hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài

Luận văn tốt nghiệp

LỜI NÓI ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam đã và đang có sự tăng trưởng đáng kể trong thời gian

qua, cùng với đó là cơ hội và điều kiện để phát sinh các ngành kinh tế. Kiểm toán

đã góp phần quan trọng vào việc hoàn thiện hệ thống pháp luật, nâng cao vai trò

quản lý của Nhà nước đối với thực trạng kinh tế tài chính trong hơn 10 năm qua.

Kiểm toán còn thúc đẩy khu vực doanh nghiệp phát triển, hình thành hệ thống kiểm

tra, giám sát và cảnh báo tài chính đồng bộ, hiệu quả. Ngoài ra, kiểm toán còn góp

phần cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin tài chính cần thiết cho các đối tượng

quan tâm. Một yêu cầu cấp bách hiện nay đặt ra không chỉ cho những nhà chính

sách mà còn ở chính bản thân các công ty kiểm toán là phát triển một thị trường

kiểm toán năng động, hiệu quả, cạnh tranh lành mạnh và ngày càng nâng cao chất

lượng các dịch vụ cung cấp .

Tuy các dịch vụ kiểm toán tại Việt Nam ngày càng đa dạng nhưng kiểm toán

BCTC vẫn là hoạt động chủ yếu của các công ty. Một cuộc kiểm toán BCTC bao

gồm sự tổng hợp kết quả của nhiều chu trình kinh tế riêng biệt, trong đó chu trình

mua hàng- thanh toán là một bộ phận cấu thành nên BCTC, góp phần quan trọng

trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Hoạt động mua hàng￾thanh toán tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh và kết

quả của chu trình này còn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác như hàng tồn kho,

vốn bằng tiền… Chính vì thế, kết quả kiểm toán chu trình này có ảnh hưởng rất lớn

kết quả chung của một cuộc kiểm toán.

Với mục đích tìm hiểu quy trình BCTC nói chung và quy trình kiểm toán chu

trình mua hàng- thanh toán nói riêng, em đã thực tập tại Công ty kiểm toán và tư

vấn tài chính (ACCA). Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu lý luận và thực tiễn trong

thời gian thực tập, với sự hướng dẫn nhiệt tình của Ths. Phan Trung Kiên và sự giúp

đỡ của anh chị KTV ACCA, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm toán

chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty

kiểm toán và tư vấn tài chính (ACCA) thực hiện” làm luận văn tốt nghiệp.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu gồm ba chương. Cụ thể

gồm những nội dung sau:

Phạm Thị Lan Anh 1 Kiểm toán 44

Luận văn tốt nghiệp

Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng và

thanh toán trong kiểm toán tài chính.

Chương II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong

kiểm toán tài chính do công ty kiểm toán và tư vấn tài chính thực hiện

Chương III: Nhận xét và kiến nghị về quy trình kiểm toán chu trình mua

hàng và thanh toán tại công ty kiểm toán và tư vấn tài chính.

Với kết cấu như trên, do giới hạn về thời gian và phương pháp nghiên cứu,

chuyên đề chỉ tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận chung và nội dung thực hiện kiểm

toán chu trình mua hàng và thanh toán bởi các KTV độc lập.

Cũng do giới hạn về trình độ nên bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu

sót. Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý của thầy cô, anh chị KTV và bạn

bè.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Lan Anh

Phạm Thị Lan Anh 2 Kiểm toán 44

Luận văn tốt nghiệp

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM

TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG

KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH

I. CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN

1. Ý nghĩa của chu trình mua hàng - thanh toán

Quá trình sản xuất của mỗi doanh nghiệp bao gồm các hoạt động nối tiếp

liên tục thành vòng tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất. Theo cách nhìn

của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm các chu trình

nghiệp vụ cụ thể.

Quá trình mua hàng- thanh toán là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu của

hàng hóa qua quá trình trao đổi tiền- hàng giữa khách thể kiểm toán và nhà cung

cấp của họ. Chu trình được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách thể kiểm toán

(đơn đặt hàng) và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay

dịch vụ nhận được.

Trong mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh thì quá trình mua hàng cung cấp các

yếu tố đầu vào giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được thực

hiện. Giá cả, chất lượng cũng như sự kịp thời của các nhân tố đầu vào có ảnh hưởng

quyết định đến các yếu tố đầu ra. Do đó, doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả

kinh doanh tối đa thì cần thiết phải tối thiểu hóa chi phí đầu vào. Muốn đạt được

điều này thì doanh nghiệp cần có biện pháp thực hiện có hiệu quả chu trình mua

hàng và thanh toán. Việc quản lý và thực hiện tốt chu trình này là điều kiện cần để

doanh nghiệp phát triển .

2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như

nguyên vật liệu, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì ,… Chu trình này không bao

gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc sự chuyển nhượng và

phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức .

Phạm Thị Lan Anh 3 Kiểm toán 44

Luận văn tốt nghiệp

Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần

thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách

nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho

nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được.

Có nhiều phương thức mua hàng khác nhau:

Phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại kho

hoặc các phân xưởng sản xuất của người bán và được chuyển quyền sở hữu.

Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp

đồng ký kết, số hàng đó chỉ được nhận khi doanh nghiệp thanh toán hoặc chấp nhận

thanh toán một phần hoặc toàn bộ.

Phương thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hóa được trả góp từng kỳ.

Ngoài ra còn nhiều hình thức mua hàng khác như mua hàng hóa trong nội bộ

doanh nghiệp ... Với hình thức mua hàng phong phú, phương thức thanh toán cũng

như việc tổ chức hạch toán rất đa dạng. Do đó có thể nói, chu trình mua hàng và

thanh toán là một trong các giai đoạn quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh.

