Giáo trình MS Access pdf

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 1 Lê Thiên Thiện Phong

GIỚI THIỆU

iáo trình này là sự đúc kết kinh nghiệm của tác giả trong giảng

dạy các khoá đào tạo về Access cũng như kinh nghiệm sử dụng

Access làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu và công cụ phát triển phần

mềm. Hầu hết nội dung trình bày trong giáo trình đều bám theo

những bài tập thực hành cụ thể. Do vậy, sau khi đọc xong và thực

hành theo trình tự cuốn sách này, bạn đọc gần như có thể thiết kế và

xây dựng được những ứng dụng về quản lý thông tin. Cụ thể ở đây

là: Quản lý lương cán bộ một cơ quan và Quản lý bán hàng tại một

cửa hàng.

Đối tượng chính của giáo trình là sinh viên, viên các trung tâm

đào tạo CNTT có học môn Access. Tất nhiên cũng hoàn toàn phù

hợp cho những ai quan tâm học hỏi môn học này bởi lẽ các nội dung

đều được trình bày rất trực quan, có thứ tự và kết quả rõ ràng.

Chúc các bạn có một kết quả học tập thật tốt tại HueITC.

Lưu ý:

Giáo trình lưu hành nội bộ và chỉ dành riêng cho học viên

thuộc HueITC.

Mọi góp ý, thắc mắc cần giải đáp xin gửi về diễn đàn của

HueITC tại địa chỉ sau:

h t t p : / /th i t ru ong hu e. c o m/ f o ru m

G

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 2 Lê Thiên Thiện Phong

HỆ QUẢN TRỊ CSDL MS ACCESS 2003

BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ MS ACCESS

 Mục đích

 Giúp học viên nắm được mô hình CSDL quan hệ.

 Giúp học viên hiểu được khái niệm HQT CSDL quan hệ và các chức

năng của một HQT CSDL.

 Học viên biết được khả năng ứng dụng của Microsoft Access đối với

các bài toán quản lý vừa và nhỏ.

 Giúp cho học viên có cái nhìn tổng quan về môi trường làm việc của

Microsoft Access.

 Giúp sinh viên biết cách thao tác đối với một CSDL.

 Nội dung

 Một số khái niệm cơ bản

 Giới thiệu về HQT CSDL Microsoft Access

 Sơ lược về cách phân tích để chuẩn bị xây dựng một cơ sở dữ liệu

 Các thao tác cơ bản đối với CSDL

o Tạo CSDL mới

o Mở CSDL đã tồn tại

o Đóng CSDL

 Sơ lược ý nghĩa và chức năng của 7 thành phần trong một CSDL

Access

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 3 Lê Thiên Thiện Phong

1. Các khái niệm cơ bản

a. Cơ sở dữ liệu Database

CSDL (database) là một tập hợp có cấu trúc các dữ liệu có liên quan với

nhau theo một hay nhiều thành phần.

Ví dụ: Danh bạ điện thoại

b. Cơ sở dữ liệu quan hệ Relational database

CSDL quan hệ là một CSDL dựa trên nền tảng là các bảng (table) có quan

hệ với nhau

c. Hệ quản trị CSDL Database management system

Hệ quản trị CSDL là một phần mềm dùng để quản lý CSDL trong đó có

chứa các chức năng như: tạo, chỉnh sửa, xoá, truy vấn, thống kê, lập biểu mẫu và

báo cáo dữ liệu…

Ví dụ: CSDL Ms Access, My SQL…

d. Trường dữ liệu và bản ghi

 Trường dữ liệu Field

Một trường (Field) chứa một loại thông tin về một khoản mục của một

khái niệm nào đó và mỗi trường sẽ có một tên riêng khác nhau.

 Bản ghi Record

Một bản ghi (record) là một tập hợp các thông tin có liên quan đến một

khoản mục nào đó trong bảng cơ sở dữ liệu, có thể xem bảng ghi là một hàng

trong bảng.

e. Khoá chính Primary key

- Khóa chính (Primary key) dùng để xác định tính duy nhất của một bản

ghi trong bảng, dùng để phân biệt bản ghi này với bản ghi khác

- Đặc điểm của khoá chính:

+ Khoá chính dùng để thiết lập quan hệ giữa các bảng

+ Nếu trường nào đó được thiết lập khoá chính thì:

 Dữ liệu trên trường đó không được trùng nhau

 Giá trị bên trong phải khác rỗng (null)

- Trong một bảng có thể có một trường hay nhiều trường là khoá chính

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 4 Lê Thiên Thiện Phong

2. Chương trình MS Access

a. Giới thiệu

Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relationnal Database

Management System) chạy trên môi trường Windows.

