Hoàn thiện thủ tục kiểm tra chi tiết trong kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán tại Công ty

Lêi nãi ®Çu

Trªn thÕ giíi, ho¹t ®éng kiÓm to¸n ®éc lËp ra ®êi kh¸ sím cïng víi sù ra

®êi vµ ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ thÞ trêng ®©y lµ xu thÕ tÊt yÕu, kh¸ch quan cã

tÝnh quy luËt cña nÒn kinh tÕ thÞ trêng. NÕu nãi r»ng nÒn kinh tÕ thÞ trêng cã

hiÖu qu¶ cao h¬n nÒn kinh tÕ kÕ ho¹ch hãa tËp trung, th× kiÓm to¸n ®éc lËp chÝnh

lµ mét c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh ®¾c lùc gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ®ã.

§Æc trng cña kinh tÕ thÞ trêng lµ nhiÒu thµnh phÇn kinh tÕ, tù do s¶n xuÊt

kinh doanh vµ c¹nh tranh. §Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn, mçi doanh nghiÖp ph¶i h¹n

chÕ mÆt tr¸i, tiªu cùc cña c¬ chÕ thÞ trêng, tù th©n vËn ®éng phï hîp víi nh÷ng

®ßi hái cã tÝnh quy luËt sèng cßn cña nã. Tæ chøc kiÓm to¸n ®éc lËp lµ nh÷ng

doanh nghiÖp nhng kh«ng c¹nh tranh víi c¸c doanh nghiÖp kh¸c (trõ doanh

nghiÖp kiÓm to¸n) mµ lµ b¹n hµng gióp c¸c doanh nghiÖp tån t¹i vµ ph¸t triÓn

trong c¹nh tranh.

Ra ®êi tõ n¨m 1991, ho¹t ®éng kiÓm to¸n ViÖt Nam hiÖn nay cßn kh¸ non

trÎ vµ ®ang ®øng tríc nhiÒu khã kh¨n, thö th¸ch. §Ó cã thÓ c¹nh tranh víi c¸c

h·ng kiÓm to¸n níc ngoµi, c¸c C«ng ty kiÓm to¸n ViÖt Nam ph¶i kh«ng ngõng

n©ng cao chÊt lîng dÞch vô kiÓm to¸n cña m×nh.

B¸o c¸o kiÓm to¸n lµ s¶n phÈm cña cuéc kiÓm to¸n, c¸c kÕt luËn thÝch

®¸ng vÒ BCTC ®îc kiÓm to¸n cÇn dùa trªn c¸c b»ng chøng kiÓm to¸n ®Çy ®ñ vµ

®¸ng tin cËy. §Ó cã b»ng chøng kiÓm to¸n tháa m·n c¸c yªu cÇu trªn cÇn ph¶i

kÕt hîp linh ho¹t thñ tôc kiÓm so¸t thñ tôc ph©n tÝch vµ thñ tôc kiÓm tra chi tiÕt.

Trong ®ã kiÓm tra chi tiÕt lu«n ®îc xem lµ thñ tôc kiÓm to¸n cung cÊp cho KTV

nh÷ng b»ng chøng kiÓm to¸n víi sè lîng lín vµ ®é tin cËy cao.

Víi nh÷ng lý do trªn, trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty dÞch vô t vÊn tµi

chÝnh kÕ to¸n vµ kiÓm to¸n AASC em ®· chän ®Ò tµi “Hoµn thiÖn thñ tôc kiÓm

tra chi tiÕt trong kiÓm to¸n chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n t¹i C«ng ty

DÞch vô T vÊn Tµi chÝnh kÕ to¸n vµ KiÓm to¸n (AASC)“ cho chuyªn ®Ò tèt

nghiÖp cña m×nh. ViÖc nghiªn cøu ®Ò tµi nµy lµ hÕt søc cÇn thiÕt gióp KTV n©ng

cao hiÖu qu¶ ¸p dông thñ tôc nµy trong viÖc thu thËp b»ng chøng kiÓm to¸n ®Æc

biÖt trong chu tr×nh mua hµng- thanh to¸n.

