Ứng dụng excel kế toán 2

ỦY BAN NHÂN DÂN TP. HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

KHOA TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

GIÁO TRÌNH

HỌC PHẦN: ỨNG DỤNG EXCEL KẾ TOÁN 2

NGÀNH/NGHỀ: KẾ TOÁN

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Ban hành kèm theo Quyết định số:... ../QĐ-CNTĐ-CN ngày....tháng….năm...

của………………………………

TP. Hồ Chí Minh, năm 2019

i

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại tài liệu giảng dạy nên các nguồn thông tin có thể được

phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu

lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 08 năm 2019

Chủ biên

TRẦN HÓA

ii

LỜI GIỚI THIỆU

Excel là một ứng dụng trong bộ office, được kế toán viên sử dụng thường xuyên

trong công việc của mình, tại những cơ sở, doanh nghiệp nhỏ khi chưa có phần mềm

thì ứng dụng Excel trở thành ứng dụng không thể thiếu trong công tác kế toán và các

công việc khác. Xuất phát từ vấn đề trên tác giả nhận thấy cần triển khai áp dụng ứng

dụng excel trong công tác kế toán từ thiết lập các mẫu biểu, sổ sách, báo cáo kế toán

đến việc truy xuất thông tin đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kế toán cho các bên

liên quan.

Trong quá trình thực hiện giáo trình này, tác giả xin gửi lời cảm ơn lãnh đạo nhà

trường đã tạo điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thành giáo trình. Xin gửi lời cảm ơn

lãnh đạo các doanh nghiệp và quý thầy cô đồng nghiệp đã có những góp ý xây dựng,

hỗ trợ tác giả trong suốt quá trình viết giáo trình.

Trong thời gian tới, tác giả rất mong tiếp tục nhận được các ý kiến đóng góp để

giáo trình tốt hơn.

Xin chân thành cảm ơn!

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 08 năm 2019

Chủ biên

TRẦN HÓA

iii

MỤC LỤC

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN..........................................................................................i

LỜI GIỚI THIỆU........................................................................................................ii

MỤC LỤC..................................................................................................................iii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU .......................................................................................vii

GIÁO TRÌNH..............................................................................................................1

Tên học phần: ỨNG DỤNG EXCEL KẾ TOÁN 2 ......................................................1

BÀI 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU.......................................................................3

1.1 Xây dựng hệ thống tài khoản..............................................................................3

1.1.1 Hệ thống tài khoản cấp 1 (thông tư 200/TT-BTC).......................................4

1.1.2 Hệ thống tài khoản cấp chi tiết (thông tư 200/TT-BTC) ..............................6

1.1.3 Nhập số dư tài khoản.................................................................................16

1.1.3.1 Thông tin doanh nghiệp và số dư đầu kỳ này (số dư cuối kỳ trước) ....16

1.1.3.2 Nhập số dư tài khoản cấp chi tiết........................................................17

1.1.3.3 Nhập số dư tài khoản cấp một.............................................................17

1.2 Xây dựng danh mục hàng tồn kho (DMHTK) ..................................................17

1.2.1 Mẫu danh mục hàng tồn kho .....................................................................17

1.2.2 Số liệu nhập vào danh mục hàng tồn kho...................................................17

1.3 Xây dựng danh mục khách hàng và bộ phận (DMKH&BP) .............................18

1.3.1 Mẫu danh mục khách hàng và bộ phận......................................................18

1.3.2 Số liệu nhập vào danh mục khách hàng và bộ phận ...................................18

1.4 Xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL).......................................................................19

1.4.1 Mẫu CSDL................................................................................................19

1.4.2 Số liệu nhập vào CSDL.............................................................................20

1.4.3 Phương pháp nhập dữ liệu vào CSDL .......................................................24

1.5 Lập bảng khấu hao, bảng phân bổ chi phí trả trước ..........................................24

1.5.1 Lập bảng khấu hao ....................................................................................24

1.5.1.1 Lập bảng khấu hao TSCĐ Tháng 01/2019 ..........................................24

1.5.1.2 Lập bảng phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ..........................................28

1.5.2 Lập bảng phân bổ chi phí trả trước T01/2019 ............................................29

1.5.2.1 Lập bảng theo dõi hao mòn CCDC và chi phí trả trước Tháng 01/2019

.......................................................................................................................29

