Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng và nhà nước với việc tăng cường quản lý

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

Më ®Çu

Mèi quan hÖ thanh to¸n gi÷a doanh nghiÖp víi ngêi mua, ngêi b¸n, víi ng©n s¸ch ph¶n

¸nh qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, thêng xuyªn ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô thanh

to¸n. V× vËy, ngêi qu¶n lý kh«ng chØ quan t©m tíi doanh thu, chi phÝ, lîi nhuËn, c¸i mµ hä

ph¶i thêng thêng xuyªn n¾m b¾t chÝnh lµ t×nh h×nh thanh to¸n. T×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh

nghiÖp ph¶n ¸nh viÖc lµm ¨n cã hiÖu qu¶ hay kh«ng cña doanh nghiÖp.Ph¶i xem xÐt tµi

chÝnh ®Ó cã thÓ tham gia ký kÕt c¸c hîp ®ång ®ñ kh¶ n¨ng thanh to¸n ®¶m b¶o an toµn vµ

hiÖu qu¶ cho doanh nghiÖp.NghiÖp vô thanh to¸n x¶y ra ë c¶ trong qu¸ tr×nh mua hµng vµ

qu¸ tr×nh tiªu thô, nã cã liªn quan mËt thiÕt víi c¸c nghiÖp vô quü vµ nghiÖp vô t¹o vèn. Nh

vËy, cã thÓ nãi c¸c nghiÖp vô thanh to¸n cã mét ý nghÜa v« cïng quan träng trong ho¹t ®éng

cña doanh nghiÖp, nã gãp phÇn duy tr× sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp.

§Ó qu¶n lý mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ tèt nhÊt ®èi víi c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp

nãi riªng, dï lµ SX-kinh doanh hay dÞch vô vµ nÒn kinh tÕ quèc d©n cña 1 níc nãi chung ®Òu

cÇn ph¶i sö dông c¸c c«ng cô kh¸c qu¶n lý kh¸c nhau trong ®ã cã kÕ to¸n.

Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y hßa cïng víi qu¸ tr×nh ®æi míi ®i nªn cña ®Êt níc, c«ng

t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n còng ®· cã sù ®æi míi t¬ng øng ®Ó cã sù phï hîp kÞp thêi víi c¸c yªu

cÇu cña nÒn kinh tÕ thÞ trêng, phï hîp víi c¸c nguyªn t¾c, chuÈn mùc kÕ to¸n quèc tÕ, ®ång

thêi phï hîp víi ®Æc ®iÓm, yªu cÇu tr×nh ®é qu¶n lý kinh tÕ ë níc ta. Sau nhiÒu lÇn ®îc söa

®æi, ®Õn ngµy 01-11-1995 theo quyÕt ®Þnh sè 1141 TC/Q§/C§KT cña Bé trëng Bé tµi chÝnh,

®· chÝnh thøc ban hµnh chÕ ®é kÕ to¸n DN.§©y lµ mét bíc ®æi míi ®¸nh dÊu sù thay ®æi míi

®¸nh dÊu sù thay ®æi toµn diÖn, triÖt ®Ó hÖ thèng kÕ to¸n ViÖt Nam.

Sau qu¸ tr×nh häc tËp vµ nghiªn cøu ë trêng ®Ó trang bÞ c¸c kiÕn thøc c¬ b¶n vµ ®Æc

biÖt lµ sau qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n cña c«ng ty cæ phÇn ®Çu t vµ ph¸t triÓn c«ng

nghÖ EAST-ASIAN, t«i ®· chän ®Ò tµi “H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n,

kh¸ch hµng vµ Nhµ níc víi viÖc t¨ng cêng qu¶n lý tµi chÝnh t¹i c«ng ty cæ phÇn ®Çu t vµ

ph¸t triÓn c«ng nghÖ §«ng ¸”. Trong ®Ò tµi nµy t«i muèn t×m hiÓu s©u h¬n vÒ c¸c nghiÖp

vô thanh to¸n, so s¸nh thùc tÕ h¹ch to¸n t¹i c«ng ty víi lý thuyÕt ®îc häc, víi chÕ ®é tµi

chÝnh hiÖn hµnh ë ViÖt Nam ®ång thêi t×m hiÓu thªm vÒ h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n

theo chÕ ®é kÕ to¸n quèc tÕ. Tham väng cña t«i ®Æt ra lµ th«ng qua c¸c nghiÖp vô thanh to¸n

®Ó cã c¸i nh×n tæng qu¸t nhÊt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty, ®iÒu nµy xuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm

tæ chøc kÕ to¸n t¹i c«ng ty ASIAN. Tuy nhiªn do ®iÒu kiÖn kh«ng cho phÐp nªn t«i chØ ®i

s©u t×m hiÓu mét sè nghiÖp vô thanh to¸n ®· nªu trong tªn ®Ò tµi. Nh vËy chuyªn ®Ò thùc tËp

nµy t«i sÏ tËp chung vµo bèn khÝa c¹nh lµ :

- H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi nhµ cung cÊp (ngêi b¸n).

