Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp công ty cổ phần Da Giầy xuất khẩu Hà Nội.doc

Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ

DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm tổ chức bộ máy quản trị

Trong các chức năng quản trị, tổ chức được coi là một chức năng cơ bản, một

công tác rất quan trọng nhằm thiết lập cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt là bộ

máy quản trị doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đã xác định.

Thực hiện chức năng tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải

làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn

của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này

trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt

động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

Công tác tổ chức là một hoạt động gắn liền với phân công lao động khoa học,

việc phân quyền và xác định tầm hạn quản trị. Tổ chức quy định các mối quan hệ

chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu. Tổ chức phân chia

các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền

hạn để đạt được mục tiêu. Kết quả của công việc tổ chức là xác lập được một cấu

trúc tổ chức phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh.

Cấu trúc tổ chức có thể được hiểu là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị

và cá nhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn

hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực

hiện được các mục tiêu chung đã được xác định.

Như vậy, ta có thể hiểu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp “là quá trình

xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ

chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận quản trị doanh nghiệp và cá nhân

các nhà quản trị cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận quản trị và cá nhân nhà

quản trị này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi

cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của doanh nghiệp”.

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là thực hiện các nội dung cơ bản sau:

Đinh Thị Minh Huyền K40A5a 1

Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp

1. Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân nhà quản trị trong bộ

máy quản trị doanh nghiệp.

2. Xác định quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân nhà quản trị trong

bộ máy quản trị doanh nghiệp.

3. Quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và nguồn lực trong

bộ máy quản trị để đạt được mục tiêu.

4. Phân chia các nguồn lực trong bộ máy quản trị doanh nghiệp ra thành các bộ

phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt được mục tiêu.

Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi

cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và sự nhiệt tình của mình, đóng góp tốt

nhất vào sự hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Cụ thể là:

 Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu

 Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực

 Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức

 Xây dựng nề nếp văn hóa của tổ chức

 Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

 Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức

 Tạo thế lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường

1.2 Vai trò của công tác tổ chức bộ máy quản trị

Chức năng tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp có vai trò to lớn, hết sức

quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nói chung và công tác quản trị doanh

nghiệp nói riêng.

Trên cơ sở mục tiêu, chiến lược kinh doanh đã xác định, các doanh nghiệp cần

xây dựng và không ngừng hoàn thiện tổ chức bộ máy của đơn vị để thực hiện chức

năng quản trị kinh doanh, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.

Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù

hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh

doanh phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là nguồn lực con

người và các nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật.... Việc phân

công lao động khoa học, phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ

tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng

cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc. Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ

Đinh Thị Minh Huyền K40A5a 2

Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp

tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính

độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp.

Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo ra “nền móng” vững chắc cho hoạt

động kinh doanh nói chung và hoạt động quản trị doanh nghiệp nói riêng. Dù nhà

quản trị thực hiện công tác hoạch định, lãnh đạo hay kiểm soát đều phải dựa trên

một cấu trúc tổ chức nhất định.

Công tác tổ chức không tốt sẽ tạo ra một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

không hợp lý, kém hiệu quả. Nếu bộ máy quản trị của doanh nghiệp hoạt động kém

hiệu lực, bảo thủ và trì trệ, không đáp ứng những đòi hỏi mới trên thị trường sẽ làm

cản trở hoặc bỏ mất thời cơ kinh doanh và gây ra những hậu quả trên nhiều mặt: tâm

lý, tinh thần, chính trị, lãng phí và hiệu quả kinh doanh thấp.

2. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ

DOANH NGHIỆP

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và

thực tế cao, không chỉ phụ thuộc vào trình độ của nhà quản trị mà còn phụ thuộc vào

kỹ năng, yếu tố nghệ thuật quản trị, tổ chức của mỗi nhà quản trị. Có thể nói tổ chức bộ

máy quản trị doanh nghiệp, chịu ảnh hưởng của các yếu tố cơ bản như sau:

2.1. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn

Mối quan hệ đó được thể hiện qua sơ đồ:

Sơ đồ 1: Sự tác động của chiến lược tới tổ chức

Một trong những nguyên tắc quan trọng của tổ chức là cơ cấu tổ chức phải

phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược. Những thay đổi trong chiến lược

thường đòi hỏi có những thay đổi trong tổ chức bởi vì cơ cấu tổ chức được hình

thành để đảm bảo cho quá trình hoàn thành mục tiêu và thể hiện một cách thức phân

bổ nguồn lực. Không có một mô hình tổ chức tốt nhất cho một loại chiến lược hay

Đinh Thị Minh Huyền K40A5a

Chiến lược mới

hình thành

Một cơ cấu tổ chức

được thiết lập

Thành tích doanh

nghiệp được cải thiện

Các vấn đề mới về

quản trị xuất hiện

Thành tích doanh

nghiệp bị giảm sút

3

Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp

một loại doanh nghiệp, bởi vì có nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến tổ

chức. Nhưng khi chiến lược thay đổi thì cơ cấu tổ chức hiện tại có thể không còn phù

hợp nữa, và như thế việc thay đổi tổ chức là tất yếu.

