Hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH Kiểm

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 3

PHỤ LỤC 1 .................................................................................................................. 79

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 1-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

Các chữ viết tắt:

KSNB: kiểm soát nội bộ

BCTC: báo cáo tài chính

COSO (Committee of Sponsoring Organizations)

CR: rủi ro kiểm soát

DR: rủi ro phát hiện

HĐTC: hóa đơn tài chính

NVL: nguyên vật liệu

TSCĐ: tài sản cố định

DT: doanh thu

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 2-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

LỜI MỞ ĐẦU

KSNB là công cụ quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh

doanh của một tổ chức, nhất là trong điều kiện hội nhập kinh tế, toàn cầu hóa hiện nay

thì các nhà quản lý rất cần thiết phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

mình, và do đó không thể không quan tâm đến hệ thống kiểm soát trong đơn vị.

Bên cạnh đó, KSNB cũng có ảnh hưởng rất lớn đến công việc của kiểm toán viên.

Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB là điều rất quan trọng đối với người kiểm

toán, là nền tảng cho những đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về mức rủi ro kiểm

soát cũng như tính chính xác và độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán, đồng thời còn

thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán viên khi thực hiện kiểm

toán. Theo chuẩn mực kiểm toán (VAS) số 400 – Đánh giá rủi ro và KSNB – thì “Kiểm

toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hê thống KSNB của khách hàng để

lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả”.

Do đó trong quá trình thực tập tại công ty Kiểm toán và kế toán AAC, được sự

động viên và hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn Th.S Trần Hồng Vân và sự giúp đỡ

của các anh chị tại công ty kiểm toán, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện quy

trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán BCTC do công ty

TNHH Kiểm toán và kế toán AAC thực hiện”.

Bố cục đề tài gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lý luận về quy trình đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC

Phần II: Thực tế quy trình tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toán

BCTC do công ty Kiểm toán và kế toán AAC thực hiện.

Phần III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống

KSNB trong kiểm toán BCTC tại công ty Kiểm toán và kế toán AAC.

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TRONG KIỂM TOÁN BCTC

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 3-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

I.Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Lịch sử hình thành

Hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là một chuỗi các quy trình

nghiệp vụ đan xen nhau một cách có hệ thống (quy trình mua hàng, sản xuất, bán hàng,

quy trình tiền lương, chi tiêu, quy trình kế toán và các quy trình khác), và ở bất kỳ khâu

nào của các quy trình nghiệp vụ cũng cần chức năng kiểm soát. Hoạt động kiểm soát

luôn giữ một vị trí quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh. Thông

qua việc kiểm soát hữu hiệu, nhà quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện

nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Và công cụ chủ yếu

để thực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý doanh nghiệp là hệ thống KSNB

(Internal Control System).

Hệ thống KSNB được hình thành qua các giai đoạn:

Giai đoạn từ 1992 trở về trước (giai đoạn tiền COSO):

Năm 1929 Cục Dự trữ Liên Bang Hoa Kỳ lần đầu tiên đưa ra khái niệm về KSNB

và chính thức công nhận vai trò của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Khái niệm

KSNB lúc này được sử dụng trong các tài liệu kiểm toán và được hiểu đơn giản như là

một biện pháp giúp cho việc: Bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận; Bảo vệ tài

sản không bị thất thoát; Ghi chép kế toán chính xác; Tuân thủ chính sách của nhà quản

lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Giữa thập niên những năm 1970, kiểm soát nội bộ được quan tâm đặc biệt trong

các lĩnh vực thiết kế hệ thống kế toán và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải

tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán.

Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate với các khoản thanh toán bất hợp pháp cho

Chính phủ nước ngoài, Quốc hội Mỹ đã thông qua Điều luật Hành vi hối lộ ở nước

ngoài, trong đó KSNB được rất được quan tâm đề cập đến để kiểm soát mọi hoạt động,

làm cho khái niệm KSNB lần đầu tiên xuất hiện trong một văn bản pháp luật.

Từ năm 1980-1988 với sự sụp đổ của hàng loạt các công ty Cổ phần có niêm yết ở

Hoa Kỳ khiến KSNB được quan tâm nhiều hơn và nhiều quy định hướng dẫn được ban

hành, như:

- Uỷ ban Quốc gia về phòng chống gian lận BCTC (Treadway Commission)

đưa ra hàng loạt các quy tắc về đạo đức, kiểm soát và làm rõ các chức năng của KSNB

vào năm 1985.