1.5.2.2 Lập bảng phân bổ chi phí trả trước .....................................................32

1.6 Lập phiếu tính giá thành...................................................................................32

1.6.1 Mẫu phiếu .................................................................................................33

1.6.2 Phương pháp lập .......................................................................................34

1.7 Khấu trừ thuế giá trị gia tăng............................................................................35

1.8 Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh ..........................................................35

BÀI 2: SỔ SÁCH KẾ TOÁN....................................................................................45

2.1 Sổ nhật ký chung..............................................................................................45

2.1.1 Nội dung và công dụng .............................................................................45

2.1.1.1 Nội dung ............................................................................................45

2.1.1.2 Công dụng..........................................................................................45

2.1.2 Thao tác lập...............................................................................................46

2.2 Chứng từ ghi sổ................................................................................................47

2.2.1 Nội dung và công dụng .............................................................................47

iv

2.2.1.1 Nội dung ............................................................................................47

2.2.1.2 Công dụng..........................................................................................47

2.2.2 Thao tác lập...............................................................................................47

2.3 Sổ quỹ tiền mặt VND.......................................................................................48

2.3.1 Nội dung và công dụng .............................................................................48

2.3.1.1 Nội dung ............................................................................................48

2.3.1.2 Công dụng..........................................................................................49

2.3.2 Thao tác lập...............................................................................................49

2.4 Sổ tiền gửi ngân hàng VND .............................................................................50

2.4.1 Nội dung và công dụng .............................................................................50

2.4.1.1 Nội dung ............................................................................................50

2.4.1.2 Công dụng..........................................................................................51

2.4.2 Thao tác lập...............................................................................................51

2.5 Sổ cái các tài khoản..........................................................................................53

2.5.1 Nội dung và công dụng .............................................................................53

2.5.1.1 Nội dung ............................................................................................53

2.5.1.2 Công dụng..........................................................................................53

2.5.2 Thao tác lập...............................................................................................53

2.6 Sổ chi tiết các tài khoản ...................................................................................56

2.6.1 Nội dung và công dụng .............................................................................56

2.6.1.1 Nội dung ............................................................................................56

2.6.1.2 Công dụng..........................................................................................56

2.6.2 Thao tác lập...............................................................................................56

2.7 Sổ chi tiết thanh toán........................................................................................58

2.7.1 Nội dung và công dụng .............................................................................58

2.7.1.1 Nội dung ............................................................................................58

2.7.1.2 công dụng...........................................................................................58

2.7.2 Thao tác lập...............................................................................................58

2.8 Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa ................................................................59

2.8.1 Nội dung và công dụng .............................................................................59

2.8.1.1 Nội dung ............................................................................................59

2.8.1.2 Công dụng..........................................................................................60

2.8.2 Thao tác lập...............................................................................................60

BÀI 3: BÁO CÁO TÀI CHÍNH................................................................................61

3.1 Lập bảng cân đối tài khoản (bảng cân đối số phát sinh)....................................61

3.1.1 Lập bảng cân đối tài khoản cấp chi tiết (bảng cân đối số phát sinh cấp chi

tiết) ....................................................................................................................61

