Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

LỜI MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Sự nghiệp đổi mới của Đảng và Nhà nước ta đã và đang đạt được những thắng

lợi to lớn. Trong đó thành tựu về chiến lược phát triển kinh tế xã hội được đánh giá

là một thành tựu nổi bật khi mà nền kinh tế nước ta chuyển từ kế hoạch hoá tập

trung sang nền kinh tế thị trường năng động.

Việt Nam trên con đường đi lên CNXH, công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại

hoá đất nước có nhiều bước phát triển mới, đặc biệt quá trình hội nhập vào nền

kinh tế thế giới đã và đang tạo ra nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh

nghiệp Việt Nam.

Một thực tế có thể dễ dàng nhận thấy là để quản lý hoạt động sản xuất kinh

doanh có hiệu quả các doanh nghiệp cần phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác

nhau. Một trong những công cụ quản lý vô cùng quan trọng, không thể thiếu ở bất

kỳ doanh nghiệp nào đó là nghiệp vụ quản lý thông tin. Thông tin được xử lý đúng

cách là tiền đề cho bộ máy của công ty hoạt động có hiệu quả. Bộ phận quản lý

thông tin cho các cơ quan, tổ chức được gọi là văn phòng. Văn phòng được coi là

“cửa ngõ” của cơ quan, tổ chức, là tai, là mắt, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo

bởi văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành. Văn phòng còn

là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi,

văn bản đến. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng quan hệ

trực tiếp tới các phòng ban trong tổ chức. Với vị trí hoạt động đa dạng đó văn

phòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu được của các nhà quản trị. Công tác

văn phòng vì thế cũng góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động

của cơ quan, tổ chức.

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của ngành đóng tàu, Tổng công ty Công

nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu (Nasico) với cơ sở vật chất, dây chuyền công nghệ

đóng tàu tiên tiến, đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật trẻ,

lành nghề và có quy mô lớn trong Tập đoàn đang ngày càng phát triển toàn diện và

bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiện

thành công mục tiêu: “Xây dựng Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ (CNTT) Nam

Triệu trở thành một trong những đơn vị chủ lực của Tập đoàn Công nghiệp tàu

thuỷ Việt Nam”.

Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu

đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận

thấy công tác văn phòng tại Tổng công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

1

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục. Chính vì vậy em đã lựa chọn đề

tài “Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại

Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu” với mong muốn đóng góp

một phần nhỏ vào việc củng cố, hoàn thiện nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt

động văn phòng tại Tổng công ty.

 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng.

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT

Nam Triệu để thấy được những điểm mạnh, điểm yếu; trên cơ sở đó đề xuất những

kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại Tổng công ty.

 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khoá luận là cơ sở lý luận về văn phòng

và công tác văn phòng; thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Tổng công ty CNTT

Nam Triệu, cụ thể là:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty.

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Tổng công ty, đặc biệt

là của bộ máy văn phòng.

- Nghiên cứu thực trạng về công tác văn phòng tại Tổng công ty như: công tác

tham mưu, tổng hợp; công tác thông tin; công tác văn thư - lưu trữ; công tác tổ

chức hội nghị, hội thảo; công tác hậu cần, phục vụ.

- Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của văn phòng Tổng công ty; chỉ ra

những điểm mạnh, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó.

- Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của

công tác văn phòng tại Tổng công ty.

 Phương pháp nghiên cứu

Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp duy vật biện chứng.

- Phương pháp điều tra, khảo sát.

- Phương pháp đối thoại, phỏng vấn.

- Phương pháp thống kê.

- Phương pháp so sánh.

- Phương pháp phân tích.

- Phương pháp tổng hợp.

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

2

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng

1.1.1. Khái niệm văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò

quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các

chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo cho

công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động

thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì?

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau

- Theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.

- Theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện

các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.

- Theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện

việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.

- Ngoài ra, văn phòng còn có thể hiểu:

+ Văn phòng là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ quan Nhà

nước. Ví dụ: văn phòng Trường Đại học Dân lập Hải Phòng…

+ Văn phòng là nơi làm việc của một cá nhân thường có chức danh. Ví dụ:

văn phòng luật sư, văn phòng Thủ tướng, văn phòng Chính phủ…

+ Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, sổ sách…

+ Văn phòng là nơi đóng bộ máy điều hành của đơn vị.

+ Văn phòng là bộ mặt của các tổ chức.

Tóm lại:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là nơi làm

việc của các cấp quản trị doanh nghiệp, quản trị đơn vị; nơi đặt đầu não quản lý; là

bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan. Văn phòng thể hiện là nơi thu, phát các

loại thông tin (thông tin cấp trên, thông tin cấp dưới, thông tin bên ngoài, thông tin

nội bộ) nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là nơi

chăm lo mọi vấn đề hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của

cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Vì vậy mọi tổ chức không thể thiếu được văn

phòng.

