Hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty Cổ phần Đầu tư

GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trước kia các doanh nghiệp hoạt động theo sự bao cấp của nhà nước và đến nay

đất nước đã mở cửa cùng với việc các doanh nghiệp phải tự đứng trên đôi chân của

mình. Để tồn tại và phát triển, họ phải tìm ra con đường cho doanh nghiệp mình đi.

Nhưng chắc chắn rằng khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên tài giỏi, biết sử

dụng, giữ gìn và phát huy họ thì họ sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển và đi

lên. Muốn vậy các doanh nghiệp phải biết quản lý nguồn lao động của mình để sử

dụng có chất lượng, hiệu quả nguồn nhân lực đó. Hiện nay các doanh nghiệp cũng

nghiên cứu và tìm cách sử dụng hiệu quả nguồn lực này thông qua việc sử dụng các

công cụ quản trị nhân lực. Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc chính

là hai công tác cơ bản và quan trọng nhất giúp ích cho việc quản lý và sử dụng có

chất lượng nhân lực, củng cố các hoạt động nhân lực khác.

Tuy nhiên hiện nay ở các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự chú ý tới hai hoạt động

này. Trong quá trình thực tập một thời gian tại công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ

Đô thị Việt Nam- VINASINCO, em cũng nhận thấy công ty vẫn chưa quan tâm đến

hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc nên không có hệ thống

phân tích công việc rõ ràng và đánh giá thực hiện công việc còn sơ sài, chưa phát huy

đúng tác dụng của hai hoạt động này .Vì vậy hiệu quả của các hoạt động quản lý

nhân lực khác bị ảnh hưởng và tác động chưa tốt đến các hoạt động phát triển chung

của công ty. Với mong muốn có thể góp phần phát triển công ty nên khi nghiên cứu

các hoạt động nhân sự tại đây em quyết định chọn tên đề tài trong chuyên đề thực tập

là:“ Hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại

công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO ”.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu :

Tìm hiểu tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty VINASINCO

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A

Đồng thời đi sâu vào nghiên cứu thực trạng hai hoạt động phân tích công việc và

đánh giá thực hiện công việc tại công ty VINASINCO.

Đề suất các giải pháp và xây dựng thí điểm hai chương trình phân tích công việc

và đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên làm việc tại công ty VINASINCO.

Phạm vi nghiên cứu:

Khi thực hiện chuyên đề em đã đi sâu vào nghiên cứu tại tất cả các bộ phận của

công ty bao gồm các bộ phận tác nghiệp và các bộ phận quản lý của công ty

VINASINCO.

Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình hoàn thành chuyên đề em đã thu thập nguồn số liệu sơ cấp bằng

cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tin như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát,

ghi chép.

Đồng thời em cũng thu thập và sử dụng các văn bản, tài liệu của công ty theo sự

đồng ý của công ty và các sách, tài liệu tham khảo chuyên ngành. Sau đó để hoàn

thành các số liệu thì em tiến hành xử lý, phân tích và tổng hợp các thông tin đó lại.

Kết cấu đề tài

Đề tài bao gồm có 3 phần sau:

Chương 1: Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc là hai công tác

cơ bản của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức.

Chương 2: Thực trạng phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại

công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO.

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá

thực hiện công việc tại công ty VINASINCO.

2

GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

Chương 1- Phân tích công việc, đánh giá thực hiện công

việc là hai công tác cơ bản của quản lý nguồn nhân

lực trong tổ chức

1.1 Vai trò của quản trị nhân lực trong một tổ chức

1.1.1 Quản trị nhân lực

Từ trước đến nay có rất nhiều người quan niệm rằng quản lý nhân sự chỉ đơn

thuần là hoạt động tuyển dụng, đào tạo và chi trả tiền lương, nhưng thực chất không

phải vậy. Khi xã hội càng phát triển, người ta đã dần có cái nhìn toàn diện và chính

xác hơn về quản trị nhân lực theo quan điểm:

“Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng,

phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với

yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng”2

.

Thực chất quản trị nhân lực là quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ

chức, là sự đối xử của tổ chức với người lao động.