- Uỷ ban chuẩn mực kiểm toán Mỹ (ASB) ban hành bản điều chỉnh chuẩn

mực kiểm toán về KSNB vào năm 1988.

- Uỷ ban chứng khoán Mỹ (SEC) năm 1988 ban hành các nguyên tắc về báo

cáo trách nhiệm và đánh giá hiệu quả của KSNB.

- Năm 1991, tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ (IIARF) đưa ra các hướng

dẫn kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin.

Những quy định này đều hướng đến mục tiêu nâng cao vai trò của KSNB trong

một tổ chức, tuy nhiên chúng được đề cập theo nhiều phương diện khác nhau và chưa

đồng nhất, yêu cầu đặt ra là cần phải hình thành một hệ thống lý luận có tính chuẩn mực

về KSNB và do đó đã dẫn đến sự hình thành COSO (Committee of Sponsoring

Organizations) vào năm 1992.

Giai đoạn năm 1992 (giai đoạn báo cáo COSO):

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 4-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

Lúc này các công ty ở Mỹ đang phát triển rất nhanh và mạnh, kèm theo đó là sự

lớn nhanh về quy mô và tính chất của các gian lận, gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế.

Nhiều Uỷ ban đã ra đời để ngăn chặn các gian lận và tìm cách khắc phục nhằm hỗ trợ sự

phát triển kinh tế, trong đó có sự ra đời của Uỷ ban COSO. COSO là một Uỷ ban gồm

nhiều tổ chức nghề nghiệp như: Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội kế

toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên

nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA), ra đời nhằm hỗ trợ cho Uỷ ban

Treadway với mục tiêu hoạt động cơ bản là xác định các yếu tố gian lận trên BCTC và

đưa ra các đề xuất để giảm thiểu phạm vi ảnh hưởng của chúng đến việc kết xuất thông

tin. COSO đưa ra khuôn mẫu lý thuyết chuẩn cho KSNB. Đây là hệ thống lý luận đầy

đủ nhất về KSNB cho đến thời điểm hiện nay, nghiên cứu về hệ thống KSNB một cách

đầy đủ và có hệ thống. Nó có một tầm nhìn rộng, mang tính quản trị, đề cập các vấn đề

liên quan đến BCTC, lĩnh vực hoạt động và tính tuân thủ.

Báo cáo COSO 1992 gồm 4 phần:

- Phần 1: dành cho các nhà quản lý, phần này cung cấp cái nhìn tổng quát về

KSNB ở mức độ cao.

- Phần 2: Khuôn khổ chung của KSNB, là phần cơ bản nhất của Báo cáo

COSO, trong đó có định nghĩa về KSNB, mô tả các bộ phận cấu thành của KSNB, các

tiêu chí để đánh giá hệ thống KSNB.

- Phần 3: Báo cáo cho bên ngoài, hướng dẫn doanh nghiệp cách thức cung

cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài về hệ thống KSNB cho mục tiêu công bố

thông tin tài chính.

- Phần 4: Các công cụ đánh giá hệ thống KSNB.

Giai đoạn từ năm 1992 đến nay (Giai đoạn hậu COSO):

Dựa trên nền tảng lý luận cơ bản về hệ thống KSNB, hàng loạt các nghiên cứu đã ra đời

nhằm mở rộng và phát triển lý thuyết về hệ thống KSNB và được ứng dụng trên nhiều

lĩnh vực, như:

- COBIT: hệ thống KSNB trong môi trường tin học

- SAS: chuẩn mực kiểm toán Mỹ dựa trên báo cáo COSO để đánh giá hệ

thống KSNB trong kiểm toán độc lập về kiểm toán BCTC và xem xét ảnh hưởng của

công nghệ thông tin đến KSNB.

- ERM: hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị.

Sự phát triển của lý thuyết về KSNB ở Việt Nam:

Hệ thống lý luận về KSNB ở Việt Nam gắn liền với sự hình thành và phát triển của

hoạt động kiểm toán độc lập. Vào cuối những năm 80, khi nền kinh tế chuyển từ bao

cấp sang kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, đặc biệt là khi có sự xuất hiện của

các nhà đầu tư nước ngoài thì hoạt động kiểm toán mới bắt đầu được chú trọng, vì nhu

cầu về minh bạch thông tin của các nhà đầu tư nước ngoài đã giúp cho dịch vụ kiểm

toán độc lập BCTC phát triển.