1.1.2. Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì các cơ quan, tổ chức

luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

3

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

và văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng

liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức. Chính

vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”,

“phòng ở” cho lãnh đạo.

Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà lãnh

đạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng có nhiệm

vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục

vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong

quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn phòng

có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ vai trò là cầu

nối giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân.

Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng thực hiện nhiệm vụ

mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm

việc cả ngày lẫn đêm; ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động; trong những

ngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin

thông suốt cho cơ quan.

1.1.3. Vai trò của văn phòng

Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách

quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và

chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu

não vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin

kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ

quan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao.

Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau:

Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua

văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách

nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của

lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng. Các bộ phận,

phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc

thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.

Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ

đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổ

chức. Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

4

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những

kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng.

Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.

Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan. Ví dụ: khi trang

thiết bị trong cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình văn

bản cho thủ trưởng ký để giải quyết.

Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ

máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện

các mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…

Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân,

phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức.

Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và

ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ

phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên

quan. Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ

trưởng.

Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt

động của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây

dựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…

1.1.4. Chức năng của văn phòng

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho

các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan để có được năng suất cao nhất, hiệu quả nhất.

Do vậy văn phòng có chức năng sau:

1.1.4.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp

Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng

vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyết

định quản lý.

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn

phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, xử lý thông tin, dữ liệu

nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất của hai nội dung này

nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan. Nếu

hai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng thiếu

căn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan.

 Chức năng tham mưu

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

5

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố,

trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy, để ra được những quyết

định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào

những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý,

của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến

đó được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo

những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản

lý. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham

vấn vừa mang tính chuyên sâu.

 Chức năng tổng hợp

Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả

những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ

những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi

trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu

thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý.

Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và

trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý.

Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này

không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai

trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.

1.1.4.2. Chức năng hậu cần

Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có. Hoạt động của bất kỳ cơ

quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa,

các công cụ, thiết bị, tài chính… Các điều kiện và phương tiện này phải được quản

lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ

cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.

Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Phương châm

hoạt động chung của công tác văn phòng là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.

Trụ sở và văn phòng cần phải được xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc,

với mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể.

Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt

động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc

kỳ hạn sử dụng.

Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu, vật

liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

6

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối với mỗi cơ

quan, tổ chức.

Tóm lại:

Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các

chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ

trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy trì và

phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.

1.1.5. Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng người ta lại phân thành

các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi

không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi

là những nhiệm vụ. Theo những chức năng nêu trên, văn phòng có thể xây dựng

nhiều nhiệm vụ. Ví dụ: với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm

vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất.

Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham mưu về công tác

tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải

thực hiện chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng hậu cần và tổng

hợp. Với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công

việc sau đây:

1.1.5.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo

những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động.

Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Do tính chất hoạt

động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần

phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh

đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của

cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà

văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.

1.1.5.2. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,

đơn vị

Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các

chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lược chỉ dự định cho

thời gian dài 10-20 năm; còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt

động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chương trình

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

7

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà

có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài

chính… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng

và thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các

kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ

trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn

đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản

phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng

bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn

thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với

chất lượng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế

hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp

với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.

1.1.5.3. Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin

bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, hành chính…; những

thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin

là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu

quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ

giúp trong lĩnh vực này. Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng. Văn

phòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều được

chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin tiếp nhận

được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh

thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn

phòng. Nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy

văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư - lưu trữ

khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu

thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản

lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác.

Nếu không, quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu

của đơn vị.

1.1.5.4. Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện

nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

8

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản

để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế,

chính trị, xã hội… phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về công tác lưu trữ

và ban hành văn bản.

Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều

chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có

thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn

bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức

như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để

các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế,

các quyết định hành chính.

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm

quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận

nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải

nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và

chuyển phát thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng.

1.1.5.5. Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ

quan, tổ chức

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các

yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự

hoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường.

Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt được

mục tiêu của tổ chức.

Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của

mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin,

các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì

vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt

động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không được

cung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn

không đúng, giá thành cao…đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để

làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiện

thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ.

1.1.5.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm

thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

9

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn

bộ hệ thống.

Tuy nhiên cũng cần phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của

công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu

nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các

cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó

sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng

yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc.

1.1.5.7. Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng

nói riêng

Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn

phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại; vừa

lập quy vừa thực thi; vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức.

Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưu

tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối

với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm

việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban

đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin

thông suốt cho cơ quan, tổ chức.

Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và

đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác

bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của

mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì hoạt động của văn

phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong

toàn cơ quan, tổ chức.

1.1.6. Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức

1.1.6.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc

 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải

được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động

của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan

hệ phải xác định rõ ràng.

Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết

hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

10