Giáo trình Kỹ năng quản trị

G ĐẠI HỌC KINH TÉ QUỒC DAN

N QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

(Management skills)

GT.0000026783

Đổng chủ biên: PGS.TS Ngô Kim Thanh

TS. Nguyễn Thi Hoài Dung

■c *> *

2» s NHÀ XUẤT BẢN ĐAI HOC KINH TỂ QUỐC DÂN

* 2012

TR Ư ỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Q UỐ C DÂN

BỘ MÔN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Đồng chủ biên:

PG S.TS. NGÔ KIM TH A N H

TS. N G U Y ỄN TH Ị H O ÀI DUNG

Giáo trình

Kỹ NĂNG QUẢN TRI

(Management skills)

(Tái bản lần thứ nhất, có sửa đổi bổ sung)

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TÊ QUỐC DÂN

NĂM 2012

LỜIMỞĐẨU

Trong điều kiện môi trường kinh doanh thay đôi nhanh chóng như

hiện nay, thì vai trò của nhà quàn trị ngày càng trở nên phức tạp, vì họ

không chi chịu trách nhiệm lớn hơn tnà còn có những áp lực ngày càng

nhiều hơn. Những nhà quản trị cũng phái cáng đáng củ hai vai trò: quan hệ

vói lãnh đạo cấp trên và sâu sát với nhân viên dưới quyển đê lãnh đạo họ

cho có hiệu quá. Môn học này cung cấp những kiến thức cơ ban nhất và các

kỹ năng cần thiết đê giúp nhà quán trị ờ các cấp điều hành doanh nghiệp cỏ

hiệu quả, đỏng thời nhằm giúp cúc nhà quán trị vượt qua những trơ ngợi

thường gặp nhất cua đa số nhà quan trị mới vào nghề là sự thiếu hụt những

kỹ năng và tài năng quan trị.

Môn học trang bị những, kiến thức và kỹ năng cơ ban nhất gan với

nhiệm vụ của nhà quàn trị trong điểu hành các hoạt động kinh doanh cua

cúc doanh nghiệp. IIọc xong môn học này sinh viên nam chắc kiến thức và

những kỹ năng thực hành quán trị kinh doanh, những hành trang vờ kinh

nghiệm giúp cho sinh viên có thê thực hành nghiệp vụ kinh doanh ngay sau

khi rơ trường.

Kỹ nâng quan trị là môn học mang lính thực hành, là cầu nối giữa

các môn học cỏ tính lý thuyết và các môn học kỳ năng sâu về từng mảng

hoạt động quan trị kinh doanh cụ thê. Môrt học kỹ năng quản trị được thiết

kế theo phưong pháp lương tác. Người học được phát triên các kỹ năng

quan lý hiệu qua thông qua các hoạt động học tập hiện đại khác nhau như:

thảo luận nhỏm, nghiên cún tình huống, thông qua các trò chơi đóng vai,

học tập kinh nghiệm từ các học viên khác, và làm việc trên cơ sơ nhừnq kinh

nghiệm, van đề cùa chính ban thân và docmh nghiệp cua mình. Những thảo

luận cơi mơ về các kỹ’ năng quan trị trên phương diện lý thuyết và thực tiễn

còn giúp cho người học phát íriên các kỹ năng cốt yếu cua mình trong môi

trường kinh doanh biên động như hiện nay, và đạt tới tính chuyên nghiệp

cao hơn.

Môn học này không chi cỏ giá trị cho cúc nhà quan trị kinh doanh

trong cóng việc mà còn rất hữu ích trong CIIỘC sống cua chính họ. Sau

khỉ học xong môn học này, những người tham gia sẽ có khá năng đánh giá

đúng khù năng cua mình và biêt cách làm thê nào đế nâng cao kỹ năng

quàn trị cho mình và những người cộng sự của mình.

Thực hiện chủ trương đổi mới mục tiêu đào tạo, nội dung chương

trình, giáo trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Trường Đại học Kinh tế

Quốc dân, Bộ môn Quản trị doanh nghiệp dã tập trung biên soạn và xuất

bản giáo trình môn học Kỹ năng quản trị lần đầu nhằm phục vụ cho dạy và

học cho các hệ thuộc khối quản trị kinh doanh..

