Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Chương III

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng

1. Quản trị.

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo và

kiểm tra để đạt được các mục tiêu đã đề ra.

H. L.Sisk.

Nhà quản trị là một người

làm việc thông qua người khác

và giúp họ nổ lực đạt được mục tiêu.

Reinecke và Schoell.

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là khái niệm sau đây:

“Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu

của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”.

Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây:

- Làm việc với và thông qua người khác.

Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc mỗi công việc

được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người. Trong quá trình đó, nhà

quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết định. Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng trực

tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị không giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm tra đôn đốc...thì ý định

của người lãnh đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc không được hoàn

thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp thực hiện chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận lợi hoặc ngược lại là sức cản

đối với sự thành công của nhà quản trị. Như vậy, quản trị là quá trình làm việc với và thông qua

người khác.

- Mục tiêu của tổ chức:

Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một mục tiêu cụ thể phù

hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân chủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu

có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan, của tổ chức phải do tập thể con người trong cơ quan,

tổ chức đó phấn đấu cùng thực hiện. Trong đó, mỗi người phải phấn đấu thực hiện phần việc của

mình. Mỗi đơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấn đấu thực hiện phần việc được giao.

Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì công việc của cơ quan, của tổ chức sẽ đạt kết

quả cao hơn. Mục tiêu được thực hiện. Sự phấn đấu của mỗi người, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ

tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự quản lý, tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị.

- Kết quả và hiệu quả:

Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ chức đề ra các chỉ tiêu

cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành. Có thể là số lượng và chất lượng

sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc của cả tổ chức trong từng khoản thời gian. Hết thời gian

kế hoạch, đơn vị, cơ quan thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là cơ quan đó, tổ chức đó đã

hoạt động đạt kết quả.

Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sựû đầu tư để đạt được mục tiêu mà cơ

quan, tổ chức đã đặt ra