Mục tiêu của quản trị nhân lực là nhằm cung cấp, củng cố và duy trì cho tổ chức

một lực lượng lao động đầy đủ cả về số lượng và chất lượng, để người lao động đóng

góp được nhiều nhất cho doanh nghiệp, đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp và

cũng đồng thời tạo các cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người lao

động.

1.2. Các hoạt động của quản trị nhân lực

Trong quản trị nhân lực có rất nhiều các hoạt động nhân sự khác nhau nhưng có

thể được phân chia thành 3 nhóm chức năng như sau:

Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực

Nhóm chức năng này đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân viên về số lượng và chất

lượng. Vì vậy, để thực hiện chức năng này tổ chức phải có các hoạt động như kế

2 Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,

NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 8

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A

hoạch hoá nguồn nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực; tuyển

mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực

“ Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá và xác định nhu cầu về nguồn nhân

lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để

đáp ứng các nhu cầu đó ”3

“ Thiết kế và phân tích công việc là quá trình xác định, xem xét, khảo sát những

nhiệm vụ và những hành vi liên quan đến một công việc cụ thể. Thiết kế và phân tích

công việc thường được sử dụng để xây dựng chức năng nhiệm vụ và yêu cầu về trình

độ kỹ thuật của công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo, thù

lao…”4

“ Biên chế nhân lực là quá trình thu hút người có trình độ vào tổ chức, lựa chọn

người có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc trong những ứng viên xin việc rồi sắp

xếp hợp lý nhân viên vào các vị trí khác nhau trong tổ chức ”5

Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Nhóm chức năng này quan tâm đến các hoạt động nhằm nâng cao năng lực nhân

viên, đảm bảo cho nhân viên có các kỹ năng, trình độ cần thiết để hoàn thành công

việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát huy được tối đa năng lực cá nhân.

Hoạt động này phân chia làm 3 hoạt động nhỏ là: giáo dục, đào tạo, phát triển.

“ Giáo dục là các hoạt động học tập để chuẩn bị cho con người vào một nghề nghiệp

hoặc chuyển sang một nghề mới, thích hợp hơn trong tương lai ”6

“ Đào tạo là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện

có hiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình ”7

3,Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,

NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 161

4 Sđd, trang 161

5 Sđd, trang 161

6 Sđd, trang 161

7 Sdd, trang 161

4

GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

“ Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt

của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở định

hướng tương lai của tổ chức ” 8

Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực

Sau khi thu hút được người lao động vào doanh nghiệp, để tồn tại và phát triển

doanh nghiệp cũng cần phải tìm cách để duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn lực đó.

Nhóm chức năng này làm việc đó theo các hoạt động sau: đánh giá thực hiện công

việc, thù lao lao động, duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong

doanh nghiệp.

“ Theo nghĩa hẹp thì thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận

được thông qua mối quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức ”9

. Trong phần này sẽ có

các vấn đề về xây dựng và quản lý hệ thống thù lao, thiết lập và áp dụng các chính

sách phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội,…

Duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt đẹp là tạo ra bầu không khí tâm lý xã

hội tập thể lành mạnh và giúp cho nhân viên thoả mãn với công việc. Các hoạt động

nhỏ hơn bao gồm việc ký kết hợp đồng lao động, thoả ước lao động, giải quyết tranh

chấp bất bình, an toàn lao động,…

1.1.3 Tầm quan trọng của quản trị nhân lực

Tầm quan trọng của quản trị nhân lực thực chất xuất phát từ vai trò to lớn của con

người. Con người góp sức lao động của mình vào trong các hoạt động của xã hội

cũng như các tổ chức mà con người là thành viên. Chính vì thế việc quản lý nguồn

nhân lực là yếu tố mà các nhà kinh doanh đều phải quan tâm để đảm bảo cho sự tồn

tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp mình.

Trong quản trị kinh doanh, các nhà kinh doanh đã coi quản trị nhân lực là một

trong bốn nhánh của quản trị kinh doanh tồn tại song song với nhau bao gồm có tài

chính, tác nghiệp, marketing, quản trị nhân lực. Mà quản trị nhân lực thực chất là

8 Sđd, trang 161

9 Sđd, trang 180

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A

quản lý con người trong nội bộ một tổ chức. Vì vậy quản trị nhân lực là bộ phận cấu

thành và không thể thiếu của quản trị kinh doanh, có con người là cần đến quản trị.