Vào tháng 5 năm 1991, VACO - công ty kiểm toán đầu tiên ở Việt Nam ra đời

đánh dấu một bước ngoặt lớn đối với công tác kiểm tra kế toán ở Việt Nam. Từ đó đến

nay đã có rất nhiều công ty kiểm toán ra đời dưới nhiều hình thức khác nhau, kéo theo

sự phát triển của các văn bản pháp luật về KSNB dưới dạng các quy chế, chuẩn mực do

Nhà nước ban hành, nhưng nhìn chung các văn bản nói về KSNB còn rất ít, hầu như

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 5-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

KSNB chỉ được đề cập đến trong chuẩn mực kiểm toán số 400 “Đánh giá rủi ro và

KSNB”, còn các lý thuyết về KSNB được đề cập đến chủ yếu qua các nghiên cứu dựa

trên lý luận về KSNB của quốc tế, kết hợp với các quy chế về KSNB ở Việt Nam, và

các ứng dụng trong thực tế.

Nhìn chung, lý luận về KSNB ở nước ta còn sơ sài và chưa được coi trọng, KSNB

chủ yếu vẫn chỉ được xem là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán viên độc lập thực hiện

kiểm toán chứ chưa được xem là công cụ hữu hiệu giúp ích cho quá trình quản lý hoạt

động của doanh nghiệp.

2. Khái niệm

Theo định nghĩa của Báo cáo COSO thì “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi

ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau đây:

Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Mục tiêu về sự tin cậy của BCTC

Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”.

Một hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, là môi

trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám

sát.

Theo VAS 400 của Việt Nam thì “hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục

kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị

tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian

lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử

dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường

kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

Qua các khái niệm trên, có thể rút ra định nghĩa chung về KSNB như sau:

KSNB là một quá trình do con người quản lý, do ban lãnh đạo và các nhân viên

của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực

hiện ba mục tiêu dưới đây:

- BCTC đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện

diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.

Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình.

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ bao gồm

những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ

chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc, các nhân viên… Chính con người định ra

mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.

KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối, là

các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có

thể xảy ra do các sai lầm của con người dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu.

KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là

chúng không bao giờ xảy ra.

Các mục tiêu của KSNB:

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 6-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

- Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy, vì người

quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với đơn vị và chuẩn mực kế toán

hiện hành.

- Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật

pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với

những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB phải hướng mọi thành

viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó

bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.

- Đối với mục tiêu hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, hệ thống KSNB nếu

được thiết kế hữu hiệu và vận hành sẽ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các

nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến

lược kinh doanh của đơn vị.

3. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB

3.1 Môi trường kiểm soát

“Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội

đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống

kiểm soát nội bộ trong đơn vị” (theo VAS 400).

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, quan điểm, thái độ và hành động của

người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, do đó nó

là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của KSNB, có ảnh hưởng quan trọng đến sự

nhất quán giữa các chính sách của các nhà quản lý và tính hiệu quả của hệ thống kế toán

và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục

kiểm soát, hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên môi

trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, vì bản

thân môi trường kiểm soát chưa đủ để đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm

soát nội bộ.

Kiểm toán viên cần phải tìm hiểu đầy đủ môi trường kiểm soát của đơn vị để có

thể đánh giá tính hiệu quả và hữu hiệu của nó. Và điều quan trọng khi đánh giá môi

trường kiểm soát là kiểm toán viên nên tập trung xem xét bản chất của các chính sách,

thủ tục kiểm soát của nhà quản lý hơn là hình thức của chúng.

Các yếu tố chủ yếu của môi trường kiểm soát bao gồm:

- Đặc thù về quản lý:

Trước hết là quan điểm, tính chính trực và các giá trị đạo đức của ban lãnh đạo

đối với việc lập BCTC cũng như cách thức ứng xử với những rủi ro trong kinh doanh.

Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh và

có xu hướng coi trọng tính trung thực của BCTC sẽ tạo ra một môi trường kiểm soát

mạnh, do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhằm thực hiện được các mục

tiêu của doanh nghiệp. Đây là yếu tố chính của môi trường kiểm soát, nó tác động đến

các thành phần khác trong hệ thống KSNB, ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống

KSNB. Đây cũng là vấn đề thuộc về văn hóa tổ chức, để xây dựng văn hóa tổ chức lành

mạnh, các nhà lãnh đạo phải xây dựng được những chuẩn mực về đạo đức và cách cư

xử đúng đắn để góp phần ngăn cản mọi thành viên trong tổ chức không gây ra những

hoạt động gian lận hay phạm pháp.

