Giáo trình tin học kế toán

VẢN h ổ n g

,w NGHỀ CO ĐIỆN HÀ NỘI

biên)

■Ỵ

TRUNG CẮP NGHỂ VÀ CAO ĐANG NGHỂ)

THẠC Sĩ ĐỔNG THị VÂN HỒNG

KHOA KINH TẾ - TRƯỞNG CAO ĐANG nghề c ơ điện hà nội

(Chủ biên)

6IÂ0 TRÌNH

TIN HỌC KÊ TOÁN ■

(DÙNG CHO TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP NGHÊ

VÀ CAO ĐẲNG NGHỀ)

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG

Hà Nội - 2010

N hóm tá c giả:

T h S . Đ ồ n g T h i V ăn H ồ n g

CN. N g u y ễ n T h ế H o à n

CN. Đ ă n g T h i Á n h N g u y ê t

2

LỜI NÓI ĐẨU

Tin học kế toán là môn học sử dụng bảng tính Excel và ứng

dụng các phần mềm kế toán vào thực hành công tác kế toán.

Với mục tiêu trang bị cho học sinh, sinh viên các kiến thức

cơ bản vể các hàm Excel và kỹ năng sử dụng được một số phần

mềm kế toán vào công tác kế toán, đặc biệt là phần mềm kế

toán MISA nhằm đáp ứng yêu cầu về giáo trình giảng dạy, học

tập và nghiên cứu của học sinh, sinh viên, đồng thời đáp ứng

được chương trình khung của Bộ Lao động - Thương binh và Xã

hội, Khoa Kinh tế trường Cao đẳng nghề Cơ điện Hà Nội biên

soạn Giáo trình Tin học kế toán (Dùng cho trình độ trung

cấp ng hé và cao dẳng nghê)

Cuốn sách gồm 02 phần:

Phần 1 NHỮNG KIẾN THỨC c ơ BẢN

Chương 1 Mở đầu

Chương II Cơ sở dữ liệu

Phần II THỰC HÀNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA

Chương 1 Tổng quan về phần mềm kế toán

Chương II Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần

mềm kế toán

Chương III Kế toán vốn bằng tiền

Chương IV Kế toán vật tư

Chương V Kế toán tài sản cố định

Chương VI Kế toán tiền lương

Chương VII Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Chương VIII Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

3

Chương IX Kế toán thuế

Chương X Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính

Nội dung biên soạn theo hình thức tích hợp giữa lý thuyết và

thực hành. Trong quá trình biên soạn, nhóm tác giả đã tham

khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học, Cao đẳng,

Trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và cập nhật những kiến thức

mới nhất.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không tránh khỏi những

thiếu sót. Nhóm tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến

của các thầy, cô giáo và các bạn học sinh, sinh viên cùng đông

đảo bạn đọc để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn!

NHÓM TÁC GIẢ

4

PHẦN I: NHỮNG KIẾN THỨC cơ BẢN

ChuangI

MỞ ĐAU

A. LẬP TRANG TÍNH ĐƠN GIẢN

1. Những khái niệm chung

1.1. Giới thiệu M icrosoft Excel

Microsoft Excel (gọi tắt là: Excel) là một loại bảng tính

điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những công

thức (Formulas), phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm

vụ mà bạn có thể thực hiện vối Excel từ việc viết một hóa

đơn tới việc tạo biểu đồ 3-D hoặc quản lý sổ kế toán cho

doanh nghiệp.

Microsoft Excel là một trong những chương trình mạnh

mẽ trong việc tính toán trên trang văn bản, điều này giải

thích tại sao Microsoft Excel là sản phẩm văn phòng được sử

dụng rộng rãi trên thế giới.

Ngày nay, với nền công nghệ thông tin phát triển thì

phần mềm Microsoft Excel là một trong các phần mềm đáng

tin cậy nhất nó giúp chúng ta có thể tính toán một cách

nhanh chóng, chính xác tới từng con số. Không ai làm kế

toán mà lại không biết sử dụng tới phần mềm này.

1.2. M ôt s ố k h á i niệm cơ bản trong Excel

- Khái niệm về tập trang tính

Tập trang tính là một tập tin của Excel được gọi là một

Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên xls. Một Workbook

được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ.

- Khái niệm về trang tính

Mỗi trang tính được gọi là một Sheet, có tốì đa 255

Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet. Các Sheet được đặt theo tên

mặc nhiên là: Sheetl, Sheet2, ...

5

- Các loại địa chỉ ô: là chỉ là toạ độ của 1 ô hoặc 1 khôi ô

được sử dụng để tính toán hoặc xử lý dữ liệu.

a) Toạ độ của ô trên Sheet mang giá trị chứa trong ô ứng

với cột và hàng.

C3 =1100

Chúng ta thấy địa chỉ của ô ở đây là C3 còn 1100 là giá

trị mà địa chỉ ô C3 mang.

b) Toạ độ của một khối ô trên Sheet mang giá trị là danh

sách các giá trị chứa trong khối ô và có địa chỉ ô đầu và địa

chỉ ô cuối.