Giáo trình Kỹ năng quản trị lần đầu tiên xuất bản nhằm phục vụ cho

việc học tập, nghiên cứu của sinh viên các hệ dài hạn, tại chức, bằng đại

học thứ 2 thuộc chuyên ngành quán trị kinh doanh của Trường Đại học Kinh

tế Quốc dân. Giáo trình nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bán

về nghiệp vụ và kỹ nâng quản trị. Đây cũng là tài liệu tham khảo có giá trị

không chỉ chu học viên hệ Cao học thuộc chuyên ngành của Khoa mà còn

cho những nhà nghiên cứu, những người làm công tác thực tiễn kinh doanh

và những ai quan tâm đến lĩnh vực quản trị doanh nghiệp hiện dại, và gia

đình mình theo lối tư duy mới thời thế kỷ thứ 21.

Trong quá trình biên soạn giáo trình, chúng tôi đã cô gắng quán triệt

quan điểm tiếp cận với những kiến thức mới trong lĩnh vực quản trị doanh

nghiệp của thế giới, nhất là của các nước kinh tế phát triển. Mặt khác, chúng tôi

cũng cô'gắng chắt lọc những vấn đề cơ bản nhất, phù hợp nhất với nhà quản trị

doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Tái bán lần này chúng tôi dưa thêm hai kỹ

năng: là kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên và kỹ năng tiếp cận định

lượng. Nội dung giáo trình gồm 17 chương chia làm 4 phần:

- Phán 1: Giói thiệu chung vê kỹ năng quản trị, gồm 2 chương:

Chương ì: Nhà quan trị, chương 2: Đại cương về kỳ năng quán trị

- Phân 2: Kỹ năng cá nhân, gồm 5 chương: chương 3: Kỹ năng quán

lý ban thân, Chương 4: Kỹ năng quản lý thời gian, Chương 5: Kỹ năng

quan trị stress, Chương 6: Kỹ năng tư duy sáng tạo, chương 7: Kỹ năng xây

dựng thưong hiệu cá nhún.

- Phân 3 Kỹ năng quan hệ con người, gồm 5 chương: Chương 8: Kỹ

nâng giao tiêp, Chương 9: Kỹ năng đàm phán, Chương 10: Kỹ năng trao

việc và ủy quyển, Chương 11: Kỹ năng quan trị xung đột, Chương 12: kỹ

năng tạo động lực làm việc.

4

- Phần 4: Kỹ năng chuyên biệt trong quản trị điều hành, gôm 5

chương: Chương 13: Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đê, Chương

14: Kỳ năng thiết kế các yếu tổ thương hiệu, Chương 15: Kỹ năng lập kê

hoạch kinh doanh, Chương 16: Kỹ năng phân tích tài chính, Chương 17:kỹ

năng tiếp cận định lượng.

Giáo trình K ỹ năng quản trị được hoàn thành do kết quả lao động

khoa học, nghiêm túc của tập thể giáo viên giảng môn kỹ năng quản trị

thuộc Bộ môn Quản trị doanh nghiệp - Khoa Quàn trị kinh doanh. Các tác

giả trực tiếp biên soạn gồm:

PGS. TS. Ngô Kim Thanh, biên soạn chương 1, 2, 3, 8,11,12,13

TS. Nguyễn Thị Hoài Dung, biên soạn chương 10,14

Ths. Trần Thạch Liên, biên soạn chương 16

Ths. Nguyễn Ngọc Điệp, biên soạn chương 9

Ths. Hoàng Thanh Hương, biên soạn chương 15

Ths.Đặng Kim Thoa, biên sọan chương 4, 6,17

Ths. Lương Thu Hà, biên soạn chương 5,11

Ths. Hà Sơn Tùng, biên soạn chương 7

Ths. Vũ Hoàng Nam, biên soạn chương 17

Ths. Đoàn Xiiân Hậu, biên soạn chương 13

PGS.TS. Ngô Kim Thanh và TS. Nguyễn Thị Hoài Dung đồng chủ biên

Giáo trình được tái bản lần này, mặc dù nhóm tác giả đã có nhiều cố

gắng và nhận được sự góp ý của nhiều giảng viên, học viên và Hội đồng

khoa học song không tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận

được ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp, các nhà nghiên cứu và anh chị

em sinh viên.

