Giáo trình tham gia tuyển dụng và quản lý nhóm

ỦY BAN NHÂN DÂN TP. HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

GIÁO TRÌNH

HỌC PHẦN: THAM GIA TUYỂN DỤNG VÀ QUẢN LÝ NHÓM

NGÀNH/NGHỀ: LOGISTICS

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Ban hành kèm theo Quyết định số: ..... /QĐ-CNTĐ-CN ngày....tháng….năm...

của………………………………

TP. Hồ Chí Minh, năm ...

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Giáo trình “Tham Gia Tuyển Dụng và Quản Lý Nhóm” do chúng tôi biên sọan là

tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên

bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu

lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

LỜI GIỚI THIỆU

Nhằm đáp ứng cho nhu cầu giảng dạy của giảng viên; cũng nhƣ phục vụ trong quá

trình đào tạo cho chuyên ngành Logistics của khoa Quản trị kinh doanh tại trƣờng Cao

đẳng Công Nghệ Thủ Đức, nhóm tác giả biên sọan giáo trình này đã dành ra nhiều thời

gian cũng nhƣ sự trải nghiệm công việc thực tế để tiến hành biên soạn giá trình “Tham

Gia Tuyển Dụng và Quản Lý Nhóm”.

Cùng với sự kế thừa và tiếp nối các giáo trình khác trong và ngòai ngành Logistics,

nhóm tác giả biên soạn mong đợi đem đến cho ngƣời học và ngƣời đọc một góc nhìn khái

quát về họat động tuyển dụng và quản lý trong ngành Logistics – một trong những ngành

đang rất phát triển tại thị trƣờng lao động ở Việt Nam

Nhóm tác giả mong đợi sự đón nhận cũng nhƣ luôn ghi nhận sự đóng góp từ các

đọc giả để hoàn thiện giáo trình này ngày một tốt hơn và bắt kịp với sự phát triển nhƣ vũ

bão bên ngoài của ngành Logistics

…............, ngày…tháng.... năm……

Tham gia biên soạn

1. Chủ biên: LÊ THỊ MỘNG LINH

2. NGUYỄN TẤN TỚI

MỤC LỤC

TRANG

SƠ LƢỢC HỌC PHẦN

Chƣơng 1 - TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 01

1.1. Các vị trí công việc khác nhau trong kho 01

1.2. Tổ chức công việc 07

Bài tập 28

Chƣơng 2 – QUẢN LÝ DỰ BÁO CÔNG VIỆC VÀ NĂNG LỰC

2.1. Kế họach kinh doanh của công ty 29

2.2. Các phƣơng pháp dự báo nhu cầu nhân sự về số lƣợng và chất lƣợng 32

Bài tập 34

Chƣơng 3 – TUYỂN DỤNG

3.1. Các bƣớc tuyển dụng 35

3.2. Đón tiếp nhân viên mới 41

Bài tập 44

Chƣơng 4 – QUẢN LÝ NHÓM

4.1. Các quy định của luật lao động 45

4.2. Giao tiếp trong doanh nghiệp 49

4.3. Các công cụ phục vụ giao tiếp 51

4.4. Phong cách lãnh đạo 54

4.5. Phỏng vấn cá nhân 56

4.6. Quản lý xung đột 59

4.7. Điều hành buổi họp 73

4.8. Đánh giá kết quả công việc 77

4.9. Lƣơng thƣởng cho nhân viên 83

4.10. Bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ 94

4.11. Các hình thức đào t

ạo b

ồi dƣ

ỡng nghi

ệp vụ 99

Bài t

ậ

p 99

TÀI LI

ỆU THAM KH

Ả

O 100

GIÁO TRÌNH HỌC PHẦN

Tên học phần: THAM GIA TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ VÀ QUẢN LÝ NHÓM

Mã học phần: MH031

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của học phần

- Vị trí:

Học phần Tham gia tuyển dụng nhân sự và Quản lý nhóm là học phần chuyên ngành,

đƣợc đào tạo vào học kỳ 3

- Tính chất:

Cung cấp cho ngƣời học những kiến thức về các mô hình tổ chức, quan hệ cấp bậc và

công việc giữa các vị trí; mô tả công việc ứng với từng vị trí công tác; các nguyên tắc tổ

chức công việc; các bƣớc tuyển dụng nhân sự, các quy định của pháp luật về lao động,

giao tiếp trong doanh nghiệp, phong cách lãnh đạo, quản lý xung đột, điều hành cuộc họp,

phân công và đánh giá kết quả thực hiện công việc

- Ý nghĩa và vai trò của học phần

Tổ chức tuyển dụng và quản lý nhóm hiệu quả là một trong những nhiệm vụ mang tính

chất then chốt của một ngƣời quản trị. Mặc dù, bạn chƣa hẳn đang đứng ở một vị trí cao

nhất trong một tổ chức; nhƣng khi bạn biết cách xây dựng và thiết lập các thành viên

trong nhóm, cũng nhƣ tinh thần làm việc nhóm sẽ tạo động lực cho nhân viên và mang lại

hiệu quả công việc cao hơn

Mục tiêu học phần:

