Xây dựng từ điển năng lực cho công ty p

Chương 3. XÂY DỰNG TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC VÀ ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN PFC GROUP

3.1. Triển khai xây dựng từ điền năng lực

3.1.1. Xác định danh mục năng lực và phân loại năng lực tại PFC Group

3.1.1.1. Xác định hệ thống cấu trúc tại PFC Group

Nhìn vào cơ cấu tổ chức của PFC Group, để xác định được bộ năng lực thì có

thể chia nhỏ làm 5 bộ phận chính: Ban lãnh đạo; Ban kiểm soát; Phòng hóa chất;

Phòng dịch vụ công; Phòng hành chính - kế toán

3.1.1.2. Giới thiệu hệ thống chức danh tại PFC Group

Từ cấu trúc trên, PFC Group có các vị trí chức danh được trình bày trong bảng

hệ thống chức danh như sau:

Bảng 3.1: Hệ thống các vị trí chức danh tại PFC Group

STT Phòng/Ban Vị trí chức danh

1 Ban lãnhđạo Tổng giám đốc

2 Phó Tổng giám đốc

3 Ban kiểm soát Trưởng ban kiểm soát

4 Thành viên ban kiểm soát

5 Phòng hóa chất Trưởng phòng hóa chất

6 Nhân viên kinh doanh hóa chất

7 Phòng dịch vụ công Trưởng phòng dịch vụ công

8 Nhân viên phòng dịch vụ

9 Phòng hành chính - kế toán Trưởng phòng

10 Nhân viên kế toán

Để xác định lại năng lực một cách khách quan và chi tiết thì tác giả đã thành

lập 01 nhóm nghiên cứu phát triển (R&D) gồm 03 thành viên với các tiêu chí như

chương 1 bao gồm:

- Ông Trần Văn Quyết – Tham vấn;

- Ông Nguyễn Văn Kiên – Phó tổng giám đốc;

45

- Bà Tạ Thị Hồng Nhung – Trưởng ban kiểm soát.

Dự án xây dựng từ điển năng lực của nhóm R&D bắt đầu từ T11/2017 và dự

kiến kết thúc vào 05/03/2018. Nhóm hoạt động định kỳ một tuần hai lần để trao đổi

về các cách thức triển khai và kết quả hoạt động của từng thành viên trong nhóm.

Theo các bước được trình bày ở chương I thì luận văn sẽ đi triển khai nhận

định lại toàn bộ năng lực của công ty. Theo cách phân loại như đã đề cập đến tại

chương I của luận văn, năng lực của công ty sẽ được chia làm 04 nhóm bao gồm:

năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực quản lý và năng lực hỗ trợ.

Ở mỗi vị trí chức danh tại PFC Group sẽ có đầy đủ 04 năng lực để phục vụ

công việc tại tổ chức. Đặc biệt, năng lực cốt lõi là năng lực sẽ được dùng chung cho

tất cả các vị trí vì nó bao gồm tất cả các kỹ năng và khả năng cần thiên mà nhân

viên phải có để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Xuất phát từ mục tiêu chung và phân tích tầm nhìn sứ mệnh của công ty cùng

với việc thảo luận nhóm thì có thể khái quát lại 9 năng lực cốt lõi cụ thể được trình

bày trong bảng 3.2 như sau:

Bảng 3.2: Năng lực cốt lõi tại PFC Group

STT Mã năng lực Tên năng lực Tên năng lực

1 CL01 Cốt lõi Kỹ năng giao tiếp thuyết trình

2 CL02 Cốt lõi Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề

3 CL03 Cốt lõi Chủđộng và sáng tạo

4 CL04 Cốt lõi Năng lực thíchứng

5 CL05 Cốt lõi Hợp tác và làm việc nhóm

6 CL06 Cốt lõi Phát triển và quản lý bản thân

7 CL07 Cốt lõi Hành động trung thực và theo kỷ luật

8 CL08 Cốt lõi Quảng bá thương hiệu PFC Group

9 CL09 Cốt lõi Sống hạnh phúc

46

Với các năng lực còn lại thì dựa vào cấu cấu trúc của công ty được chia là 05

phòng và hệ thống chức danh 10 vị trí như được trình bày ở bảng 3.1 nên chức danh

nào cũng có các năng lực như năng lực chuyên môn, năng lực hỗ trợ, năng lực quản

lý. Vì vậy, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và mục tiêu chất lượng của từng

phòng/ban, nhóm tác giả đã thảo luận và tổng hợp lại 19 năng lực cho các vị trí chức

danh được trình bày như sau:

Bảng 3.3: Bảng tổng hợp năng lực 10 vị trí chức danh

STT Mã năng Tên năng lực Tên năng lực lực

1 QL01 Quản lý Quản lý mục tiêu và công việc nhóm

2 QL02 Quản lý Lên kế hoạch và quản lý mục tiêu cá nhân

3 QL03 Quản lý Quản lý thời gian và công việc cá nhân

4 QL04 Quản lý Động viên tinh thần nhóm

5 QL05 Quản lý Xử lý xung đột nhóm

6 QL06 Quản lý Cố vấn và huấn luyện

7 QL07 Quản lý Kỹ năng truyền cảm hứng

8 QL08 Quản lý Kỹ năng bán hàng

9 QL09 Quản lý Tư duy chiến lược

10 QL10 Quản lý Thúc đẩy làm việc nhóm

11 CM01 Chuyên môn Hiểu biết chuyên sâu về tài chính kế toán

12 CM02 Chuyên môn Kỹ năng sử dụng thành thạo ứng dụng văn

phòng

13 CM03 Chuyên môn Hiểu biết chuyên sâu về các loại hình dịch

vụ hành chính công

14 CM04 Chuyên môn Hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực hóa học

15 HT01 Hỗ trợ Kỹ năng tự học

16 HT02 Hỗ trợ Nhanh nhạy ứng phó sự thay đổi

17 HT03 Hỗ trợ Quản lý cảm xúc

18 HT04 Hỗ trợ Xây dựng thiện cảm và nắm bắt tâm lý

19 HT05 Hỗ trợ Tháiđộ vì tập thể

20 HT06 Hỗ trợ Kỹ năng thương lượng và đàm phán

47

Trên đây là bảng tổng hợp chung các năng lực cho 10 vị trí chức danh. Chi

tiết các năng lực cho từng vị trí chức danh được tác giả trình bày tại Phụ lục 01:

Bảng chi tiết các năng lực cho từng vị trí chức danh tại PFC Group.

3.1.2 .Phân tích và đưa ra các định nghĩa về năng lực, xây dựng các nội dung

của từ điển năng lực.

Sau hai tuần nghiên cứu và thảo luận (20/11/2017 – 02/12/2017) để thống

nhất được các danh mục năng lực cần có tại PFC Group dựa trên hệ thống chức

danh, nhóm R&D tiếp tục tổ chức quá trình xây dựng từ điển năng lực với việc hoàn

thiện các định nghĩa và tầng biểu hiện của từng loại năng lực.

Theo kế hoạch, thời gian để hoàn thiện định nghĩa và các tầng biểu hiện

khoảng 02 tháng (từ ngày 04/12/2017 đến ngày 31/01/2018). Mỗi thành viên trong

nhóm sẽ thu thập thông tin từ các kiến thức và bài viết liên quan đến năng lực, sau

đó sẽ tìm ra hai định nghĩa cho một năng lực. Trong quá trình tìm kiếm thông tin để

đưa ra định nghĩa của mỗi thành viên thì nhóm cũng thường xuyên trao đổi để định

nghĩa của mỗi thành viên được gần nhất với năng lực. Thêm vào đó, mỗi cá nhân sẽ

tìm ra 03 biểu hiện tương ứng cho các mức độ. Sau khi hoàn thành các dữ liệu thông

tin cơ bản, nhóm đi vào tổng hợp lại để tìm ra định nghĩa phù hợp nhất và các tầng

biểu hiện đa dạng và phù hợp với thực trạng của PFC Group nói riêng cũng như văn

hóa doanh nghiệp nói chung.

Quá trình xây dựng định nghĩa và tầng biểu hiện được thực hiện theo năm

bước chung như đã mô tả ở chương I (trang 29), vì vậy tác giả sẽ đi vào xây dựng

chi tiết cho một năng lực cụ thể là năng lực “sống hạnh phúc”. Các năng lực còn

lại được thực hiện tương tự.

Ví dụ về quá trình xây dựng năng lực “ Sống hạnh phúc”

Mỗi thành viên trong nhóm sẽ thu thập dữ liệu thông tin về thế nào là sống

hạnh phúc và tại sao năng lực này lại quan trọng đối với tổ chức và thu được 06 kết

quả như sau:

Sống hạnh phúc là cuộc sống có một công việc ổn định, được cấp trên quan

tâm, người dưới yêu thương kính trọng.