- H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi mua.

- H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi Nhµ níc.

- T¨ng cêng qu¶n lý tµi chÝnh t¹i c«ng ty EAST-ASIAN.

§Ó thùc hiÖn môc tiªu ®Æt ra, bµi viÕt cña t«i chia lµm ba phÇn chÝnh :

PhÇn I : C¬ së lý luËn cña h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n, kh¸ch

hµng, nhµ níc trong doanh nghiÖp.

PhÇn II : Thùc tr¹ng h¹ch to¸n nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n, víi kh¸ch hµng vµ

nhµ níc ë c«ng ty EAST-ASIAN.

PhÇn III : Ph¬ng híng hoµn thiÖn h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n,

kh¸ch hµng vµ nhµ níc ë c«ng ty EAST-ASIAN.

1

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

phÇn I

C¬ së lý luËn cña h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi

b¸n, kh¸ch hµng, nhµ níc trong doanh nghiÖp.

I- Mét sè vÊn ®Ò chung vÒ c¸c nghiÖp vô thanh to¸n.

1- Kh¸i niÖm :

Quan hÖ thanh to¸n ®îc hiÓu lµ mét quan hÖ kinh doanh x¶y ra khi doanh nghiÖp cã quan hÖ

mua b¸n vµ cã sù trao ®æi vÒ mét kho¶n vay nî tiÒn vèn cho kinh doanh. Mäi quan hÖ thanh

to¸n ®Òu tån t¹i trong sù cam kÕt vay nî gi÷a chñ nî vµ con nî vÒ mét kho¶n tiÒn theo ®iÒu

kho¶n ®· qui ®Þnh cã hiÖu lùc trong thêi h¹n cho vay, nî.

Theo ®ã c¸c nghiÖp vô thanh to¸n cã thÓ chia lµm 2 lo¹i :

Mét lµ, c¸c nghiÖp vô dïng tiÒn, hiÖn vËt ®Ó gi¶i quyÕt c¸c nghiÖp vô c«ng nî ph¸t sinh.

Hai lµ, c¸c nghiÖp vô bï trõ c«ng nî.

2- §Æc ®iÓm cña c¸c nghiÖp vô thanh to¸n.

- C¸c nghiÖp vô thanh to¸n cã liªn quan ®Õn nhiÒu ®èi tîng.

- C¸c nghiÖp vô nµy ph¸t sinh nhiÒu, thêng xuyªn vµ yªu cÇu ph¶i theo dâi chi tiÕt theo

tõng ®èi tîng thanh to¸n.

- ViÖc thanh to¸n ¶nh hëng lín tíi t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp nªn thêng cã c¸c

quy ®Þnh rÊt chÆt chÏ trong thanh to¸n, v× vËy cÇn cã sù gi¸m s¸t, qu¶n lý thêng xuyªn ®Ó

c¸c quy t¾c ®îc t«n träng.

- C¸c nghiÖp vô thanh to¸n ph¸t sinh ë c¶ qu¸ tr×nh mua vËt t, hµng ho¸ ®Çu vµo vµ qu¸

tr×nh tiªu thô. §èi víi doanh nghiÖp kinh doanh th¬ng m¹i th× nã tham gia vµo toµn bé

qu¸ tr×nh kinh doanh (mua hµng vµ b¸n hµng).

3- Quan hÖ thanh to¸n víi c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh.

Quan hÖ thanh to¸n liªn hÖ mËt thiÕt víi dßng tiÒn vµo, ra trong kú kinh doanh, do ®ã

nã cã ¶nh hëng lín tíi t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ. V× vËy, tæ chøc qu¶n lý tèt quan hÖ

thanh to¸n còng cã nghÜa lµ lµm tèt c«ng t¸c tµi chÝnh t¹i doanh nghiÖp. ViÖc ®¶m b¶o cho

ho¹t ®éng thanh to¸n ®îc thùc hiÖn mét c¸ch linh ho¹t, hîp lý vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao sÏ gãp

phÇn ®¶m b¶o kh¶ n¨ng thanh to¸n cho doanh nghiÖp, ®ång thêi tËn dông ®îc nguån tµi trî

vèn kh¸c nhau. Do ®ã, cÇn ph¶i kiÓm so¸t c¸c quan hÖ kinh tÕ nµy.

