trình bày và mô tả tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

MỤC LỤC

PHẦN I: TỔNG QUAN

I. Trích yếu:

 Tóm tắt:

Nhóm 5 3

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

• Tác giả: Nhóm IV

• Đề án: Tổ chức công tác tại công ty TNHH Trường Sa

• Ngành học của đề án: Hệ thống thông tin kế toán

• Chuyên ngành: Kế toán

• Đơn vị đào tạo: Trường Đại Học Văn Hiến

 Nội dung bản trích yếu:

• Mục đích và đối tượng nghiên cứu của đề án:

Đề án nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức công tác kế toán ứng dụng

công nghệ thông tin tại doanh nghiệp”. Đây là hình thức tổ chức công tác kế

toán thong dụng hiện nay phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới.

Nội dung đề án tập trung vào nghiên cứu cách tổ chức bộ máy kế toán và phần

hành kế toán tại đơn vị,hình thức và chế độ kế toán,hệ thống báo cáo tại đơn vị

nghiên cứu. Thông qua đề án cho ta thấy được công tác kế toán tại đơn vị đáp

ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại doanh

nghiệp hiện nay.

• Các phương pháp nghiên cứu sử dụng trong đề án:

Đề án nghiên cứu dựa trên tài liệu hiện có tại công ty, những

thống kê đã được công bố , thông tin trên mạng internet, kết hợp với suy luận

và áp dụng những kiến thức đã học từ bộ môn : Hệ Thống Thông Tin Kế

Toán,cùng với hướng dẫn của giáo viên bộ môn tạo nên phương pháp nghiên

cứu của đề án.

II. Tầm nhìn:

Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet,bên cạnh

những lợi thế thì vấn đề an toàn thông tin của các tổ chức là vấn đề luôn được

quan tâm. Do đó, việc trao đổi thông tin với bên ngoài qua Internet là cần thiết

Nhóm 5 4

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

cho mọi tổ chức nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn những nguy cơ về mất mát dữ

liệu và an toàn hệ thống như virus, hacker...

Qua đó ta thấy bộ phận kế toán tại mỗi doanh nghiệp cũng chịu nhiều ảnh

hưởng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nhưng đồng thời bộ máy kế

toán tại doanh nghiệp cũng dần dần bị thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế thế giới

hiện nay. Cùng với sự phát triển của phần mềm vi tính, từ hình thức kế toán thủ công

chuyển dần sang hỉnh thức kế toán trên máy tính. Do đó dẫn đến sự thay đổi trong

công tác kế toán tại doanh nghiệp để có thể ứng dụng được những lợi thế của nền

công nghệ thông tin như: khả năng xử lý dữ liệu trên máy tính, khả năng chia sẽ

nguồn dữ liệu, khả năng xử lý nhanh khối lượng nghiệp vụ cùng lúc….Mặc dù với

những lợi thế đó cùng với sự xuất hiện của mạng Intranet (web based Intranet) nhưng

vẫn chưa khắc phục được những khó khăn của kế toán máy tính như: vấn đề an toàn

và bảo mật thông tin nội bộ cũng như khả năng bị mất cắp thông tin là rất cao.Nên

việc “Tổ chức công tác kế toán” phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác kế toán là vấn đề cần thiết của doanh nghiệp hiện nay.

III. Sứ mệnh:

Thông qua đề án ta thấy được “Tổ chức kế toán trong điều kiện tin học

hóa” rất có giá trị thực tiễn trong sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thông

tin ngày nay phù hợp với sự phát triển của thời đại.Qua đó khẳng định vai trò

của công nghệ thông tin trong nền kinh tế thế giới cũng như trong công tác kế

toán tại doanh nghiệp.Nên công tác kế toán trong doanh nghiệp phải không

ngừng hoàn thiện và không không ngừng nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin

tại đơn vị cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh thế giới ngày nay.

PHẦN II: GIỚI THIỆU ĐỀ ÁN

I. THÀNH VIÊN VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM:

Nhóm 5 5

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

Nhóm Họ và tên MSSV Nhiệm vụ

1 La Thị Ngọc Hương........................ 07KT081 Phần 1 (II, III)

Trương Quốc Khánh....................... 07KT155 Phần 2 (I: 1,3)

2

Lê Thị Chuyền................................. 07KT033 Phần 2 (I: 2)

Đào Xuân Anh................................. 07KT006

3

Hoàng Minh Lộc............................. 07KT175 Phần 2 (I: 4)

Huỳnh Thị Kiều Hân....................... Phần 1 (I)

.........................................................