Dùa trªn ph¬ng ph¸p luËn duy vËt biÖn chøng, duy vËt lÞch sö, logic,

nghiªn cøu ch¬ng tr×nh kiÓm to¸n cña C«ng ty kÕt hîp víi c¸c ph¬ng ph¸p cô

1

thÓ m« t¶ ph©n tÝch vµ sö dông b¶ng biÓu s¬ ®å trong tr×nh bµy, minh häa,

chuyªn ®Ò tËp trung nghiªn cøu c¬ së lý luËn kiÓm tra chi tiÕt trong kiÓm to¸n

chu tr×nh chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n t×m hiÓu vµ ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng ¸p

dông thñ tôc kiÓm tra chi tiÕt trong kiÓm to¸n chu tr×nh nµy do AASC thùc hiÖn

t¹i hai ®¬n vÞ kh¸ch hµng lµ C«ng ty A vµ C«ng ty TNHH B tõ ®ã ®Ò xuÊt mét

sè ph¬ng híng, gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn vµ n©ng cao chÊt lîng b»ng chøng

kiÓm to¸n thu thËp ®îc th«ng qua viÖc ¸p dông thñ tôc nµy ®Æc biÖt trong kiÓm

to¸n chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n.

§Ó thùc hiÖn ®ùîc c¸c néi dung trªn ngoµi lêi më ®Çu vµ kÕt luËn, kÕt cÊu

luËn v¨n gåm 3 phÇn:

Ch¬ng I: C¬ së lý luËn chung vÒ chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n vµ thñ

tôc kiÓm tra chi tiÕt trong kiÓm to¸n BCTC .

Ch¬ng II: Thùc hiÖn thñ tôc kiÓm tra chi tiÕt trong kiÓm to¸n BCTC t¹i

AASC

Ch¬ng III: Mét vµi nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ vÒ thñ tôc kiÓm tra chi tiÕt

trong chi tiÕt do C«ng ty dÞch vô t vÊn tµi chÝnh kÕ to¸n vµ kiÓm to¸n thùc hiÖn.

2

Ch¬ng I

C¬ së lý luËn chung vÒ thñ tôc kiÓm tra chi tiÕt

trong kiÓm to¸n chu tr×nh mua hµng thanh –

to¸n

I. Kh¸i qu¸t chung vÒ chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n

Trong gi¸o tr×nh “Lý thuyÕt kiÓm to¸n” (gi¸o s NguyÔn Quang Quynh

chñ biªn) ®· nªu ra mét ®Þnh nghÜa vÒ kiÓm to¸n nh sau: “KiÓm to¸n lµ ho¹t

®éng x¸c minh vµ bµy tá ý kiÕn vÒ thùc tr¹ng ho¹t ®éng ®îc kiÓm to¸n b»ng hÖ

thèng ph¬ng ph¸p kü thuËt cña kiÓm to¸n chøng tõ vµ kiÓm to¸n ngoµi chøng tõ

do c¸c kiÓm to¸n viªn cã tr×nh ®é nghiÖp vô t¬ng xøng thùc hiÖn trªn c¬ së hÖ

thèng ph¸p lý cã hiÖu lùc.”

Ngêi ta cã thÓ ph©n lo¹i kiÓm to¸n theo nhiÒu c¸ch víi nhiÒu tiªu thøc

ph©n lo¹i kh¸c nhau. Theo tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n th× cã thÓ ph©n chia kiÓm

to¸n thµnh 3 lo¹i: kiÓm to¸n ®éc lËp, kiÓm to¸n nhµ níc vµ kiÓm to¸n néi bé;

theo ph¬ng ph¸p ¸p dông trong kiÓm to¸n cã kiÓm to¸n chøng tõ vµ kiÓm to¸n

ngoµi chøng tõ; theo quan hÖ gi÷a chñ thÓ vµ kh¸ch thÓ trong kiÓm to¸n cã néi

kiÓm vµ ngo¹i kiÓm; theo ®èi tîng cô thÓ cña kiÓm to¸n cã kiÓm to¸n tµi chÝnh,

kiÓm to¸n nghiÖp vô vµ kiÓm to¸n liªn kÕt.