Xin chân thành cám ơn!

BỘ M Ô N QUẢN TRỊ D O ANH NG HIỆP

KHOA QUẢN TRỊ K IN H D O ANH

TRƯỜNG Đ ẠI HỌC K IN H T Ế Qưốc D ÂN

5

PHÀN I

GIỚI THIỆU CHUNG VÈ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ

Chương 1

NHÀ QUẢN TRỊ

(Managers)

Chương này tiếp cận quán trị doanh nghiệp là một nghề và những nhà

quản trị là người lùm nhừng công việc của nghề quàn trị trong doanh

nghiệp. Các nhà quàn trị trong doanh nghiệp có thể được chia theo nhiều

tiêu chí khác nhau và cũng có những yêu cầu về năng lực trình độ cũng như

kỹ năng ở nhiều mức khác nhau tùy theo các loại công việc và vị trí, chức

danh mà họ đảm nhận. Những yêu cầu và đòi hòi cùa nghề quản trị trong

điều kiện hiện nay ngày càng cao và mang tính chuyên nghiệp. Do vậy, các

nhà quán trị kinh doanh thời đại mới cần có những kỹ năng quàn trị rát đa

dạng, nhưng trong môn học này chủng ta chỉ tập trung vào một sổ kỹ năng

cơ bàn như những gợi mở cách thức cho các nhà quan trị tự trau dồi và rèn

luyện kỹ năng trong lĩnh vực quản trị cùa mình.

1. NGHÈ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

1.1. Quản trị doanh nghiệp là một nghề

Nói đến nhà quản trị doanh nghiệp là nói đến những người nằm trong

bộ máy quản trị, trực tiếp tham gia vào các hoạt động quản trị và điều hành

kinh doanh của một doanh nghiệp, hay nói chính xác là những người làm

nghê quản trị doanh nghiệp, quản lý và điều hành doanh nghiệp một cách

bài bản và mang tính chuyên nghiệp. Để hiểu rõ hơn những yêu cầu đặt ra

6

và những kiến thức cần biết và những kỳ năng phải có của nhà quản trị

chúng ta cần hiểu thực chất của nghề quản trị doanh nghiệp.

Quản trị doanh nghiệp là một nghề. Ngày nay. quản trị được coi là

một nghề, bởi vì những nhà quản lý trong cả bộ máy của doanh nghiệp có

khuynh hướng ngày càng tách rời những người sở hữu, các quyền sở hữu

cũng ngày càng được tách biệt. Các nhà quản trị được tuyển vào làm ở

những vị trí trong doanh nghiệp như một nghề chuyên sâu. Ngoài ra, có

nhiều tổ chức đang thực hiện chức năng đào tạo ra những nhà quản trị một

cách chuyên nghiệp, nhằm phục vụ cho các nhu cầu quản trị của các doanh

nghiệp và tổ chức kinh doanh, cũng như tổ chức phi chính phủ và các tổ

chức xã hội. Quản trị doanh nghiệp ngày càng có nhu cầu sử dụng các nhà

quản trị một cách chuyên nghiệp hơn.

Quản trị kinh doanh thực chất là một ngành rộng lớn, bao trùm nhiều

lĩnh vực, ngành nghề trong xã hội. Quản trị kinh doanh có thể được tiếp cận

theo ba góc độ chù yếu: quản trị kinh doanh chung (đa ngành, đa lĩnh vực,

đa chức năng); quản trị kinh doanh theo đối tượng (hay còn gọi là theo

ngành) trong nền kinh tế như: kinh doanh công nghiệp, xây dựng, nông

nghiệp, thương mại, du lịch, vận tải, bưu chính viễn thông, ngân hàng, bảo

hiểm v.v...; quán trị kinh doanh theo chức năng trong doanh nghiệp như:

quản trị nhân lực, tài chính, marketing, hậu cần, công nghệ, chất lượng v.v...

