Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 1 -

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hƣớng đa dạng

hóa, hiện đại hóa, từng bƣớc hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trƣớc

những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nƣớc

đóng một vai trò quan trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành

chính nhà nƣớc là một yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên và cần

đƣợc thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu.

Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nƣớc thì vấn đề

nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính

nhà nƣớc ở địa phƣơng là một tất yếu khách quan.

Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ

chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh

tay phải đắc lực của lãnh đạo. Trong tổ chức bộ máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù

ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao

hiệu lực quản lý của nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của

đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung của thời đại.

Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh

Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia

huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà.

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mƣu,

tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Hoạt động văn

phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ:

thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức giao

tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo,

điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện, là cầu nối thông

tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nƣớc.

Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà,

nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của Văn phòng và nhận thấy trên thực tế đã

có nhiều nghiên cứu lý luận về văn phòng, song chƣa có nghiên cứu nào về Văn

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 2 -

phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, do đó em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một

số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng

nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp

những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn

phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý

nhà nƣớc trên địa bàn huyện.

2. Mục đích nghiên cứu

Các mục đích cơ bản của khóa luận này là:

1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.

2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và

UBND huyện Đầm Hà để thấy đƣợc những thành tựu và hạn chế.

3- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng

HĐND và UBND huyện Đầm Hà.

3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Do thời gian có hạn nên khoá luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động

văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong khoảng thời

gian từ năm 2008 đến năm 2010.

Đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là : Hoạt động văn phòng, mặc dù

một số vấn đề nhƣ Văn phòng và Quản trị văn phòng cũng đƣợc đƣa vào để

phục vụ đối chiếu.

4. Giả thuyết nghiên cứu

Một là, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò

quan trọng đối với việc đạt đƣợc hiệu quả quản lý, điều hành của UBND huyện

Đầm Hà.

Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần

đƣợc tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động

quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND huyện.

Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện

pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 3 -

5. Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu này vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và một số

phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng

hợp…

6. Bố cục của khoá luận

*Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần:

Phần mở đầu.

Phần nội dung: Gồm 3 chƣơng

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND

huyện Đầm Hà.

Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.

Kết luận.

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 4 -

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

Đặt vấn đề

Chƣơng này nhằm hai mục tiêu chính sau đây: Một là, khảo cứu lý luận

chung về văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng trong cơ

quan, tổ chức. Hai là, khảo cứu lý luận chung về hoạt động văn phòng với các

nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động văn

phòng. Do vậy, chƣơng này sẽ cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn ở chƣơng 2.

1.1. Lý luận chung về văn phòng.

1.1.1. Khái niệm văn phòng.

Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào

cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Cùng với

sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà văn

phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau. Có bốn cách hiểu sau

đây về văn phòng:

Một là, văn phòng đƣợc hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính

hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc là

nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ...

Hai là, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối

nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thƣờng gắn với một địa điểm cụ

thể.

Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy tham mƣu, tổng hợp quan

trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo.

Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo nhƣ “Văn

phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ”... Hoặc đƣợc dùng để gọi các tổ chức độc

lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”,

“Văn phòng kiến trúc sƣ”...

Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 5 -

nào đó của văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng

cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ

quan, tổ chức, đơn vị.

Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các

tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào là

các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các

phƣơng án khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của

đơn vị. Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra là

hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội

bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động

này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin

trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá

trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn.

Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp

của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt

động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều

kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.[2;10]

1.1.2. Chức năng của văn phòng

Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực

hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn

phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:

- Nhóm chức năng tham mƣu, tổng hợp.

- Nhóm chức năng hậu cần .

a. Chức năng tham mưu, tổng hợp

Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ

quan, tổ chức, chức năng tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đƣợc coi là chức

năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản

lý.

Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác

văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 6 -

thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những

quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời thủ trƣởng không thể chỉ dựa vào ý chỉ

chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến

tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích

và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ

phận văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa

mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu.

Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở

đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng

mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có tổng hợp và tổng hợp

là để tham mƣu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ

giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định

tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.

b. Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất

nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các phƣơng tiện ấy phải

đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời,

đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc

về chức năng hậu cần của cơ quan và đƣợc thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy

đủ nhƣng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức

năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung

cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong

mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng

Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

1 - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.

2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.

3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản

4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.