Xử lý thông tin trong doanh nghiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

20010

PhÇn 1: TÇm quan träng cña th«ng tin trong hÖ thèng c¸c

doanh nghiÖp

Trong nh÷ng nh­ng 80 chóng ta ®· ®­îc chøng kiÕn sù ph¸t

triÓn v« cïng to lín cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ tÇm quan träng

cña nã trong c¸c tæ chøc x· héi còng nh­ trong lÜnh vùuc kinh tÕ

theo sè liÖu míi nhÊt cña mét t¹p chÝ tin häc cña n­íc Mü ®· cho

chóng ta thÊy r»ng mçi ngµy giíi kinh doanh n­íc Mü s¶n sinh

ra kho¶ng gÇn 700 triÖu trang d÷ liÖu vÒ tin häc, 235 triÖu tê ph«

t« copy vµ gÇn 78 triÖu th­ tÝn. Hä cßn cho biÕt r»ng hµng n¨m

l­îng th«ng tin nµy sÏ t¨ng kho¶ng 25%.

Trong thêi ®¹i ngµy nay kh«ng nh÷ng ë ph­¬ng t©y mµ ngay c¶

ë ph­¬ng ®«ng chóng ta ph¶i c«ng nhËn mét thùc tÕ r»ng sè l­îng

nh©n viªn thu thËp vµ xö lý th«ng tin ngµy cµng t¨ng so víi bÊt kú

mét ngµnh nµo kh¸c mçi n¨m ­íc tÝnh cã kho¶ng hµng triÖu m¸y

tÝnh ra ®êi. C¸c hÖ thèng m¸y tÝnh nµy ®· nèi chóng ta l¹i víi

nhau, vµ cã thÓ nãi r»ng x· héi cña thêi ®¹i chóng ta ngµy nay ®ã

lµ thêi ®¹i c«ng nghÖ th«ng tin, nh­ ta ®· biÕt trong nh÷ng n¨m

®Çu cña thÕ kû c¸c doanh nghiÖp th­êng tËp chung tiÒm lùc cña

hä vµo c«ng viÖc ®ã lµ tù ®éng ho¸ c¸c c«ng viÖc thñ c«ng nh￾n¾p r¸p ®Ó ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ, th× trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y

nhËn thÊy r»ng chØ cã nh÷ng c«ng viÖc trÝ ãc míi ®em l¹i lîi

nhuËn cao vµ nÒn kinh tÕ thÕ giíi sÏ ph¸t triÓn vµ ngµy ngµy cµng

cÇn nhiÒu nh÷ng s¶n phÈm kü thuËt cao vµ nÒn kinh tÕ cña n­íc ta

sÏ ®i lªn nÒn kinh tÕ tri thøc. Vµ mét trong nh÷ng nh©n tè ®Ó

thóc ®Èy nÒn kinh tÕ cña chóng ta ph¸t triÓn ®­îc nh­ vËy ®ã

chÝnh lµ do sù ph¸t triÓn cña c«ng nghÖ th«ng tin, c«ng nghÖ

th«ng tin ®· ®ãng mét vai trß cña mét lùc l­îng trî gióp vµ lµ mét

chÊt xóc t¸c cho nÒn kinh tÕ ph¸t triÓn nh÷ng kh¸i niÖm vÒ c¬ së

d÷ liÖu, phÇn mÒm thÕ hÖ thø t­, hÖ chuyªn gia, vÖ tinh viÔn th«ng

vµ vi tin häc lµ nh÷ng c«ng cô qu¶n lý v« cïng tèt cho c¸c doanh

nghÞªp, sù ph¸t t¸n cña nh÷ng c«ng cô nµy ®«i khi ®­îc thùc hiÖn

nhanh nh­ chíp, nh­ chóng ta ®· biÕt.

Tæ chøc lµ mét hÖ thèng ®­îc t¹o lªn tõ c¸c c¸ thÓ ®Ó dÔ dµng

®¹t ®­îc môc tiªu th× tæ chøc ph¶i thùc hiÖn ph©n c«ng lao ®éng

chÝnh v× thÕ chñ thÓ cña qu¶n lý ph¶i thu nhËn th«ng tin tõ m«i

tr­êng bªn ngoµi vµ tõ chÝnh ®èi t­îng qu¶n lý cña m×nh mµ x©y

dùng nªn môc tiªu vµ lËp kÕ ho¹ch bè trÝ c¸n bé sao cho phï hîp

v× vËy kÕt qu¶ lao ®éng qu¶n lý chñ yÕu lµ ra c¸c quyÕt ®Þnh ®Ó

t¸c ®éng vµo ®èi t­îng qu¶n lý ®Ó nh»m ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu

®Ò ra chÝnh v× vËy ta cã thÓ nãi r»ng th«ng tin võa lµ nhiªn liÖu

®Çu vµo võa lµ nhiªn liÖu ®Çu ra cña qu¶n lý th«ng tin lµ thµnh

phÇn chÝnh cña chÝnh bé phËn qu¶n lý kh«ng cã th«ng tin th×

kh«ng thÓ thùc hiÖn qu¶n lý ®­îc.