Ngoài ra, còn có thể tiếp cận quản trị kinh doanh theo tiến trình quản trị

trong doanh nghiệp như: hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát v.v... ở

đây, nói đến quản trị doanh nghiệp là muốn tiếp cận nghề quàn lý và điều

hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp mang tính tổ chức, có tư

cách pháp nhân, với qui mô lớn, có sự tham gia của đông đảo người lao

động và có mối quan hệ với nhiều đối tác trong kinh doanh.

Nglìề quản trị doanh nghiệp là một khoa học. Quản trị có đối tượng

nghiên cứu cụ thể, có phương pháp phân tích và có lý thuyết xuất phát từ

các nghiên cứu về các hoạt động quản trị trong lịch sử loài người. Quản trị

cũng là một khoa học liên ngành, vì nó sử dụng nhiều tri thức của nhiều

ngành khác nhau, ơ đây, quản trị doanh nghiệp là khoa học ứng dụng những

7

kiến thức tổng hợp và liên ngành để điều hành và quản lý những hoạt động

của doanh nghiệp một cách có hệ thống, bài bản và chuyên nghiệp.

Nghề quản trị doanh nghiệp là một nghệ thuật. Thực hành quàn trị

là một nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lý thuyết quản trị nhưng cũng

phải biết vận dụng các lý thuyết đó một cách linh hoạt vào những tình

huống cụ thể, phải có kỹ năng quản trị thành thạo và mang tính chuyên

nghiệp để giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp.

Thành công của những doanh nghiệp phần lớn là nhờ người sáng lập

có khả năng làm cho công ty, nhãn hiệu sản phẩm của mình khác biệt so với

sản phẩm nhãn hiệu của các công ty khác. Cũng có khi, các nhà doanh

nghiệp thành công nhờ biết tạo ra một lĩnh vực kinh doanh hoàn toàn mới,

nhưng cũng có các doanh nhân đạt được thành công trong những ngành

nghề truyền thống, thành công nhờ biết tạo ra cách thức cung cấp các sàn

phẩm quen thuộc một các hoàn toàn khác biệt. Nghệ thuật kinh doanh hiện

đại là đòn bẩy quan trọng của nền kinh tế hiện nay. Theo đó, các công ty

được quản lý bằng nghệ thuật kinh doanh hiện đại phải là những công ty

thành công không chỉ bởi có được nhà quản lý và nhân viên giỏi mà còn

phải tạo ra lợi ích cho xã hội và nền kinh tế nói chung.

Từ “nghệ thuật” hiện nay đã mang thêm một số ý nghĩa hơi khác biệt

so với ý nghĩa gốc của nó. Trước kia, một doanh nhân là một người tự lập

nên cơ nghiệp và entrepreneurship được hiểu là một công ty hoàn toàn mới

mẻ thành lập trên các lĩnh vực kinh doanh cũng hết sức mới lạ. Ngày nay,

entrepreneurship đã mang một nghĩa rộng hơn để chỉ một phương thức quản

lý điều hành công ty, một nghệ thuật kinh doanh và điều hành doanh nghiệp.

Nghề quản trị - N ghề lãnh đạo doanh nghiệp

Đe có được "vị trí quyền lực", nhà quản trị, những "ông chủ" tài năng

không chỉ rèn luyện những kỳ năng chuyên sâu của mình mà còn bat buộc

phải trang bị đầy đủ kiến thức ngành nghề quản trị doanh nghiệp. Ờ hầu hết

các nước trên thế giới (trong đó có Việt Nam), đây là nghề có số người theo

8

học đông nhất tạo nên một mạng lưới liên kết rộng nên tính liên thông và

hội nhập quốc tế về ngành nghề kinh doanh khá cao.

Nghề quản trị doanh nghiệp đòi hỏi phải biết dùng người và làm ăn có

tô chức, với qui mô lớn và bài bản. Nhà quản trị không chỉ tự quản lý bản

thân mà quan trọng là phải biết giao việc, bố trí và quản lý các hoạt động

kinh doanh trong doanh nghiệp.

1.2. Đặc trưng của nghề quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp là việc thực hiện các hành vi quản trị quá trình

kinh doanh để duy trì, phát triển công việc kinh doanh của một hoặc một số

doanh nghiệp trong một ngành nào đó. Trong kinh doanh, quản trị doanh

nghiệp bao gồm việc cân nhắc, tạo ra hệ thống, quy trình và tối đa hóa "hiệu

suất" hoặc/ và "quản lý hoạt động kinh doanh" bằng quá trình tư duy và ra

quyết định của nhà quản trị. Nghề quản trị doanh nghiệp là ra quyết định,

sản phẩm của nhà quản trị là quyết định.