Cơ sở dữ liệu quan hệ là tổng hợp các thông tin được tổ chức thành bảng

(Table) và tổ chức các mối quan hệ giữa các bảng.

b. Các tính năng của HQT CSDL quan hệ

- Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài.

- Truy nhập số lượng lớn thông tin một cách hiệu quả.

- Được xây dựng trên mô hình dữ liệu (quan hệ).

- Ngôn ngữ cấp cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu.

- Đồng bộ các truy nhập cạnh tranh.

- Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu và thẩm quyền truy nhập.

- Phục hồi.

c. Khả năng và ứng dụng của Access

- Access là HQTCSDL quan hệ, phù hợp với các bài toán quản lý vừa và

nhỏ.

- Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển (Development tools) khá

mạnh giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói

các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.

- Access được dùng để:

+ Xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát

triển phần mềm có thể sử dụng các công cụ khác để làm như: Visual Basic,

Visual C, Delphi, .Net, …).

+ Xây dựng chọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ.

d. Chế độ làm việc của Access

- Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: Giúp cho người sử dụng không chuyên

có thể xây dựng chương trình quản lý.

- Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application),

người sử dụng chuyên nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt chẽ dữ

liệu, phân quyền truy nhập.

e. Ngôn ngữ định nghĩa và thao tác dữ liệu

- Ngôn ngữ QBE (Query By Example): cho phép bạn xây dựng các truy

vấn dữ liệu bằng cửa sổ thiết kế và bằng các công cụ có sẵn.

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 5 Lê Thiên Thiện Phong

- Ngôn ngữ SQL (Structure Query Language): Cho phép bạn truy vấn dữ

liệu bằng các câu lệnh có cấu trúc.

3. Các thao tác cơ bản đối với chương trình MS Access

b. Khởi động chương trình

C1: Double_Click vào biểu tượng MS Access trên nền Desktop

C2: Start/Programs/Microsoft office/Microsoft office Access

Hình1: Khởi động MS Access

C3: Start/Run: gõ lệnh msaccess

Hình 2: Khởi động MS Access

c. Kết thúc chương trình

C1: File/Exit

C2: Kích vào biểu tượng Close trên thanh tiêu đề

C2: Nhân tổ hợp phím Alt + F4

3. Các bước phân tích để xây dựng một CSDL

Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta. Điều này quyết

định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access.

Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Mỗi đối tượng thông tin sẽ

hình thành một bảng trong CSDL của chúng ta.

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 6 Lê Thiên Thiện Phong

Bước 3: Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, tiếp đến ta phải chỉ

rõ thông tin nào cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi loại

thông tin trong bảng gọi là trường. Mọi mẫu in trong cùng một bảng đều có

chung cấu trúc các trường. Ví dụ: Trong lý lịch khoa học cán bộ, những trường

(thông tin) cần quản lý là: “HỌ VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “HỌC VỊ”,

“HỌC HÀM”,...

Bước 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Nhìn vào mỗi bảng dữ

liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong bảng

khác. Thêm trướng hoặc tạo bảng mới để làm rõ mối quan hệ này. Đây là vấn đề

hết sức quan trọng, tạo được quan hệ tốt sẽ giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm

tìm và kết xuất dữ liệu.

Bước 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế. Phân tích lại thiết kế ban đầu để

tim lỗi, tạo bảng dữ liệu và nhập vào vài bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh

thế nào với những yêu cầu truy xuất của chúng ta, có rút được kết quả đúng từ

những bảng dữ liệu đó không. Thực hiện các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần

thiết.

4. Các thao tác cơ bản đối với CSDL

a. Tạo CSDL

Nhấn vào Menu File, chọn New hoặc kích chọn vào biểu tượng New

trên thanh Standard xuất hiện hộp thoại New File

Tại hộp thoại này ta chọn Blank Database..

 Xuất hiện hộp thoại File new database

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 7 Lê Thiên Thiện Phong

Hình3: Tạo mới một CSDL

Tại hộp thoại File new database ta thực hiện:

+ Xác định vị trí chứa CSDL cần tạo mới trong mục: Save in

+ Nhập vào tên của CSDL cần tạo vào mục: File name

 Nhấn Create để khởi tạo một CSDL xuất hiện một cửa sổ Database

Hình4: Cửa sổ của một CSDL

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 8 Lê Thiên Thiện Phong

Đây là một cửa sổ quan trọng của MS Access, gồm:

 Hệ thống Menu với các menu: File, Edit. View,…

 Tiêu đề Database: Cho biết tên của CSDL

 Các đối tượng công cụ trong Objects: Tables, Queries, Fróm,

Reports, Pages, Macros, Modules dùng để xây dựng các đối tượng trong chương

trình MS Access.

