Luận văn Hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng

HÀ NỘI - NĂM 2021

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ NGỌC

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG

BỘ XÂY DỰNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ NGỌC

HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG

BỘ XÂY DỰNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành : Quản lý công

Mã số 8340403

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học với đề tài: “Hiệu quả công

tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng” là công trình

nghiên cứu độc lập của tôi trên cơ sở tìm hiểu có kế thừa, chọn lọc từ những tài

liệu có liên quan. Tất cả tài liệu, số liệu được sử dụng trong luận văn này đều được

ghi rõ nguồn gốc, đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung thực. Tôi xin chịu trách

nhiệm về công trình nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Tác giả

Nguyễn Thị Ngọc

i

ii

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và hỗ trợ

nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn

sâu sắc đến tất cả các cá nhân và đơn vị đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá

trình học tập và nghiên cứu đề tài.

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo Sau Đại học,

cô giáo chủ nghiệm lớp cao học Quản lý công HC23.B1, các thầy, cô giáo Học

viện Hành chính Quốc gia đã trực tiếp giảng dậy, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện

thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu.

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới PGS.TS.

Nguyễn Thị Thu Vân, người đã giúp đỡ tôi, hướng dẫn tận tình để tôi hoàn thành

luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ, chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính

Quốc gia.

Xin chân thành cảm ơn các bác lãnh đạo, các anh chị công tác tại Cục Quản

lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng đã trao đổi, hướng dẫn, cung cấp tài liệu chi

tiết để tôi làm tốt luận văn này.

Xin cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè và người thân đã luôn bên tôi trong

quá trình thực hiện luận văn.

Mặc dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện, tuy nhiên luận văn không thể

tránh khỏi những hạn chế, thiết sót. Kính mong nhận được sự góp ý, chỉ dẫn của

các thầy cô giáo và độc giả để luận văn được hoàn thiện và đạt kết quả tốt.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Tác giả

Nguyễn Thị Ngọc

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ..................................................................................................... i

LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................... ii

DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT .............................................................. 1

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH, BẢNG............................................................2

PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 3

1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................... 3

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn ........................................... 4

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn ................................................................... 8

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn ................................................. 9

5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn ............................................................... 9

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ........................................................... 9

7. Kết cấu của luận văn… .................................................................................... 10

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 11

1.1. Khái quát về công tác văn phòng ............................................................... 11

1.1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng ........................................................ 11

1.1.2. Khái quát về công tác văn phòng ............................................................ 18

1.2. Hiệu quả công tác văn phòng ...................................................................... 23

1.3. Yếu tố ảnh hƣởng đến công tác văn phòng ............................................... 36

1.3.1. Yếu tố bên ngoài đơn vị .......................................................................... 37

1.3.2. Yếu tố bên trong đơn vị ........................................................................... 39

Tiểu kết Chƣơng 1 ................................................................................................. 42

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG ............................. 43

2.1. Khái quát về Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng và Văn

phòng Cục .............................................................................................................. 43

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Cục Quản lý hoạt động xây dựng ................... 43

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục Quản lý hoạt động xây dựng ................ 46

2.2. Thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây

dựng giai đoạn 2016 – 2020 ................................................................................... 51

2.3. Nhận xét chung về hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt

động xây dựng giai đoạn 2016 - 2020 ................................................................... 74

2.3.1. Kết quả đạt được và nguyên nhân ........................................................... 74

2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ......................................................................... 75

Tiểu kết Chƣơng 2 ................................................................................................. 78

CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG ........................... 79

3.1. Phƣơng hƣớng trong thời gian tới của Cục Quản lý hoạt động xây dựng 79

3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt

động xây dựng – Bộ Xây dựng .............................................................................. 81

3.2.1. Giải pháp về thể chế ................................................................................ 81

3.2.2. Giải pháp về xây dựng và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ

chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Văn phòng

Cục và Cục Quản lý hoạt động xây dựng .......................................................... 82

3.2.3. Giải pháp về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng văn

phòng điện tử .................................................................................................... 84

3.2.4. Giải pháp về xây dựng môi trường làm việc công tác văn phòng tại Cục

và chế độ chính sách ......................................................................................... 85