M ôi trường làm việc năng động và luôn thay đồi. Công việc của nhà

quản trị sẽ không dập khuôn máy móc một cách nhàm chán mà biến động

không ngừng. Đây thật sự là sân chơi cho những nhà quản trị trẻ năng động,

tự tin, đam mê thử thách trong công việc và có khả năng thích nghi cao với

môi trường làm việc thay đổi liên tục. Chính sự chuyển động nhanh này sẽ

giúp họ nhanh chóng trưởng thành về tuổi đời cũng như tuổi nghề. Mực

lương của họ nhận được ở những vị trí như CEO, CFO hay trưởng phòng là

những con số mơ ước đối với nhiều người.

N ghề quản trị (loanh nghiệp “Ngliề vất vả”

Yêu cầu đầu tiên với một doanh nhân, nhà quản trị đó là sức khỏe bởi

việc chèo lái một doanh nghiệp vô cùng cực nhọc theo đúng nghĩa của từ

này. Có thể nói, hoạt động quản trị doanh nghiệp là một trong những yếu tố

quan trọng hàng đầu giúp việc kinh doanh đạt những lợi nhuận "khổng lồ"

một cách lâu dài. Trong môi trường doanh nghiệp, hoạt động tập thể luôn

được đề cao hàng đầu. Trong một công ty có rất nhiều bộ phận và việc liên

kết các bộ phận lại và quản lý các hoạt động kinh doanh của các bộ phận

quản trị doanh nghiệp là công việc bắt buộc phải làm nhằm duy trì, thúc đẩy

9

hoạt động kinh doanh đề đàm bảo sự tồn tại và vận hành của doanh nghiệp,

hướng vào thực hiện nâng cao mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản trị là nghề vượt thời gian và nhăn bản - ríhân bản vì chính con

người làm quản trị. M ọi thành tựu của quản trị là thành tựu của nhà quản

trị. M ọi thất bại của quản trị là thất bại của nhà quản trị. Tầm nhìn, sự tận

tâm và tính chính trực của nhà quản trị sẽ quyết định quản trị đúng hay quản

trị sai. Đóng góp duy nhất mà nhà quản trị cần có là giúp người khác có tầm

nhìn và khả năng làm việc tốt. Chính tầm nhìn và trách nhiệm luân lý là

những yếu tố xác định rõ nhà quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phài là người có

trách nhiệm cao.

Thực chất của ngliề quản trị doanh nghiệp là quản lý con người

trong kinli doanh. Quản trị đòi hỏi phải thực hiện được nhiệm vụ và mục

tiêu của tổ chức thông qua những người khác. Công việc của nhà quàn trị

nên dựa trên một nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được các mục tiêu của

doanh nghiệp. Nhà quản trị nên được chỉ đạo và kiểm soát bằng các mục

tiêu của hoạt động kinh doanh, chứ không phải bàng cấp trên của mình. Do

vậy, nhà quản trị phải biết dùng người, biết phân công, giao việc và kiểm

soát để thực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp.

Nghề quản trị doanlt ngliiệp rất hấp dẫn. Thu nhập cao, môi trường

làm việc năng động và cơ hội thăng tiến nhanh là những lý do khiến ngành

này đang thu hút nhiều thanh niên trẻ. Neu là người say mê kinh doanh, vêu

thích các công việc đòi hỏi đầu óc tổ chức, quản lý, họ sẽ có thể nhanh

chóng thích nghi với môi trường công việc với áp lực và cường độ làm việc

cao. Nghề này cũng là những diễn đàn để các nhà quản trị thể hiện, trải

nghiệm và khẳng định năng lực và trình độ của mình.

Quản trị doanh nghiệp có địa bàn hoạt động rộng nên sẽ có cơ hội để

đến với nhiều nơi trên lãnh thổ Việt Nam cũng như trên thế giới. Thị trường

và môi trường kinh doanh luôn thay đổi vừa là thách thức, vừa là niềm đam

mê. Vì thế, nhu cầu về những quản trị giỏi, nhạy bén và có kỳ năng chuyên

nghiệp rất cao.