Víi chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra, h¹ch to¸n kÕ to¸n gióp cho doanh nghiÖp cã ®îc

c¸c th«ng tin cô thÓ vÒ sè nî, thêi gian nî vµ t×nh h×nh thanh to¸n víi tõng ®èi tîng trong

tõng kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶. H¬n thÕ n÷a, víi c¸c sè liÖu kÕ to¸n, nhµ qu¶n lý sÏ biÕt ®îc

kh¶ n¨ng thanh to¸n ®èi víi c¸c kho¶n ph¶i tr¶ còng nh kh¶ n¨ng thu håi c¸c kho¶n ph¶i thu.

Tõ ®ã doanh nghiÖp sÏ cã nh÷ng ®èi s¸ch thu nî, tr¶ nî kÞp thêi nh»m ®¶m b¶o c¸c kho¶n

c«ng nî sÏ ®îc thanh to¸n ®Çy ®ñ, gãp phÇn duy tr× vµ ph¸t triÓn mèi quan hÖ kinh doanh tèt

víi b¹n hµng, ®ång thêi n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý tµi chÝnh cña doanh nghiÖp.

Bªn c¹nh ®ã còng cã thÓ kh¼ng ®Þnh thªm r»ng h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ c«ng cô qu¶n lý

duy nhÊt ®èi víi c¸c nghÞªp vô thanh to¸n. Bëi v×, kh¸c víi mét sè phÇn hµnh nh tiÒn mÆt,

vËt t, hµng ho¸ - hiÖn h÷u trong kÐt, trong kho cña doanh nghiÖp, sù tån t¹i cña c¸c nghiÖp

vô thanh to¸n ph¸t sinh chØ ®îc biÓu hiÖn duy nhÊt trªn chøng tõ, sæ s¸ch.

2

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

4- Ph©n lo¹i c¸c nghiÖp vô thanh to¸n :

Cã thÓ ph©n lo¹i c¸c nghiÖp vô thanh to¸n theo nhiÒu tiªu thøc kh¸c nhau nh :

C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng thanh to¸n, c¸c nghiÖp vô thanh to¸n ®îc chia

lµm hai lo¹i :

+ Thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu

+ Thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶

Theo quan hÖ ®èi víi doanh nghiÖp : thanh to¸n bªn trong doanh nghiÖp (thanh to¸n

t¹m øng, thanh to¸n l¬ng…) vµ thanh to¸n víi bªn ngoµi (thanh to¸n víi nhµ cung cÊp, víi

kh¸ch hµng…).

Theo thêi gian : thanh to¸n thêng xuyªn hoÆc ®Þnh kú.

Nhng th«ng thêng ngêi ta thêng ph©n lo¹i c¸c nghiÖp vô thanh to¸n theo ®èi tîng,

theo tiªu thøc nµy th× cã c¸c nghiÖp vô thanh to¸n sau :

-Thanh to¸n víi ngêi b¸n

-Thanh to¸n víi kh¸ch hµng

-Thanh to¸n t¹m øng

- Thanh to¸n víi nhµ níc

C¸c nghiÖp vô thÕ chÊp, ký cîc, ký quü

C¸c nghiÖp vô thanh to¸n kh¸c

Trong ph¹m vi chuyªn ®Ò nµy, t«i sÏ tr×nh bµy c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n,

víi kh¸ch hµng vµ víi Nhµ níc.

5- Mét sè ph¬ng thøc thanh to¸n phæ biÕn ë ViÖt Nam hiÖn nay.

* Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt.

Thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt bao gåm c¸c lo¹i h×nh thanh to¸n nh : thanh to¸n b»ng tiÒn

ViÖt Nam, tr¸i phiÕu ng©n hµng, b»ng ngo¹i tÖ c¸c lo¹i vµ c¸c lo¹i giÊy tê cã gi¸ trÞ nh tiÒn.

