kế toán quá trình mua bán hàng hoá

CHƯƠNG I.

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA

BÁN HÀNG HOÁ

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ

I.1 Đặc diểm hoạt động kinh doanh thương mại

Khái niệm: Quá trình đưa sản phẩm từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng

thông qua hình thức mua bán gọi là lưu chuyển hàng hoá. Hàng hoá lưu thông trong nước

gọi là nội thương, hàng hoá mua bán ra nước ngoài gọi là kinh doanh xuất nhập khẩu.

Phân loại hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại thường được phân

theo các ngành như sau:

+ Hàng vật tư, thiết bị

+ Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng

+ Hàng lương thực – thực phẩm

Đặc điểm hoạt động thương mại: Ngành thương mại thực hiện chức năng nối liền

giữa sản xuất và tiêu dùng. Đối tượng kinh doanh của ngành thương mại là hàng hoá – đó

là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra nhằm

đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu.

Quá trình bán hàng trong doanh nghiệp thường được thực hiện theo 2 phương thức:

bán buôn và bán lẻ. Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, khi chấm dứt quá

trình mua, bán thì hàng hoá chưa đến tay người tiêu dùng mà phần lớn hàng hoá vẫn còn

trong lĩnh vực lưu thông, hoặc vào lĩnh vực sản xuất để chế biến rồi trở lại lĩnh vực lưu

thông. Còn đặc trưng của bán lẻ hàng hoá là bán trực tiếp cho người tiêu dùng, kết thúc

quá trình bán lẻ là hàng hoá đó đã vào lĩnh vực tiêu dùng.Hoạt động bán buôn và bán lẻ,

tuy mỗi hoạt động có những đặc trưng khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau

trong việc hoàn thành phân phối lưu thông hàng hoá, thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong

xã hội phát triển cân đối

Trong các doanh nghiệp thương mại, vốn hàng hoá là vốn chủ yếu nhất và nghiệp vụ

kinh doanh hàng hóa là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm 1 khối lượng công việc rất

lớn… và quản lý hàng hoá là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu trong doanh nghiệp

thương mại. Vì vậy, việc tổ chức tốt công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá có ý nghĩa hết sức

quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp.

I.2 Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hoá

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển hàng hoá ở doanh

nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho,

xuất kho và trị giá vốn của hàng tiêu thụ.

- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình

mua hàng, bán hàng. Xác định đúng kết quả kinh doanh hàng hoá. Đồng thời chấp hành

đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hoá và tính thuế.

Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục vụ

cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Theo dõi chặt tình hình tồn kho hàng hoá, giảm giá hàng hoá… tổ chức kiểm kê

hàng hoá đúng quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.

I.3 Nguyên tắc hạch toán hàng hoá

- Hạch toán hàng hoá phải hạch toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật. Kế toán phải

theo dõi từng thứ, từng chủng loại quy cách theo từng địa điểm quản lý và sử dụng. Luôn

đảm bảo sự khớp đúng về giá trị và hiện vật giữa thực tế với số liệu trên kế toán tổng hợp

và kế toán chi tiết

- Trong từng trường hợp cụ thể, nếu xét thấy hàng hoá có khả năng giảm giá so với

thực tế đã ghi sổ kế toán, thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng cơ chế quản lý tài

chính hiện hành.

- Một doan nghiệ chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng hoá

theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê đinh kỳ. Việc lựa

chọn phương pháp hạch toán nào phải căn vào đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại

hàng hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán

trong niên độ kế toán.

