Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong microsoft word

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách

Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy

cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.

Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use

smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word

vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm

tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi

có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng

1 2 3 4 =SUM(LEF)

Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi

bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).

Ví dụ để tính toán trên cột

1

2

3

4

=SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ

=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm

định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô

chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán

trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím

F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột

hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật

như vậy.

1

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch

ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word

sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.

+---------------------+---------------------+---------------------+

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript)

hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước

ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy

tắt nó đi bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat

As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu

ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn

bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử

dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản

trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần

thiết là được.

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông

thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File

| Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ

lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành

định dạng template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview

Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task

pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template

và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh

xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản

được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để

truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ

thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp

tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu

không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.

2

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến

dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files

bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách

này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Tạo phím tắt tùy chọn trong Word

Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện

nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời

gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint

hay Excel.

Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ

Commands. Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize

Keyboard.

Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ

xổ xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn

phần categories là File và phần commands là FileSaveAll.

Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current

Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt

cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím

cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần

Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn

Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của

riêng mình trong Word được rồi đấy.

Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word

Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để soạn thảo văn

bản rất phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó. Kỳ này, xin giới thiệu với

bạn chức năng “Tìm từ đồng nghĩa” của Microsoft Word. Chức năng này rất hữu

ích với các bạn thường hay làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh.

Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào

menu Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở ra hộp

thoại “Thesaurus…”.

Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replace

with Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở

khung dưới. Nếu bạn muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn bấm chọn từ đồng

nghĩa đó rồi bấm vào nút “Replace” để thay thế.

Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ cần

tìm từ đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc bấm

3

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

chọn nút “Look Up”. Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất

hiện ở khung dưới.

Chèn âm thanh vào văn bản Word

Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay

muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để

chèn âm thanh.

Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.

Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file.

Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường

dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng

với text.

Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói.

Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm

thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn

chọn vào thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound.

Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói

của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải

không bạn.

Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn

Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của

Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng

PDF sang định dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click

chuột đơn giản.

Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như: cột,

paragraph, bảng, Style, ảnh... nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác.

Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2Office

Personal được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dung

lượng file cài đặt sẽ nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương

trình QuickTime từ phiên bản 4 trở đi thì chương trình mới có thể làm việc.

Về mặt sử dụng thì rất đơn giản. Đầu tiên bạn hãy khởi động chương trình Microsoft

Word lên. Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open PDF File. Một hộp thọai sẽ

xuất hiện để yêu cầu bạn chọn dữ liệu mang định dạng PDF cần chuyển đổi. Kế đến

bạn hãy nhấn nút Options để hiệu chỉnh một chút.

Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột, bảng

tính,... thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này. Bên cạnh

đó PDF2Office Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy

4

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

chọn ở mục Page. Chọn nơi lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn

Ok để quay lại hộp thoại Open PDF files.

Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyển

đổi của mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy nhiên bạn nên

lưu ý là ở phiên bản dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5

trang mà thôi. Cùng với nhiều hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt

được kết quả cao hơn.

Chương trình được cung cấp tại website: http://www.recosoft.com/ với dung lượng

khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá 49 USD.

Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect

Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên bản

2000 trở về sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn”. Thông thường, tính năng

tiện lợi này sẽ tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi

lúc chúng thường chèn vào hay thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi

như tên riêng chẳng hạn.

Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức. Mặt khác, bạn cũng

có thể dùng tính năng này để tự động bổ sung một đoạn văn bản vào tài liệu.

Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay toàn bộ nội dung mà bạn

thường xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options.

Trong nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểm

sáng trước đó. Tiếp đến nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả

năng tự động chèn thêm đoạn văn bản. Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa

chỉ hồi đáp của bạn, từ này sẽ xuất hiện ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và

bên dưới mục ”Replace”. Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted text

bên trên văn bản (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn bản được chèn

vào tài liệu, sau đó nhấn Add. Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ

tự bảng chữ cái giữa các mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.

Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính

năng AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm

(dấu này sẽ được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các

thay đổi trên định dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn

Yes, nếu không thì tất cả các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.

AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và PowerPoint, mặc dù bạn không

thể chọn trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong

mục “Replace”. Bạn có thể lưu văn bản mẫu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text)

hoặc văn bản được định dạng (formatted text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong

Word và Outlook, tính năng AutoCorrect còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1).

Để loại bỏ nội dung AutoCorrect, bạn chỉ cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm

sáng từkhóakíchhoạtvànhấnDelete.

5

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

TẬN DỤNG MACRO

Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để xem có bao nhiêu từ

ở một kiểu font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất định thì sử dụng macro rất

tiện lợi. Sức mạnh đằng sau macro là ngôn ngữ lập trình VBA. Ngay cả trong trường

hợp bạn dùng tính năng tạo marco tự động trong Word và Excel bằng cách nhấn

Tools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn VBA cũng có thể được giấu

kín. Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm (buffer), giấu kín mã Visual

Basic ngay cả trong và sau quá trình tạo macro. Nếu không sử dụng tổ hợp phím

<Alt>-<F11> hoặc chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor thì bạn sẽ không bao giờ

nhìn thấy được những đoạn mã này mặc dù thực tế nó luôn chạy ở chế độ nền.