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 7-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

Để đánh giá nhân tố này, kiểm toán viên có thể tìm hiểu xem trong đơn vị có tồn

tại những quy định về đạo đức nghề nghiệp hay những thông lệ kinh doanh được chấp

nhận hay không, những quy định về xử lý các trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi và các

quy định khác (các thông tin này thường nằm trong Điều lệ của tổ chức); hay những quy

định về cách thức đối xử với khách hàng, nhà cung cấp phải trung thực và công bằng;

hoặc khi giao kế hoạch cho các bộ phận hay cá nhân trong đơn vị thực hiện thì phải dựa

trên nguồn lực của đơn vị, tức là phải khả thi, tránh tạo ra áp lực cho nhân viên đối với

những nhiệm vụ không thể thực hiện và ngăn ngừa hành vi gian lận khi lập BCTC…(có

thể tìm hiểu trong quy chế quản lý tài chính của đơn vị)

Thứ hai, đặc thù về quản lý còn thể hiện ở vấn đề phân bổ quyền lực trong đơn vị.

Quyền lực có thể được quản lý tập trung ở một cá nhân hoặc phân bổ cho nhiều người,

nhiều bộ phận trong bộ máy quản lý tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động và tính chất quản

lý ở đơn vị. Tuy nhiên nếu quyền lực được phân chia hợp lý thì vấn đề kiểm soát sẽ tốt

hơn. Trường hợp quyền lực tập trung ở một cá nhân thì kiểm toán viên cần chú ý đến

phẩm chất của người nắm quyền, còn nếu quyền lực phân tán thì cần xem xét đến việc

sử dụng quyền lực của những người được phân quyền để đánh giá môi trường kiểm

soát. Thường thì quyền lực được quản lý tập trung ở các công ty nhỏ và phân tán ở các

công ty quy mô lớn, hoạt động đa dạng, sản phẩm nhiều. Ví dụ trong một tập đoàn,

Tổng giám đốc giao kế hoạch hàng năm cho các Giám đốc nhà máy thực hiện, khi đó

kiểm toán viên cần xem xét đến việc sử dụng quyền hạn được giao để điều hành công

việc của các giám đốc, họ có lạm quyền hoặc không sử dụng hết quyền lực được giao

hay không, nếu họ đảm bảo được các kế hoạch đã giao và thực hiện đúng các quy định,

quy chế quản lý của công ty cũng như các quy định hiện hành của Nhà nước thì kiểm

toán viên có thể đánh giá môi trường kiểm soát là tốt.

- Cơ cấu tổ chức:

Là sự phân chia các chức năng quản lý cho từng thành viên, từng bộ phận trong

đơn vị để đạt được mục tiêu chung của đơn vị. Nói đến cơ cấu tổ chức thì phải đề cập

đến việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức đó. Phân chia quyền hạn

và trách nhiệm là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, thành

viên trong cơ cấu tổ chức. Mỗi bộ phận, thành viên sẽ được giao quyền hạn tương xứng

với trách nhiệm và năng lực của mình, đồng thời giữa các bộ phận thành viên đó có mối

liên hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi người phải hiểu được công việc mình phụ trách và ảnh

hưởng của nó đến các thành viên, bộ phận khác trong việc hoàn thành mục tiêu của

doanh nghiệp.

Tuỳ thuộc vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà người quản lý có thể thiết lập

một cơ cấu tổ chức phù hợp, góp phần đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác

dụng. Một cơ cấu tổ chức phù hợp phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Phân chia rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ

phận, thành viên trong việc điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của đơn vị, không

bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời phải đảm bảo không chồng chéo nhau.

• Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, thể hiện

qua việc những người phụ trách bộ phận chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên. Ví

dụ kế toán tiền mặt và thủ quỹ cùng chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng.

- Chính sách nhân sự:

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 8-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

Là các phương pháp quản lý nhân sự và các chính sách, các quy định của đơn vị

trong việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật người

lao động. Nó có ảnh hưởng quan trọng đến việc hạn chế rủi ro của hệ thống KSNB. Một

chính sách nhân sự tốt với đội ngũ nhân viên có năng lực, được huấn luyện đầy đủ, có

đạo đức tốt, có ý thức đoàn kết gắn bó sẽ hạn chế được những gian lận và sai sót có thể

xảy ra, góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát mạnh.

