã đinh trước,

trên cơ sò tinh toán đầy đủ nhữns điều kiện, những nhân tố ành hướng

nhàm đat hiệu quà kinh tế cao. Hệ thống các biện pháp đó chú yếu

đươc chuyền tải và truyền đạt thông qua hệ thống văn bản. Ở bất ki

9

quốc gia nào, Nhà nước cũng đều quàn lý đất nước thông qua hệ

thống văn bản. Hệ thống văn bàn luôn chứa đựng những chuân mực

và giá trị xã hội thích hợp với mỗi giai đoạn cùa lịch sử. Mọi chủ thẻ

cùa xã hội, để thực hiện việc quản lý trong phạm vi đàm nhiệm cùa

mình đều cần phài thông qua hệ thống văn bàn. Hệ thong văn bàn đó

thể chế hóa các vấn đê liên quan đến cơ cấu tồ chức, lê lôi làm việc,

quan hệ giữa các cấp, giữa các bộ phận trong đơn vị... đê tạo ra sự

thống nhất trong mọi hoạt động chung. Người lãnh đạo, người quàn lý

luôn phải ra những quyết định quàn lý sau khi đã thu thập, xử lý, phân

tích một cách đầy đù và toàn diện những thông tin cằn thiết) thông

qua hệ thống vãn bản quản lý - giao dịch, c ấp dưới cũng như người

lãnh đạo, đối tác cũng phải thực hiện những hoạt động theo những

quyết định quản lý trong hệ thống các loại văn bán quán lý.

Vi vãn bàn là phương tiện để truyền đạt các quyết định quàn lý

nên việc sừ dụng phương tiện này như thế nào là tùy thuộc vào năng

lực cùa người quản lý, người lãnh đạo. Nghiên cứu hệ thống văn bàn

sẽ giúp người lãnh đạo năm chăc được những chủ trương đường lối

chính sách cùa Đàng và Chinh phù, từ đó có thể một mặt thực hiện

đúng, tuân thủ đúng, mặt khác có thề vận dụng sáng tạo vào những

điều kiện hoàn cảnh cụ thê cùa cơ quan mình. Qua hệ thống văn bản.

người lãnh đạo hiểu rõ được những yêu cầu, mệnh lệnh cùa cấp trên.

Từ đó người lãnh đạo tiến hành yêu cầu cấp dưới thực hiện các quyết

định quản lý đã ban hành, kiểm tra hiệu lực cùa các loại văn bản

thông qua kết quả công tác vận dụng vào các công tác nghiệp vụ hay

tổ chức sàn xuất. Như vậy vãn bàn là sàn phẩm thể hiện sự tuân thú.

thi hành những quyết định cùa cấp trên cũng như thề hiện sự năng

động sáng tạo cùa cấp dưới, thề hiện khá năng tồ chức công việc có

khoa học hay không cùa mỗi cơ quan, cùa mỗi người quàn lý, cùa mỗi

người lãnh đạo. Nhìn vào hệ thống vãn bàn ban hành cùa một cơ quan

có thể đánh giá được trình độ nãng lực cùa người lãnh đạo. Nếu hệ

thống văn bàn của cơ quan nào đó quá nhiều, quá sự vụ, quá chồng

chéo, đan xen, cái nọ mâu thuân với cái kia, cái sau phú định cái

10

trước, lĩnh vực này mâu thuẫn với lĩnh vực kia... thi có thề thấy ngay

đó là một hệ thống văn bàn cúa một bộ máy quàn lý tồi và ngược lại.

Tóm lại. qua hệ thống vãn bản, ta có thề phát hiện được những

bât cập, bât họp lý trong hoạt động của guồng máv quản lý của mỗi cơ

quan. Điêu đó cũng cho phép đánh giá trình độ tồ chức, khả năng sáng

tạo, tinh thân châp hành, ý thức tôn trong pháp luập, châp hành những

quy định, quyêt định quàn lý cùa cấp trên và sự vận dụng các văn bản

câp trên vào thực tiên chi đạo hoạt động cùa cơ quan đơn vị mình. Vì

vậy. hệ thông văn bàn trong mỗi cơ quan phài quán triệt được việc

giái quyẽt hài hòa các mối quan hệ trong nội bộ cơ quan, quan hệ trên

dưới, cũng như các mối quan hệ khác cùa toàn xã hội. Nói cách khác,

khi một văn bản mới ra đời phài cùng với các loại văn bàn khác trước

đó tạo thành một hệ thống, một thể thống nhất, tạo ra những mối quan

hệ họp lý trong nội bộ cũng như toàn xã hội; đồng thời thể hiện sự tác

động qua lại giữa những người lãnh đạo và những người bị lãnh đạo,

giữa các cấp. các ngành.