Quản trị nhân lực là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến sự thành công hay thất

bại của các hoạt động sản xuất kinh doanh nên khi mà sự cạnh tranh trên thị trường

ngày càng gay gắt thì tổ chức càng phải quan tâm nhiều hơn nữa đến hoạt động này.

Và khi khoa học tiến bộ, việc sử dụng các tiến bộ này vào sản xuất tăng lên, hoạt

động lao động của con người được mở rộng ra bằng cả các hoạt động lao động trí óc,

không đơn thuần là hoạt động chân tay như trước thì cách thức quản lý con người

cũng cần phải thay đổi, phải chú trọng nhiều hơn đến tính nhân văn, tăng khả năng

kích thích sự sáng tạo hay nói ngắn gọn là các nhà quản trị phải nhận thức và đối xử

với quản lý nguồn nhân lực trên một tầm cao chiến lược mới.

1.2 Phân tích công việc và lợi ích của phân tích công việc

1.2.1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc

Phân tích công việc là hoạt động cơ sở đầu tiên cho các hoạt động quản lý nhân

sự khác được thực hiện. Vì vậy chú trọng đến phân tích công việc là có tầm nhìn

chiến lược trong việc thực hiện có hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.

“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ

thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức

nhằm làm rõ bản chất của từng công việc”10

Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng vì nó tác động đến cả người quản lý

và người lao động. Khi phân tích công việc người quản lý sẽ hiểu rõ hơn về các công

việc mà các nhân viên của mình phải làm để có hướng quản lý và biết những người

nhân viên đó cần có yêu cầu gì để làm được công việc đó từ đó xác định các kỳ vọng

của mình với người lao động, làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó. Người lao động một

mặt cũng hiểu rõ hơn các công việc mình cần làm, mặt khác hiểu được các nghĩa vụ,

quyền hạn và trách nhiệm của mình khi làm việc trong một tổ chức. Ngoài ra tất cả

10 Sdd, trang 50

6

GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

các hoạt động quản lý nhân sự khác cũng sẽ được thực hiện tốt hơn khi tổ chức xây

dựng được các văn bản làm rõ bản chất các công việc.

* Nội dung của phân tích công việc

Phân tích công việc có nội dụng như sau:

- Những người quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý

bộ

phận khác, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có

liên quan đến công tác phân tích công việc.

- Các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được, sau đó

tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc bao gồm bản mô tả công việc, bản

yêu cầu công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:

♦ Bản mô tả công việc:

Người phân tích công việc viết bản mô tả công việc để giải thích về trách nhiệm,

nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể

với những nội dung chính sau:

1. Phần giới thiệu công việc: bao gồm những thông tin cơ bản về công việc như

tên công việc, tên địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo, số người lãnh

đạo dưới quyền…Các thông tin này sẽ cho cái nhìn tổng quát về bất cứ một công

việc nào mà không chỉ người trong lĩnh vực chuyên môn mới có thể hiểu được.

2. Phần trình bày các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: các vấn đề này

sẽ được trình bày tóm tắt, chính xác bằng các câu mô tả ngắn gọn để mô tả rõ xem

người lao động phải làm gì, làm như thế nào, tại sao phải làm và trách nhiệm ra sao.

3. Các điều kiện làm việc là các yếu tố thuộc môi trường lao động trong đó công

việc được thực hiện, tác động đến như các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian

làm, điều kiện vệ sinh và an toàn lao động…Các yếu tố này thường tuân theo các quy

định của pháp luật nằm trong các quyết định, nghị quyết, luật….

♦ Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A

Trong bản này người phân tích sẽ liệt kê các yêu cầu của công việc với người

thực hiện về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào

tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực…và các yêu cầu khác cần thiết đối

với từng công việc cụ thể.

Điều cần thiết với văn bản này là chỉ nên có yêu cầu về chuyên môn có liên quan

rõ ràng đến thực hiện công việc, đặc biệt là tránh sự phân biệt đối xử đối với người

lao động về các vấn đề thuộc về riêng tư như giới tính, dân tộc, tôn giáo,…và các yêu

cầu đó cũng không được quá cao mà lại không cần thiết.