Khi nhËn ®îc vËt t, hµng ho¸, dÞch vô th× bªn mua xuÊt tiÒn mÆt ë quü ®Ó tr¶ trùc tiÕp cho

ngêi b¸n. H×nh thøc thanh to¸n nµy trªn thùc tÕ chØ phï hîp c¸c lo¹i h×nh giao dÞch víi sè l￾îng nhá vµ ®¬n gi¶n, bëi v× víi c¸c kho¶n mua cã gi¸ trÞ lín viÖc thanh to¸n trë nªn phøc t¹p

vµ kÐm an toµn. Th«ng thêng h×nh thøc nµy ®îc ¸p dông trong thanh to¸n víi c«ng nh©n

viªn, víi c¸c nhµ cung cÊp nhá, lÎ…

* Thanh to¸n kh«ng dïng tiÒn mÆt.

§©y lµ h×nh thøc thanh to¸n ®îc thùc hiÖn b»ng c¸ch tÝnh chuyÓn tµi kho¶n hoÆc

thanh to¸n bï trõ qua c¸c ®¬n vÞ trung gian lµ ng©n hµng. C¸c h×nh thøc cô thÓ bao gåm :

Thanh to¸n b»ng SÐc.

SÐc lµ chøng tõ thanh to¸n do chñ tµi kho¶n lËp trªn mÉu in s½n ®Æc biÖt cña ng©n

hµng, yªu cÇu ng©n hµng tÝnh tiÒn tõ tµi kho¶n cña m×nh tr¶ cho ®¬n vÞ ®îc hëng cã tªn trªn

sÐc. §¬n vÞ ph¸t hµnh sÐc hoµn toµn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc sö dông sÐc. SÐc chØ ph¸t hµnh

khi tµi kho¶n ë ng©n hµng cã sè d.

SÐc thanh to¸n gåm cã sÐc chuyÓn kho¶n, sÐc b¶o chi ,sÐc tiÒn mÆt vµ sÐc ®Þnh møc.

- SÐc chuyÓn kho¶n : Dïng ®Ó thanh to¸n vµ mua b¸n hµng ho¸ gi÷a c¸c ®¬n vÞ trong

cïng mét ®Þa ph¬ng. SÐc cã t¸c dông ®Ó thanh to¸n chuyÓn kho¶n kh«ng cã gi¸ trÞ ®Ó

lÜnh tiÒn mÆt, sÐc ph¸t hµnh chØ cã gi¸ trÞ trong thêi h¹n quy ®Þnh.

3

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

- SÐc ®Þnh møc : Lµ lo¹i sÐc chuyÓn kho¶n nhng chØ ®îc ng©n hµng ®¶m b¶o chi tæng sè

tiÒn nhÊt ®Þnh trong c¶ quyÓn sÐc. Sæ sÐc ®Þnh møc cã thÓ dïng ®Ó thanh to¸n trong cïng

®Þa ph¬ng hoÆc kh¸c ®Þa ph¬ng. Khi ph¸t hµnh, ®¬n vÞ chØ ®îc ph¸t hµnh trong ph¹m vi

ng©n hµng ®¶m b¶o chi. Mçi lÇn ph¸t hµnh ph¶i ghi sè h¹n møc cßn l¹i vµo mÆt sau cña

tê sÐc. §¬n vÞ b¸n khi nhËn sÐc ph¶i kiÓm tra h¹n møc cßn l¹i cña quyÓn sÐc.

- SÐc chuyÓn tiÒn cÇm tay : Lµ lo¹i sÐc chuyÓn kho¶n cÇm tay, ®îc ng©n hµng ®¶m b¶o

thanh to¸n.

- SÐc b¶o chi : Lµ sÐc chuyÓn kho¶n ®îc ng©n hµng ®¶m b¶o chi sè tiÒn ghi trªn tõng tê

sÐc ®ã. Khi ph¸t hµnh sÐc ®¬n vÞ ph¸t hµnh ®a ®Õn ng©n hµng ®Ó ®ãng dÊu ®¶m b¶o chi

cho tê sÐc ®ã. SÐc nµy dïng ®Ó thanh to¸n chñ yÕu gi÷a c¸c ®¬n vÞ mua b¸n vËt t, hµng

ho¸… trong cïng mét ®Þa ph¬ng nhng cha tÝn nhiÖm lÉn nhau.

Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm thu.

Uû nhiÖm thu lµ h×nh thøc mµ chñ tµi kho¶n uû nhiÖm cho ng©n hµng thu hé mét sè

tiÒn nµo ®ã tõ kh¸ch hµng hoÆc c¸c ®èi tîng kh¸c.

Thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi.