- Kiến thức:

 Trình bày đƣợc các vị trí công việc khác nhau trong kho

 Lập đƣợc kế hoạch tổ chức công việc và phân công công việc

 Xác định các nhu cầu về nhân sự

 Lập đƣợc kế hoạch Quản lý dự báo về công việc

 Lập đƣợc kế hoạch tuyển dụng

Trình bày đƣợc những kiến thức có liên quan đến Luật Lao động.

Trình bày đƣợc những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp và các công cụ phục vụ

cho giao tiếp

Trình bày đƣợc một số nguyên tắc tâm lý cơ bản để giải quyết xung đột

 Liệt kê đƣợc các phƣơng pháp tổ chức và điều hành các cuộc họp

- Kỹ năng:

Nhận biết đƣợc các vị trí công việc khác nhau trong kho

Vận dụng đƣợc quy trình tuyển dụng

Tham gia tuyển dụng

Tổ chức và phân công công việc

Ra quyết định một cách rõ ràng

Dự báo trƣớc những mâu thuẫn và giải quyết mâu thuẫn trong nhóm

Giao tiếp thành công trong nhóm công việc

- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:

 Cụ thể và khách quan trong việc xác định các vị trí công việc

 Cụ thể và khách quan trong miêu tả các vị trí công việc

 Khách quan trong xác định các nhu cầu

 Nghiêm túc trong chuẩn bị phỏng vấn

 Có trách nhiệm trong phỏng vấn tuyển dụng

 Tôn trọng các qui trình tuyển dụng

 Tôn trọng nhân sự mới

 Niềm nở

 Công bằng trong phân chia công việc

 Có tài thuyết phục

 Chính xác, tỉ mỉ và nghiêm túc.

Tham Gia Tuyển Dụng và Quản Lý Nhóm

1

Chƣơng 1: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

 Giới thiệu

- Thực tiễn cho thấy rằng, mỗi họat động của mỗi các nhân hay tổ chức đều cần phải có

sự sắp xếp, tổ chức trƣớc khi “bắt tay” vào thực hiện công việc đó. Tổ chức công việc

đƣợc xem nhƣ là họat động quan trọng. Đối với nhân viên, họat động này giúp nhân

viên sắp xếp, bố trí những công việc cụ thể cần thực hiện trong ngày, trong tuần, hoặc

trong tháng. Đối với ngƣời quản lý, tổ chức công việc giúp cho việc xác định đƣợc

những nội dung công việc cần hƣớng tới để đạt đƣợc mục tiêu quản lý của mình và

mục tiêu chung của tổ chức.

 Mục tiêu thực hiện

- Có khả năng tổ chức công việc và thông tin trong kho với các bộ phận khác trong

công ty

- Quản lý sự thay đổi trong kho

1.1. Các vị trí công việc khác nhau trong kho:

1.1.1. Thủ kho:

- Phạm vi quản lý: toàn bộ hoạt động kho.

- Trách nhiệm chung: quản lý về hàng hóa và vật tƣ trong kho.

- Quyền hạn: Đƣợc quyền phối hợp với các đơn vị trong công ty thực hiện các kế hoạch

theo quy định.

- Giải quyết các vấn đề trong phạm vi đƣợc phân công.

- Quyền lợi:

+ Đƣợc hƣởng đầy đủ các quyền lợi về lƣơng, phụ cấp, công tác phí và các quyền

lợi khác theo nội quy, quy định của công ty và luật lao động.

+ Đƣợc khen thƣởng xứng đáng, kịp thời khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc

giao.

+ Đƣợc tham gia các lớp đào tạo, tập huấn về công tác chuyên môn.

+ Đƣợc trang bị phƣơng tiện làm việc.

- Nhiệm vụ:

+ Theo dõi xuất nhập hàng trong kho.

Tham Gia Tuyển Dụng và Quản Lý Nhóm

2

+ Theo dõi việc sắp xếp hàng hóa trong kho theo đúng sơ đồ kho.

+ Quản lý hồ sơ giám sát nhà cung ứng vật tƣ bao bì.

+ Báo cáo số liệu cho nhân viên tổng hợp.

- Hƣớng dẫn công việc:

+ Theo hƣớng dẫn nghiệp vụ quản lý kho.