3.1.1.1 Nội dung và công dụng.......................................................................61

3.1.1.2 Thao tác lập........................................................................................62

3.1.2 Lập bảng cân đối tài khoản cấp 1 (BCĐTKC1). ........................................67

3.1.2.1 Nội dung và công dụng.......................................................................67

3.1.2.2 Thao tác lập........................................................................................67

3.2 Lập bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (BCKQHĐSXKD)..70

3.2.1 Nội dung và công dụng .............................................................................70

3.2.1.1 Nội dung ............................................................................................70

3.2.1.2 Công dụng..........................................................................................70

3.2.2 Thao tác lập...............................................................................................70

3.3 Lập bảng cân đối kế toán..................................................................................74

v

3.3.1 Nội dung và công dụng .............................................................................74

3.3.1.1 Nội dung ............................................................................................74

3.3.1.2 Công dụng..........................................................................................78

3.3.2 Thao tác lập...............................................................................................78

3.4 Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp) .........................112

3.4.1 Nội dung và công dụng ...........................................................................112

3.4.1.1 Nội dung ..........................................................................................112

3.4.1.2 Công dụng........................................................................................113

3.4.2 Thao tác lập.............................................................................................113

TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................123

vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Nghĩa của chữ viết tắt

BCĐTKC1 Bảng cân đối tài khoản cấp 1

BCĐTKCCT Bảng cân đối tài khoản cấp chi tiết

BCKQHĐSXKD Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh

doanh

BH Bán hàng

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

BP Bộ phận

CCDC Công cụ dụng cụ

CĐKT Cân đối kế toán

CP Chi phí

CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếp

CPNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPSX Chi phí sản xuất

CPSXC Chi phí sản xuất chung

CPSXDDCK Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ

CPSXDDDK Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ

CSDL Cơ sở dữ liệu

DMHTK Danh mục hàng tồn kho

DMKH&BP Danh mục khách hàng và bộ phận

GTGT Giá trị gia tăng

HTTK Hệ thống tài khoản

HTTKCCT Hệ thống tài khoản cấp chi tiết

HTTKC1 Hệ thống tài khoản cấp 1

KPCĐ Kinh phí công đoàn

LCTT Lưu chuyển tiền tệ

MST Mã số thuế

NV Nghiệp vụ

QLDN Quản lý doanh nghiệp

SX Sản xuất

TCTN Trợ cấp thất nghiệp

TGNH Tiền gửi ngân hàng

TK Tài khoản

TNDN Thu nhập doanh nghiệp

TSCĐ Tài sản cố định

TTSX Trực tiếp sản xuất

Z Giá thành

vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Ký hiệu Tên bảng Trang

Bảng 1.1 Hệ thống tài khoản cấp 1 4-6

Bảng 1.2 Hệ thống tài khoản cấp chi tiết 7-15

Bảng 1.3 Số dư đầu kỳ 16

Bảng 1.4 Mẫu danh mục hàng tồn kho 17

Bảng 1.5 Mẫu danh mục khách hàng và bộ phận 18

Bảng 1.6 Mẫu CSDL 19