Uû nhiÖm chi lµ giÊy uû nhiÖm cña chñ tµi kho¶n nhê ng©n hµng phôc vô m×nh

chuyÓn mét sè tiÒn nhÊt ®Þnh ®Ó tr¶ cho nhµ cung cÊp, nép ng©n s¸ch Nhµ níc ,vµ mét sè

thanh to¸n kh¸c…

Thanh to¸n bï trõ.

¸p dông trong ®iÒu kiÖn hai tæ chøc cã quan hÖ mua vµ b¸n hµng ho¸ hoÆc cung øng

dÞch vô lÉn nhau. Theo h×nh thøc thanh to¸n nµy, ®Þnh kú hai bªn ph¶i ®èi chiÕu gi÷a sè tiÒn

®îc thanh to¸n vµ sè tiÒn ph¶i thanh to¸n víi nhau do bï trõ lÉn nhau. C¸c bªn tham gia

thanh to¸n chØ cÇn ph¶i chi tr¶ sè chªnh lÖch sau khi ®· bï trõ. ViÖc thanh to¸n gi÷a hai bªn

ph¶i trªn c¬ së tho¶ thuËn råi lËp thµnh v¨n b¶n ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ vµ theo dâi.

Thanh to¸n b»ng th tÝn dông - L/C

Theo h×nh thøc nµy khi mua hµng, bªn mua ph¶i lËp mét kho¶n tÝn dông t¹i ng©n

hµng ®Ó ®¶m b¶o kh¶ n¨ng thanh to¸n tiÒn hµng cho bªn b¸n. Khi giao hµng xong ng©n hµng

cña bªn mua sÏ ph¶i chuyÓn sè tiÒn ph¶i thanh to¸n cho ng©n hµng cña bªn b¸n. h×nh thøc

nµy ¸p dông cho c¸c ®¬n vÞ kh¸c ®Þa ph¬ng, kh«ng tÝn nhiÖm lÉn nhau.

Trong thùc tÕ, h×nh thøc nµy Ýt ®îc sö dông trong thanh to¸n néi ®Þa nhng l¹i ph¸t huy t¸c

dông vµ ®îc sö dông phæ biÕn trong thanh to¸n Quèc tÕ, víi ®ång tiÒn thanh to¸n chñ yÕu lµ

ngo¹i tÖ.

Thanh to¸n b»ng thÎ tÝn dông

H×nh thøc nµy ®îc sö dông chñ yÕu cho c¸c kho¶n thanh to¸n nhá.

6- Yªu cÇu qu¶n lý, nguyªn t¾c vµ nhiÖm vô h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n.

6.1. Yªu cÇu qu¶n lý c¸c nghiÖp vô thanh to¸n

a) §èi víi nghiÖp vô thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu :

- Nî ph¶i thu ®îc h¹ch to¸n chi tiÕt theo tõng ®èi tîng ph¶i thu, theo tõng néi dung ph¶i

thu vµ ghi chÐp theo tõng lÇn thanh to¸n. §èi tîng ph¶i thu lµ c¸c kh¸ch hµng cã quan hÖ

thanh to¸n víi doanh nghiÖp vÒ s¶n phÈm, hµng ho¸, nhËn cung cÊp dÞch vô, …

4

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

- Kh«ng ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô b¸n s¶n phÈm, hµng ho¸, cung cÊp dich vô thu tiÒn ngay

(tiÒn mÆt, sÐc, hoÆc ®· thu qua ng©n hµng)

- H¹ch to¸n chi tiÕt, kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i c¸c kho¶n nî : nî trong h¹n, nî khã

®ßi hoÆc nî kh«ng cã kh¶ n¨ng thu håi ®Ó cã c¨n cø x¸c ®Þnh sè trÝch lËp dù phßng ph¶i

thu khã ®ßi hoÆc cã biÖn ph¸p xö lý ®èi víi kho¶n nî ph¶i thu kh«ng ®ßi ®îc.

b) §èi víi nghiÖp vô thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ :

- Nî ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n, ngêi cung cÊp dÞch vô cÇn ®îc h¹ch to¸n chi tiÕt tõng ®èi tîng

ph¶i tr¶. §èi tîng ph¶i tr¶ ngêi b¸n, ngêi cung cÊp, ngêi nhËn thÇu vÒ XDCB cã quan hÖ

kinh tÕ chñ yÕu ®èi víi doanh nghiÖp vÒ b¸n vËt t, hµng ho¸, cung cÊp dÞch vô. Trong chi

tiÕt tõng ®èi tîng ph¶i tr¶, tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh c¶ sè tiÒn øng tríc cho ngêi b¸n, ngêi

cung cÊp, ngêi nhËn thÇu XDCB nhng cha nhËn hµng ho¸, lao vô.