+ Quản lý hồ sơ giám sát nhà cung ứng (thực hiện theo thủ tục đánh giá lựa chọn

nhà cung ứng)

+ Khi nhập hàng nếu có vấn đề phát sinh nhƣ: chất lƣợng không đạt, thời gian giao

hàng trễ, số lƣợng không đúng  cập nhật các thông tin trên vào phiếu giám sát

nhà cung ứng; đồng thời báo cho phụ trách bộ phận và nhân viên thống kê tổng

hợp vật tƣ

+ Khi phát sinh nhà cung cấp mới  lập phiếu giám sát và theo dõi để có cơ sở

đánh giá nhà cung cấp mới.

+ Khi phát hiện sản phẩm không phù hợp (không đạt chất lƣợng, sai quy cách…)

 Lập phiếu NCR (Non Comformance Report – báo cáo sản phẩm không phù

hợp) và thực hiện theo đúng thủ tục xử lý sản phẩm không phù hợp.

+ Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện điểm không phù hợp (làm sai quy định,

thủ tục đã ban hàng…)  lập phiếu CAR (Corrective Action Report – báo cáo

hành động phòng ngừa/ khắc phục) và thực hiện thủ tục hành động khắc phục

phòng ngừa

- Mối quan hệ:

+ Phòng nghiệp vụ kinh doanh: nhân viên thống kê kho, thống kê tổng hợp, báo

cáo công việc cho trƣởng phó bộ phận

+ Phòng quản lý sản xuất: cán bộ điều hành, tổ trƣởng, QA/ QC (Quality

Assurrance/ Quality Control)

+ Phòng kỹ thuật HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point): nhân viên

kiểm hàng

- Yêu cầu tính cách:

Tham Gia Tuyển Dụng và Quản Lý Nhóm

3

+ Tính nguyên tắc: trong thời gian gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu

quan tâm nhiều hơn cho hoạt động kho bãi của mình. Vai trò của ngƣời thủ kho

cũng dần đƣợc đề cao và góp phần không nhỏ trong việc bảo vệ tài sản của doanh

nghiệp. Vì thế, một trong những đòi hỏi của công việc này đó là tính nguyên tắc

trong hoạt động nghề nghiệp. Hơn ai hết, ngƣời thủ kho phải ý thức đƣợc họ đang

giữ tài sản của doanh nghiệp bao gồm: nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành

phẩm, hàng tái chế hoặc hàng tồn kho… Chính tầm quan trọng của hoạt động này,

nên đòi hỏi ngƣời thủ kho cần phải trung thực trong nghề nghiệp, tuân thủ quy

định của pháp luật và nội quy của doanh nghiệp về hoạt động kho bãi; không tự ý

dàn xếp hoặc vụ lợi trong các hoạt động xuất nhập kho.

+ Tính cẩn thận: kho là nơi tập trung tài sản rất lớn của doanh nghiệp và là nơi bảo

vệ hàng hóa đƣợc an toàn. Một số kho còn là nơi chinh lý, chế biến phân loại và

đóng gói hàng hóa. Việc tổ chức, bảo quản, xuất nhập hàng hóa ở kho là một khâu

quan trọng trong quá trình luân chuyển hàng hóa, nhằm đảm bảo sự an toàn của

hàng hóa và làm cho việc cung cấp hàng hóa đƣợc điều hòa, không bị gián đoạn.

Do tính chất và tầm quan trọng của kho hàng hóa nhƣ vậy, nên công tác thủ kho là

một khâu quan trọng trong hoạt động của kho. Thủ kho có hoạt động đúng nghiệp

vụ của mình mới đảm bảo cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp ổn định. Hiện

nay, công tác bảo quản, nhập xuất hàng hóa tại các kho của doanh nghiệp diễn ra

rất thƣờng xuyên; có một số hoạt động nhƣ: kiểm nhận, kiểm điếm, xuất hàng,

nhập hàng, kiểm tra chất lƣợng hàng, lƣu chứng từ, sổ sách… đảm bảo không thừa,

không thiếu trong quá trình sản xuất. Điều này đòi hỏi ngƣời thủ kho cần phải cẩn

thận và tỉ mỉ trong quá trình thực hiện nghiệp vụ để tránh xảy ra những tình trạng

nhƣ: nhập thiếu do không kiểm đếm, nhập hàng khi chƣa kiểm tra chất lƣợng, bảo

quản hàng không tốt dẫn đến việc hàng bị hƣ, tái chế…

+ Tinh thần trách nhiệm cao: ý thức đƣợc tầm quan trọng trong công việc kho bãi,

cũng nhƣ hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngƣời thủ kho cần có tinh thần trách

nhiệm cao trong công việc của mình: xuất hàng, nhập hàng ngoài giờ làm việc

(nhƣng trong thời gian sản xuất cao điểm), tăng ca khi cần thiết, có trách nhiệm