HiÖn nay ë nhiÒu n¬i trªn thÕ giíi, ngêi ta thêng ®ång nhÊt kiÓm to¸n víi

kiÓm to¸n tµi chÝnh do kiÓm to¸n tµi chÝnh ®· trë nªn rÊt quen thuéc, phæ biÕn vµ

chñ thÓ cña kiÓm to¸n tµi chÝnh thêng lµ kiÓm to¸n viªn ®éc lËp. C¸c b¶ng khai

tµi chÝnh lµ ®èi tîng trùc tiÕp cña kiÓm to¸n tµi chÝnh, quan träng nhÊt lµ b¸o c¸o

tµi chÝnh. Tuy nhiªn, c¸c b¶ng khai tµi chÝnh nµy kh«ng thÓ t¸ch rêi c¸c tµi liÖu

kÕ to¸n, c¸c ho¹t ®éng kinh doanh vµ tæ chøc qu¶n lý cña ®¬n vÞ ®îc kiÓm to¸n.

Môc tiªu vµ chøc n¨ng cña kiÓm to¸n tµi chÝnh kh«ng chØ lµ x¸c minh ®é tin cËy

cña c¸c con sè, c¸c chØ tiªu mµ cßn lµ néi dung kinh tÕ Èn chøa trong c¸c con sè,

c¸c chØ tiªu ph¶n ¸nh mèi quan hÖ bªn trong cña ho¹t ®éng tµi chÝnh.

Do ®Æc ®iÓm cña ®èi tîng kiÓm to¸n, kiÓm to¸n tµi chÝnh thêng sö dông

tæng hîp c¸c ph¬ng ph¸p kiÓm to¸n ®Ó thu thËp b»ng chøng kiÓm to¸n ®ã lµ ph-

¬ng ph¸p kiÓm to¸n chøng tõ vµ ngoµi chøng tõ. Víi ®èi tîng vµ ph¬ng ph¸p nh

trªn, KTTC cã hai c¸ch c¬ b¶n ®Ó tiÕp cËn c¸c b¶ng khai tµi chÝnh: theo kho¶n

môc hoÆc theo chu tr×nh.

3

Ph©n theo kho¶n môc lµ c¸ch ph©n chia m¸y mãc tõng kho¶n môc hoÆc

nhãm kho¶n môc theo thø tù trong c¸c b¶ng khai vµo mét phÇn hµnh. Ph©n chia

theo chu tr×nh lµ c¸ch chia th«ng dông h¬n c¨n cø vµo mèi liªn hÖ chÆt chÏ lÉn

nhau gi÷a c¸c kho¶n môc c¸c qu¸ tr×nh cÊu thµnh, c¸c yÕu tè trong mét chu

tr×nh chung cña ho¹t ®éng tµi chÝnh. C¸ch ph©n chia nµy hiÖu qu¶ h¬n do xuÊt

ph¸t tõ mèi liªn hÖ vèn cã cña c¸c nghiÖp vô. Cã 6 chu tr×nh nghiÖp vô c¬ b¶n

tån t¹i trong mèi liªn hÖ chÆt chÏ lÉn nhau (S¬ ®å 1).

