Phương hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty

Lêi më ®Çu

Mçi mét doanh nghiÖp ®Ó s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶ th× cÇn ph¶i quan

t©m ®Õn nhiÒu yÕu tè t¸c ®éng ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. C¸c

nh©n tè ®ã bao gåm c¶ nh©n tè kh¸ch quan vµ nh©n tè chñ quan.

§èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× s¶n xuÊt c¸i g×? s¶n xuÊt cho ai? vµ s¶n

xuÊt nh thÕ nµo? lµ nhiÖm vô kinh doanh c¬ b¶n vµ lµ nh÷ng c©u hái doanh nghiÖp

ph¶i tr¶ lêi ®îc tríc khi tiÕn hµnh s¶n xuÊt.

§èi víi c¸c doanh nghiÖp th¬ng m¹i còng vËy. §ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i

tr¶ lêi ®îc c¸c c©u hái: mua c¸i g×? b¸n c¸i g×? b¸n cho ai?. Trong ®ã lu chuyÓn

hµng ho¸ lµ nghiÖp vô kinh doanh c¬ b¶n cña DNTM bao gåm c¸c qu¸ tr×nh : b¸n

hµng- dù tr÷- mua hµng, nhËp hµng. §èi víi doanh nghiÖp ph¶i chó träng h¬n tíi

qu¸ tr×nh nµy.

Trong thêi kú bao cÊp, lu th«ng hµng ho¸ chØ lµ h×nh thøc, c¸c doanh nghiÖp

th¬ng m¹i thùc chÊt chØ lµ nh÷ng" Tæng kho cÊp ph¸t" cña nhµ níc, hoµn toµn thô

®éng víi s¶n xuÊt vµ tiªu dïng. Trong c¬ chÕ thÞ trêng, c¸c DNTM ®îc khuyÕn

khÝch ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn, gãp phÇn tÝch cùc vµo viÖc thóc ®Èy s¶n xuÊt vµ tiªu

dïng trong níc. C¸c doanh nghiÖp h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, tù chñ trong ho¹t

®éng kinh doanh cña m×nh. Qua tr×nh mua, nhËp hµng dù tr÷ , b¸n hµng nh thÕ nµo

lµ do doanh nghiÖp quyÕt ®Þnh. BÊt cø doanh nghiÖp ®ã thuéc thµnh phÇn kinh tÕ

nµo- cèt sao ®¹t ®îc hiÖu qu¶ cao nhÊt. V× vËy tæ chøc qu¶n lý vµ thùc hiÖn tèt qu¸

tr×nh lu th«ng hµng ho¸ lµ mét vÊn ®Ò hÕt quan träng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp.

Mua, nhËp hµng lµ bíc khëi ®Çu d¶m b¶o cho doanh nghiÖp cã hµng ho¸ ®Ó thùc

hiÖn c¸c bíc tiÕp theo cña qóa tr×nh lu th«ng. Qu¸ tr×nh mua hµng ®îc ®¸nh gi¸ lµ

tèt khi qu¸ tr×nh ®ã ®¸p øng ®îc yªu cÇu vÒ sè lîng, chÊt lîng, gi¸ trÞ mµ vÉn ®¶m

b¶o tiÕt kiÖm trong tÊt c¶ c¸c kh©u: thu mua- dù tr÷- tiªu thô.

MÆt kh¸c, ®Ó thùc hiÖn tèt qu¸ tr×nh mua, nhËp hµng ho¸ th× tµi chÝnh lµ mét

vÊn ®Ò quan träng. Doanh nghiÖp kh«ng thÓ mua hµng nÕu kh«ng cã kh¶ n¨ng

thanh to¸n cho ngêi b¸n. V× thÕ cÇn thiÕt ph¶i g¾n liÒn c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng

víi ph©n tÝch t×nh h×nh thanh to¸n víi ngêi b¸n cña doanh nghiÖp ®Ó ho¹t ®éng thu

mua hµng ho¸ ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n.

1

Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n cña c«ng ty dîc liÖu TWI, em ®îc

biÕt c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng víi ngêi

cung cÊp nãi riªng cña c«ng ty ®· t¬ng ®èi tèt, ®¸p øng ®îc yªu cÇu qu¶n lý hµng

ho¸ trong c«ng ty ë mét møc ®é nhÊt ®Þnh. Tuy nhiªn nÕu hoµn thiÖn thªm th× c«ng

t¸c kÕ to¸n mua hµng sÏ ph¸t huy h¬n n÷a vai trß qu¶n lý cña m×nh. Do ®ã sau khi

®i vµo t×m hiÓu c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng cña c«ng ty dîc liÖu TWI nhËn thÊy

nh÷ng mÆt m¹nh, nh÷ng mÆt cha hoµn thiÖn, em ®· lùa chän ®Ò tµi"hoµn thiÖn kÕ

to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty dîc liÖu TWI" lµm ®Ò tµi cho

chuyªn ®Ò cña m×nh.

Tuy nhiªn, do kh¶ n¨ng vµ thêi gian cã h¹n nªn b¶n chuyªn ®Ò cña em kh«ng

tr¸nh khái thiÕu xãt. Em rÊt mong ®îc sù gãp ý chØ b¶o cña c¸c thÇy c« gi¸o còng

nh c¸c b¸c , c¸c c« c¸c chÞ trong phßng kÕ to¸n cña c«ng ty.

Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o TrÇn H¶i Long, c¸c thÇy c« gi¸o trong

bé m«n kÕ to¸n, c¸c b¸c, c¸c c«, c¸c chÞ trong phßng kÕ to¸n cña c«ng ty dîc liÖu

TWI ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì em hoµn thµnh b¶n chuyªn ®Ò nµy.

Bè côc cña b¶n chuyªn ®Ò gåm 3 ch¬ng

Ch¬ng 1: Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn

hµng trong c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay.

Ch¬ng 2: Thùc tr¹ng kÕ to¸n mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng vµ thanh to¸n

tiÒn hµng t¹i c«ng ty dîc liÖu TWI.

Ch¬ng3: Ph¬ng híng vµ biÖn ph¸p hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ

thanh to¸n tiÒn hµng t¹i c«ng ty dîc liÖu TWI.

2

Ch¥NG I:

Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nghiÖp vô mua hµng vµ thanh

to¸n tiÒn hµng trong c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay

1.1 §Æc ®iÓm vÒ hµng ho¸ trong doanh nghiÖp th¬ng m¹i

"Th¬ng m¹i" theo luËt th¬ng m¹i ViÖt Nam( ®îc quèc héi kho¸ IV, kú häp

thø 11 th«ng qua ngµy10/05/1997) lµ hµnh vi mua b¸n hµng ho¸, dÞch vô nh»m

môc ®Ých sinh lêi hoÆc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch kinh tÕ x· héi.

Hµng ho¸ trong DNTM tån t¹i díi h×nh thøc vËt chÊt, lµ s¶n phÈm cña lao

®éng, cã thÓ tho¶ m·n mét nhu cÇu nµo ®ã cña con ngêi, ®îc thùc hiÖn th«ng qua

mua b¸n trªn thÞ trêng. Nãi c¸ch kh¸c hµng ho¸ ë DNTM lµ nh÷ng hµng ho¸, vËt t-

... mµ doanh nghiÖp mua vµo ®Ó b¸n ra phôc vô nhu cÇu s¶n xuÊt vµ tiªu dïng cña

x· héi.

Hµng ho¸ trong DNTM cã nh÷ng ®Æc ®iÓm sau:

- Hµng ho¸ rÊt ®a d¹ng vµ phong phó: s¶n xuÊt kh«ng ngõng ph¸t triÓn, nhu

cÇu tiªu dïng lu«n biÕn ®æi vµ cã xu híng ngµy cµng t¨ng dÉn ®Õn hµng ho¸ ngµy

cµng ®a d¹ng, phong phó vµ nhiÒu chñng lo¹i.

- Hµng ho¸ cã ®Æc tÝnh lý, ho¸, sinh häc, mçi lo¹i hµng ho¸ cã ®Æc tÝnh lý;

ho¸; sinh häc riªng. Nh÷ng ®Æc tÝnh nµy cã ¶nh hëng ®Õn sè lîng, chÊt lîng hµng

ho¸ trong qu¸ tr×nh thu mua, vËn chuyÓn, dù tr÷, b¶o qu¶n vµ b¸n ra.

- Hµng ho¸ lu«n thay ®æi vÒ chÊt lîng, mÉu m·, th«ng sè kü thuËt...

- Trong lu th«ng, hµng ho¸ thay ®æi quyÒn së h÷u nhng cha ®a vµo sö dông.

Khi kÕt thóc qu¸ tr×nh lu th«ng, hµng ho¸ míi ®îc ®a vµo sö dông ®Ó ®¸p øng nhu

cÇu tiªu dïng hay s¶n xuÊt.

Hµng ho¸ cã vÞ trÝ rÊt quan träng trong c¸c DNTM. NghiÖp vô lu chuyÓn hµng

ho¸ víi c¸c qu¸ tr×nh: mua- nhËp hµng, dù tr÷ b¶o qu¶n hµng ho¸, b¸n hµng lµ

nghiÖp vô kinh doanh c¬ b¶n trong DNTM. Vèn dù tr÷ hµng ho¸ chiÕm tû träng

lín trong tæng vèn lu ®éng cña doanh nghiÖp( 80%- 90%). Vèn lu ®éng cña doanh

nghiÖp kh«ng ngõng vËn ®éng qua c¸c giai ®o¹n cña chu kú s¶n xuÊt lµ: dù tr÷, s¶n

xuÊt vµ lu th«ng. Qu¸ tr×nh nµy diÔn ra lÆp ®i lÆp l¹i kh«ng ngõng gäi lµ sù tuÇn

hoµn vµ chu chuyÓn cña vèn lu ®éng.

3

- Mua hµng: lµ giai ®o¹n ®Çu tiªn trong qu¸ tr×nh lu chuyÓn hµng ho¸ t¹i c¸c

doanh nghiÖp kinh doanh th¬ng m¹i, lµ qu¸ tr×nh vËn ®éng cña vèn kinh doanh tõ

vèn tiÒn tÖ sang vèn hµng ho¸.

-B¸n hµng: lµ giai ®o¹n cuèi cïng, kÕt thóc qu¸ tr×nh lu th«ng hµng ho¸, sù

chuyÓn vèn kinh doanh tõ vèn hµng ho¸ sang vèn tiÒn tÖ.

- B¶o qu¶n vµ dù tr÷ hµng ho¸: lµ kh©u trung gian cña lu th«ng hµng ho¸.

Hµng ho¸ vËn ®éng tõ lÜnh vùc s¶n xuÊt ®Õn lÜnh vùc tiªu dïng. §Ó qu¸ tr×nh kinh

doanh diÔn ra b×nh thêng, c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã kÕ ho¹ch dù tr÷ hµng ho¸ mét

c¸ch hîp lý.

Cã thÓ kh¼ng ®Þnh r»ng hµng ho¸ cã mét vÞ trÝ quan träng trong ho¹t ®éng

kinh doanh cña c¸c DNTM. Do ®ã, viÖc tËp trung qu¶n lý hµng hãa mét c¸ch chÆt

chÏ ë tÊt c¶ c¸c kh©u tõ thu mua, dù tr÷ ®Õn tiªu thô, trªn tÊt c¶ c¸c mÆt: sè lîng,

chÊt lîng, chñng lo¹i gi¸ c¶... lµ cÇn thiÕt vµ cã ý nghÜa quan träng trong viÖc tiÕt

kiÖm chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ b¶o qu¶n, x¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng b¸n, gi¸ b¸n

hµng ho¸, t¨ng doanh thu, t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp.

KÕ to¸n hµng ho¸ lµ c«ng cô quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu cña qu¶n lý hµng

ho¸ c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ nh»m ®¸p øng kÞp thêi, ®Çy ®ñ nhu cÇu cña x· héi,

ng¨n ngõa, h¹n chÕ ®Õn møc thÊp nhÊt nh÷ng mÊt m¸t, hao hôt hµng ho¸ trong c¸c

kh©u cña qu¸ tr×nh kinh doanh th¬ng m¹i tõ ®ã lµm t¨ng lîi nhuËn cña doanh

nghiÖp.

1.2 §Æc ®iÓm nghiÖp vô mua hµng, thanh to¸n tiÒn hµng vµ nhiÖm vô kÕ

to¸n

1.2.1 Hµng mua vµ ph¹m vi h¹ch to¸n hµng mua

Chøc n¨ng chñ yÕu cña doanh nghiÖp th¬ng m¹i lµ tæ chøc lu th«ng hµng ho¸,

®a hµng ho¸ tõ n¬i s¶n xuÊt ®Õn n¬i tiªu dïng. Hµng ho¸ lµ hµng mua cña doanh

nghiÖp cña doanh nghiÖp khi doanh nghiÖp chÊp nhËn thanh to¸n cho ngêi b¸n vµ

ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau:

- Hµng ho¸ ph¶i th«ng qua hµnh vi mua b¸n vµ theo mét thÓ thøc thanh to¸n

nhÊt ®Þnh, lµ c¬ së cña viÖc chuyÓn quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸ vµ tiÒn tÖ.

- Hµng ho¸ ph¶i cã sù chuyÓn quyÒn së h÷u tøc lµ doanh nghiÖp mÊt quyÒn së

h÷u vÒ tiÒn tÖ vµ ®îc quyÒn së h÷u vÒ hµng ho¸.

4

- Hµng ho¸ mua vµo ph¶i víi môc ®Ých lµ b¸n ra hoÆc mua vµo ®Ó gia c«ng

sau ®ã b¸n ra.

§èi víi h×nh thøc nhËp khÈu, nh÷ng hµng ho¸ ®îc coi lµ hµng nhËp khÈu:

- Hµng mua cña níc ngoµi gåm m¸y mãc, thiÕt bÞ, t liÖu lao ®éng, hµng tiªu

dïng, dÞch vô kh¸c c¨n cø cµo nh÷ng hîp ®ång nhËp khÈu mµ c¸c doanh nghiÖp n￾íc ta ®· ký kÕt víi c¸c doanh nghiÖp hay c¸c tæ chøc kinh tÕ níc ngoµi.

- Hµng níc ngoµi ®a vµo héi chî triÓn l·m ë níc ta sau ®ã b¸n l¹i cho c¸c

doanh nghiÖp ViÖt Nam vµ thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ.

- Hµng ho¸ níc ngoµi viÖn trî cho níc ta trªn c¬ së c¸c hiÖp ®Þnh, c¸c nghÞ

®Þnh th gi÷a chÝnh phñ níc ta víi chÝnh phñ c¸c níc, thùc hiÖn th«ng qua c¸c

doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu.

1.2.2 C¸c ph¬ng thøc mua hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng

1.2.2.1 C¸c ph¬ng thøc mua hµng

Khi tiÕn hµnh mua hµng doanh nghiÖp cã thÓ thùc hiÖn theo c¸c ph¬ng thøc

sau:

- Mua hµng theo ph¬ng thøc trùc tiÕp

Doanh nghiÖp khi mua hµng cö c¸n bé nghiÖp vô cña m×nh ®Õn kho cña ngêi

b¸n ®Ó lÊy hµng. Sau khi nhËn hµng vµ ký vµo chøng tõ th× hµng ho¸ ®ã ®· ®îc x¸c

®Þnh lµ hµng mua cña doanh nghiÖp, nã ®· thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp

vµ doanh nghiÖp ph¶i cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc vËn chuyÓn, b¶o qu¶n hµng ho¸ ®ã vÒ

kho cña m×nh. Mäi sù mÊt m¸t, thiÕu hôt, h háng cña hµng ho¸ ®Òu thuéc tr¸ch

nhiÖm cña doanh nghiÖp

- Mua hµng theo ph¬ng thøc chuyÓn hµng

Khi mua hµng doanh nghiÖp c¨n cø vµo hîp ®åmg ®· quy ®Þnh tríc ®Ó x¸c

®Þnh ®Þa ®iÓm ®Õn nhËn hµng vµ ngêi b¸n sÏ chuyÓn hµng ho¸ ®Õn ®Þa ®iÓm ®ã vµ

doanh nghiÖp cö c¸n bé cña m×nh ®Õn ®Þa ®iÓm ®ã ®Ó nhËn hµng.T¹i ®©y sau khi

nhËn hµng vµ ký vµo chøng tõ th× hµng ho¸ ®ã míi thuéc quyÒn së h÷u cña doanh

nghiÖp.

1.2.2.2 C¸c ph¬ng thøc thanh to¸n tiÒn hµng

5