Kiêm tra là điều kiện tiên quvết và tất yếu nhằm đảm bảo cho bộ

máv hoạt động có hiệu quá. Thôns qua công tác kiêm tra, các cấp các

ngành có thê phát hiện được những hiện tượng quan liêu, giấy tờ.

đánh giá đúng đắn năng lực lãnh đạo, tinh thần trách nhiệm, tính năng

động, ý thức hấp hành pháp luật Nhà nước cùa nhũng cơ quan, cán bộ

cấp dưới. Trẽn cơ sờ phát hiện những thiêu sót đó, từng cơ quan sẽ

ngăn chặn được những sai lầm và đề ra những biện pháp khắc phục.

Với công tác kiềm tra thi hệ thống văn bàn có ý nghĩa rất quan

trọng, nó được kiểm tra xem xét trên các giác độ sau đây:

- Kiềm tra tinh hợp lý cùa việc xuất hiện hay ban hành văn bán.

Một văn bủn mới ra đời là phái xuất phát từ yêu cầu cùa thực tiễn, phù

hợp với điều kiện hoàn cành cụ thể nhất định. Nó phải không trái với

nội dun° cùa văn bán cùa cãp trên cũng như với những văn bàn đã

ban hành trước đó.

- Nội dung cua văn hàn và kết quả thực hiện chúng. Điều đó có

11

nghĩa là phải xét xem vãn bàn có tỉnh khà thi haỵ không, noi cach

khác là có phù hợp với yêu cầu cùa cuộc sống, quyền lợi và kha nang

cùa đối tượng thi hành hay không.

Có thể nói, qua kiểm tra, nghiên cứu văn bản mới phát hiện ra

được những khiếm khuyết, những thiếu sót cùa văn bàn. rut ra được

những nguyên nhân dẫn đến sai lầm để khắc phục, rút ra những kinh

nghiệm thành công hay thất bại trong công tác quán lý. Từ đó đanh

giá được năng lực, trách nhiệm cùa từng bộ phận, cùa từng cán bộ,

cũng như của cà bộ máy quản lý.

2.4. Chức năng văn hoá - xã hội và sừ liệu

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phâm cùa các

cơ quan, đơn vị, tổ chức... trong quá trình đấu tranh vươn đên Chân -

Thiện - Mỹ. Qua văn bản, ta có thể thấy được sự ứng xử cùa con

người, cùa xã hội đối với thiên nhiên, đối với chính con người cũng

như đối với mọi vấn đề thực tiễn. Toàn bộ hoạt động, tri thức hay

kinh nghiệm của con người, cùa xã hội đều được thể hiện ờ hệ thống

văn bàn. Thông qua hệ thống văn bản, ta có thể hiểu được những định

chế cơ bản trong lối sống, nếp sống văn hoá cùa từng thời kì lịch sử.

Thông qua hệ thống văn bàn, chủ thể ban hành có thể đưa vào đó các

yếu tố văn hoá, các giá trị truyền thống, các phong tục tập quán tốt

đẹp cùa dân tộc nhằm giáo dục công dân. Chù thể ban hành vãn bàn

có thề đưa vào vãn bản nhũng kiến thức pháp luật và nhờ đó nâng cao

ý thức và sự hiểu biết pháp luật cùa nhân dân, hướng cách xừ sự của

mỗi cá nhân hay tập thê phù hợp với các quy định cùa pháp luật và

phù hợp với bàn sắc vãn hoá dân tộc.

Mọi văn bàn ra đời đều bat nguồn từ nhu cầu xã hội từ yêu cầu

cùa các mối quan hệ xã hội. Chúng phàn ảnh các mối quan hệ xã hôi

Bất kì một văn bàn mới nào đó ra đời cũng đều phải hướnơ vào môt

quan hệ, hoặc là chung, hoặc là cụ thể nhất định. Do vậy, qua vãn bàn

ta có thể nhận biết được những vãn đê xã hội đã và đang này sinh trên

thực tiễn và cách thức giải quyết những vấn đề đó trong nhữna điều

kiện hoàn cành cụ thể nhất định. Sau khi ra ra đời, văn bàn sẽ điều

12

chinh một hay một số mối quan hệ xã hội nào đó đang tồn tại, hay

nhăm tạo ra những mối quan hệ xã hội mới cho phù hợp với hoàn

cánh và với sự tiến bộ cùa xã hội.

Chức năng sử liệu cùa văn bàn được thể hiện ở chỗ, chúng phản

ánh những biên cô xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra.