♦ Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

“ Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh

các yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định

trong bản mô tả công việc ”11

Các tiêu chuẩn này có thể được xây dựng bằng văn bản hoặc chỉ đơn giản là sự

giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản của công ty và có thể được xây dựng bằng

các chỉ tiêu định lượng hoặc chỉ tiêu định tính. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự xây dựng cho

mỗi một công việc một loạt các tiêu chuẩn phù hợp theo các tiêu chí mà doanh

nghiệp đề ra. Các tiêu chuẩn trong công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ

thường được xây dựng hơn và đòi hỏi hơn các công việc tác nghiệp, thực hiện sản

xuất khi có sử dụng các chỉ tiêu định tính nhiều hơn.

- Sau khi đã viết được ba bản trên là kết quả của công tác phân tích công việc thì

công việc tiếp theo là việc đưa các văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận sản

xuất và tác nghiệp đồng thời sử dụng trong việc quản lý nhân sự.

- Song hành với việc đưa vào sử dụng các văn bản trên, tổ chức cần quản lý, lưu

trữ và cập nhật thường xuyên các văn bản này.

1.2.2 Lợi ích của phân tích công việc

1.2.2.1 Phân tích công việc ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc của

người lao động

11 Sdd, trang 53

8

GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

Khi doanh nghiệp xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình phân tích công

việc thì sự thực hiện công việc của người lao động sẽ tốt lên rất nhiều. Đơn giản bởi

vì khi phân tích công việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã được thể

hiện ra nên mỗi người đều biết các công việc của mình và của những người khác, họ

ý thức được nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự

phân công và công việc đều trở nên rõ ràng nên trách xảy ra tình trạng chồng chéo,

đan xen trong thực hiện công việc, mỗi người đều có công việc của riêng mình đồng

thời cũng có trách nhiệm với chính những công việc thuộc phạm vi quyền hạn của

mình. Ngoài ra người quản lý trực tiếp cũng góp phần làm sự thực hiện công việc của

nhân viên mình tốt lên khi đóng vai trò quản lý, hướng dẫn, giúp đỡ đúng người đúng

lúc và đúng chỗ.

1.2.2.2 Phân tích công việc ảnh hưởng đến các công tác quản lý nhân sự

khác

* Với công tác kế hoạch hoá nhân lực

Kế hoạch hoá nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực. Hoạt

động này giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác. Khi có kết

quả của phân tích công việc, công ty sẽ biết chỗ nào đang thừa lao động hoặc thiếu

lao động, mỗi công việc sẽ cần lao động như thế nào, phân bổ cán bộ như thế đã hợp

lý chưa,…từ đó các cán bộ nhân sự đưa ra kế hoạch nhân sự hợp lý như đào tạo, bố

trí lại người bằng cách thuyên chuyển,…Qua phân tích công việc, kế hoạch hoá nhân

lực trở nên chính xác hơn. Vì vậy muốn thực hiện được kế hoạch hoá nhân lực tốt thì

tất yếu cần một chương trình phân tích công việc hoàn thiện.

* Với công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự

Kết quả của phân tích công việc phục vụ rất nhiều cho công tác tuyển dụng vì hai

bản mô tả công việc và yêu cầu của công việc với người thực hiện đóng vai trò quan

trọng trong quá trình này. Hiện nay hầu hết các công ty khi đăng mục thông báo

tuyển người đều soạn thảo ra bản quảng cáo mà nội dung chính lấy ra từ bản mô tả

công việc và bản yêu cầu công việc với vị trí dự tuyển. Xuyên suốt quá trình tuyển

chọn, các cán bộ tuyển dụng cũng lấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn thảo ra

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A

các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển chọn, lựa chọn các bài kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn

tuyển chọn nhằm loại bớt dần các ứng viên qua các vòng loại sao cho cuối cùng sẽ

chọn được người phù hợp với vị trí công việc đang tìm kiếm. Hai bản kết quả của

phân tích công việc trên sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng được thực hiện dễ hơn do

cán bộ tuyển dụng đã xác định được rõ ràng họ cần gì ở người ứng viên, luôn đứng ở

phía chủ động trong quá trình tìm kiếm và có cái nhìn sáng suốt

trong tuyển lựa lao động.