2.2. Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp

Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những nhiệm vụ, chức

năng cụ thể, đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật và quy

trình công nghệ khác nhau, tức là cần những nguồn lực khác nhau và cách thức khác

nhau trong việc sử dụng các nguồn lực đó. Do đó việc xây dựng cấu trúc tổ chức,

phân định quyền hạn chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy quản trị trong từng doanh

nghiệp là khác nhau ở mỗi doanh nghiệp.

2.3. Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp

Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp là tập hợp các phương tiện cần thiết

cho sự biến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra theo ý muốn. Công nghệ

kinh doanh của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khác nhau thì cũng khác

nhau. Mức độ tự động hóa, sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi việc tổ chức lao động, sắp

xếp công việc, lựa chọn nhân viên sao cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp sử dụng công

nghệ kinh doanh cao, mang tính tự động hóa, chuyên môn hóa cao thì công tác tổ chức

bộ máy quản trị doanh nghiệp sẽ đơn giản về số lượng lao động quản trị hơn, tổ chức

gọn nhẹ hơn.

2.4. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cũng như một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích

ứng với môi trường hoạt động của nó. Khi thành lập và xác định mục đích, chức năng

hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp không thể không nghiên cứu và dự

tính khả năng tồn tại của doanh nghiệp trong môi trường với xu thế quốc tế hóa hoạt

động kinh doanh hiện nay. Yếu tố môi trường không chỉ giới hạn môi trường trong

nước mà còn phải chú ý đến môi trường khu vực toàn cầu, môi trường vi mô và môi

trường vĩ mô. Tính ổn định hay không ổn định của môi trường kinh doanh có tác động

rất lớn đến công tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Trong môi trường có nhiều

biến động đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức linh hoạt để thích ứng với những thay đổi đó.

Nếu môi trường “càng tĩnh” có thể dự đoán và kiểm soát được thì cơ cấu tổ chức của

doanh nghiệp càng gần với mô hình kinh điển có tính chất lý thuyết. Ngược lại, nếu

môi trường kinh doanh của doanh nghiệp càng không ổn định thì càng có nhiều yếu tố

Đinh Thị Minh Huyền K40A5a 4

Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp

khó dự báo, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp sẽ có nhiều biến thể để có thể dễ dàng

thích nghi với sự thay đổi của môi trường.

2.5. Quy mô doanh nghiệp

Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc tổ chức quản trị,

bộ máy quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô lớn thì bộ máy tổ chức phải

phức tạp hơn, phải hình thành nhiều cấp quản trị hơn và ở mỗi cấp gồm nhiều nơi

làm việc hơn, quy mô doanh nghiệp còn ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết

định đến kiểu cấu trúc tổ chức cụ thể. Ví dụ như các doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ

chỉ thích hợp với cấu trúc tổ chức đơn giản như cấu trúc tổ chức trực tuyến.

2.6. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp chỉ cần sử

dụng một số ít nhân lực song vẫn phải đảm bảo hoàn thành công việc quản trị với

chất lượng cao hơn so với việc sử dụng đội ngũ quản trị viên ít được đào tạo. Tính

hiệu quả còn được nhân lên bởi việc sử dụng một số lượng quản trị viên ít hơn đã làm

giản đơn hóa ngay chính cơ cấu tổ chức quản lý do giảm bớt các mối liên hệ giữa các

nơi làm việc, bộ phận quản trị với nhau.

Trình độ trang thiết bị máy móc cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ

máy quản trị doanh nghiệp, khi đội ngũ quản trị viên biết sử dụng thành thạo máy

móc, phương tiện vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp sẽ làm giảm đáng kể thời gian

thực hiện công việc, tăng sức sáng tạo của đội ngũ quản trị viên nên rất nhiều. Nếu hệ

thống thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp được tin học hóa, lúc đó quản trị

viên có thể thu thập thông tin một cách nhanh chóng, và do đó cơ cấu tổ chức quản lý

sẽ đơn giản hơn.

2.7. Một số nhân tố khác

Con người: Yếu tố con người ngày càng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến

công tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Con người trong mỗi doanh nghiệp

khác nhau về năng lực và động cơ thúc đẩy, khác nhau về kinh nghiệm, học vấn và

ràng buộc nghề nghiệp. Do vậy, ảnh hưởng đến tầm hạn của quản trị khi phân chia

những nhóm hoạt động và xác định những mối quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ

chức phải tính đến những hạn chế cũng như thói quen của con người.

Hình thức pháp lý của doanh nghiệp: Có ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình

thành công tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, đến cấu trúc bộ máy tổ chức

Đinh Thị Minh Huyền K40A5a 5

Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp

của doanh nghiệp. Hình thức pháp lý của doanh nghiệp do luật pháp quy định, nên

ở các quốc gia khác nhau thường không giống nhau. Ở Việt Nam, theo luật doanh

nghiệp 2005 các Công ty cổ phần có từ 11 cổ đông trở lên thì phải có ban kiểm soát,

và các bộ phận khác như Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc và bộ

máy giúp việc.

3. NGUYÊN TẮC VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN TRỊ

DOANH NGHIỆP

3.1. Nguyên tắc cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Khi xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị, các doanh nghiệp cần phải

tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như:

 Đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh

Nguyên tắc này được dựa trên một nguyên tắc tổng quát của lĩnh vực kiến trúc

và kết cấu, đó là “hình thức phải đi sau chức năng”. Cụ thể, khi hình thành một cấu

trúc nào đó, các bộ phận hay đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức

năng, hay phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng của doanh nghiệp.

Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận và cá nhân đều tồn tại

khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Nói

cách khác sự lựa chọn mô hình, phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các

bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thực hiện các

mục tiêu đã định. Cụ thể, trong quá trình hoạch định đã xác định được những mục

tiêu mà doanh nghiệp cần phải phấn đấu hoàn thành cũng như những biện pháp để

đạt được những mục tiêu đó thì vấn đề tiếp theo là ai thực hiện? Lúc này các nhà

quản trị phải xem xét nên giao những công việc đó cho những ai và người nào làm

việc gì, giữ chức vụ gì, rồi nhà quản trị lại phân chia các thành viên trong doanh

nghiệp thành các nhóm người (bộ phận) theo những mục tiêu nào, trong nhóm sẽ có

bao nhiêu người và những loại người nào (xét về trình độ chuyên môn, tay nghề…).

Việc lựa chọn và phân chia công việc phụ thuộc phần lớn vào các chức năng mà

doanh nghiệp cần thực hiện.

Chiến lược kinh doanh đã bao quát nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp

trong từng thời kỳ, chính vì vậy mà cấu trúc tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu

của chiến lược kinh doanh. Chiến lược kinh doanh phải là cái có trước tổ chức, điều đó

không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ xây dựng chiến lược khi chưa có một cấu trúc tổ

Đinh Thị Minh Huyền K40A5a 6

Luận văn tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nhiệp

chức. Mối quan hệ giữa chiến lược và tổ chức được thể hiện ở chỗ với mỗi chiến lược

kinh doanh nhất định, tổ chức phải có sự thay đổi điều chỉnh sao cho luôn phù hợp và

đáp ứng được yêu cầu của chiến lược. Một cấu trúc hiệu quả không bao giờ là tĩnh lại,

không thể có một cấu trúc tổ chức nào là tốt nhất, duy nhất có thể vận hành tốt trong

mọi tình huống, trong mọi hoàn cảnh. Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong

việc hình thành cấu trúc tổ chức. Nếu vi phạm nguyên tắc này chắc chắn sẽ dẫn đến sự

suy giảm của tổ chức và gây ra sự chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống chức năng,

nhiệm vụ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.

 Tính tối ưu

Tính tối ưu tức là bộ máy quản trị phải đảm bảo ít khâu, ít cấp nhất mà vẫn

giải quyết tốt mọi công việc. Khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức năng

quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thì thể hiện sự phân chia chức năng quản

trị theo chiều dọc. Giữa các khâu và các cấp quản trị đều phải thiết lập những mối

quan hệ hợp lý để có thể giải quyết mọi công việc của doanh nghiệp một cách hiệu

quả nhanh chóng, tránh tình trạng chồng chéo trong việc ra quyết định, mất nhiều

thời gian trong việc truyền đạt các thông tin đến các bộ phận cần thiết. Cấu trúc tổ

chức hợp lý sẽ mang tính năng động cao, hoạt động kinh doanh được tiến hành nhịp

nhàng, ăn khớp giữa các bộ phận, các khâu trong doanh nghiệp.

 Tính linh hoạt

Cấu trúc tổ chức quản trị phải có khả năng thích ứng linh hoạt với mọi tình

huống có thể xảy ra trong doanh nghiệp cũng như môi trường kinh doanh bên ngoài.

Thật vậy, trong quá trình hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp phải chịu ảnh

hưởng, tác động của rất nhiều yếu tố trong và ngoài doanh nghiệp, có yếu tố khách

quan, có yếu tố chủ quan. Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn phải ứng phó với nhiều

tình huống phức tạp, rất khác nhau, do đó đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải có

tính linh hoạt.

 Tính tin cậy

Cấu trúc tổ chức quản trị phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông

tin được sử dụng trong doanh nghiệp. Độ chính xác của thông tin tác động trực

tiếp đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, bởi vì mọi quyết định, chiến lược kinh

doanh của doanh nghiệp được đưa ra đều dựa trên sự tổng hợp, phân loại, đánh

giá, phân tích và sử dụng các thông tin. Do đó để kinh doanh có hiệu quả, doanh

Đinh Thị Minh Huyền K40A5a 7