10

2. NHÀ QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP

2.1. Nhà quản trị

Nhà quản trị là những người làm việc trong các doanh nghiệp, điêu

khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm về những kết quả hoạt

động của họ. Nhà quản trị là người lập kê hoạch, tô chức, lãnh đạo và kiêm

soát con người, tài chính, vật chât và thông tin một cách có hiệu quả đê đạt

được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Đội ngũ các nhà lãnh đạo, nhà

quản trị kinh doanh cớ vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của

doanh nghiệp. Sự vững mạnh của lực lượng nhà quản trị trong doanh nghiệp

là nguồn lực, tài sản vô hình quí giá của các doanh nghiệp trong thòi đại

hiện nay.

Tuy nhiên trong những thập kỷ qua, thế giới kinh doanh đã có những

thay đổi triệt để và đầy ấn tượng, những thay đổi đem lại thách thức đáng kể

đối với nhà quản trị ngày nay. Những thách thức này như: sự tiến bộ trong

công nghệ thông tin làm tái lập cách thức tổ chức thực hiện chức năng và

cách giải quyết các vấn đề nảy sinh và ra quyết định trong kinh doanh của

doanh nghiệp, môi trường kinh doanh đầy biến động hơn. Đe đối mặt với

những thách thức của môi trường kinh doanh hiện tại và tương lai, các nhà

quản trị cần phải năng động, linh hoạt, nhạy bén và phải có kỹ năng giải

quyết vấn đề tốt hơn, phải có khả năng ra quyết định nhanh chóng, chính

xác và có hiệu quả.

Lực lượng nhà quản trị trong doanh nghiệp được chia theo ba cấp

quản trị trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Do vậy, thường

có 3 nhóm nhà quản trị với những yêu cầu về trình độ và kỹ năng quản trị ở

những mức khác nhau (minh họa trong sơ đồ số 1.1).

N hà quản trị cấp cao

Là nhà quán trị hoạt động ở bậc cao nhất trong doanh nghiệp, là người

chịu trách nhiệm về những thành quá cuối cùng của doanh nghiệp. Nhiệm vụ:

đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và

phát triển doanh nghiệp trong dài hạn. Các chức danh cùa nhà quản trị cấp

cao: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội

đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc...

11

Nhà quản trị cấp trung gian

Là nhà quản trị hoạt động ở các bộ phận tham mưu, các bộ phân chức

năng hoặc các cấp quản lý trung gian trong bộ máy quản trị doanh nghiệp.

Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và

chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn

thành mục tiêu chung. Các chức danh cùa nhà quản trị cấp trung gian:

trưởng phòng, phó phòng, ban, quản đốc, phó quản đốc phân xưởng.

Nhà quản trị cấp cơ sở

Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối 'cùng trong hệ thống tổ chức

của doanh nghiệp. Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhàm đốc

thúc, hướng dẫn, điều khiển các công nhân viên trong các công việc sản

xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhàm thực hiện mục tiêu chung. Các

chức danh của nhà quản trị cấp cơ sở: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ

bán hàng, đốc công, trưởng ca...

12

2.2. Vai trò và nhiệm vụ của nhà quản trị

Mintzberg đã đưa ra 10 vai trò thể hiện 10 hoạt động của nhà quản trị,

trong đó mồi hoạt động được giải thích ít nhất trên góc độ một vai trò, mặc

dù nhiều hoạt động liên quan đến nhiều vai trò khác nhau. Các vai trò quản

trị áp dụng cho bất kỳ nhà quản trị nào nhưng tầm quan trọng có thể khác

biệt tùy theo kiểu người quản lý, lĩnh vực quản lý. Vai trò chủ yếu quy định

bởi tính chất của vị trí quản trị tuy nhiên thường có sự khác biệt trong cách

hiếu và thực hiện vai trò của từng nhà quản trị. Trong 10 vai trò Mintzberg

đưa ra có 3 vai trò liên quan đến hành vi xử lý thông tin, 4 vai trò liên quan

đến hành vi quyết định và 3 vai trò liên quan tới hành vi giao tiếp của nhà

quản trị.