Phân tích công việc chính là việc xác định tất cả các yếu tố có liên quan đến công

việc và những yêu cầu của công việc đó đối với người thực hiện công việc. Vì vậy

khi có kết quả phân tích công việc trong tay công ty sẽ có cơ sở để tìm được những

người phù hợp với công việc đó trong hiện tại, bố trí họ phù hợp để sự thực hiện

công việc của người đó có hiệu quả nhất, đem lại hiệu quả tối đa cho công ty, đồng

thời giúp cho người lao động tự phát triển nâng cao bản thân mình. Đó thực chất

chính là công tác bố trí lao động. Như vậy phân tích công việc là một công cụ hữu

hiệu để bố trí lao động hợp lý, phù hợp vơí người lao động và doanh nghiệp.

* Với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Doanh nghiệp sẽ dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc với

người thực hiện ở từng công việc để nhận định xem liệu các nhân viên làm các công

việc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu những

yếu tố gì, từ đó doanh nghiệp xem xét có nên thực hiện đào tạo hay không bằng các

chương trình đào tạo khác nhau, nên được tiến hành như thế nào, cho những ai, thời

gian tiến hành ra sao. Cán bộ nhân sự sẽ sử dụng bản mô tả công việc để xây dựng

chương trình đào tạo như thế nào cho phù hợp từng người lao động và với yêu cầu

của công ty, dưới sự giúp đỡ của những người lao động có trình độ chuyên môn cao,

có nhiều kinh nghiệm. Như vậy phân tích công việc là cơ sở giúp cho công tác đào

tạo và phát triển nhân lực được thực hiện thành công.

* Với công tác thù lao lao động

Với một tổ chức việc cần thiết là phải trả lương cho người lao động phù hợp với

năng lực của họ và tổ chức đó vẫn có lợi nhuận để tồn tại và phát triển. Sau khi xây

10

GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

dựng và sử dụng chương trình phân tích công việc, hai bản kết quả của phân tích

công việc là bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện sẽ góp

phần xác định được giá trị của một công việc và có cái nhìn cụ thể về công việc đó so

với các công việc khác trong tổ chức. Căn cứ trên bản mô tả công việc của mỗi công

việc để thấy được mức độ phức tạp của công việc, kết hợp với bản yêu cầu công việc

với người thực hiện, tổ chức sẽ xác định được giá trị của từng công việc, với mục

đích chính là xác định cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó làm cơ sở để xác định

cấu trúc tiền công, tiền lương của các công việc trong doanh nghiệp. Từ đó xây dựng

nên chế độ trả công tương ứng với những giá trị công việc của công việc đó. Điều

này tránh được sự thắc mắc nghi hoặc của người lao động vì có sự trả công công

bằng, tương xứng với từng công việc.

* Với quan hệ lao động

Hiện nay trong các doanh nghiệp vấn đề về mối quan hệ giữa người lãnh đạo,

người quản lý với người lao động đang rất được quan tâm. Các quy định trong bản

mô tả công việc là rất rõ ràng, bản phân tích công việc sẽ giúp người lãnh đạo cải tiến

các mối quan hệ, cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ lao động, điều kiện

làm việc, kỷ luật lao động, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần. Về mặt pháp luật,

kết quả của phân tích công việc được coi như là bằng chứng cho các vụ tranh chấp,

kiện tụng trước toà.

1.2.3 Các bước tiến hành phân tích công việc

Để tiến hành phân tích công việc, các bước cần thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định mục đích và lên danh mục các công việc cần phân tích

 Xác định các công việc cần phân tích

Việc xác định này gắn chặt với mục đính của phân tích công việc, vì khi chú

trọng vào những mục đích khác nhau như tuyển dụng, đào tạo…thì các công việc

cần phân tích sẽ được xác định khác nhau, mức độ cũng khác nhau. Công việc này

sẽ do các cán bộ làm công việc phân tích công việc cùng bàn luận để thực hiện. Khi

phân tích các công việc nên được phân ra thành từng bộ phận để thuận lợi hơn cho

việc phân tích và quản lý sau này.