Chu trình mua vào và thanh toán thường bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:

- Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ;

- Nhận hàng hoá hay dịch vụ;

- Ghi nhận các khoản nợ người bán;

- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.

2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chủ yếu của chức năng

này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê

chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không

cần thiêt. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung ở mức cho phép

(phù hợp với định mức hàng tồn kho). Sau khi việc mua đã được phê duyệt thì phải

có đơn để đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ. Một đơn đặt hàng được gửi cho người

bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định.

Đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hay dịch vụ) được lập bởi công ty khách

hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Đây là một chứng từ hợp pháp và được xem như

Phạm Thị Lan Anh 4 Kiểm toán 44

Luận văn tốt nghiệp

một đề nghị để mua hàng hoá hay dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu

người mua và người bán mới có mối quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao

dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch

vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia

hợp đồng.

2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Đây là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm

bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi

hàng hoá nhận được, việc kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện

khác cần được kiểm soát thích hợp.

Việc tiếp nhận hàng hóa thường do một bộ phận hay một phòng đảm nhiệm

như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao được

gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo.

Hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi

chúng được chuyển đi để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng. Nhân viên trong

phòng tiếp nhận, thủ kho và phòng kế toán phải độc lập với nhau. Cuối cùng, sổ

sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng

hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay

đưa đi tiêu thụ.

2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán

Việc ghi nhận các khoản nợ về hàng hoá, dịch vụ nhận được một cách đúng

đắn đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Vì việc ghi sổ ban đầu có ảnh

hưởng quan trọng đến BCTC và đến khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được

phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.

Trách nhiệm của kế toán các khoản phải trả là kiểm tra tính đúng đắn của các

lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải

trả. Khi kế toán nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số

lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn

đặt mua (các hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thông thường các

phép nhân và các phép cộng tổng được kiểm tra lại và ghi vào hoá đơn. Sau đó, số

tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả.

Phạm Thị Lan Anh 5 Kiểm toán 44

Luận văn tốt nghiệp

2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.

Việc thanh toán được thực hiện khi đã thực hiện đầy đủ các yếu tố: đơn yêu

cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và biên bản giao

nhận hàng. Phương thức thanh toán thường là uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm

thành nhiều bản mà một bản được gửi cho người thanh toán, một bản sao được lưu

lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.

Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu

chi bởi đúng cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt trong công việc giữa người ký

phiếu chi với người chi tiền. Các phiếu chi phải được đánh số trước, cần phải thận

trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không có hiệu

lực.

3. Tổ chức chứng từ kế toán

3.1. Chứng từ

Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng

các loại chứng từ, sổ sách sau:

- Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất)

để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong

doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung

cấp.

- Đơn đặt hàng: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà

cung cấp hàng hoá hay dịch vụ.

- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ):

tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao hàng phải được ký nhận bởi

khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.

- Báo cáo nhận hàng: bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc

nhận hàng và sự kiểm tra hàng.

- Hoá đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng, đề

nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao.

- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán

để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái

Phạm Thị Lan Anh 6 Kiểm toán 44

Luận văn tốt nghiệp

một), cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền

của các hoá đơn đó.

- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền

phải trả cho mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng

trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người

bán .

- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp

hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối

chiếu nhất định.

Phạm Thị Lan Anh 7 Kiểm toán 44

Luận văn tốt nghiệp

Sơ đồ 1: Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng

Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán

Phạm Thị Lan Anh 8 Kiểm toán 44

Ghi

sổ

Nhận

tiền và

thanh

toán

Chi

quỹ

Lập

phiếu

chi

Hóa

đơn bán

hàng

Nhu

cầu

thanh

toán

Cán

bộ

thu

mua

Kế toán

quỹ

Thủ

trưởn

g, kế

toán

trưởn

g

Thủ

quỹ

Kế

toán

tiền

mặt

Lưu

chứn

g từ

Nhu

cầu

vật

liệu

hàng

hóa

Bộ

phận

kế

hoạc

h

Bộ

phận

cung

ứng

Cán

bộ

thu

mua

Trưởn

g bộ

phận

cung

ứng

Thủ

kho

Kế

toán

Đơn

đề

nghị

mua

hàng

Đơn

đặt

hàng

Lập

chứn

g từ

kho

Ký

duyệt

chứng

từ

Nhậ

p

kho

Ghi

sổ

Lưu

trữ

bảo

quản

chứn

g từ

Luận văn tốt nghiệp

3.2. Tài khoản sử dụng và cách hạch toán

Chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên

BCĐKT như các tài khoản trong mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả.

Nhưng về cơ bản gồm các loại tài khoản sau:

- TK 111: tiền mặt tồn quỹ

- TK 112: tiền gửi ngân hàng

- TK 113: thuế GTGT đầu vào

- TK 152,153,156,331...

Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong

chu trình mua hàng và thanh toán theo phương thức trả chậm

4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Mục tiêu của kiểm toán BCTC là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin

cậy của các thông tin và tính tuân thủ các nguyên tắc trong việc lập và trình bày

BCTC. Do vậy, mục tiêu chung của chu trình mua hàng và thanh toán là đánh

giá xem liệu các số dư tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và

phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không.

Từ mục đích chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù

sau:

Phạm Thị Lan Anh 9 Kiểm toán 44

Tiền mặt, TGNH Vật tư, hàng hoá

Phải trả người

bán

Vật tư, hàng hoá

Thu nhập tàichính

chính chính

Tài sản cố định

Chi phí SXKD

chi phí trích trước

Ứng trước tiền cho người bán

hoặc trả nợ người bán

Mua hàng nhập kho

Đầu tư tài sản cố định

Mua hàng hoá, dịch vụ xuất

dùng ngay không qua kho

Bảo hiểm trích trước

Chiết khấu mua hàng

được hưởng

Hàng trả lại hoặc được

giảm giá