- Kh«ng ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô mua vËt t, hµng ho¸, dich vô tr¶ tiÒn ngay (tiÒn mÆt, sÐc)

- Nh÷ng vËt t, hµng ho¸, dÞch vô ®· nhËn, nhËp kho nhng cha ®Õn cuèi th¸ng cha cã ho¸

®¬n th× sö dông gi¸ t¹m tÝnh dÓ ghi sæ vµ ph¶i ®iÒu chØnh vÒ gi¸ thùc tÕ khi nhËn ®îc ho¸

®¬n hoÆc th«ng b¸o gi¸ chÝnh thøc cña ngêi b¸n.

6.2. Nguyªn t¾c h¹ch to¸n.

§Ó theo dâi chÝnh x¸c, kÞp thêi c¸c nghiÖp vô thanh to¸n, kÕ to¸n cÇn qu¸n triÖt c¸c

nguyªn t¾c sau :

- §èi víi c¸c kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ cã gèc ngo¹i tÖ, cÇn theo dâi c¶ vÒ nguyªn tÖ trªn

c¸c tµi kho¶n chi tiÕt vµ quy ®æi theo ®ång tiÒn ViÖt Nam. Cuèi kú ph¶i ®iÒu chØnh sè d

theo tû gi¸ thùc tÕ.

- §èi víi c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶, ph¶i thu b»ng vµng, b¹c, ®¸ quÝ, cÇn chi tiÕt theo c¶ chØ

tiªu gi¸ trÞ vµ hiÖn vËt. Cuèi k× ®iÒu chØnh sè d theo gi¸ thùc tÕ.

- Kh«ng bï trõ c«ng nî gi÷a c¸c nhµ cung cÊp, gi÷a c¸c kh¸ch hµng mµ ph¶i c¨n cø trªn sæ

chi tiÕt ®Ó lÊy sè liÖu lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cuèi k×.

- Theo dâi chi tiÕt tõng kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ theo tõng ®èi tîng; thêng xuyªn tiÕn

hµnh ®èi chiÕu, kiÓm tra, ®«n ®èc ®Ó viÖc thanh to¸n ®îc kÞp thêi.

- §èi víi c¸c ®èi tîng cã quan hÖ giao dÞch, mua b¸n thêng xuyªn, cã sè d nî lín th× ®Þnh

kú hoÆc cuèi th¸ng kÕ to¸n cÇn kiÓm tra ®èi chiÕu tõng kho¶n nî ph¸t sinh, sè ®· thanh

to¸n vµ sè cßn ph¶i thanh to¸n, cã x¸c nhËn b»ng v¨n b¶n.

6.3. NhiÖm vô h¹ch to¸n :

C«ng t¸c kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n ®ßi hái ph¶i thùc hiÖn tèt c¸c nhiÖm

vô c¬ b¶n sau :

- Ghi chÐp ®Çy ®ñ kÞp thêi trªn hÖ thèng chøng tõ, sæ s¸ch chi tiÕt vµ tæng hîp cña phÇn

hµnh c¸c kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶.

- Thùc hiÖn gi¸m s¸t chÕ ®é thanh to¸n c«ng nî vµ tÝnh chÊp hµnh c¸c kû luËt thanh to¸n

tµi chÝnh, tÝn dông.

- Ghi chÐp ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c râ rµng c¸c kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶

theo tõng ®èi tîng ph¶i thu, ph¶i tr¶ theo tõng kho¶n vµ thêi gian thanh to¸n.

5

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

- Tæng hîp vµ xö lý nhanh th«ng tin vÒ t×nh h×nh c«ng nî trong h¹n, ®Õn h¹n, qu¸ h¹n vµ

ph¶i thu khã ®ßi ®Ó qu¶n lý tèt c«ng nî tr¸nh d©y da c«ng nî vµ gãp phÇn n©ng cao hiÖu

qu¶ tµi chÝnh cña doanh nghiÖp.

II - H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n, víi kh¸ch

hµng vµ víi nhµ níc.

1- H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n.

NghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n thêng x¶y ra trong quan hÖ mua b¸n vËt t, hµng

ho¸, dÞch vô… gi÷a doanh nghiÖp víi ngêi b¸n, nghiÖp vô nµy ph¸t sinh khi doanh nghiÖp

mua hµng theo ph¬ng thøc thanh to¸n tr¶ chËm hoÆc tr¶ tríc tiÒn hµng, nghÜa lµ cã quan hÖ

nî nÇn gi÷a doanh nghiÖp vµ ngêi b¸n. Khi doanh nghiÖp mua chÞu th× sÏ ph¸t sinh nî ph¶i

tr¶, khi doanh nghiÖp øng tríc sÏ xuÊt hiÖn mét kho¶n ph¶i thu cña ngêi b¸n.

1.1 Néi dung nghiÖp vô thanh to¸n víi ngêi b¸n :

- Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i tr¶ ph¸t sinh sau khi mua hµng vµ ph¶i thu do øng tríc tiÒn mua

hµng víi tõng nhµ cung cÊp.

- Tµi kho¶n nµy kh«ng theo dâi c¸c nghiÖp vô mua hµng tr¶ tiÒn ngay trùc tiÕp t¹i thêi

®iÓm giao hµng.

- Khi mua hµng ®· nhËp, ®· nhËn hµng nhng cuèi kú cha nhËn ®îc chøng tõ mua hµng th×

sè nî t¹m ghi theo gi¸ t¹m tÝnh cña hµng nhËn. Khi nhËn ®îc chøng tõ sÏ ®iÒu chØnh theo

gi¸ thùc tÕ tho¶ thuËn.

- Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ ph¸t sinh ®îc ngêi b¸n chÊp thuËn lµm thay

®æi sè nî sÏ thanh to¸n.

Chøng tõ sö dông :

- C¸c chøng tõ vÒ mua hµng : hîp ®ång mua b¸n, ho¸ ®¬n b¸n hµng (hoÆc ho¸ ®¬n VAT )

do ngêi b¸n lËp, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t, s¶n phÈm, hµng ho¸; phiÕu nhËp kho, biªn

b¶n giao nhËn TSC§. . .

- Chøng tõ øng tríc tiÒn : phiÕu thu (do ngêi b¸n lËp)

- C¸c chøng tõ thanh to¸n tiÒn hµng mua : phiÕu chi, giÊy b¸o Nî, uû nhiÖm chi ,sÐc…

Tuú theo quy m«, ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ tr×nh ®é tæ chøc qu¶n

lý cña doanh nghiÖp mµ lùa chän sè lîng, lo¹i chøng tõ sao cho phï hîp. Trong trêng hîp

doanh nghiÖp muèn sö dông lo¹i chøng tõ kh«ng cã trong quy ®Þnh nh»m t¹o ®iÒu kiÖn

thuËn lîi h¬n cho c«ng t¸c thanh to¸n th× cµn cã v¨n b¶n cho phÐp cña Nhµ níc.

1.2 Tµi kho¶n sö dông :

Tµi kho¶n 331 - Ph¶i tr¶ ngêi b¸n

6

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

KÕt cÊu cña TK 331

Tµi kho¶n 331 “Ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n“

- Sè ph¶i tr¶ ngêi b¸n ®· tr¶

- Sè nî ®îc gi¶m do ngêi b¸n chÊp nhËn gi¶m

gi¸, chiÕt khÊu

- Sè nî ®îc gi¶m do hµng mua tr¶ l¹i ngêi

b¸n

- Sè tiÒn øng tríc cho ngêi b¸n ®Ó mua hµng

- Xö lý nî kh«ng cã chñ

- Sè nî ph¶i tr¶ ph¸t sinh khi mua

hµng

- TrÞ gi¸ hµng nhËn theo sè tiÒn ®·

øng

- Sè nî t¨ng do tû gi¸ ngo¹i tÖ t¨ng

Sè D Nî : sè tiÒn øng tríc cho ngêi b¸n hoÆc

sè tiÒn tr¶ thõa cho ngêi b¸n.

Sè D Cã : sè tiÒn cßn ph¶i tr¶ cho

ngêi b¸n.

Tµi kho¶n nµy ®îc më chi tiÕt cho tõng ngêi b¸n.

1.3 Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n.

1.3.1- H¹ch to¸n chi tiÕt.

ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt ®îc thùc hiÖn theo s¬ ®å sau :

2. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc vÒ thanh to¸n víi ngêi b¸n, kÕ to¸n chi tiÕt ghi vµo sæ

chi tiÕt TK 331 ®îc më riªng cho tõng nhµ cung cÊp. MÉu sæ chi tiÕt TK 331 ®· ®îc bé tµi

chÝnh ban hµnh vµ híng dÉn c¸ch ghi chÐp. Theo quy ®Þnh chung, ®èi víi tÊt c¶ c¸c kho¶n

ph¶i thu, ph¶i tr¶ cã gèc ngo¹i tÖ ph¶i cã sæ chi tiÕt riªng theo tõng ®èi tîng thanh to¸n vµ

theo tõng lo¹i ngo¹i tÖ.