Bảng 1.7 Bảng tổng hợp tiền lương và bảo hiểm 23

Bảng 1.8 Bảng khấu hao TSCĐ tháng 12/2018 25

Bảng 1.9 Bảng khấu hao TSCĐ tháng 01/2019 27

Bảng 1.10 Mẫu bảng phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ 28

Bảng 1.11

Bảng phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ Tháng

01/2019 28

Bảng 1.12 Bảng phân bổ chi phí trả trước tháng 12/2018 29

Bảng 1.13 Bảng phân bổ chi phí trả trước tháng 01/2019 31

Bảng 1.14 Mẫu bảng phân bổ chi phí trả trước 32

Bảng 1.15 Bảng phân bổ chi phí trả trước tháng 01/2019 32

Bảng 1.16 Mẫu phiếu tính giá thành sản phẩm 33

Bảng 1.17 Phiếu tính giá thành sản phẩm 34

Bảng 1.18 Kết quả CSDL 38-44

Bảng 2.1 Mẫu sổ nhật ký chung 45

Bảng 2.2 Sổ nhật ký chung tháng 01/2019 rút gọn 46

Bảng 2.3 Mẫu chứng từ ghi sổ 47

Bảng 2.4 Chứng từ ghi sổ tháng 01/2019 rút gọn 48

Bảng 2.5 Mẫu sổ quỹ tiền mặt 48

Bảng 2.6 Sổ quỹ tiền mặt tháng 01/2019 50

Bảng 2.7 Mẫu sổ TGNH VND 50

Bảng 2.8

Sổ TGNH VND tại ngân hàng Vietcombank tháng

01/2019 52

viii

Ký hiệu Tên bảng Trang

Bảng 2.9 Mẫu sổ cái 53

Bảng 2.10 Sổ cái tài khoản 131 54

Bảng 2.11 Sổ cái tài khoản 911 55

Bảng 2.12 Mẫu sổ chi tiết tài khoản 56

Bảng 2.13 Sổ chi tiết tài khoản 33311 57

Bảng 2.14 Mẫu sổ chi tiết thanh toán 58

Bảng 2.15 Sổ chi tiết thanh toán với cty Minh AN 59

Bảng 2.16 Sổ chi tiết thanh toán với cty Huy Hoàng 59

Bảng 2.17 Mẫu sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa 60

Bảng 2.18

Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa (nguyên vật

liệu A) 60

Bảng 3.1 Mẫu bảng cân đối tài khoản cấp chi tiết 61

Bảng 3.2 Bảng cân đối tài khoản cấp chi tiết tháng 01/2019 63-66

Bảng 3.3 Mẫu bảng cân đối tài khoản cấp 1 67

Bảng 3.4 Bảng cân đối tài khoản cấp 1 68-69

Bảng 3.5 Mẫu BCKQHĐSXKD 70

Bảng 3.6 BCKQHĐSXKD tháng 01/2019 73

Bảng 3.7 Mẫu bảng CĐKT 74-77

Bảng 3.8

Bảng hướng dẫn tính các đối tượng kế toán trong

bảng CĐKT 78-83

Bảng 3.9 Bảng CĐKT tại ngày 31 tháng 01 năm 2019 106-111

Bảng 3.10 Mẫu bảng lưu chuyển tiền tệ 112-113

Bảng 3.11

Bảng hướng dẫn chọn mã lưu chuyển tiền tệ trên cột

lưu chuyển của sổ cái 111,112,113 114-115

Bảng 3.12 Sổ cái tài khoản 111 115

Bảng 3.13 Sổ cái tài khoản 112 116

Bảng 3.14 Sổ cái tài khoản 113 116

Bảng 3.15 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tháng 01/2019 118

1

GIÁO TRÌNH

Tên học phần: ỨNG DỤNG EXCEL KẾ TOÁN 2

Mã học phần: CNC110122

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của học phần:

- Vị trí: Học phần ứng dụng excel kế toán 2 được bố trí vào học kỳ 4 của khóa học

- Tính chất: Đây là học phần bắt buộc

- Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun:

Học phần giúp người học thiết lập được các mẫu biểu (hệ thống tài khoản, danh

mục hàng tồn kho, danh mục khách hàng và bộ phận, bảng khấu hao tài sản cố định

(TSCĐ), bảng phân bổ chi phí trả trước và công cụ dụng cụ (CCDC), phiếu tính giá

thành, cơ sở dữ liệu và kết chuyển xác định kết quả kinh doanh), sổ sách kế toán tổng

hợp (sổ nhật ký chung, sổ cái), sổ kế toán chi tiết (sổ quỹ tiền mặt, sổ TGNH, sổ chi

tiết tài khoản, sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán) và báo cáo

tài chính (bảng cân đối tài khoản, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng

cân đối kế toán, bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo trực tiếp) trên Excel.

Xây dựng các bảng biểu nhập dữ liệu, từ đó vận dụng các hàm excel truy xuất ra

các sổ sách kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán

quản trị theo yêu cầu của nhà quản lý và cơ quan chủ quản, học phần giúp người học

nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán, rèn

luyện tính cẩn thận, sáng tạo và tinh thần làm việc nhóm.