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A

 Thiết kế hình mẫu các văn bản phân tích công việc

Sau khi công ty đã xác định được các công việc cần phải phân tích thì các cán bộ

phân tích cũng sẽ là người tiến hành xây dựng các bản hình mẫu của phân tích công

việc. Vì sự quan trọng đó đôi khi các cán bộ phân tích nên tham khảo ý kiến của các

chuyên gia về vấn đề này để có thể xây dựng được các văn bản một cách hoàn thiện

và thoả mãn được mục đích của phân tích công việc.

Bước 2: Thu thập thông tin

 Xác định các thông tin cần thu thập

Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các

thông tin có gắn với công việc gồm: thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối

quan hệ thuộc công việc…; thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu…;

thông tin về điều kiện làm việc, an toàn lao động…; thông tin về đòi hỏi của

 Lựa chọn và thiết kế các phương pháp thu thập thông tin

Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích công

việc nhưng cần tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm công việc…để người phân

tích công việc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất. Sau đây là

một số phương pháp được đưa ra:

Phương pháp quan sát: Là phương pháp mà người cán bộ quản lý tiến hành

quan sát một người hoặc một nhóm người thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ các

thông tin như người đó thực hiện như thế nào, ở đâu…

Công việc này không nên thực hiện ở các công việc không dễ quan sát,

hoạt động trí óc và kết quả sẽ chính xác hơn khi loại bỏ được các yếu tố chủ quan

của người quan sát và người được quan sát.

Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Đây là phương pháp mà người

nghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động làm

việc có hiệu quả và cả người làm việc không có hiệu quả để có thể khái quát và phân

loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc.

Khi thực hiện phương pháp này người nghiên cứu sẽ thấy được sự linh hoạt

trong thực hiện một công việc ở nhiều người khác nhau. Tuy nhiên sử dụng phương

12

GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

pháp này khá tốn thời gian, đồng thời cũng có hạn chế trong việc xây dựng các hành

vi trung bình để thực hiện công việc.

Phương pháp này rất thích hợp cho việc mô tả công việc và xây dựng các tiêu

chuẩn thực hiện công việc

Phương pháp nhật ký công việc: Phương pháp này cho phép người lao động tự

ghi chép lai các hoạt động của mình để thực hiện được công việc

Ưu điểm phương pháp này là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế. Tuy

nhiên nhược điểm là phương pháp này có độ chính xác không cao do bản thân người

lao động cũng có thể không biết họ làm những gì để có thể thực hiện được công

việc. Ngoài ra các thông tin dễ bị gián đoạn vì người lao động còn phải làm việc nên

sao nhãng việc ghi chép và các thông tin cũng dễ không nhất quán.

Phương pháp sử dụng bản hỏi: Được thực hiện khi người lao động nhận được

một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào đó. Trong

bản hỏi này có thể có câu hỏi đóng, câu hỏi mở.

Phương pháp này hiện đang được áp dụng phổ biến nhất khi tìm hiểu thông tin

từ một số lượng lớn người và nó được thực hiện khá dễ dàng. Tuy nhiên cần lưu ý

rằng các câu hỏi cần dễ hiểu và dễ trả lời để tránh gây khó khăn cho người trả lời.

Phương pháp phỏng vấn: Đối với những công việc mà người nghiên cứu khó

quan sát hoặc không có điều kiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này. Các

thông tin sẽ được ghi chép lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn. Phỏng vẫn

theo mẫu giúp ta so sánh được các câu trả lời của những người lao động khác nhau

khi cùng làm một công việc. Tuy nhiên để thực hiện được phương pháp này đòi hỏi

khá nhiều thời gian.

Hội thảo chuyên gia: Khi tổ chức sử dụng phương pháp này thì nhiều chuyên

gia sẽ được mời đến dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu.