S¬ ®å 1: C¸c chu tr×nh trong kiÓm to¸n tµi chÝnh

Qu¸ tr×nh mua vµo vµ thanh to¸n tiÒn hµng víi nhµ cung cÊp (gäi t¾t lµ

chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n) lµ chu tr×nh nghiÖp vô rÊt quan träng, nã cung

cÊp c¸c yÕu tè ®Çu vµo cho toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh

nghiÖp. Chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n võa lµ mét giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh s¶n

xuÊt kinh doanh võa lµ mét chu tr×nh nghiÖp vô cô thÓ. §Æc ®iÓm quan träng cña

chu tr×nh lµ sè lîng lín c¸c tµi kho¶n liªn quan nhiÒu h¬n so víi tÊt c¶ c¸c chu

tr×nh kh¸c. §iÒu nµy ®óng ë hÇu hÕt c¸c C«ng ty, do vËy ph¶i mÊt nhiÒu thêi

gian vµ c«ng søc h¬n ®Ó kiÓm tra chi tiÕt chu tr×nh nµy. Qu¸ tr×nh mua hµng

hãa hay dÞch vô bao gåm nh÷ng kho¶n môc nh nguyªn vËt liÖu, m¸y mãc, thiÕt

bÞ, vËt t ®iÖn níc, nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn söa ch÷a, b¶o tr×…vµ qu¸ tr×nh thanh

to¸n cho c¸c hµng hãa hay dÞch vô ®ã. Chu tr×nh nµy gåm c¸c quyÕt ®Þnh vµ c¸c

qu¸ tr×nh cÇn thiÕt ®Ó cã hµng hãa vµ dÞch vô cho qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt

kinh doanh, kh«ng bao gåm qu¸ tr×nh mua vµ thanh to¸n c¸c dÞch vô lao ®éng

hoÆc nh÷ng sù chuyÓn nhîng vµ ph©n bæ chi phÝ bªn trong doanh nghiÖp.

Chu tr×nh thêng b¾t ®Çu b»ng viÖc lËp mét ®¬n ®Æt hµng cña ngêi cã tr¸ch

nhiÖm t¹i bé phËn cã nhu cÇu vÒ hµng hãa hay dÞch vô vµ kÕt thóc b»ng viÖc

4

TiÒn

Hµng

tån kho

Huy ®éng –

hoµn tr¶ vèn

Mua hµng –

thanh to¸n

TiÒn l¬ng vµ

nh©n viªn

B¸n hµng

– thu tiÒn

thanh to¸n cho nhµ cung cÊp vÒ hµng hãa, dÞch vô nhËn ®îc. C¸c chøc n¨ng c¬

b¶n cña chu tr×nh lµ:

Xö lý ®¬n ®Æt mua hµng hãa, dÞch vô: ®¬n ®Æt hµng ®îc lËp bëi C«ng ty

kh¸ch hµng lµ khëi ®iÓm ®Çu cña chu kú. ViÖc phª chuÈn c¸c nghiÖp vô mua

hµng cã vai trß rÊt quan träng v× nã b¶o ®¶m hµng hãa dÞch vô ®îc mua theo

®óng môc ®Ých tr¸nh c¸c trêng hîp mua qu¸ nhiÒu hoÆc mua c¸c mÆt hµng

kh«ng cÇn thiÕt. QuyÒn phª duyÖt ®èi víi tõng mÆt hµng phô thuéc vµo quy m«

vµ sù ph©n quyÒn trong tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña tõng doanh nghiÖp. Sau khi

viÖc mua hµng ®· ®îc phª chuÈn th× ph¶i cã ®¬n ®Æt mua hµng hãa dÞch vô ghi

râ mÆt hµng cô thÓ víi ë mét møc gi¸ nhÊt ®Þnh vµ ngµy giao nhËn cô thÓ. §¬n

®Æt hµng ®îc xem nh lµ mét chøng tõ hîp ph¸p vµ lµ mét ®Ò nghÞ ®Ó mua hµng

hãa hay dÞch vô. NÕu ngêi b¸n vµ ngêi mua cã quan hÖ giao dÞch lín cÇn ph¶i

ký kÕt hîp ®ång cung øng ®Ó ®¶m b¶o quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña c¸c bªn tham

gia.