Các vai trò này đã được chia thành ba nhóm:

Vai trò quyết định: Đặc trưng của nghề quản trị là ra quyết định. Sản

phẩm của nhà quản trị là những quyết định và các biện pháp giải quyết

những vấn đề đặt ra trong sản xuất kinh doanh. Vai trò quyết định của nhà

quản trị được thể hiện cụ thể:

- Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm

cách cải tiến hoạt động của doanh nghiệp như việc áp dụng công nghệ mới

hay điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng. Với vai trò là doanh nhân, người

quản lý phải hành động như một người khởi xướng và là nhà thiết kế của

những chương trình thay đổi để tận dụng các cơ hội cải thiện tình hình. Hay

với vai trò là doanh nhân, nhà quản lý phải là người luôn ở điểm xuất phát

của mọi sự thay đổi, cải tiến, khai thác các cơ hội mới.

- Vai trò giải quyết vẩn đề: ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn

hoạt động bình thường của doanh nghiệp nhằm đưa doanh nghiệp sớm trở

lại ổn định. Với vai trò là người giải quyết rắc rối, nhà quản lý phải giải

quyết các khủng hoáng bất ngờ xảy ra mà không thể làm ngơ. có các hành

động kịp thời khi phải đối mặt với những biến cố bất ngờ gây ra những

khủng hoảng, những khó khăn không lường trước được và phải dành ưu tiên

giải quyết trước bất kỳ các vấn đề nào khác.

- Vai trò người plíân bỗ tài nguyên: Phân bổ tài nguyên hợp lý giúp

13

đạt hiệu quá cao. Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian,

quyền hạn, trang bị hay vật liệu. Với vai trò là người phân bổ các nguồn lực,

người quản lý phải biết dùng thẩm quyền của mình để phân bổ các nguồn

lực như tiền, nhân sự, nguyên liệu, thiết bị, cơ sở vật chất và các dịch vụ.

Thông qua đó người quản lý có thể duy trì quyền kiểm soát đối với việc xây

dựng chiến lược và thực hiện phối họp và kết nối các hoạt động của cấp

dưới nhàm thực hiện mục tiêu chiến lược.

- Vai trò đàm phán: Thay mặt doanh nghiệp để thương thuyết với

những đơn vị khác cũng như với bên ngoài. Với vai trò là người đàm phán,

người quản lý với thẩm quyền của mình thê hiện sự đại diện cho tô chức

thương lượng đàm phán, ký kết các hợp đồng tùy theo các lĩnh vực thuộc

trách nhiệm của nhà quản lý. Với vai trò này nhà quàn l.ý như là một chuyên

gia trong lĩnh vực ngoại giao trong các cuộc tiếp xúc với các đổi tác của tổ

chức nhằm đạt được mục tiêu chung.

Vai trò thông tin: Nhà quản trị ờ các cấp đều là những trung tâm

thông tin, có nhiệm vụ tiếp nhận, truyền đạt và quản trị hệ thống thông tin

quản trị cùa doanh nghiệp. Thông tin quàn trị là tài sản của doanh nghiệp,

do vậy quản trị thông tin cũng là một vai trò quan trọng của nhà quản trị.

Vai trò thông tin của nhà quản trị cụ thể:

- Vai trò thu í/lập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị có nhiệm

vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu

thập những tin tức, sự kiện có ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp.

Với vai trò là người theo dõi, nhà quản lý phài liên tục tìm kiếm thông tin từ

nhiều nguồn khác nhau đề vừa thực hiện vai trò là người truyền đạt cho cấp

dưới vừa đóng vai trò là người phát ngôn cho người ngoài tổ chức. Hầu hết

các thông tin được phân tích để phát hiện vấn đề và cơ hội. để hiểu rõ các

biên cô bên ngoài và các quá trình nội bộ trong tiểu đơn vị của tổ chức.

- Vai trò phổ biển thông tin, người truyền đạt: Phổ biến cho mọi

người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ.

Trước hêt, nhà quản lý phải đóng vai trò là neười truyền đạt. Vì người quàn

lý có thê tiêp cận với nguôn thông tin mà câp dưới không thê và không có

14