3. Cuèi kú, kÕ to¸n lËp b¶ng tæng hîp chi tiÕt vÒ viÖc thanh to¸n ®èi víi ngêi b¸n. B¶ng

tæng hîp nµy sÏ lµ c¨n cø ®Ó ®èi chiÕu víi sæ c¸i TK 331.

1.3.2 - H¹ch to¸n tæng hîp.

a) Trêng hîp mua chÞu :

Mua vËt t, TSC§ : C¨n cø vµo chøng tõ, ho¸ ®¬n, biªn b¶n giao nhËn… kÕ to¸n ghi :

Nî TK 152, 153,156 : Nguyªn liÖu, c«ng cô, dông cô thùc nhËp (ph¬ng ph¸p KKTX)

Nî TK 611 : Mua hµng ( ph¬ng ph¸p KK§K)

Nî TK 211, 213 : TSC§ ®· ®a vµo sö dông

Nî TK 133 : ThuÕ VAT (VAT ) ®îc khÊu trõ

Cã TK 331 : Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp

Mua chÞu vËt t, dÞch vô sö dông ngay :

Nî TK 627, 641, 642, 241, 142…

Nî TK 133 : VAT ®îc khÊu trõ

Cã TK 331 : Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp

Khi tr¶ nî cho ngêi b¸n, kÕ to¸n ghi :

7

Chøng tõ

gèc

Sæ chi tiÕt

TK 331

B¶ng tæng hîp

chi tiÕt TK 331

(1) (2)

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp

Nî TK 331 : Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp

Cã TK 111 : Tr¶ b»ng tiÒn mÆt

Cã TK 112 : Tr¶ b»ng tiÒn göi Ng©n hµng

Cã TK 311, 341 : Tr¶ b»ng tiÒn vay

Khi ®îc nhµ cung cÊp chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ vµ chÊp nhËn gi¶m nî hoÆc nhËn nî víi doanh

nghiÖp, kÕ to¸n ghi :

Nî TK 331 : Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp

Cã TK 152, 153 : Ph¬ng ph¸p KKTX

Cã TK 611 : Ph¬ng ph¸p KK§K

Cã TK 711 : sè tiÒn chiÕt khÊu thanh to¸n ®îc hëng

Khi tr¶ l¹i vËt t cho ngêi b¸n vµ ®îc ngêi b¸n xo¸ nî hoÆc ghi nhËn nî víi doanh

nghiÖp, kÕ to¸n ghi :

Nî TK 331 : Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp

Cã TK 152, 153 : Ph¬ng ph¸p KKTX

Cã TK 611 : Ph¬ng ph¸p KK§K

Cã TK 133 : VAT ®îc khÊu trõ

b) Trêng hîp øng tríc tiÒn mua hµng

Khi øng tiÒn cho ngêi b¸n ®Ó mua hµng :

Nî TK 331 : Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp

Cã TK 111, 112

Khi nhËn hµng mua theo sè tiÒn øng tríc :

Nî TK 152, 153, 156…nhËp hµng theo ph¬ng ph¸p KKTX

Nî TK 611 : nhËp hµng theo ph¬ng ph¸p KK§K

Nî TK 211, 213 : mua TSC§

Nî TK133 : VAT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ

Cã TK 331 : Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp

Thanh to¸n chªnh lÖch gi÷a gi¸ trÞ hµng nhËp víi sè tiÒn øng tríc :

+ NÕu øng tríc < trÞ gi¸ hµng mua ®· nhËp vµ doanh nghiÖp tr¶ sè tiÒn cßn thiÕu :

Nî TK 331 : tr¶ nî nhµ cung cÊp sè thiÕu

Cã TK 111, 112

+ NÕu øng tríc > trÞ gi¸ hµng nhËp th× ph¶i thu, khi thu ghi :

Nî TK 111, 112

Cã TK 331 : Ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp

Trêng hîp nî ph¶i tr¶ ngêi b¸n kh«ng ai ®ßi, kÕ to¸n ghi t¨ng thu nhËp bÊt thêng.

Nî TK 331 : kÕt chuyÓn xo¸ nî v¾ng chñ.

Cã TK 721 : thu nhËp bÊt thêng.

8