=C1: C5

c) Địa chỉ tương đối: là địa chỉ tự động thay đổi giá trị địa

chỉ khi copy địa chỉ biểu thức tính toán tới địa chỉ mới đê phù

hợp với tính toán của vùng mới.

A B c D

1 100 200 300 400

2 500 600 700 800

3 900 1000 1100

4 1300 1400 1500 1600

5 1800 1900 2000 2100

A B c D

1 100 200 300 400

2 500 600 700 8 0 ^

3 900 1000 1100" 1200

4 1300 1400 1500 1600

5 1800 1900 2000 2100

6

(----------------

Công thức

nguồn

Công

thức

copy

d) Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ không thay đổi giá trị khi

copy biểu thức tính toán tới vùng mối.

Ấn F4 để lấy giá trị tuyệt đối.

Địa chỉ tuyệt đôì có dạng tổng quát như sau:

A B c D

1 Mặt

hàng

SỐ

lượng Đơn giá Thành

tiền

2 A 2 200 =B 2 ter

3 B 7 300 =B3*C3

4 c 9 350 =B4*C4

5 D 32 370 =B5*C5

6 E 16 400 =B6*C6

$cột$hàng

Ví dụ: $c$2: đọc là địa chỉ tuyệt đốì của ô C2.

A B c D E

Măt Sô' Đơn Thành Chiết

hàng lượng giá tiền khấu Công thức

1 5% nguon

2 A 2 200 =B2*C2 =B2*C2*$E$1/Í

3 B 7 300 =B3*C3 =B3*C3*$E$1 Công

4 c 9 350 =B4*C4 =B4*C4*$E$1 thức

5 D 32 370 =B5*C5 =B5*C5*$E$1 copy

6 E 16 400 =B6*C6 =B6*C6*$E$1 \r

e) Địa chỉ bán tuyệt đôi (địa chỉ hỗn hợp)

Quy ước viết: cột tuyệt đối: $<tên cộtxchỉ số hàng>

hàng tuyệt đối: <tên cột>$<chỉ sô' hàng>

7

Ví dụ: $A1, B$2

- Khi sao chép công thức, các địa chỉ loại này chỉ thay đối

ở thành phần tương đối còn thành phần tuyệt đối thì không

thay đổi.

A$3+l

Hỉnh 1: Địa chỉ hỗn hợp

í) Các loại dữ liệu

- Kiểu chuỗi: Bao gồm là các ký tự không phải là chữ số.

Nếu ta gõ vào chữ sô" mà muôn Excel hiểu là ký tự thì phải gõ

ký tự vào trong dấu”.

- Kiểu sô": Được quy định từ 0 đến 9.

- Kiểu công thức: Bao giò cũng bắt đầu là dấu =, tiếp đến

là các địa chỉ ô, toán tử toán học (+, *, /) và các hàm.

- Kiểu ngày tháng: dd/mm/yyyy hoặc mm/dd/yyyy

- Cách nhập dữ liệu:

+ Khi nhập dữ liệu vào ô, muốn kết thúc dùng mũi tên di

chuyển hoặc Enter.

8

+ Muốn sửa dữ liệu trong ô bấm F2 hoặc kích đơn vào ký

tự cần sửa trên dòng công thức.

+ Muốn dừng việc nhập dữ liệu bấm Esc.

Chú ý: Khi ta đang làm việc trong một ô muốn xuống

dòng ta nhấn Alt+Enter.

- Toán tử toán học

Toán tử là dấu phép toán trong biểu thức. Có nhiều

dạng toán tử khác nhau, chúng ta sẽ xem xét 2 loại cơ bản là

toán tử số học và toán tử quan hệ:

+ Toán tử số học:

gồm các phép toán:

*: Toán tử nhân Ví dụ: 2 X 3 thì khi nhập trên Excel là: 2*3

/: Toán tử chia Ví dụ: 2: 3 thì khi nhập trên Excel là: 2/3

+: Cộng

Trừ

A: Luỹ thừa Ví dụ: 23 thì khi nhập trên Excel là 2A3

%: Phầm trăm Ví dụ: 2/100 thì khi nhập trên Excel là 2%

+ Toán tử quan hệ,

gồm các phép toán:

>: Lớn hơn Ví dụ: C2 > 5

>=: Lón hơn hoặc bằng

<: Nhỏ hơn

<=: Nhỏ hơn hoặc bằng

=: Bằng

<>: Khác (#)

Ví dụ: Hãy viết biểu thức sau trên Excel

__ 2x2 + 16x - 5 _

Y = ------——-------- IX Ỉ2x +1

9

2. Các thao tác trên trang tính

2.1. Làm việc với tập trang tín h

- Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.

- Đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần đổi tên, sau

đó nhập vào tên mới.

- Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/VVorkSheet.

- Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/

Delete Sheet.