- Tổ chức kế toán hàng hoá phải đảm bảo nguyên tắc kiểm tra, chống thất thoát,

gian lận, vì vậy kế toán hàng hoá và thủ kho thường được giao cho 2 nhân viên độc lập

I.4 Tính giá hàng hóa

Hàng hoá hiện có ở các doanh nghiệp bao giờ cũng được phải ánh trong sổ sách kế

toán và trong báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế – tức là đúng với số tiền mà doanh

nghiệp phải bỏ ra về những hàng hoá đó. Sự hình thành trị giá vốn hàng hoá trong doanh

nghiệp thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn trong quá trình vận động của hàng hoá:

(1) trị giá vốn của hàng hoá tại thời điểm mua hàng chính là trị giá mua thực

tế phải thanh toán cho người bán theo hoá đơn (tính theo giá bán chưa có thuế

GTGT)

Trường hợp các doanh nghiệp thương mại mua hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của

cơ sở sản xuất để bán thì được khấu trừ thuế GTGT là 4% tính trên giá hàng hoá mua vào

(trị giá mua hàng hoá theo hoá đơn được ghi sổ kế toán là 96%). Theo thông tư

106/1999/TT BTC)

(2) Trị giá vốn hàng mua nhập kho = Trị giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí

thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có)

Trường hợp doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí để sơ chế, phân loại, chọn lọc nhằm

làm tăng giá trị hoặc khả năng tiêu thụ của hàng hoá thì bộ phận giá trị này cũng được tính

vào trị giá vốn hàng mua nhập kho.

Nếu doanh nghiệp có tổ chức sản xuất để tao thêm nguồn hàng thì giá nhập kho là

giá thành thực tế sản xuất ra sản phẩm hàng hoá.

(3) Trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ = trị giá vốn hàng xuất kho

để bán + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho lượng hàng

hoá đã tiêu thụ

Trị giá vốn hàng hoá xuất bán = trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho để

bán (kể cả thuế nhập khẩu) + chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán.

Trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho có thể được xác định theo 1 trong 4

phương pháp:

+ Nhập trước xuất trước (FIFO)

+ Nhập sau xuất trước (LIFO)

+ Bình quân gia quyền

+ Thực tế đích doanh

Trong trường hợp doanh nghiệp ghi chép kế toán chi tiết hàng hoá theo giá hạch

toán, cuối tháng khi đã tính được trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho kế toán sẽ tính

trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho theo công thức:

Trị giá mua thực tế hàng hoá xuất kho = trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho

trong tháng * hệ số giá hàng hoá

Trị giá mua hàng hoá + trị giá mua thực tế

tồn đầu tháng hàng nk trong tháng

Hệ số giá hàng hoá =

Trị giá hh tồn kho + trị giá hạch toán hh

đầu tháng nhập kho trong tháng

*Đối với những doanh nghiệp thương mại nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì

giá nhập kho còn bao gồm cả thuế GTGT nộp ở khâu mua hàng hoá

II. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG

II.1 Các Phương Thức Mua Hàng, Chứng Từ, Và Thủ Tục Nhập Hàng

II.1.1 Các phương thức mua hàng

Hàng mua trong nước có hai phương thức nhận hàng cơ bản:

+ Phương thức 1: Bên mua nhận hàng tại kho hoặc 1 địa điểm bên mua đã quy định

trước (mua hàng trực tiếp)

+ Phương thức 2: Bên mua đến nhận hàng tại kho bên bán hoặc 1 địa điểm bên bán

quy định trước

Cả hai phương thức cần xác định trách nhiệm hàng hoá và chi phí bên bán chuyển

sang cho bên mua khi bên mua nhận hàng và ký vào chứng từ hợp pháp.

Hàng nhập khẩu gồm nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu gián tiếp

Thời điểm ghi chép hàng mua khi thõa mãn cùng lúc các điều kiện sau :

+ Bên mua nhận được quyền sở hữu hàng hoá và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh

toán tiền hàng.

+ Hàng mua về là để bán ra hoặc gia công chế biến rồi bán ra.

