Hiện đại hóa các khâu trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính nhanh và chính xác ppt

LỜI MỞ ĐẦU



Trong quá trình đổi mới của đất nước và sự hội nhập với nền kinh tế của quốc

tế đang từng bước phát triển đã tạo nhiều sự chuyển biến trên thị trường. Chính vì

nguyên nhân đó đã đòi hỏi mỗi chúng ta phải đáp ứng nhu cầu xã hội,để đưa đất

nước ta thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo một khuôn khổ của pháp luật

nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển hơn. Do đó trong quá trình sản xuất kinh

doanh của công ty thì công việc hạch toán, kế toán không thể thiếu đối với các Công

ty, doanh nghiệp. Nó luôn tồn tại và là công cụ trong quá trình tái sản xuất của các

Công ty, doanh nghiệp. Trong sản xuất kinh doanh của nền kinh tế thị trường hiện

nay để tồn tại hay phát triển thì Công ty, doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng

vốn nhất định. Đặc biệt là vốn bằng tiền nó đóng vai trò quan trọng trong qúa trình

phát triển và hình thành .

Muốn sử dụng được nguồn vốn này có hiệu quả thì đòi hỏi mỗi chúng ta cần

phải tiết kiệm, biết cách sử dụng là sự tồn tại phát triển của Công ty,Doanh nghiệp

đó. Để đáp ứng và phục vụ cho nhu cầu trên thì người kế toán đóng vai trò quan

trọng trong Công ty, Doanh nghiệp của mình. Ngày nay ngành công nghệ thông tin

đã phát triển và nắm bắt đựơc tác dụng của nó vì vậy các Công ty, Doanh nghiệp đã

đưa máy tính vào việc kế toán hạch toán.Nhằm nắm bắt được thông tin vốn trong

từng giai đoạn. Như ta đã biết việc tổ chức quản lý tại đơn vị là phức tạp và mất

nhiều công sức . Vì vậy máy tính trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc

hạch toán, kế toán hàng ngày của người làm công việc kế toán.Và đây cũng chính là

công cụ giúp em chọn đề tài: “HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN BẰNG PHẦN

MỀM MS ACCESS”.

PHẦN MỘT: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VỐN

BẰNG TIỀN

I. KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG

TIỀN:

1. Khái niệm:

Hạch toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm việc hạch toán tiền mặt

tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các công ty tài chính và các khoản tiền đang chuyển.

2. Ý nghĩa hạch toán vốn bằng tiền :

- Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản cuả doanh nghiệp nào cũng có và

sử dụng có thể là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp có tiền thì Công ty đoanh

nghiệp sẽ trả lương cho công nhân viên, tiếp tục quá trình sản xuất mở rộng quy mô

của công ty doanh nghiệp đó.

- Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất do đó đòi hỏi phải có

nguyên tắc quản lý chặt chẽ để tránh thất thoát gian lận.

- Trong việc hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ

vốn bằng tiền. Chẳng hạn cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài sản thì không

được giữ sổ kế toán.

- Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất nó phản ánh khả năng

thanh toán của Công ty hay doanh nghiệp. Do đó Công ty có thể dùng tiền mặt để

thanh toán những khoản phải trả cần thiết.

3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền:

Để hạch toán vốn bằng tiền Công ty phải tôn trọng những nguyên tắc sau:

- Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam

đồng.

- Đối với vàng bạc, kim khí, đá qúy, phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền

- Chi áp dụng cho công ty, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh vàng bạc,

kim khí, đá quý. Phải theo dõi số lượng, trọng lựơng, quy cách sản phẩmvà giá trị

từng loại và được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán ). Khi

xuất có thể sử dụng một trong những phương pháp sau đây:

 Phương pháp bình quân gia quyền

 Phương pháp theo giá thực tế đích danh

 Phương pháp nhập trước, xuất trước

 Phương pháp nhập sau xuất trước

- Ở các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong các hoạt động kinh doanh

phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế do liên ngân hàng công

bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi vào sổ kế toán. Nếu có chênh lệch giữa

tỷ gía thực tế và tỷ giá ngoại tệ thì được hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ

giá” đồng thời ngoại tệ lại được hạch toán chi tiết cho từng loại nguyên tệ.

- Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim

khí quý . Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối

chiếu kiểm tra với số liệu thủ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu chênh lệch

phải xác định rõ nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết.

4. Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền :

Trong công tác kế toán của công ty, doanh nghiệp thì công tác hạch toán vốn

bằng tiền giữ vai trò rất quan trọng, vì vậy hạch toán vốn bằng tiền đảm nhận tốt các

công việc sau:

- Phản ánh kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động tăng giảm

hàng ngày của tiền mặt tại quy ừ.Hạn chế hết mức tiền mặt tồn quỹ chỉ giữ lại ở

mức thỏa thuận giữa Ngân hàng và Doanh nghiệp.