Để tăng cường hiệu quả của hệ thống KSNB qua chính sách nhân sự, nhà quản lý

có thể định kỳ thay đổi nhiệm vụ của nhân viên nhằm giảm thiểu việc xảy ra gian lận và

sai sót, tất nhiên là các nhân viên này phải có tính chất công việc gần giống nhau, hoặc

phải đào tạo nghiệp vụ cho họ trước khi chuyển họ qua vị trí mới nếu đơn vị có điều

kiện. Ngoài chính sách khen thưởng, kỷ luật người lao động, cần phải thiết lập thêm các

chương trình động viên khuyến khích nhân viên, như tổ chức các buổi liên hoan, các

chương trình văn nghệ, các buổi hội thảo chuyên đề, hay tổ chức cho nhân viên nghỉ lễ,

đi du lịch…, hoặc nâng cao mức khen thưởng nhằm khuyến khích họ khi cần thiết. Bên

cạnh đó cần có hình thức kỷ luật rõ ràng, hợp lý, linh hoạt, mềm dẻo kết hợp nghiêm

khắc đối với những hành vi vi phạm.

- Công tác kế hoạch:

Một nhân tố không kém phần quan trọng trong môi trường kiểm soát là hệ thống

lập kế hoạch hay dự toán, gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, kế hoạch lợi nhuận,

khấu hao hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, dự toán tài chính…

Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm

túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu,

một số điều nhà quản lý cần quan tâm như: lập kế hoạch phải dựa trên nguồn lực thực tế

của đơn vị, bên cạnh kế hoạch dài hạn phải có các kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch chi tiết

nhằm đạt được mục tiêu của kế hoạch dài hạn, rồi ai là người đề ra kế hoạch, kế hoạch

đó được lập có dựa trên quyết định hay ý muốn của các chủ doanh nghiệp hay các nhà

lãnh đạo cấp cao hay không, có hợp lý hợp pháp hay không, công tác triển khai thực

hiện kế hoạch như thế nào, giao nhiệm vụ cho ai, bộ phận nào, khả năng đạt được kế

hoạch, các nhân tố ảnh hưởng, biện pháp xử lý khi có biến động bất thường xảy ra ảnh

hưởng đến khả năng hoàn thành kế hoạch, quy định về thời gian thực hiện, trách nhiệm

báo cáo với cấp trên…

Đây cũng là vấn đề mà kiểm toán viên cần quan tâm trong kiểm toán BCTC, đặc

biệt là khi tiến hành thủ tục phân tích.

- Hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán

Ở một số quốc gia như Mỹ, các công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập

một Uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những thành viên trong và

ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành doanh nghiệp. Nhiệm

vụ của họ là: Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty; Kiểm tra và giám sát công

việc của các kiểm toán viên nội bộ; Giám sát tiến trình lập BCTC; Đại diện công ty để

mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ; Hoà giải mâu thuẫn giữa kiểm toán viên

độc lập với ban giám đốc. Do đó sự hữu hiệu của tổ chức này có ảnh hưởng quan trọng

đến môi trường kiểm soát, thể hiện ở mức độ độc lập, kinh nghiệm, uy tín, mối quan hệ

với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp có

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 9-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ

đông, Ban kiểm soát này cũng đóng vai trò tương tự như Uỷ ban kiểm toán.

- Các yếu tố bên ngoài

Ngoài các yếu tố trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường

bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, chỉ đạo của cấp trên

hoặc của cơ quan quản lý chuyên môn, hay tác động từ phía nhà đầu tư, các chủ nợ…,

tuy không thuộc phạm vi kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến

việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.

3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và báo

cáo thông tin cho bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm các phương pháp xử lý

thông tin và hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, được thiết kế để ghi chép và báo cáo

cho nhà quản lý về các nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị, tình hình tài sản,

nguồn vốn, kết quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Đây là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB, nó không chỉ cung cấp thông

tin cần thiết cho quản lý mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều mặt hoạt động

của đơn vị, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử

dụng lãng phí.

Các mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB về phương diện kế toán bao gồm:

• Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được sự phê chuẩn hợp

lý trước khi thực hiện nghiệp vụ đó.

• Tính có thật: tức là kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế thực sự

phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.

• Tính đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ánh vào

sổ sách kế toán của đơn vị, không được bỏ sót hay che dấu, để ngoài sổ.

• Sự đánh giá hợp lý: không để xảy ra những sai phạm trong việc tính toán

hay việc áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường.

• Sự phân loại: đảm bào số liệu được phản ánh vào đúng tài khoản, đúng sổ

sách kế toán có liên quan.