Th«ng tin th«ng tin

®Çu vµo ®Çu ra

Xö lý th«ng tin

C¸n bé

qu¶n lý

ra quyÕt ®Þnh

Nh­ chóng ta ®· biÕt trong lÞch sö cã c¸c lo¹i qu¶n lý sau :

• CÊu tróc qu¶n lý gi¶n ®¬n:

lµ mét lo¹i qu¶n lý mµ chñ cña tæ chøc th©u tãm hÕt quyÒn lùc vµ

tr¸ch nhiÖm vµ v¹ch ra chiÕn l­îc s¸ch l­îc .cÊu tróc qu¶n lý gi¶n

®¬n cã rÊt Ýt c¸n bé trî gióp ,vµ ph©n cÊp hÇu nh­ kh«ng cã ,c«ng

viÖc kh«ng chuyªn viÖt ho¸ vµ còng Ýt thay ®æi.

•CÊu tróc quan chÕ m¸y mãc:

CÊu tróc nµy x¸c ®Þnh râ rµng uy quyÒn ,quyÒn lùc tËp trung

trong tay nhµ qu¶n lý

•CÊu tróc quan chÕ chuyªn m«n:

Nhµ qu¶n lý thuª c¸c nhµ chuyªn m«n cho hä kiÓm so¸t c«ng viÖc

cña hä.lao ®éng chuyªn m«n cña tõng ng­êi còng kh¸ ®éc lËp víi

lao ®éng cña c¸c ®ång nghiÖp

•CÊu tróc ph©n quyÒn

mét tæ chøc ®­îc ph©n thµnh nhiÒu tæ chøc gÇn nh­ tù trÞ ,kh«ng

phô thuéc nhau

•CÊu tróc nhãm dù ¸n

C¸c nh©n viªn phèi hîp víi c¸c chuyªn gia ®Ó thùc hiÖn

nh÷ng dù ¸n nhá dùa trªn yªu cÇu cña thÞ tr­êng.

ChÝnh v× qu¶n lý cã nhiÒu ph­¬ng thøc kh¸c nhau víi nh÷ng

cÊp ®é kh¸c nhau nªn th«ng tin còng cã nh÷ng cÊp ®é kh¸c nhau,

th«ng th­êng ng­êi ta th­êng chia th«ng tin ra lµm c¸c cÊp ®é

nh­ sau

•Th«ng tin cÊp ®é chiÕn l­îc

•Th«ng tin víi cÊp ®é chiÕn thuËt

•Th«ng tin víi cÊp ®é t¸c nghiÖp

• Th«ng tin víi cÊp ®é sö lý giao dÞch

ChÝnh v× th«ng tin cã vai trß v« cóng to lín trong c¸c lÜnh

vùc, ®Æc biÖt lµ lÜnh vùc ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi, nªn n­íc ta lµ

mét n­íc ®ang ph¸t triÓn ®øng tr­íc t×nh h×nh Êy c¸c doanh

nghiÖp n­íc ta muèn theo kÞp vÒ tr×nh ®é qu¶n lý víi c¸c n­íc

ph¸t triÓn th× ®Æt ra cho chóng ta mét thùc tÕ ®ã lµ chóng ta ph¶i

¸p dông tin häc vµo trong lÜnh vùc qu¶n lý vµo doanh nghiÖp cña

m×nh.

§øng tr­íc mét thùc tÕ nh­ vËy mét sè doanh nghiÖp ®·

nhËn biÕt ®­îc ®iÒu nµy nªn ®ang vµ sÏ ¸p dông hÖ thèng th«ng

tin vµo trong lÜnh vùc qu¶n lý cña doanh nghiÖp m×nh. Mét trong

nh÷ng doanh nghiÖp ®i tiªn phong vµ còng lµ doanh nghiÖp ®·

sím nhËn ra ®iÒu quan träng nµy ®ã lµ doanh nghiÖp B­u ®iÖn

thµnh phè hµ néi vµ B­u ®iÖn thµnh phè hµ néi ®· yªu cÇu Khoa

Tin Häc Kinh TÕ Tr­êng §¹i Häc Kinh TÕ Quèc D©n x©y dùng

cho hä mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nh©n sù, qu¶n lý kh¸c,

qu¶n lý sè ®iÖn tho¹i cña c«ng ty.