Ví dụ sau đây là một lệnh tiện lợi trong Word để tạo văn bản “vô nghĩa”. Trước hết

hãy mở một tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) và nhấn Enter. Ngay lập tức,

một đoạn văn bản 45 từ lặp đi lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the

lazy dog” sẽ xuất hiện. Chỉ cần thay đổi con số bên trong dấu ngoặc thì đoạn văn này

sẽ lặp lại với số lần chính là con số bạn vừa nhập vào.

Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003,

bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp

cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start |

Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start | Microsoft Office |

Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft

Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools –

riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt

Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các

phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần

(Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với

những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên

mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.

Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các

phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc

quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh

sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng

ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có

thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office

Picture Manager.

Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được

thiết lập ở chế độ View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn

của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những

shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng

cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục

chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng

6

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click

chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn

Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn

để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định

dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ

sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye),

định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File |

Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì

đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các

máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các

văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét.

Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập

trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner

Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset

Options | Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo

ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý

đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo

một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét

thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2

cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay

thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS

Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng

tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document

Imaging để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã

được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text

to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận

dạng lại bằng cách Tools | Recognize Text Using OCR).

MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI

(Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng

định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất

nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng

lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB.

Microsoft Clip Organizer

Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng

Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng

bằng cách Tools | Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách

7

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn

còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office

2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng

dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ

những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc

bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office

trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và

khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng

dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ

khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng

dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài

đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin

Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với

người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một

bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được

lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot

Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các

dự án macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu

ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng

các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.

ADX Toys 2: Công cụ soạn thảo lập trình cho Word

Việc lập trình đòi hỏi bạn cần có chương trình thích hợp và môi trường cụ thể, thêm

vào đó là một chương trình dịch để dịch chương trình nguồn. Tuy nhiên, khi muốn

diễn giải một nội dung ý nghĩa nào đó trong ngôn ngữ thì bạn cần soạn thảo thành văn

bản để có thể diễn đạt ý nghĩa câu lệnh. Tuy nhiên, khi bạn copy hay paste một đoạn

chương trình qua word sẽ gặp những trở ngại sau:

• Đoạn chương trình copy không còn nguyên mẫu nữa.

• Cú pháp không ổn định do định dạng khác nhau.

8

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

• Nhược điểm lớn nhất là bạn rất mất thời gian để hiệu chỉnh màu sắc riêng biệt của

câu lệnh. Đây là vấn đề cần tránh khi copy và paste qua word.

Để khắc phục nhược điểm trên,

Add-in ADX Toys 2 sẽ giúp bạn thực hiện việc định dạng theo cú pháp ngôn ngữ lập

trình khi soạn thảo trên Word.

Add-in này sẽ hiển thị khi bạn soạn thảo. Bạn chỉ cần chọn đoạn text cần định

dạng, nhấn rê chuột để chọn loại ngôn ngữ ( hỗ trợ 9 ngôn ngữ là VB, C, Java, C#...).

Và nhấn vào là văn bản chọn đã theo định dạng ngôn ngữ thích hợp. Rất nhanh chóng

và tiện lợi.

Add-in trên hoàn toàn miễn phí, dung lượng 702KB. Tương thích cho Word 2000 trở

lên. Download tại http://www.add-in-express.com.

Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong

việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím.

Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:

Microsoft Office

- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng

hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...

- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.

- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.

- Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.

- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.

- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.

- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho

ký hiệu ™

Microsoft Outlook

- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail. - Ctrl+2: mở Calendar. - Ctrl+3: mở Contacts.

- Ctrl+4: mở Tasks. - Ctrl+5: mở Notes.

- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.

9

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.

- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.

Internet Explorer (IE) và Firefox

- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.

- Alt+Home: trở về trang chủ.

- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.

- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.

- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.

- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.

- ESC: ngừng tải trang web.

- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.

- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen

văn bản hiện hành.

- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.

- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.

10 thao tác nhanh với MS Office

Office là một bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng, đã làm rạng danh tên tuổi cho

Microsoft. Bộ phần mềm này rất lớn, người sử dụng Office chỉ sử dụng ít hơn

15% tính của bộ phần mềm chiếm tới 245 MB này. Thậm chí, với 15% đó, chúng ta

cũng không biết rõ những tính năng bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, các

tài liệu về mánh khóe được công bố hay không công bố của Word, Excel, Outlook.

Bạn có thể mua được hàng tấn sách đủ loại về các thủ thuật cho Office. Tuy nhiên,

chúng sẽ là quá lớn và khó nhớ. chúng tôi xin cung cấp với bạn đọc một số thao tác cơ

bản, giúp bạn tăng tốc trong công việc với Office 2003, XP và 2000.

Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office

Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài

liệu. Bạn giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để

cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools-

> Options, chọn thẻ General , và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with

Intellimouse box".

10

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Lối tắt tới lối tắt

Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office

sẽ giúp bạn nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools

->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in

ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh

công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phím

tắt cho bạn.

Thao tác với Word

Tự động với AutoText

Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải

gõ bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ

chỗ nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn

các cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào.

Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi

Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào

đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di

chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến

đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ -. Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp

phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.

Hai cửa sổ trên một màn hình

Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản.

Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của

cùng một văn bản. Bạn chọn Window -> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử

dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn

chuột. Bất kì thay đổi nào của một trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung

nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp

chuộtvàothanhsplit.

Thao tác với Excel

Thay đổi hướng Enter

Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có

hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định,

khi bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới. Nếu bạn không thích cách

đó, bạn có thể thay đổi hướng mặc định theo ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn

thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.

11