NhËn hµng hãa hay dÞch vô: viÖc nhËn hµng hãa hay dÞch vô tõ ngêi

b¸n lµ thêi ®iÓm bªn mua thõa nhËn kho¶n nî liªn quan ®Õn bªn b¸n trªn sæ

s¸ch cña hä. Khi nhËn hµng c¸c ®¬n vÞ ph¶i kiÓm tra mÉu m· sè lîng, thêi gian

vµ c¸c ®iÒu kiÖn cã liªn quan ®Õn viÖc tiÕp nhËn hµng. Nh©n viªn phßng tiÕp

nhËn sau khi nhËn hµng cÇn lËp b¸o c¸o nhËn hµng vµ göi mét b¶n sao ®Õn

phßng kÕ to¸n ®Ó tiÕn hµnh ghi sæ c¸c kho¶n ph¶i tr¶, mét b¶n göi cho bé phËn

kho ®Ó tiÕn hµnh nhËp kho hµng hãa, vËt liÖu.

Ghi nhËn c¸c kho¶n nî ngêi b¸n: kÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cã tr¸ch

nhiÖm kiÓm tra tÝnh ®óng ®¾n cña c¸c lÇn mua hµng vµ ghi sæ chi tiÕt tµi kho¶n

“ph¶i tr¶ ngêi b¸n”. Khi kÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ nhËn ®îc hãa ®¬n cña ngêi

b¸n th× ph¶i so s¸nh mÉu m·, gi¸ c¶, sè lîng, ph¬ng thøc vµ chi phÝ vËn chuyÓn

trªn hãa ®¬n ®Æt mua vµ b¸o c¸o nhËn hµng, céng l¹i sè tiÒn ph¸t sinh vµ ghi sæ

h¹ch to¸n chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i tr¶.

Xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n thanh to¸n cho ngêi b¸n: ®èi víi hÇu hÕt c¸c

C«ng ty, ho¸ ®¬n do kÕ to¸n c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ lu gi÷ cho ®Õn khi thanh to¸n.

Thanh to¸n thêng ®îc thùc hiÖn b»ng c¸c h×nh thøc nh: ñy nhiÖm chi, sÐc hoÆc

5

phiÕu chi lµm thµnh nhiÒu b¶n, mét b¶n göi cho ngêi thanh to¸n, mét b¶n sao lu

l¹i trong hå s¬ theo ngêi ®îc thanh to¸n.

II. KÕ to¸n chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n

2.1. Chøng tõ, tµi kho¶n vµ sæ s¸ch sö dông

Lµ mét trong c¸c chu tr×nh nghiÖp vô c¬ b¶n, c¸c nghiÖp vô trong chu

tr×nh mua hµng - thanh to¸n ph¸t sinh víi sè lîng lín, ®Ó ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ vµ kÞp

thêi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh doanh nghiÖp ph¶i sö dông c¸c chøng tõ

phï hîp ®îc thiÕt kÕ riªng. KÕt hîp víi c¸c chøng tõ doanh nghiÖp sö dông mét

hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n ®Ó phôc vô cho viÖc h¹ch to¸n. Trong chu tr×nh nµy,

c¸c ®¬n vÞ sö dông nh÷ng chøng tõ vµ sæ s¸ch sau:

Yªu cÇu mua hµng: yªu cÇu nµy ®îc lËp bëi bé phËn cã nhu cÇu sö dông

hµng hãa, dÞch vô (VÝ dô: bé phËn s¶n xuÊt). Trong mét sè trêng hîp kh¸c, c¸c

bé phËn trong doanh nghiÖp cã thÓ trùc tiÕp lËp ®¬n ®Æt hµng, tr×nh cÊp trªn phª

duyÖt vµ sau ®ã göi cho nhµ cung cÊp.

§¬n ®Æt hµng: lÆp l¹i c¸c yªu cÇu ®èi víi hµng hãa, dÞch vô ®Æt mua ®·

nªu trong ®Ò nghÞ mua vµ ®îc göi cho nhµ cung cÊp ®Ó mua hµng hãa hay dÞch

vô.