07KT079

4

Nguyễn Hồ Thanh Duyên............... 07KT054 Phần 2 (I: 5,6)

Lê Thị Ty......................................... 07KT461 Phần 2 (II, III)

II. SƠ LƯỢC VỀ ĐỀ ÁN:

Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa,

hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự

phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển

nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối

lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác tin học

hóa đã giúp các công ty đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục,

nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển

vượt bậc của nền kinh tế đất nước.

Nhận thức từ vai trò công nghệ thông tin trong thông tin

quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Từ đó, công ty trách nhiệm

hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa, một công ty chuyên mua bán,

bảo trì, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp đã tổ chức công

tác kế toán theo hướng tin học hóa nhằm phù hợp với cơ cấu quản lý của

công ty. Do ảnh hưởng từ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nên

việc tổ chức kế tóan trong công ty có khả năng chia sẻ dữ liệu cho nhiều

người,khả năng khắc phục những giới hạn về không gian, vị trí địa lý, khả

Nhóm 5 6

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

năng xử lý khối lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt,

tổng hợp, phân tích…. Bên cạnh đó bộ máy kế tóan của công ty còn có

khả năng trích lọc, kết xuất các báo cáo theo nhu cầu quản lý trong doanh

nghiệp.

III. GIỚI THIỆU CÔNG TY:

Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa,

hiện đại hóa thì nền kinh tế đóng vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, với sự

phát triển của ngành công nghiệp hiện nay không chỉ đem lại cho chúng

ta những thiết bị công nghiệp mới, đa dạng mà còn là cơ hội cải thiện các

thiết bị, công cụ thô sơ trước kia với chất lượng tốt hơn và giá thành rẻ

hơn.

Trên cơ sở đó, hàng loạt các công ty sản xuất thiết bị công nghiệp

ra đời trong đó có “Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp

Trường Sa”. Công ty ra đời nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu của xã hội

như: chất lượng tốt hơn, giá thành phù hợp với mọi đối tượng, nhiều sản

phẩm đa dạng phong phú như: cầu nâng ôtô, máy nén khí, thiết bị sửa

chữa ôtô, thiết bị bảo dưỡng ôtô,… Để làm được điều đó thì tổ chức bộ

máy quản lý của công ty đóng vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy, công

ty Trường Sa rất chú trọng đến công tác tổ chức kế toán từ những bộ phân

nhỏ như: bộ phận vận chuyển hàng hoá, dich vụ khách hàng đến những

bộ phận lớn như: phòng nhân sự, phòng kế toán tài chính, ban giám đốc…

Nhóm 5 7

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA

Địa chỉ: Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM

(Cạnh Ngã Tư Nguyễn Oanh – Phan Văn Trị)

Điện thoại: (08)-3989 7233 / 3989 7235

Fax: (08) 3989 7235

Email: [email protected]

Http: www.truongsa.com.vn

Công ty được thành lập vào năm 2007 và đến nay vốn điều lệ

của công ty là 4,5 tỉ VNĐ.

PHẦN III: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC:

1. Loại hình kinh doanh:

Nhóm 5 8

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

• Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa. Mua bán, sửa chữa, bảo trì, lắp ráp

dụng cụ, thiết bị - dây chuyền – thiết bị kiểm định ngành sửa chữa lắp ráp ô tô

– xe máy, xe ô tô, xe máy, xe chuyên dùng, thiết bị xây dựng, máy gia công cơ

khí, thiết bị áp lực, máy nén khí, máy phát điện, thiết bị ngành công nông ngư

nghiệp.

• Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp, thiết bị

dạy học (không gia công cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện, sản xuất gốm sứ,

thủy tinh, chế biến gỗ tại trụ sở).

• Mua bán máy văn phòng, thiết bị điện tử tin học, thiết bị mạng máy

tính – viễn thông.

• Mua bán, gia công, sản xuất hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng,

hàng gia dụng.