2.2. Làm viêc với trang tính

Mỗi một Sheet được xem như là một bảng tính gồm

nhiều hàng, nhiều cột.

- Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh sô từ 1

đến 65.536

- Cột (Column): có tối đa là 256 cột, được đánh sô từ A,

B,...Z,AA,AB AZ, ...IV.

- Ô (Cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa

trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách.

Như vậy một Sheet có: 65.536 (hàng) * 256 (cột) =

16.777 216(0).

Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số

thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa là ô ở cột c và hàng thứ 9.

- Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được

gọi là ô hiện hành.

Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính:

+ Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn.

+ Sử dụng bàn phím:

T, i: Lên, xuống 1 hàng.

— : Qua trái, phải 1 ô.

PageUp: Lên 1 trang màn hình.

PageDown: Xuống 1 trang màn hình.

Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình.

Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình

Ctrl + Home: về ô Al.

- Vùng (Range/Block/Array/Reference): gồm nhiều ô liên

tiếp nhau theo dạng hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ

được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa

chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa

chỉ của 2 ô này là dấu hai chấm (:). Ví dụ: C5:F10 là một

vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuổi là F10.

- Gridline: Trong bảng tính có các đường lưối (Gridline)

dùng để phân cách giữa các ô. Mặc nhiên thì các đường lưới

này sẽ không được in ra. Muôn bật/tắt Gridline, vào lệnh

Tools/Options/View, sau đó Click vào mục Gridline đê bật/tắt

đường lưới.

2.3. Đ ịnh dang trang tính

- Chọn các ô trong trang tính:

p Microsoft Excel - Buoi 7 •

J ® Elle Edit \£iei/v Insert Format look Qata yvindow tidp

JD G» y ữt £lose «o - 2 A ếi a í # 0 ? j Times New Roi

B5 1 3 1 Xi mãng

: n 1 E1___ c D E F ỉ

Công ty TNHH 3V

Ả N G D ự TRÙ VẬT TƯ CÔ NG TRÌNH 1

5200

30000 i p p à

1000 litĩộ p ọ ọ ,

5

H ình 2: Các loại vùng và cách chọn

11

1.Chọn toàn bộ

bảng tính.

2. Chon côt.

3. Chọn hàng. 5. Chọn dãy ô không

4. Chọn dãy ô liên tục.

liên tuc.

Loại vùng Cách chon

Vùng chỉ một ô Click vào ô cần chon.

Vùng nhiều ô

liên tục

- Mouse: Drag từ ô đầu đến ô cuôi của

vùng.

- Keyboard: Đưa con trỏ về ô đầu tiên,

nhấn giữ phím Shift kết hợp với các

phím mũi tên.

- Mouse + Keyboard: Đưa con trỏ ô về

ô đầu tiên, nhấn giữ Shift, Click vào ô

cuối của vùng.

Nhiều ô cách

khoảng

Giữ phím Ctrl, Click chọn từng ô.

Nhiều vùng cách

khoảng

Giữ phím Ctrl, Drag chọn lần lượt

từng vùng.

Nguyên cột Click vào tên cột cần chọn, Drag tiếp

đến cột cuối (nếu chọn nhiều cột).

Nguyên dòng Click vào chỉ sô" hàng, Drag tiếp đến

hàng cuối (nếu chọn nhiều hàng).

Toàn bộ Sheet

Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh

chứa tên cột và thanh chứa số của

hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.

Một phần của ô

D_Click vào ô cần chọn (hoặc đặt trỏ

vào ô, gõ phím F2), sau đó chọn giông

như chọn văn bản thông thường.

- Định dạng kiểu dữ liệu:

+ Vào Format/Cells/Number nhìn thấy hộp thoại

Category ta sẽ tìm Number (kiểu số), currency (tiền tệ),

12

Accouting (tài chính), Date (ngày tháng), Time (giờ),

Percentage (phần trăm), Text (ký tự)...

+ OK

- Căn chỉnh dữ liệu:

+ Vào Format/Cells/Alignment nhìn thấy hộp thoại ta sẽ

tìm các thuộc tính trong hộp thoại:

* Horizontal: căn theo chiều ngang:

Left: căn về bên trái ô.

General: ngầm định thông thường.

Center: căn giữa ô.

Right: căn về bên phải ô.

Fill: căn đều tự động trong ô.

Justify: cân thẳng hai bên.

* Vertical: căn theo chiều dọc:

Top: căn trên.

Center: căn giữa,

bottom: căn dưới.

Justify: căn đều hai bên.

Orientation: chọn hướng văn bản.

+ OK

- Định dạng phông chữ:

Trên thanh công cụ Formatting hoặc vào

Format/cells/Fonts (chọn các thuộc tính Font chữ, cỡ chữ,

màu sắc của chữ....)

- Kẻ bảng tính

- Định dạng màu nền

2.4. X ử lý dử liệu trên trang tính

- Sao chép toàn bộ thuộc tính của dữ liệu.

- Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép.

- Vào menu Edit/Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click

vào nút Copy.

13