PhiÕu giao hµng: (biªn b¶n giao nhËn hµng hãa hoÆc nghiÖm thu dÞch

vô): tµi liÖu ®îc chuÈn bÞ bëi nhµ cung cÊp. PhiÕu giao hµng ph¶i ®îc ký nhËn

bëi kh¸ch hµng ®Ó chøng minh sù chuyÓn giao hµng hãa (hay dÞch vô) thùc tÕ.

B¸o c¸o nhËn hµng: b¸o c¸o nµy ®îc lËp bëi bé phËn nhËn hµng, nã lµ

b»ng chøng cña viÖc tiÕp nhËn hµng vµ lµ sù kiÓm tra ®èi víi hµng mua vÒ (dÊu

hiÖu cña thñ tôc kiÓm so¸t).

Hãa ®¬n cña ngêi b¸n: lµ chøng tõ do nhµ cung cÊp hµng göi ®Õn ®Ò

nghÞ thanh to¸n cho c¸c hµng hãa dÞch vô ®· ®îc chuyÓn giao. Trªn hãa ®¬n cã

®Çy ®ñ c¸c yÕu tè sau: tªn ngêi mua, ngêi b¸n, tªn mÆt hµng, sè lîng, gi¸ c¶, cíc

phÝ vËn chuyÓn, ph¬ng thøc chiÕt khÊu…

Biªn lai: lµ c¨n cø kh«ng chØ ®Ó ghi sæ tiÒn mÆt c¸c nghiÖp vô mua hµng

vµo sæ biªn lai vµ sæ nhËt ký mua hµng mµ cßn ®Ó lËp c¸c kho¶n chi tiÒn mÆt.

6

B¶n gèc cña biªn lai thêng ®Ýnh kÌm b¶n sao hãa ®¬n cña ngêi b¸n, b¸o c¸o

nhËn hµng vµ ®¬n ®Æt mua.

Chi phiÕu: lµ ph¬ng tiªn ®Ó thanh to¸n cho nghiÖp vô mua hµng, khi cã

ch÷ ký cña ngêi cã tr¸ch nhiÖm th× nã lµ mét tµi s¶n.

NhËt ký mua hµng: ®©y lµ nh÷ng ghi chÐp ®Çu tiªn trong hÖ thèng kÕ

to¸n ®Ó ghi l¹i c¸c kho¶n mua. Trªn nhËt ký mua hµng ph¶i liÖt kª danh s¸ch c¸c

hãa ®¬n (tõng c¸i mét), mçi ho¸ ®¬n ph¶i chØ râ tªn ngêi cung cÊp hµng, ngµy

th¸ng vµ sè tiÒn ph¸t sinh cña nghiÖp vô mua hµng ®ã.

NhËt ký chi tiÒn mÆt: sö dông ®Ó ghi sæ c¸c kho¶n chi tiÒn mÆt, ghi râ

tæng sè tiÒn mÆt ®· chi gåm sè tiÒn ®· tr¶ cho ngêi b¸n vµ c¸c kho¶n chi kh¸c.

Sæ h¹ch to¸n chi tiÕt nî ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp: danh s¸ch c¸c kho¶n

tiÒn ph¶i tr¶ cho mçi nhµ cung cÊp hµng. Tæng sè cña c¸c kho¶n tiÒn ph¶i tr¶ ghi

trªn sæ h¹ch to¸n chi tiÕt cña mçi nhµ cung cÊp ph¶i b»ng sè tiÒn ghi trªn sæ

tæng hîp ph¶i tr¶ ngêi b¸n.

B¶ng kª chi tiÕt cña ngêi b¸n: lµ b¸o c¸o ®îc lËp hµng th¸n vëi nhµ

cung cÊp, chØ râ sè d ®Çu kú, c¸c lÇn mua hµng, c¸c kho¶n thanh to¸n cho ngêi

b¸n vµ sè d cuèi kú.