II.1.2 Chứng từ và thủ tục nhập hàng

Về nguyên tắc nhập hàng: trước khi nhập kho hàng hoá phải qua giai đoạn kiểm

nhận do nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hoá trực tiếp tiến hành. Khi kiểm

nhận hàng hoá phải căn cứ vào chứng từ của bên bán, rồi đối chiếu với thực tế nhận hàng

về số lượng và chất lượng để lập “biên bảng kiểm nghiệm”. Biên bản kiểm nghiệm được

lập thành 2 bản: 1 bản giao cho phòng ban cung tiêu; 1 bản giao cho phòng kế toán. Trong

trường hợp hàng không đủ quy cách, phẩm chất, số lượng so với quá đơn thì lập thêm 1

liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, hàng hoá để giải quyết.

Mua hàng có hoá đơn bên bán : căn cứ vào chứng từ hoá đơn của bên bán và biên

bản kiểm nghiệm để bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập “ phiếu nhập kho” 2

hoặc 3 liên, người mang phiếu đến kho để nhập. Sau khi nhập thủ kho ghi ngày, tháng,

năm và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển

cho phòng kế toán, liên 1 được lưu ở nơi lập phiếu, liên 3( nếu có) người nhập giữ.

Mua hàng trôi nổi, bên bán không có chứng từ hoá đơn: Trong trường hợp mua

hàng nông, lâm, hải sản… người bán không có chứng từ hoá đơn, người mua bắt buộc phải

lập “phiếu kê mua hàng” thay thế chứng từ hoá đơn bên bán, giám đốc doanh nghiệp duyệt

chi và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Sau khi nhận hàng xong người mua và người ký

vào phiếu, người mua phải chuyển phiếu cho người có thẩm quyền duyệt và làm thủ tục

nhập kho

Nhập hàng từ liên doanh, được cấp phải lập biên bản nhận vật tư hàng hoá…

Nhập hàng từ doanh nghiệp điều chuyển nội bộ, phải có chứng từ của doanh nghiệp

lập“phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”.

Nhập hàng sau khi đưa đi gia công xong phải có chứng từ hoá đơn của bên gia

công.

Kiểm kê hàng hoá phát hiện thừa phải có biên bản kiểm kê hàng hoá.

Đánh giá tăng giá trị hàng hoá phải có biên bản đánh giá lại hàng hoá

Nhập hàng để giữ hộ, bán ký gửi, làm đại lý: lập biên bản nhận hàng giữ hộ, biên

bản hàng ký gửi.

II.2 Kế Toán Các Nghiệp Vụ Mua Hàng

II.2.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên

II.2.1.1 Tài khoản sử dụng

TK 156 “hàng hoá” tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2

TK 1561 – giá mua hàng hoá phản ánh thực tế trị giá hàng hoá mua vào nhập kho

và xuất ra, trị giá hàng hoá tăng giảm khi đánh giá lại…

Kết cấu nội dung phải ánh vào TK 1561

Bên nợ:

- Trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hoá đơn.

- Thuế nhập khẩu hoặc thuế hàng hoá cho hàng hoá mua vào nhập kho.

- Trị giá hàng hoá nhập lại sau khi thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá mua

vào và chi phí gia công chế biến.

- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa.

- Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ (nếu hạch toán theo pp kiểm kê định

kỳ)

Bên có:

- Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ (xuất bán đại lý, xuất sử dụng).

- Khoản giảm giá, bớt giá nhận được.

- Trị giá hàng hoá trả lại người bán.

- Trị giá hàng hóa thiếu hụt, mất, hư hỏng, kém phẩm chất.

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ(nếu hạch toán theo pp kiểm kê định)

Số dư bên nợ: Trị giá hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ

TK 151 “Hàng mua đang đi đường” là những hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc

quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho.

Kết cấu nội dung phản ánh:

Bên nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường

Bên có: Giá trị vật tư, hàng hoá đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao thẳng

cho khách hàng.

Số dư bên nợ: Giá trị hàng hoá vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường cuối kỳ

II.2.1.2 Phương pháp phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh

(1)Trong kỳ, khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu

nhập kho ghi:

Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng mua theo hoá đơn (chưa thuế)