3.2.5. Giải pháp về kiểm tra, giám sát ............................................................... 87

3.2.6. Giải pháp về phát huy sự phối, kết hợp giữa các phòng, ban, bộ phận

trong và ngoài đơn vị ........................................................................................ 88

3.2.7. Giải pháp về nhóm hoạt động chuyên môn ............................................. 88

Tiểu kết chƣơng 3 ................................................................................................... 94

KẾT LUẬN ............................................................................................................ 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................. 96

PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC QUẢN LÝ

HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG .......................................................................................... 99

1

DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

Cụm từ đầy đủ Cụm từ viết tắt

CCVC Công chức, viên chức

CNTT Công nghệ thông tin

VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, BẢNG

TT Tên Trang

Sơ đồ

2.2.1

Quy trình xử lý công văn đến tại Cục Quản lý hoạt

động xây dựng

67

Sơ đồ

2.2.2

Quy trình xử lý công văn đi tại Cục Quản lý hoạt động

xây dựng

67

Biểu đồ

2.2.1

Biểu đồ thể hiện số liệu theo dõi công văn đi, đến 68

Bảng

2.2.2

Bảng kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của

Cục Quản lý hoạt động xây dựng từ năm 2016-2020

73

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công ty trong và ngoài

nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó là văn phòng.

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản lý điều

hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động

chung của cơ quan, tổ chức đó. Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được tổng hợp

thành hai nội dung cơ bản, đó là: tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Chức năng tham

mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan, đơn

vị. Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần

giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Chức năng hậu

cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. Với

chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt

động trong cơ quan, tổ chức. Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt

động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các

văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan

đến Văn phòng.

Tuy nhiên vẫn có rất nhiều người đồng cảm với những cán bộ làm công tác văn

phòng. Vẫn thấy được văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ

cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị. Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt động

khác nhau mà văn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ chức và có tên gọi khác

nhau, như gọi là Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức hoặc

Phòng Hành chính - Quản trị hay tổng thể hơn gọi là Văn phòng.

Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức được rằng sự tồn tại của công tác văn phòng

là một yếu tố khách quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để

giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối

làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn phòng tại đơn vị, qua đó

để thấy rằng tầm quan trọng của công tác văn phòng và sự cần thiết phải đổi mới

nâng cao hiệu quả công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính

hiện nay. Trong nhiều năm qua, công tác văn phòng luôn được các Lãnh đạo Bộ

Xây dựng, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc quan tâm. Đối với Cục Quản lý

hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng cũng vậy, dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao

của các cấp có thẩm quyền, Văn phòng Cục đã đạt được nhiều kết quả tích cực,

công tác văn phòng ngày càng đổi mới, thể hiện được sự nỗ lực của các cán bộ,

công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Cục, hiệu quả công việc được

nâng cao rõ rệt. Cùng với đó khi đất nước ngày càng hội nhập, công nghệ thông

tin ngày càng phát triển thì ít nhiều hoạt động của văn phòng cũng có nhiều thay

đổi, đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu nhưng vẫn phải nằm trong khuôn khổ của cơ

quan quản lý nhà nước.

Thấy được tình hình thực tế hoạt động của Văn phòng sau nhiều năm công tác tại

Cục Quản lý hoạt động xây dựng, bên cạnh những hiệu quả mà công tác văn

phòng đã mang lại thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục như hoạt động

tham mưu, đề xuất triển khai kế hoạch triển khai còn chưa kịp thời, khó khăn về

nguồn kinh phí và chất lượng nguồn lực thực hiện công tác này chưa đồng đều,

việc ứng dụng công nghệ thông tin vào triển khai hoạt động văn phòng còn hạn

chế… Để nghiên cứu đề xuất những giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả công

tác văn phòng tại cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói chung và công tác văn

phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng nói riêng, em đã chọn

đề tài “Hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ

Xây dựng”.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Đề tài về công tác văn phòng đã thu hút sự quan tâm, chú ý của nhiều nhà khoa

học, những người làm công tác lý luận nghiên cứu ở nhiều khía