• Tư vấn đầu tư (trừ tư vấn tài chính, kế toán).

• Kinh doanh vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo

hợp đồng.

2. Đặc điểm kinh doanh:

Công ty TNHH Thiết bị Công nghiệp Trường Sa là một trong

những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thương mại

và kỹ thuật cho ngành sửa chữa, bảo dưỡng, sản xuất lắp ráp ô tô…

Công ty Trường Sa là đối tác tin cậy của các khách hàng trên

toàn quốc, có các Đại lý phân phối sản phẩm tại : Hà Nội, Nghệ An, Đà nẵng,

Nha Trang, Tây Nguyên, TP.Hồ Chí Minh.

a) Mạng lưới kinh doanh:

• Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các đại lý.

Nhóm 5 9

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

• Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp HCM,

Miền Bắc (Hà Nội, Nghệ An), Miền Trung – Tây Nguyên (Đà Nẵng), Nam Bộ

(Nha Trang).

• Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo địa

điểm khu vực, từng nhân viên kinh doanh. Mỗi nhân viên kinh doanh quản lý

từng khu vực riêng của mình, nhân viên kinh doanh trực tiếp giao hàng và thu

tiền.

• Kho bãi: Ngoài mặt bằng tại trụ sở chính thì Công ty thuê kho là

chính, cụ thể Công ty thuê kho Phúc Đông tại quốc lộ 1A theo hợp đồng thuê

kho thì số tiền thuê hàng tháng gần 8 triệu đồng (đã bao gồm VAT).

b) Cách thức mua, bán:

• Mua bán thông qua các đại lý và bán lẻ, có đại lý trải đều tất cả các

khu vực, không có khách hàng là nhà phân phối.

• Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho tại

trụ sở chính. Nếu cần thiết, Công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho

khác.

• Khách hàng của công ty:

• Xưởng bảo dưỡng và đại tu ô tô;

• Nhà máy lắp ráp ô tô, xe máy;

• Nhà máy sản xuất ngành gỗ, bê tông;

• Nhà máy sửa chữa tàu hoả, tàu thuỷ…

c) Hạch toán người mua – bán:

• Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và Công ty sẽ không bán

hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó.

Nhóm 5 10

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

• Các giao dịch mua, bán hàng hóa phải thanh toán tiền ngay đối với

bán lẻ và được thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán 2 tháng kể từ ngày

nhận hóa đơn.

• Chiết khấu thanh toán 1,8% tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn

nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.

• Nhưng nếu quá thời hạn thanh toán thì bộ phận kinh doanh phải

chịu trách nhiệm và trừ lương nhân viên 2%.

• Phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản qua ngân

hàng.

d) Vận chuyển hàng hóa:

• Công ty tại Tp.HCM sẽ nhập hàng từ phòng giao

dịch tại Hà Nội chuyển vào.

• Phòng Giao dịch tại số 39 Đường Ngọc Hồi, Q.

Hoàng Mai, Hà Nội sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài như:

Nhật Bản, Mỹ, Đài Loan, Trung Quốc….

e) Nhà cung cấp:

• Hàng hóa mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận kinh doanh của

công ty thực hiện.

• Phần lớn hàng hóa của công ty là nhập từ nước ngoài, trong đó nhà

cung cấp lớn nhất là từ Nhật Bản.

f) Các quy định về hoa hồng – tiền thưởng:

• Hoa hồng cho đại lý được giảm 12% trên giá bán đại lý.

• Nhân viên kinh doanh được hưởng doanh số theo hàng qúy với

mức 1,8 trên doanh số.

Nhóm 5 11

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

• Ngoài ra nhân viên kinh doanh còn được hưởng chiết khấu bán

hàng 1,4 trên doanh số bán. Ví dụ: máy rửa xe bọt tuyết có giá 6,8 triệu nếu

nhân viên kinh doanh nào bán đúng giá thì sẽ được hưởng mức chiết khấu đó.

3. Đặc điểm hàng hóa:

• Đối tượng kinh doanh của Công ty bao gồm các sản phẩm tiêu biểu

sau:

• Cầu nâng ô tô.

• Buồng sơn sấy ô tô, đèn sấy hồng ngoại.

• Máy hàn.

• Thiết bị nắn khung xe tai nạn.