B¶ng ®èi chiÕu cña nhµ cung cÊp: b¸o c¸o nhËn ®îc cña nhµ cung cÊp hµng

(thêng lµ hµng th¸ng) chØ ra c¸c hãa ®¬n cha thanh to¸n vµo mét ngµy ®èi chiÕu

nhÊt ®Þnh.

Bªn c¹nh c¸c chøng tõ vµ sæ s¸ch doanh nghiÖp cßn sö dông mét hÖ thèng

c¸c tµi kho¶n phôc vô cho viÖc h¹ch to¸n theo quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh vµ chi

tiÕt theo yªu cÇu qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Khi c¸c nghiÖp vô mua hµng ph¸t

sinh viªc h¹ch to¸n vµ ghi sæ c¸c nghiÖp vô nµy ë mçi DN ph¶i tu©n thñ theo chÕ

®é kÕ to¸n ViÖt Nam. Th«ng tin, sè liÖu vËn ®éng tõ c¸c chøng tõ vµo sæ s¸ch kÕ

to¸n th«ng qua hÖ thèng tµi kho¶n, ®îc minh häa trªn s¬ ®å 2.

S¬ ®å 2: H¹ch to¸n nghiÖp vô ph¸t sinh trong chu tr×nh mua hµng - thanh to¸n

(VAT tÝnh theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ)

TK 111,112 TK 331,336 TK 111,112

Ứng tríc tiÒn cho ngêi b¸n Ngêi b¸n hoµn l¹i tiÒn

hoÆc tr¶ nî ngêi b¸n

7

TK 131 TK 152,153,156,611

Thanh to¸n bï trõ Mua chÞu hµng hãa vËt t

TK 152,153,156,611 TK 133

Gi¶m gi¸ cña hµng mua, tr¶ l¹i ThuÕ VAT ®Çu vµo

hµng cho ngêi b¸n

TK 133 TK 641,642

VAT cña chiÕt khÊu, hµng DÞch vô mua chÞu kh¸c

gi¶m gi¸

TK 413 TK 413

Chªnh lÖch tû gi¸ gi¶m Chªnh lÖch tû gi¸ t¨ng

cuèi n¨m cuèi n¨m

2.2. Quy tr×nh tæ chøc chøng tõ mua vµo vµ thanh to¸n

Quy tr×nh tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n chØ ra dßng vËn ®éng cña chøng tõ kÕ

to¸n trong doanh nghiÖp tõ lóc lËp chøng tõ ®Õn khi ®a chøng tõ vµo b¶o qu¶n, l￾u tr÷. Mét quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ hîp lý gióp cho c¸c nghiÖp vô ®îc

thùc hiÖn gän nhÑ, nhanh chãng, n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh

nghiÖp.

S¬ ®å 3: Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®èi víi nghiÖp vô mua vµo:

S¬ ®å 4: Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®èi víi nghiÖp vô thanh to¸n:

8

Bé phËn

kÕ ho¹ch

Nhu cÇu

vËt liÖu

hµng hãa

Thñ kho KÕ to¸n

Trëng bé

phËn

cung øng

C¸n bé

thu mua

Bé phËn

cung øng

KÕ ho¹ch

cung øng

Khai th¸c

hµng

LËp

chøng tõ

kho

Ký duyÖt

chøng tõ

NhËp kho

Ghi sæ

chøng

tõ

Lu tr÷ b¶o

qu¶n

chøng tõ

KÕ to¸n

quü

Nhu cÇu

vËt liÖu

hµng hãa

KÕ to¸n Nh©n viªn

thanh to¸n Thñ quü

Thñ trëng

kÕ to¸n tr￾ëng

LËp

chøng tõ

chi quü

DuyÖt

chøng tõ Chi quü

NhËn tiÒn

vµ thanh

to¸n

Ghi sæ

Lu tr÷ b¶o

qu¶n

chøng tõ