Các ý kiến trao đổi sẽ được làm sáng tỏ và bổ sung chi tiết. Các chuyên gia có thể là

công nhân lành nghề, ngưòi am hiểu về công việc, quản lý trực tiếp…

Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục đích

phân tích công việc, xây dựng phiếu đánh giá thực hiện công việc,…Tuy nhiên

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A

phương pháp này khá tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ những

công việc có chức vụ cao và khó phân tích công việc thì phương pháp này mới được

sử dụng đến.

 Tiến hành thu thập thông tin:

Sau khi xác định và thiết kế được các cách thu thập thông tin thì các cán bộ

phân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin. Quá trình thu thập nên được dự

tính từ trước để tránh lãng phí thời gian, tốn kém chi phí mà kết quả không cao.

Bước 3: Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc

 Xử lý thông tin

Thông tin sau khi được thu thập sẽ được xử lý sơ qua, loại những thông tin

không đúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại.

 Thẩm định thông tin thu thập được

Là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu,

điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thực hiện công

việc về những thông tin và kết luận của phân tích.

 Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc

Đó là ba bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản

tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các cán bộ phân tích công việc thuộc phòng quản lý

về nhân sự có thể viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với người thực

hiện trong sự phối hợp với các cán bộ quản lý trực tiếp và người cán bộ quản lý trực

tiếp sẽ viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sau khi đã được đào tạo về cách viết

bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sao cho đúng. Tuy nhiên người cán bộ quản lý

trực tiếp cũng có thể là người viết cả ba bản trên, nhưng trước đó họ phải được đào

tạo về cách viết cả ba bản này sao cho đúng và chuẩn mực và đây là công việc của

phòng quản lý nhân sự và cán bộ đào tạo nhân sự.

Bước 4: Đưa các văn bản phân tích công việc vào sử dụng và lưu trữ thông tin

Sau khi có kết quả của phân tích công việc là ba bản trên áp dụng cho tất cả các

công việc cần phân tích trong doanh nghiệp thì các cán bộ phòng nhân sự sẽ gửi các

bản này đến các bộ phận làm việc tương ứng có các công việc đó và yêu cầu người

14

GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

cán bộ quản lý tại đó có trách nhiệm lưu giữ các bản này. Đồng thời người cán bộ

này phải phổ biến đến các cấp dưới của mình cũng là những người lao động các văn

bản này để các văn bản này được sử dụng trong quá trình làm việc của người lao

động nhằm làm cho sự thực hiện công việc của họ tốt hơn.

Việc lưư trữ thông tin( các yếu tố có liên quan đến quá trình phân tích công việc

và 3văn bản kết quả của phân tích công việc) là công việc của phòng Tổ chức hành

chính. Người cán bộ quản lý trực tiếp chỉ lưu trữ 3 văn bản trên. Sau một khoảng

thời gian các bản phân tích công việc này cũng nên được cập nhật lại. Khoảng thời

gian này có thể phụ thuộc vào đặc điểm của công việc và một số yếu tố khác nhưng

khoảng tầm 2-3 năm. Chỉ khi công việc có sự thay đổi có thể gây ảnh hưởng đến kết

quả làm việc của nhân viên thì mô tả công việc sẽ được sửa đổi lại. Nếu có sự thay

đổi lớn trong công việc thì thực hiện lại quá trình phân tích công việc như trên.

1.3 Khái niệm và ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc

1.3.1 Khái niệm và mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động rất quan trọng của quản trị nhân

lực đặc biệt là với công tác quản lý và sử dụng nhân lực, ngày càng được đánh giá

cao trong các hoạt động quản lý nhân sự.

“ Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình

thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã

được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động ”12

Đánh giá thực hiện công việc có tác động trực tiếp tới cả người lao động và

doanh nghiệp… Đánh giá thực hiện công việc hiệu quả sẽ đem đến lòng tin, sự hăng

say trong công việc cho người lao động, giúp phát triển năng lực của họ. Đồng thời

cũng góp phần giúp người quản lý đưa ra các quyết định nhân sự đúng đắn khi cần

thiết như có các chế độ đãi ngộ, đào tạo và phát triển, tạo động lực khi lao động…

Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc là cải tiến sự thực hiện công việc của

người lao động, nhân viên có thể tự đặt ra mục tiêu cho mình, phát triển các mục tiêu

12 Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,

NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 142

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền

Lớp: QTNL46A