PhÇnII. ThiÕt KÕ chi tiÕt

Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu (X©y dùng dù

¸n kh¶ thi)

Tªn ®Ò tµi:X©y dùng trang Web cho c«ng ty

B­u ®iÖn thµnh phè Hµ Néi,Vµ cung cÊp c¸c dÞch vô tra

cøu sè ®iÖn tho¹i

1.Ng­êi yªu cÇu :c«ng ty b­u ®iÖn thµnh phè hµ néi

2.Tãm l­îc nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña b­u

®iÖn thµnh phè HµNéi:

C«ng ty B­u ®iÖn thµnh phè hµ néi lµ mét c«ng ty

chuyªn cung cÊp c¸c dÞch vô vÒ b­u chÝnh viÔn th«ng còng nh￾dÞch vô ®iÖn tho¹i cè ®Þnh ®iÖn tho¹i di ®éng (mobile) trong ®Þa

bµn hµ néi c«ng ty b­u chÝnh viÔn th«ng thµnh phè hµ néi lµ thµnh

viªn cña tæng c«ng ty b­u chÝnh viÔn th«ng ViÖt Nam hay cßn

®­îc gäi lµ VDC(Viet Nam Data Communation) vµ d­íi nã cßn

cã c¸c c«ng ty con kh¸c trùc thuéc nã nh­ c«ng ty b­u chÝnh viÔn

th«ng cña c¸c quËn huyÖn (c«ng ty b­u chÝnh viÔn th«ng huyÖn

thanh tr×, c«ng ty b­u chÝnh viÔn th«ng quËn hai bµ tr­ng c«ng ty

b­u chÝnh viÔn th«ng quËn hoµn kiÕm....)tæng céng c¸c c«ng ty

con cña c«ng ty b­u chÝnh viÔn th«ng thµnh phè hµ néi cã thÓ lªn

®Õn hµng chôc c«ng ty ,c«ng ty b­u chÝnh viÔn th«ng thµnh phè

hµ néi kh«ng chØ cung cÊp c¸c dÞch vô gäi ®iÖn tho¹i trong n­íc

mµ c«ng ty nµy cßn cung cÊp c¸c dÞch vô c¸c cuéc gäi ®i ®Õn c¸c

n­íc kh¸c trªn thÕ giíi nh­ c¸c cuéc gäi tõ ViÖt Nam (Hµ néi)

®Õn c¸c n­íc kh¸c nh­, Mü, Canada, Ph¸p, Thôy®iÓn, Angeri,

§anm¹ch, Anh, §øc......., ngoµi viÖc cung cÊp dÞch vô ®iÖn tho¹i

(cè ®Þnh, di ®éng, c¸c lo¹i thÎ ®iÖn tho¹i)th× c«ng ty b­u chÝnh

thµnh phè hµ néi cßn cung cÊp c¸c dÞch vô kh¸c nh­ dÞch vô

Internet,dÞch vô chuyÓn ph¸t nhanh,dÞch vô ®iÖn hoa, dÞch vô tÆng

quµ theo yªu cÇu tõ nh­ng n¨m 90 l¹i ®©y tr­íc sù ph¸t triÓn nh￾vò b·o cña nghµnh c«ng nghÖ th«ng tin, còng nh­ sù ph¸t triÓn

v« cïng m¹nh cña hÖ thèng c«ng nghÖ trong nghµnh b­u chÝnh

viÔn th«ng, cïng víi sù xuÊt hiÖn cña c¸c c«ng ty b­u chÝnh kh¸c

ra ®êi, thªm vµo ®ã mét vÊn ®Ò míi l¹i ®­îc n¶y sinh ®ã lµ sù qu¸

t¶i trong c¸c dÞch vô 1080(dÞch vô hái ®¸p th«ng qua ®iÖn tho¹i)

mét trong nh÷ng th«ng tin mµ kh¸ch hµnh hay hái nhÊt ®ã lµ

th«ng tin mµ khi kh¸ch hµng cña chóng ta biÕt sè ®iÖn tho¹i mµ

kh«ng biÕt chÝnh x¸c ®Þa cña chñ nh©n cña sè ®iÖn tho¹i ë ®©u

,khu vùc nµo, thµnh phè nµo (vÝ dô khi mét ng­êi b¹n muèn ®i

th¨m ng­êi b¹n th©n cña m×nh mµ anh ta l¹i kh«ng biÕt râ ®Þa

chØ cña ng­êi b¹n th©n cña m×nh ë ®©u mµ trong tay anh ta chØ cã

sè ®iÖn tho¹i cña ng­êi b¹n th©n ®Ó dµnh cho ng­êi b¹n th©n mét

s­ bÊt ngê khi anh ta ®Õn th¨m anh ta gäi cho dÞch vô 1080 ®Ó hái

®Þa chØ dùa trªn sè ®iÖn tho¹i nh­ng dÞch vô nµy lu«n qua t¶i nªn

®îi rÊt l©u g©y phiÒn hµ cho ng­êi hái gi¸ thµnh l¹i ®¾t )®Ó qu¶ng

c¸o cho m×nh b­u ®iÖn thµnh phè hµ néi quyÕt ®Þnh sÏ thiÕt kÕ

mét trang Web ®Ó qu¶ng c¸o, giíi thiÖu nh÷ng th«ng tin vÒ c«ng

ty m×nh,khi ®ã nÕu anh b¹n trªn vÝ dô trªn kh«ng muèn gäi dÞch

vô 1080 ®Ó hái ®Þa chØ anh ta cã thÓ vµo trang Web cña b­u ®iÖn,

vµ vµo trang t×m kiÕm ®Ó t×m kiÒm th«ng tin .