b. Mở CSDL

Nhấn vào Menu File, chọn Open (Ctrl + O) hoặc kích chuột chọn biểu

tượng Open trên thanh Standard

 Xuất hiện hộp thoại Open:

Hình5: Mở một CSDL

Tại hộp thoại Open ta thực hiện:

+ Xác định vị trí chứa CSDL cần mở trong mục: Look in

+ Chọn CSDL cần mở

 Nhấn Open

c. Đóng CSDL

C1: File/Close

C2: Kích vào biểu tượng Close trên hệ thống Menu lệnh

5. Các thành phần trong cửa sổ MS Access

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 9 Lê Thiên Thiện Phong

Một CSDL Access bao gồm 7 thành phần sau:

Hình 6: Các thành phần của một CSDL

+ Tables (bảng): Nơi trực tiếp chứa dữ liệu. Access có thể gộp tới 32768

đối tượng (tổ hợp các bảng, biểu mẫu, báo biểu, …), và có thể mở cùng một lúc

tới 1024 bảng nếu như có đủ sẵn tài nguyên. Có thể nhập khẩu, kết nối các bảng

từ các ứng dụng cơ sở dữ liệu khác như Paradox, Excel, FoxPro, dBase, …

+ Query (truy vấn): Là thành phần truy xuất vào CSDL, thực hiện các

thao tác liên quan đến: thêm mới, chỉnh sửa, cập nhật và dữ liệu ra để hiển thị.

+ Froms (biểu mẫu): Hiển thị dữ liệu có trong các bảng hay truy vấn và

cho phép bổ sung các dữ liệu mới, đồng thời hiệu chỉnh hay xóa dữ liệu hiện có.

Có thể kết hợp ảnh và đồ thị vào biểu mẫu, thậm chí cả âm thanh.

+ Reports (báo cáo): Là kết quả của quá trình khai thác dữ liệu, dùng để in

ấn hoặc thể hiện các báo cáo có nguồn gốc từ bản hoặc truy vấn

+ Pages (trang): cho phép chúng ta tạo ra trang Web có chứa CSDL động

được lấy từ một CSDL nào đó, người dùng có thể truy cập CSDL thông qua

trang Web

+ Macros (Tập lệnh): Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra hành

động đơn giản trong CSDL MS Access như mở, báo cáo, thực hiện truy vấn mà

không cần phải nắm về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

+ Modules (Đoạn chương trình): Với ngôn ngữ Visual Basic cho phép

người xây dựng một đoạn chương trình riêng của mình để thực thi một hành

động nào đó.

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 10 Lê Thiên Thiện Phong

BÀI 2. BẢNG DỮ LIỆU TABLE

 Mục đích

 Giúp học viên nắm được khái niệm về bảng dữ liệu Tables.

 Giúp sinh viên biết cách xây dựng và thao tác cơ bản trên các bảng

trong CSDL.

 Nội dụng

 Khái niệm về Tables

 Các thao tác cơ bản đối với bảng Tables

o Xây dựng cấu trúc của bảng

o Lưu bảng, sửa cấu trúc bảng

o Nhập dữ liệu cho bảng

o Đổi tên, xoá bảng

Giáo trình MS Access Trung tâm tin học HueITC

www.hueitc.com 11 Lê Thiên Thiện Phong

1. Khái niệm Table:

Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như SINH

VIÊN, HÓA ĐƠN,... Mỗi hàng trong bảng gọi là một bản ghi (record) chứa các

nội dung riêng của đối tượng đó. Mỗi bản ghi của một bảng đều có chung cấu

trúc, tức là các trường (field). Ví dụ: Cho bảng dưới đây để quản lý lý lịch khoa

học cán bộ trong trường đại học, có các trường MACB (Mã cán bộ),

TRINHDOVH (Trình độ văn hóa), CHUYENMON (Chuyên môn),...

Trong một CSDL có thể chứa nhiều bảng, thường mỗi bảng lưu trữ nhiều

thông tin (dữ liệu) về một đối tượng thông tin nào đó, mỗi một thông tin đều có

những kiểu đặc trưng riêng, mà với Access nó sẽ cụ thể thành những kiểu dữ

liệu của các trường.

2. Các thao tác với Table

a. Tạo bảng (Table)

Trong ngăn Table ở cửa sổ Database, chọn Create

table in design view: xuất hiện vùng làm việc Table sau:

Hình7: Cửa sổ thiết kế bảng Design View

 Cửa sổ Table được phân làm 2 vùng chính:

 Phần phía trên dùng để khai báo các trường của bảng:

+ Field name: Xác định tên trường cần đặt (thông tin dùng để quản

lý)

Lưu ý: Tên trường là một dãy không quá 64 ký tự bao gồm chữ cái, chữ

số và ký tự trống.