• Thiết bị sửa chữa lốp ô tô.

• Thiết bị chẩn đoán, thiết bị kiểm định.

• Dụng cụ khí nén cầm tay: Súng xiết bulông, súng xiết vít,

máy mài, máy mài khuôn, máy khoan, máy đánh nhám, máy đánh bóng.

• Máy nén khí: Máy nén khí piston, máy nén khí trục vít.

• Thiết bị rửa xe, máy bơm rửa xe cao áp, máy tạo bọt, máy

dọn nội thất.

• Dụng cụ thuỷ lực: Kích thủy lực, kích hơi, máy ép vòng bi,

cẩu mini, giá đỡ hộ số bộ kéo nén thủy lực.

• Thiết bị bảo dưỡng ô tô.

• Dụng cụ cầm tay cho ngành sửa chữa lắp ráp ô tô.

• Miếng vá săm lốp ô tô

• Sau đây là một số mặt hàng thiết yếu và đặc điểm của các mặt hàng:

• Súng xiết bulông Firebird:

Nhóm 5 12

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

Nhóm 5

Tên hàng Súng xiết bulông 1

Model FB-6000L

Nhãn hiệu Firebird

Xuất xứ TAIWAN

Cỡ đầu lắp

khẩu tuýp

1" (25.4mm)

Kiểu búa Liền chốt

Khả năng xiết

bulông Max

55mm

Lực xiết Max 3100 N.m

13

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

Đặc điểm:

⇒ Kích thước búa rất lớn.

⇒ Hoạt động mạnh mẽ và ổn định.

⇒ Đáp ứng công việc cường độ cao.

⇒ Chịu quá tải, quá áp rất tốt.

• Súng xiết bulông Vessel:

Nhóm 5 14

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

Đặc điểm:

⇒ GT-S55R là lựa chọn tốt nhất cho ngành bảo dưỡng sửa

chữa ô tô tải hạng nặng, xe máy công trình…

Nhóm 5

Tên hàng Súng xiết bulông 1

Model GT-S55R

Nhãn hiệu Vessel

Xuất xứ JAPAN

Cỡ đầu lắp

khẩu tuýp

1" (25.4mm)

Kiểu búa Liền chốt

Khả năng xiết

bulông Max

55mm

Lực xiết Max 3100 N.m

15

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

⇒ Kết cấu tối ưu, búa kiểu không chốt với kích thước búa đập

và đe lớn hơn nhiều so với các loại súng 1” khác, do đó GT-S55R cho lực đập

lớn, chịu quá tải, thích hợp với công việc nằng nhọc, cường độ cao và quan

trọng hơn là độ bền tuyệt hảo.

4. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh:

Công ty Trường Sa được tổ chức bao gồm các phòng ban-bộ

phận sau:

a) Ban Giám Đốc:

• Bao gồm: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc

• Giám đốc phụ trách chung, 1 PGĐ phụ trách kinh doanh, 2 PGĐ

phụ trách nhân sự.

b) Phòng Nhân sự - Hành chính:

Phòng ban này chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự

theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính.

Nhóm 5

P.Giám đốc HCSN P.Giám đốc KD

Hội đồng quản trị

Giám đốc

P.Kế toán P.Nhân sự P.Kinh Doanh P.Kỹ thuật

16

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

c) Phòng Kế toán Tài chính:

Phòng ban này chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài

chính tại công ty, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm PGĐ nhân sự. Bao gồm: 1

KTT, 1 KT kho, 1 thủ quỹ.

d) Phòng Kinh doanh:

Công việc mua bán do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm. Phòng kinh

doanh chịu trách nhiệm:

• Xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho

công ty.

• Mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu

hàng từ nguồn nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty.

• Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch

vụ….

e) Bộ phận điều phối kho vận:

• Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập

xuất kho….

• Công ty thuê người giữ kho là chính, khi lấy hàng cần có phiếu

xuất kho của Kế toán, khi nhập hàng phải có phiếu nhập kho và phải có đầy đủ

chữ kí.

f) Ban kiểm soát:

• Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty.

• Bao gồm: thủ kho, Kế toán trưởng theo dõi lượng hàng nhập￾xuất-tồn có đúng với thực tế không.

5. Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới:

Nhóm 5 17