• Đúng kỳ: việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, đảm bảo không có

nghiệp vụ nào để qua kỳ sau hay nghiệp vụ phát sinh ở kỳ sau nhưng lại ghi nhận trong

kỳ này.

• Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu phải được ghi chép đúng đắn vào

sổ chi tiết và sổ tổng hợp, việc tổng hợp số liệu, chuyển số liệu từ sổ tổng hợp sang sổ

cái và lên BCTC phải chính xác.

Các mục tiêu tổng quát trên sẽ được triển khai thành các mục tiêu cụ thể đối với

từng loại nghiệp vụ trong đơn vị.

Đối với kiểm toán viên, khi xem xét hệ thống kế toán cần nghiên cứu kỹ các chính

sách kế toán mà đơn vị áp dụng, như nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, nguyên tắc ghi

nhận và khấu hao tài sản cố định, nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi

vay…, hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị (nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký

chứng từ hay nhật ký sổ cái). Vì các chính sách kế toán là do ban giám đốc lựa chọn với

mục đích soạn thảo và trình bày BCTC một cách trung thực, hợp lý về tình hình tài

chính và kết quả hoạt động của đơn vị, còn quy định hình thức kế toán là nhằm kiểm

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 10-

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Trần Hồng Vân

soát quá trình ghi chép, tính toán và lập BCTC của đơn vị. Các thông tin này thường

được công bố trong Thuyết minh BCTC của đơn vị, qua đó kiểm toán viên có thể nắm

bắt sơ lược quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đơn vị, từ đó có cái nhìn

ban đầu về hệ thống KSNB.

3.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát được hiểu đơn giản là các chính sách, thủ tục do Ban lãnh đạo

đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà

quản lý được thực hiện, chúng thúc đẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi

ro của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực hiện nghiêm túc,

hiệu quả trong toàn doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập cho từng mục

tiêu kiểm soát cụ thể và dưới nhiều cách thức khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm cơ cấu

tổ chức và hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Một số thủ tục kiểm soát phổ biến là:

• Phê duyệt các hóa đơn, chứng từ: nhằm đảm bảo tính hợp lệ của các giao

dịch, người có thẩm quyền phê duyệt các chứng từ sau khi kiểm tra, xem xét tính hợp lý

hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ký hoặc đóng dấu phê chuẩn lên chứng từ.

Chẳng hạn như phê chuẩn lên các yêu cầu mua hàng, đóng dấu lên hóa đơn mua hàng

đồng ý duyệt nghiệp vụ thanh toán…

• Sự đầy đủ: như đánh số thứ tự các chứng từ gốc (phiếu nhập kho, phiếu

xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi…) nhằm phát hiện ra các chứng từ chưa

được ghi sổ và tìm hiểu nguyên nhân; Kiểm soát thông qua số tổng cộng; Kẹp các

chứng từ gốc có liên quan lại với nhau.

• Sự chính xác: Kiểm tra, tính toán lại số liệu trên chứng từ nhằm kiểm tra

tính chính xác về mặt toán học; Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp, kiểm tra việc chuyển

sổ, tổng hợp đã chính xác hay chưa.; Rà soát lại và phê chuẩn tại các thời điểm khác

nhau trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

• Kiểm tra độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá

nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Yêu

cầu đối với người kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu

của hoạt động này sẽ mất đi nếu người kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người thực

hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập với bất kỳ lí do nào.

• Đối chiếu giữa các chứng từ, sổ sách: như đối chiếu số tiền trên hóa đơn

mua hàng với phiếu chi, hay đối chiếu trên sổ sách để đảm bảo nghiệp vụ chi tiền là

đúng đắn, hay nghiệp vụ mua hàng là có thật.

• Đối chiếu với thông tin xác nhận từ bên ngoài đơn vị, như thư xác nhận

công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, đối chiếu xác nhận ngân hàng…

• Xác minh sự tồn tại thực của tài sản: như kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê tài

sản cố định, quỹ tiền mặt theo định kỳ hoặc bất ngờ, và đối chiếu với sổ sách.

• Bảo vệ tài sản: Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và tài liệu kế

toán, bằng cách giao nhiệm vụ giữ tài sản hay quản lý tài liệu cho một số cá nhân hay bộ

phận nhất định, những người không có thẩm quyền không được tiếp cận khi chưa có sự

cho phép của nhà quản lý, hay sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro như sử dụng két sắt

chống cháy cất trữ tiền mặt và chứng khoán, khoá kho, chuông báo động…

SVTH: Trần Thị Minh Hà - Trang 11-