Mọi biên cô 1 ịch sử, mọi biến cố cùa cuộc sống, xã hội đương đại đều

được phàn ánh trong nội dung cùa hệ thống văn bản. Thông qua hệ

thông văn bàn, người ta có thê nhận biết được nhũng biến cố, những

sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, vãn hoá và xã hội của thời

điêm ban hành văn bàn. Chúng như những bức tranh lịch sừ phàn ánh

thực tại xã hội. Những văn bán chứa đựng chúng được lưu giữ. qua

thời gian, chúng trớ thành những vật chứa sừ liệu quan trọng. Qua

nghiên cứu hệ thống vãn bàn, ta có thề thu lượm được nhiều thông tin

hữu ích nẻu đứng trên giác độ sừ liệu. Nó phản ánh mọi hoạt động cùa

một xã hội hay cùa từng cơ quan, đơn vị qua các mốc thời gian một

cách trọn vẹn, không hề bị thẽm bớt hay bóp méo. Vì vậy, khi nghiên

cứu lịch sử, người ta cần phái dựa vào hệ thống văn bàn.

II. PHÂN LOẠI VĂN BẢN

Hệ thỏne văn bàn rat phonc phú, phức tạp, cân phải phân loại

chúng đề có phương pháp soạn thào và quàn lí chúng cho thích họp.

Có nhiều cách phàn loại, ở đây ta chi nghiên cứu một số cách phân

loại cơ bàn sau:

1. Phân loại theo loại hình quàn lí

1.1. Văn bàn quy phạm pháp luật

Văn bàn quy phạm pháp luật là văn bàn do cơ quan nhà nưóc có

thẩm quyền ban hành theo thú tục, trình tự luật định, trong đó có các

quy tắc xử sự chung, đưọc Nhà nước bào đàm thực hiện nhằm điều

chinh các quan hệ xã hội theo định hướns xã hội chù nchĩa. Hệ thống

văn bàn quỵ phạm pháp luật bao gồm:

- Hiến pháp, luật, nghị quyêt do Quốc hội ban hành.

13

- Pháp lệnh, nghị quyết do Uỳ ban thường vụ Quốc hội ban hành.

- Lệnh, quyết định cùa Chù tịch nước.

- Nghị quyết, nghị định cùa chính phủ, quyết định, chì thị của

Thủ tướng Chính phù.

- Quyết định, chi thị, thông tư cùa Bộ trường, Thù trưởng cơ

quan ngang Bộ, Thú trường cơ quan thuộc Chính phú.

- Nghị quyết cùa Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tôi cao,

quyết định, chì thị, thông tư cùa Viện trướng Viện Kiểm sát nhân dân

tối cao.

- Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có

thẩm quyền, giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính

trị - xã hội.

- Nghị quyết cúa Hội đồng nhân dân các cấp.

- Quyết định, chi thị của Uỷ ban nhân dân các cấp.

1.2. Vãn bàn tác nghiệp hành chinh (quản lí hành chính)

Là loại văn bàn được sứ dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà

nước, tồ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong

tổng số văn bàn được ban hành. Loại văn bàn này thường không mang

tính quyền lực, không đàm bào bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chi

nhằm mục đích quản lí, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin,

phàn ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh...

Văn bản quàn lí hành chính gồm những loại chù yếu sau:

- Công văn;

- Thông báo;

- Thông cáo;

- Báo cáo;

- Biên bản;

- Tờ trinh;

14

- Cõng điện;

- Phiếu gửi;

- Giấy giới thiệu;

- Giây đi đường.

1.3. Văn bân pliãi cliuyển đỏi

Đó là những loại vãn bàn mà đế ban hành nó, bất buộc phải ban

hành một vãn bàn khác. Thí dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều

lệ...

2. Theo đặc trưng nội dung

2.1. Văn bàn cùa các tô chức chinh trị, x ã hội: là các văn bàn

cùa các tó chức đáng, đoàn thê: thanh niên, phụ nữ, các hội...

2.2. Văn bàn kinh tế: là nhĩmg văn bán mà trong đó có chita

ổ\mg những nội dung vê kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tê,

luận chứng kinh tẽ, dự án đau tư...

2.3. Văn bàn k ĩ thuật: là nhữns văn bàn có tính kỹ thuật thuân

tuý như: Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuãn kỹ thuật...

2.4. Văn bàn ngoại giao: Đó là những văn bán dùng trong lĩnh

vực ngoại giao như: côns ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định,

tối huệ thư...

Ngoài ra còn có các loại văn bản khác như: Vãn bản pháp luật,

văn bàn an ninh, quõc phònu...

3. Phân loại theo kỹ thuật che tác

3.1. Văn bàn giấy

Đó là nhữns văn bàn được soạn tháo trên chất liệu giấy thông

thirờng. Đây là loại văn bàn cơ bàn trong lịch sừ cùa nhân loại, gãn

liền với kĩ nchệ giấy và in ân.

3.2. Văn bàn điện từ

Đó là loại văn bàn được soạn thào trên các phương kĩ thuật thông

15