Mục tiêu của học phần:

*Kiến thức:

- Liệt kê được hàm Excel sử dụng trong từng mẫu biểu

- Mô tả được nội dung các mẫu biểu kế toán

- Trình bày phương pháp truy xuất từ dữ liệu ra sổ sách kế toán và báo cáo tài

chính.

- Hệ thống được quy trình lập sổ sách và báo cáo tài chính trên excel

* Kỹ năng:

- Lập được các mẫu sổ và bảng biểu kế toán

- Vận dụng hàm excel vào từng trường hợp cụ thể

2

- Thiết lập được công thức và truy xuất số liệu từ dữ liệu ra chứng từ, sổ sách và

báo cáo tài chính.

* Thái độ

- Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học trong công tác kế

toán.

- Rèn luyện tính cẩn thận, sáng tạo.

- Tinh thần làm việc nhóm.

Nội dung của học phần:

3

BÀI 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Mục tiêu:

* Kiến thức

+ Trình bày được nội dung bảng khấu hao, bảng phân bổ công cụ dụng cụ,

phiếu tính giá thành, các cột chủ yếu trong cơ sở dữ liệu.

+ Trình bày được phương pháp lập bảng khấu hao, bảng phân bổ công cụ dụng

cụ, phiếu tính giá thành, các nội dung chủ yếu trong cơ sở dữ liệu.

+ Xác định được mối liên hệ giữa các bảng biểu.

* Kỹ năng

+ Xây dựng được hệ thống tài khoản

+ Xây dựng được danh mục hàng tồn kho

+ Xây dựng được danh mục khách hàng và bộ phận

+ Tạo được cơ sở dữ liệu phù hợp với đơn vị

+ Lập được bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ CCDC

+ Lập được phiếu tính giá thành

+ Kết chuyển xác định được kết quả kinh doanh

* Thái độ:

+ Rèn luyện tính cẩn thận tỷ mỷ và tập trung trong công tác kế toán.

+ Rèn luyện tác phong công nghiệp

+ Tinh thần làm việc nhóm

Bài học:

1.1 Xây dựng hệ thống tài khoản

Khi xây dựng hệ thống tài khoản xem xét doanh nghiệp đăng ký sử dụng hệ

thống tài khoản theo chế độ kế toán nào: Theo thông tư 200/TT-BTC ban hành ngày

22/12/2014 áp dụng cho doanh nghiệp lớn có vốn trên giấy phép kinh doanh >= 10 tỷ

đồng và sử dụng lao động >= 300 người; Theo thông tư 133/TT-BTC ban hành ngày

26/08/2016 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa vốn nhỏ hơn 10 tỷ đồng hoặc có lao

động < 300 người.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa được lựa chọn áp dụng một trong hai hệ thống tài

khoản của thông tư 200 hoặc thông tư 133 nhưng phải đăng ký trước cho cơ quan quản

lý thuế.

4

1.1.1 Hệ thống tài khoản cấp 1 (thông tư 200/TT-BTC)

Bảng 1.1 Hệ thống tài khoản cấp 1

Số

hiệu

TÊN TÀI KHOẢN Số dư nợ Số dư có

111 Tiền mặt

112 Tiền gửi Ngân hàng

113 Tiền đang chuyển

121 Chứng khoán kinh doanh

128 Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn

131 Phải thu của khách hàng

133 Thuế GTGT được khấu trừ

136 Phải thu nội bộ

138 Phải thu khác

141 Tạm ứng

151 Hàng mua đang đi đường

152 Nguyên liệu, vật liệu

153 Công cụ, dụng cụ

154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

155 Thành phẩm

156 Hàng hóa

157 Hàng gửi đi bán

158 Hàng hoá kho bảo thuế

161 Chi sự nghiệp

171 Giao dịch mua bán lại trái phiếu chính phủ

211 Tài sản cố định hữu hình

212 Tài sản cố định thuê tài chính

213 Tài sản cố định vô hình

214 Hao mòn tài sản cố định

217 Bất động sản đầu tư

221 Đầu tư vào công ty con

222 Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết