Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử

Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489

vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các

lưu trữ lịch sử hiện nay

Nguyễn Thị Thùy Linh

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Luận văn Thạc sĩ ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Thị Liên Hương

Năm bảo vệ: 2011

Abstract. Khái quát lại những vấn đề lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử (như

định nghĩa, đặc điểm, giá trị tài liệu); quản lý tài liệu điện tử ; cấu trúc, nguyên tắc

và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 15489. Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489

vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay: khảo sát,

đánh giá tình hình quản lý tài liệu điện tử tại 05 cơ quan: Trung tâm Lưu trữ Quốc

gia I, II, III, IV và Kho Lưu trữ Văn phòng trung Ương Đảng, qua đó thấy được sự

cần thiết phải áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử và đưa ra các nội dung

áp dụng tiêu chuẩn trong nghiệp vụ lưu trữ cũng như quản lý lưu trữ đối với tài liệu

điện tử. Đề xuất các giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu

điện tử.

Keywords. Lưu trữ học; Tiêu chuẩn Iso; Tài liệu điện tử; Quản lý tài liệu

Content

LỜI NÓI ĐẦU

1. Lí do chọn đề tài

Ngày nay, sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ cùng sự bùng nổ của

thông tin số đã đem lại những tác động không nhỏ tới mọi mặt đời sống xã hội. Ngành lưu trữ

cũng không nằm ngoài sự tác động đó, cũng phải tiếp nhận những yếu tố mới, với những yêu

cầu mới, nhiệm vụ mới. Hòa trong xu thế phát triển của kỷ nguyên khoa học hiện đại và xuất

phát từ thực tế quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, một loại

hình tài liệu mới đã được hình thành, đó là tài liệu điện tử.

Khác với tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người có thể cầm

đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi

trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai

thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích. Có thể nói, tài liệu

điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

cũng như vấn đề quản lý đối với tài liệu lưu trữ điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với

những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng hơn nữa.

Nghiên cứu về áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp chuẩn

hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; phát huy giá trị của loại hình

tài liệu lưu trữ mới - tài liệu lưu trữ điện tử. Với việc liên hệ tới công tác quản lý tài liệu điện

tử tại các kho lưu trữ trung ương, mà cụ thể ở đây là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV

và Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, đề tài sẽ trở nên thực tế, những lý thuyết được

đưa ra không chỉ đơn thuần là lý luận suông, mà trái lại đã được nghiên cứu áp dụng và được

minh chứng trong thực tiễn.

Có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản lý loại

hình tài liệu lưu trữ điện tử không chỉ góp phần tối ưu hoá thành phần Phông Lưu trữ Quốc

gia Việt Nam mà còn góp phần vào sự nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá

nhân loại trong thời đại mới.

Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có điều kiện để liên hệ giữa lý luận và thực

tiễn, để so sánh giữa tài liệu điện tử với các loại hình tài liệu khác, để thấy được thuận lợi

cũng như khó khăn trong công tác quản lý tài liệu điện tử, trong việc triển khai các nghiệp vụ

vưn thư, lưu trữ đối với loại hình tài liệu này… đó sẽ là những kiến thức bổ ích phục vụ cho

công việc của chúng tôi sau này

Chính vì những lý do trên nên chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu áp dụng

tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay”

làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học.

2. Mục tiêu của đề tài

Với lí do nêu trên, chúng tôi thực hiện đề tài này nhằm tới mục tiêu:

Một là, đưa ra quan điểm cả tác giả về các vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử, quản lý

tài liệu điện tử và tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489

Hai là, phản ánh chân thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử

hiện nay.

Ba là, trên cơ sở khảo sát thực tiễn, chúng tôi mong muốn đề xuất một số giải pháp áp

dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử, từ đó

góp phần nâng cao hiệu quả nói chung của ngành lưu trữ nước nhà trong thời đại mới.

3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về tài liệu điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý

luận và thực tiễn.

Thứ nhất, dưới góc độ lý luận, trước hết phải kể đến giáo trình “Lý luận và thực tiễn

công tác lưu trữ”. Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ lưu

trữ tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó là các cuốn sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử trong

quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn của

Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách

dịch); cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của Tiến sĩ Dương

Văn Khảm, do Nhà Xuất bản chính trị quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994. Nội dung của

cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của công nghệ thông tin và việc ứng dụng công