- Cuối mỗi ngày phải đối chiếu số dư trên sổ kế toán và sổ thực tế tại quỹ, để

xử lý kịp thời những sai sót.

- Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành việc chế độ thu chi, quản lý tiền mặt,

tiền gửi ngận hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý khuyến khích việc thanh toán

không dùng tiền mặt. Định kỳ đối chiếu số dư trên sổ sách của công ty với số dư sổ

sách Ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch.

II. KẾ TOÁN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN

1. Hạch toán tiền mặt tại quỹ.

a. Khái niệm:

Tiền mặt tại quỹ của Công ty Doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả

ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý.

b. Những nguyên tắc khi hạch toán vốn bằng tiền tại quỹ:

- Chỉ phản ánhvào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc,

kim khí quý, đá quý thực tế xuất quỹ tiền mặt.Còn đối với những khoản tiền thu

đươc chuyển nộp ngay vào ngân hàng không thông qua quỹ tiền mặt tại Công ty thì

không hạch toán vào tài khoản 111 mà hạch toán vào tài khoản 113 “tiền đang

chuyển”.

- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý.Do Công ty khác và cá nhân ký

cược, ký quỹ tại Công ty thì trước khi nhập phải làm đủ các thủ tục về cân, đo,

đong, đếm và giám định chất lượng niêm phong và có xác nhận của người ký

cược,ký quỹ. Và được hạch toán như các tài khoản bằng tiền của Công ty. Chỉ nhập,

xuất tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi (chứng từ xuất nhập vàng bạc) và có đủ

chữ ký của người nhận, người giao , ngươi cho phếp nhập , xuất theo chế độ qui

định của kế toán . Trường hợp đặt biệt phải có lệnh nhập, xuất đính kèm.

- Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ để ghi chép hàng

ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản phải thu, chi, xuất, nhập, quỹ tiền

mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, và tính ra số tiền tồn quỹ

tiền mặt tại mỗi thời điểm.

c.Tài khoản sử dụng:

- Hạch toán tiền mặt tại quỹ: Kế toán sử dụng tài khoản 111 “ tiền mặt tại

quỹ”.

- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm tồn quỹ tiền mặt Việt

Nam, ngoại tệ, vàng bạc taị quỹ.

* Kết cấu tài khoản 111 như sau:

Bên Nợ 111 Bên Có

+Phản ánh các khoản tiền mặt Việt +Phản ánh các khoản tiền mặt

Nam, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ

đá quý, kim khí quý nhập quỹ tiền vàng bạc, đá quy, kim khí quý

mặt. nhập quỹ tiền mặt .

+Tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê

+Số dư có

+Phản ánh các khoản tiền Việt

Nam,ngân phiếu, ngoai tệ,vàng

bạc hiên còn tồn quỹ tiền mặt.

* Có 3 tài khoản cấp hai:

+ Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ

tiền mặt.

+ Tài khoản 1112 “Ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi ngoại tệ tại quỹ tiền

mặt theo tỷ giá quy đổi theo tiền Việt Nam.

+ Tài khoản 1113 “vàng bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng bạc,

kim khí quý, đá quý, nhập xuất tồn quỹ tiền mặt.

* Phương pháp hạch toán tiền mặt:

+ Thu tiền mặt từ việc bán hàng hóa hay cung cấp, lao vụ, dịch vụ cho khách

hàng và nhập quỹ.

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 511 Doanh thu

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp

+ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng

+ Nhận tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn về nhập quỹ

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 338 Phải trả khác

Có TK 334 Ký cược, ký quỹ dài hạn

+Thu nợ của khách hàng hoặc ứng trứơc của khách hàng về nhập quỹ

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 131 Phải thu của khách hàng

+ Chi tiền mặt để mua sắm vật tư,TSCĐ hoặc chi cho đầu tưu XDCB

Nợ TK 152 Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ

Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình

Nợ TK 213 TSCĐ vô hình

Nợ TK 214 Chi phí đầu tư XDCB

Có TK 111 Tiền mặt

* Hạch toán tiền mặt tại quỹ

Sơ đồ hạch toán tiền mặt Việt Nam

112 111 112

Rút tiêng gửi NH về Gứi tiền vào NH

Nhập quỹ tiền mặt

511,512 211,152

Doanh thu bán hàng hóa, Mua vật tư TSCĐ,hàng hóa

dịch vụ bằng tiền

515,711 141

Thu cho thuê TSCĐ, thanh Cho phí tạm ứng bằng

lý nhượng bán TSCĐ tiền mặt

131,136,141 635,811

Thu hồi các khoản phải thu Cacự chi phí hoạt động tài

Băng tiền mặt chính, và hoạt động khác

334 331

Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản phải

đơn vị khác nợ phải trả bằng tiền